Переход на удаленный формат работы требует не только организационных изменений, но и грамотного документального оформления. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия этот процесс имеет свои нюансы — от корректного заполнения кадровых приказов до настройки расчета зарплаты с учетом территориальных особенностей. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с налоговой, фондами и даже судебными разбирательствами.

В этой статье разберем все этапы оформления удаленной работы в 1С: от заключения дополнительного соглашения до настройки автоматизированного контроля рабочего времени. Особое внимание уделим изменениям 2026 года в трудовом законодательстве, которые напрямую влияют на алгоритмы программы. Материал будет полезен бухгалтерам, кадровикам и IT-специалистам, отвечающим за поддержку 1С в компании.

1. Правовые основы: что изменилось в 2026 году

С 1 января 2026 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу РФ (статья 312.1), которые конкретизировали статус удаленных работников. Теперь работодатель обязан:

  • 📋 Фиксировать рабочее время дистанционщиков (даже при свободном графике)
  • 💻 Обеспечивать техническую поддержку удаленного рабочего места
  • 📡 Компенсировать расходы на интернет и электроэнергию (если это прописано в договоре)
  • 🔒 Гарантировать защиту персональных данных при передаче через удаленные каналы

В 1С:ЗУП 3.1 эти изменения отразились в новых реквизитах документа Прием на работу и дополнительных настройках расчета зарплаты. Например, появилось поле Тип рабочего места с вариантами "Стационарное", "Удаленное" и "Гибридное".

⚠️ Внимание: Если ваша версия 1С старше 3.1.24.120, некоторые функции по учету удаленщиков могут работать некорректно. Проверьте актуальность релиза в Справка → О программе.
Изменение в законе Как отразилось в 1С Документ/настройка
Обязательная фиксация рабочего времени Новый реквизит "Контроль времени" в карточке сотрудника Кадры → Сотрудники → Карточка → Условия труда
Компенсация расходов на интернет Дополнительный вид начисления "Компенсация удаленной работы" Зарплата → Начисления → Создать
Уведомление о переходе на удаленку Шаблон документа "Уведомление об изменении условий труда" Кадры → Документы → Уведомления

2. Пошаговая инструкция: оформляем удаленного сотрудника

Процесс оформления состоит из 5 ключевых этапов. Рассмотрим каждый на примере 1С:ЗУП 3.1:

Шаг 1. Заключение дополнительного соглашения

Если сотрудник уже работает в компании, оформите Дополнительное соглашение к трудовому договору (Кадры → Приказы → Дополнительные соглашения). В тексте обязательно укажите:

  • 📍 Место работы: "Удаленно (вне стационарного рабочего места)"
  • 🕒 Режим рабочего времени: фиксированный или свободный график
  • 💰 Порядок компенсации расходов (если предусмотрено)
  • 📡 Условия предоставления техники и ПО

Шаг 2. Издание приказа о переводе

На основании соглашения издайте приказ по форме Т-5 (Кадры → Приказы → Прием/перевод). В поле Условия приема выберите "Дистанционная работа".

Заключено дополнительное соглашение|Издан приказ о переводе|Обновлена карточка сотрудника в 1С|Настроен доступ к корпоративным системам|Проверена работа средств защиты информации-->

Шаг 3. Настройка карточки сотрудника

В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) заполните:

  1. Вкладка Трудовой договор: поле Тип рабочего места = Удаленное
  2. Вкладка График работы: укажите удаленный график (создается в Настройки → Графики работы)
  3. Вкладка Адреса и контакты: актуальный адрес для доставки документов
💡

Если сотрудник работает в другом регионе, не забудьте проверить региональные коэффициенты и надбавки в настройках начислений (Зарплата → Настройки → Региональные особенности).

3. Особенности начисления зарплаты удаленщикам

Расчет зарплаты для удаленных сотрудников имеет несколько ключевых отличий:

1. Территориальные надбавки

Если сотрудник работает из другого региона, 1С автоматически применяет региональные коэффициенты только при правильной настройке. Проверьте:

  • 📍 В карточке сотрудника указан верный Регион работы
  • 🔧 В настройках зарплаты (Зарплата → Настройки → Расчет зарплаты) включен флаг Учитывать региональные особенности
  • 📊 В справочнике Региональные коэффициенты актуальные значения для региона сотрудника

2. Компенсация расходов

С 2026 года компенсация за интернет и электроэнергию может учитываться в расходах по налогу на прибыль (письмо Минфина №03-03-06/1/1245 от 15.01.2026). В 1С это оформляется как:

  1. Создайте новый вид начисления (Зарплата → Начисления → Создать) с типом "Компенсация"
  2. В настройках начисления укажите Код дохода НДФЛ = 2760 (иные доходы, не облагаемые страховыми взносами)
  3. Привяжите начисление к сотруднику через документ Ввод сведений о плановых начислениях

Фиксированная сумма в месяц|По фактическим расходам (по чекам)|Не компенсируем|Другое-->

3. Контроль рабочего времени

Для фиксации отработанного времени используйте:

  • 📱 Модуль 1С:Табель с интеграцией мобильного приложения
  • 🖥 Встроенный функционал Учет рабочего времени (Зарплата → Учет времени)
  • 🔗 Интеграцию с системами контроля (например, Kickidler или Yaware)
⚠️ Внимание: При свободном графике в табеле указывайте фактически отработанные часы. Несоблюдение этого правила может привести к доначислению страховых взносов при проверке.

4. Налоговые нюансы: НДФЛ, страховые взносы, вычеты

Удаленная работа влияет на налоговый учет по нескольким направлениям:

НДФЛ и место работы

Если сотрудник работает из другого региона, налоговый агент (работодатель) должен:

  1. Удерживать НДФЛ по ставке 13% (для резидентов) или 30% (для нерезидентов)
  2. Перечислять удержанный налог в бюджет по месту жительства сотрудника (а не по месту нахождения работодателя)
  3. Подавать 2-НДФЛ (или 6-НДФЛ) в налоговую по месту жительства сотрудника

В 1С это настраивается в карточке сотрудника на вкладке Налоги и взносы, где указывается:

  • 📍 Место жительства для НДФЛ
  • 🆔 Код ИФНС для перечисления НДФЛ
  • 📑 Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент)

Страховые взносы

Взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ начисляются по стандартным тарифам, но есть важные исключения:

  • 🏥 Для сотрудников, работающих за границей, взносы на ОМС не начисляются
  • 🛡 При временной удаленной работе (до 6 месяцев) взносы начисляются по месту регистрации работодателя
  • 📉 Для ИТ-специалистов (по ст. 427 НК РФ) применяются пониженные тарифы
Что будет если неверно указать код ИФНС для НДФЛ?

При ошибке в коде ИФНС налоговая не засчитает уплаченный НДФЛ, что приведет к задолженности перед бюджетом. Исправить это можно только путем подачи уточненного расчета 6-НДФЛ и перечисления налога по правильному КБК.

5. Техническая настройка: доступ к 1С удаленно

Для безопасной работы с 1С из дома потребуется:

1. Организация удаленного доступа

Варианты подключения:

  • 🌐 1С:Предприятие через веб-клиент (рекомендуемый способ)
  • 🖥 Удаленный рабочий стол (RDP) с установленной 1С
  • ☁ 1С:Fresh (облачный сервис)
  • 🔌 VPN-подключение к корпоративной сети

Для настройки веб-доступа:

  1. Установите веб-сервер 1С (например, Apache или IIS)
  2. Настройте публикацию базы в Администрирование → Публикация на веб-сервере
  3. Выдайте права доступа через Администрирование → Пользователи

2. Безопасность данных

Обязательные меры:

  • 🔐 Двухфакторная аутентификация (настройка в Администрирование → Настройки безопасности)
  • 📜 Регулярное резервное копирование базы (Администрирование → Резервное копирование)
  • 🛡 Шифрование трафика (используйте протокол HTTPS для веб-доступа)
  • 🚫 Ограничение прав доступа по ролям (настройка в Администрирование → Роли)
// Пример команды для публикации базы на веб-сервере (Linux)

sudo /opt/1C/v8.3/x86_64/webinst -publish -apache24 -wsdir /var/www/html/1c -dir "/var/1C_bases/base1" -connstr "Srvr=localhost;Ref=base1;" -confpath "/opt/1C/v8.3/conf/"
⚠️ Внимание: При использовании RDP убедитесь, что порт 3389 не открыт в интернет. Организуйте доступ через VPN или ограничьте подключение по белому списку IP-адресов.

6. Контроль и отчетность: как избежать штрафов

Работодатель обязан вести учет удаленных сотрудников и предоставлять отчетность в контролирующие органы.

1. Табель учета рабочего времени

В 1С табель формируется автоматически на основе:

  • 📅 Графика работы сотрудника
  • 🕐 Данных о входе/выходе (если используется система контроля)
  • ✍ Ручных пометок руководителя (для свободного графика)

Проверьте настройки в Зарплата → Учет времени → Настройки табеля. Для удаленщиков рекомендуется использовать вид табеля Т-13 (унифицированная форма).

2. Отчетность в ПФР и ФСС

В расчете по страховым взносам (РСВ) и форме СЗВ-ТД удаленные сотрудники указываются без особенностей, но есть нюансы:

  • 📋 В СЗВ-ТД в поле "Место работы" укажите "Удаленно"
  • 📊 В РСВ проверьте корректность кода тарифа (для ИТ-специалистов — 20)
  • 🏢 В 4-ФСС укажите фактический адрес работы (если отличается от юридического адреса компании)

3. Проверки ГИТ

Государственная инспекция труда обращает внимание на:

  • 📝 Наличие письменного согласия сотрудника на удаленную работу
  • 🕒 Соблюдение норм рабочего времени (даже при свободном графике)
  • 💰 Своевременную выплату зарплаты и компенсаций
  • 📡 Обеспечение безопасных условий труда (включая кибербезопасность)
💡

Самая частая ошибка при проверках — отсутствие документального подтверждения согласия сотрудника на удаленную работу. Всегда оформляйте дополнительное соглашение и приказ, даже если сотрудник сам попросил перейти на удаленку.

7. Типичные ошибки и как их избежать

Анализ судебной практики и проверок выявил наиболее распространенные ошибки:

1. Неправильное оформление перевода

Часто компании ограничиваются устной договоренностью или письмом по email. Это приводит к:

  • 📜 Признанию перевода недействительным (постановление Верховного Суда №5-АД20-18 от 12.03.2020)
  • 💰 Доначислению страховых взносов за "неоформленного" сотрудника
  • ⚖ Штрафам до 100 000 руб. по ст. 5.27 КоАП РФ

2. Игнорирование региональных особенностей

Если сотрудник работает из другого региона, но в 1С не указан его фактический адрес, это ведет к:

  • 📍 Неправильному расчету региональных коэффициентов
  • 💸 Недоплате или переплате НДФЛ
  • 📊 Ошибкам в отчетности 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

3. Нарушение трудового распорядка

При свободном графике компании забывают:

  • 🕐 Фиксировать фактическое рабочее время
  • 📅 Устанавливать нормы выработки
  • 📊 Контролировать соблюдение трудовой дисциплины

4. Проблемы с кибербезопасностью

Типичные уязвимости:

  • 🔓 Использование слабых паролей для доступа к 1С
  • 📤 Передача конфиденциальных данных по незащищенным каналам
  • 🖥 Отсутствие резервного копирования базы при удаленной работе

Частые вопросы по оформлению удаленной работы в 1С

Нужно ли оформлять новый трудовой договор при переводе на удаленку?

Нет, достаточно дополнительного соглашения к действующему договору. В соглашении прописываются новые условия: место работы ("удаленно"), порядок взаимодействия, ответственность сторон. Исключение — если изначально договор заключался как дистанционный (ст. 312.1 ТК РФ), тогда переоформление не требуется.

Как в 1С отразить компенсацию за интернет и электроэнергию?

Создайте отдельный вид начисления с типом "Компенсация" и кодом дохода 2760. В настройках начисления укажите:

  • 📌 Не облагается НДФЛ (если сумма не превышает 4% от оклада)
  • 📌 Не облагается страховыми взносами (письмо Минфина №03-15-06/8425)
  • 📌 Входит в расчет среднего заработка (если это прописано в ЛНА компании)

Привяжите начисление к сотруднику через документ Ввод сведений о плановых начислениях.

Можно ли уволить сотрудника за отказ переходить на удаленку?

Нет, это будет признано незаконным увольнением (ст. 81 ТК РФ). Перевод на удаленную работу требует обоюдного согласия. Если сотрудник отказывается, работодатель может:

  • 🔄 Предложить другую вакансию (в т.ч. на стационарном рабочем месте)
  • 📉 Уволить по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) с выплатой компенсации
  • 🏢 Оставить на прежнем месте работы (если это возможно)

В 1С такой отказ фиксируется документом Отказ от изменения условий труда (Кадры → Документы).

Как контролировать рабочее время удаленных сотрудников в 1С?

Используйте модуль Учет рабочего времени (Зарплата → Учет времени). Настройте:

  1. 📱 Интеграцию с 1С:Табель (мобильное приложение для отметок)
  2. 🖥 Автоматическую фиксацию времени входа/выхода из 1С
  3. ⏰ Ручное редактирование табеля руководителем

Для свободного графика в настройках табеля выберите метод учета По выработке и укажите нормы (например, "3 задачи в день").

Какие документы нужно хранить для удаленных сотрудников?

Минимальный пакет документов:

  • 📄 Дополнительное соглашение о переводе на удаленку
  • 📋 Приказ о переводе (форма Т-5)
  • 📑 Табель учета рабочего времени (ежемесячно)
  • 📊 Отчеты о выполненной работе (если предусмотрено соглашением)
  • 💻 Акт передачи техники/ПО (если предоставляется компанией)

В 1С эти документы хранятся в разделе Кадры → Личные карточки → Документы сотрудника. Срок хранения — не менее 5 лет (ст. 22.1 Федерального закона №125-ФЗ).