Сотрудник заболел во время отпуска: как правильно оформить в 1С ЗУП (пошагово с примерами)

Если сотрудник заболел во время отпуска, в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (редакции 3.1/3.2) потребуется пересчитать отпускные дни, оформить больничный лист и скорректировать страховые взносы — иначе данные в отчётности (например, 4-ФСС или РСВ) будут искажены, а ФСС при проверке предъявит претензии. Проблема в том, что отпускные уже выплачены, а неиспользованные дни отпуска нужно перенести, соблюдая алгоритм программы. Ошибки на этом этапе ведут к переплате по взносам, неверному учёту больничного или конфликтам с фондом.

В этой статье разберем пошаговую инструкцию по оформлению больничного во время отпуска в 1С ЗУП, включая нюансы:

• 🔹 Как аннулировать или скорректировать отпускные дни в программе.
• 🔹 Правила расчета больничного (с учетом среднего заработка и МРОТ).
• 🔹 Особенности переноса отпуска на другой период.
• 🔹 Типичные ошибки, которые приводят к отказу ФСС в возмещении расходов.

Все действия проиллюстрированы скриншотами из актуальной версии 1С ЗУП 3.1.24.120 (интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от конфигурации).

1. Правовые основы: что говорит ТК РФ и ФСС

Прежде чем приступать к оформлению в 1С ЗУП, важно понять юридическую сторону вопроса. Согласно ст. 124 ТК РФ, если сотрудник заболел во время отпуска, неиспользованные дни отпуска должны быть:

• 📅 Перенесены на другой срок (по согласованию с работодателем).
• 💰 Продлены на количество дней болезни (если отпуск не закончился).
• 📝 Оплачены как больничный (с учетом страхового стажа).

Ключевые моменты:

• 🔸 Больничный не оплачивается за дни, совпадающие с отпуском, если сотрудник уже получил отпускные (постановление ФСС № 18 от 2017 г.).
• 🔸 Страховые взносы с отпускных за "перекрытые" больничным дни подлежат корректировке (письмо ФНС от 20.04.2021 № БС-4-11/5388).
• 🔸 Если отпуск ежегодный основной, его можно перенести без согласия работодателя (ст. 124 ТК РФ). Для дополнительных отпусков требуется согласие.

⚠️ Внимание! Если сотрудник заболел в последний день отпуска, больничный оформляется со следующего календарного дня. День увольнения (если отпуск с последующим увольнением) не оплачивается как больничный.

2. Пошаговая инструкция: как оформить больничный в 1С ЗУП

Рассмотрим алгоритм на примере: сотрудник Иванов И.И. ушел в отпуск с 01.06.2026 по 14.06.2026 (14 календарных дней), но с 05.06.2026 по 10.06.2026 (6 дней) был на больничном. Отпускные уже начислены и выплачены.

1. Аннулировать дни отпуска, совпадающие с больничным|false

2. Ввести документ "Больничный лист"|false

3. Пересчитать страховые взносы|false

4. Перенести неиспользованные дни отпуска|false

5. Сформировать корректирующие проводки|false

-->

Шаг 1. Аннулирование дней отпуска

Откройте документ Отпуска организаций (Зарплата → Отпуска → Отпуска организаций) и найдите запись об отпуске сотрудника. Нажмите Создать на основании → Корректировка отпуска.

В форме корректировки:

• 📌 Укажите дату начала и окончания больничного.
• 📌 В поле Тип корректировки выберите Аннулирование дней отпуска.
• 📌 В табличной части отметьте дни, которые перекрывает больничный (в нашем примере — с 05.06 по 10.06).

Шаг 2. Ввод больничного листа

Перейдите в раздел Зарплата → Больничные листы и создайте новый документ. Заполните:

• 🏥 Номер больничного (из листа нетрудоспособности).
• 📅 Период нетрудоспособности (05.06–10.06).
• 👤 Сотрудника (Иванов И.И.).
• 💼 Причину нетрудоспособности (заболевание).

⚠️ Внимание! Если в 1С ЗУП не установлен флаг Учитывать больничные при расчете отпусков (Настройки → Кадровый учет), программа не будет автоматически переносить дни отпуска!

Шаг 3. Пересчет страховых взносов

После аннулирования дней отпуска и ввода больничного необходимо скорректировать страховые взносы. Для этого:

1. Откройте документ Начисление зарплаты и взносов за месяц.
2. Нажмите Заполнить → Пересчитать взносы.
3. Проверьте раздел Страховые взносы — суммы по ФСС и ПФР должны уменьшиться на взносы с аннулированных отпускных.

3. Расчет больничного: нюансы и формулы

Больничный во время отпуска оплачивается по стандартным правилам, но с учетом среднего заработка за 2 года (предшествующих году болезни). В 1С ЗУП расчет выполняется автоматически, но важно проверить:

Параметр	Значение	Пояснение
Страховой стаж	> 8 лет	Оплачивается 100% среднего заработка
Расчетный период	2026–2026 гг.	Исключаются дни предыдущих больничных/отпусков
МРОТ на 2026 г.	16 242 руб.	Используется, если средний заработок ниже МРОТ
Количество дней	6 дней	С 05.06 по 10.06 (включительно)

Формула расчета в 1С ЗУП:

Сумма больничного = (Средний дневной заработок × % оплаты по стажу) × Количество дней

Где средний дневной заработок рассчитывается как:

СДЗ = Сумма начислений за 2 года / 730

⚠️ Внимание! Если сотрудник в расчетном периоде был в декрете или отпуске по уходу за ребенком, для расчета СДЗ используется замена лет (ст. 14 255-ФЗ). В 1С ЗУП это настраивается в карточке сотрудника (Зарплата → Сотрудники → История данных).

Что делать если средний заработок ниже МРОТ?

Если СДЗ < (МРОТ × 24 / 730), то для расчета берется МРОТ. В 2026 году это:

(16 242 × 24) / 730 ≈ 534,84 руб./день.

При стаже < 5 лет оплата составит 60% от этой суммы (≈ 320,90 руб./день).

4. Перенос неиспользованных дней отпуска

После оформления больничного неиспользованные дни отпуска (в нашем примере — 6 дней) должны быть перенесены. В 1С ЗУП это делается двумя способами:

Способ 1. Автоматический перенос

Если в настройках программы включена опция Автоматически переносить неиспользованные дни отпуска (Настройки → Кадровый учет → Отпуска), то дни перенесутся автоматически при проведении документа Корректировка отпуска.

Способ 2. Ручной перенос

Если автоматический перенос не сработал:

1. Откройте документ Отпуска организаций.
2. Создайте новый отпуск для сотрудника с типом Перенос отпуска.
3. Укажите количество дней (6) и новую дату (по согласованию с сотрудником).

5. Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки при оформлении больничного во время отпуска могут привести к:

• 💸 Переплате страховых взносов (если не аннулировали отпускные дни).
• 📊 Искажению отчетности (6-НДФЛ, РСВ, 4-ФСС).
• ⚖️ Претензиям от ФСС (если больничный оплачен за дни отпуска).

Распространенные ошибки в 1С ЗУП:

Ошибка	Последствия	Как исправить
Не аннулированы дни отпуска	Двойная оплата (отпускные + больничный)	Создать Корректировку отпуска
Неверный расчетный период для больничного	Заниженная сумма пособия	Проверить настройки в карточке сотрудника
Не перенесены дни отпуска	Нарушение ст. 124 ТК РФ	Создать документ Перенос отпуска

⚠️ Внимание! Если в 1С ЗУП не обновлены регламентированные отчеты (например, форма 4-ФСС), данные по больничным могут не попасть в отчетность. Проверьте актуальность релиза программы!

6. Отчетность: что проверяет ФСС и налоговая

После оформления больничного во время отпуска необходимо убедиться, что данные корректно отразились в отчетности:

4-ФСС

В разделе 1 таблицы 2 должны быть:

• 📌 Сумма начисленного больничного (строка 10).
• 📌 Количество дней (строка 11).
• 📌 Код причины нетрудоспособности (01 — заболевание).

6-НДФЛ

Больничное пособие включается в раздел 2:

• 📌 Строка 100 — дата начисления (день выплаты).
• 📌 Строка 130 — сумма пособия.

Отпускные, аннулированные из-за больничного, не включаются в отчет за текущий период (они были учтены ранее).

7. Частые вопросы по оформлению в 1С ЗУП

🔹 Что делать, если больничный выдан с ошибкой (неверные даты)?

Если в больничном листе указаны неверные даты (например, 04.06–09.06 вместо 05.06–10.06), необходимо:

1. Вернуть лист сотруднику для исправления в поликлинике.
2. После корректировки аннулировать ранее введенный больничный в 1С ЗУП (Действия → Пометить на удаление).
3. Ввести новый документ с правильными датами.

Если ошибка обнаружена после сдачи отчетности, потребуется подать уточненку в ФСС.

🔹 Можно ли оплатить больничный за дни отпуска, если сотрудник уже получил отпускные?

Нет, это нарушение п. 1 ст. 9 255-ФЗ. ФСС не возместит такие расходы. В 1С ЗУП программа автоматически блокирует начисление больничного за дни, перекрытые отпуском (если отпуск не аннулирован).

🔹 Как быть, если сотрудник заболел в день выхода из отпуска?

В этом случае больничный оформляется со следующего дня после отпуска. Например, отпуск заканчивается 14.06, а больничный открыт с 15.06. Перенос дней отпуска не требуется, так как болезнь наступила после его окончания.

🔹 Нужно ли удерживать НДФЛ с суммы больничного?

Да, больничное пособие облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). В 1С ЗУП удержание происходит автоматически при проведении документа Начисление зарплаты. Исключение — пособия по беременности и родам (не облагаются НДФЛ).

🔹 Как отразить перенос отпуска в графике отпусков?

В 1С ЗУП перенос отпуска автоматически обновляет график, если включена настройка Вести график отпусков (Настройки → Кадровый учет). Чтобы проверить:

1. Откройте Кадры → Графики отпусков.
2. Найдите сотрудника и убедитесь, что старые даты заменены на новые.
3. Если изменения не отразились, обновите график вручную (Действия → Обновить график).