Работа с данными о застрахованных лицах в 1С:Зарплата и Управление Персоналом — одна из самых востребованных задач для бухгалтеров и кадровиков. Эти сведения требуются для формирования отчетности в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ), проверки страхового стажа сотрудников и контроля уплаты взносов. Однако найти их не всегда просто: информация разбросана по справочникам, регистрам и отчетам, а в разных версиях 1С ЗУП (2.5 и 3.1) пути к ним отличаются.

Если вы впервые сталкиваетесь с этой задачей или перешли на новую версию программы, легко запутаться. Где хранятся актуальные данные? Как выгрузить их для отчетности? Почему в отчете не отображаются все сотрудники? В этой статье мы разберем все способы поиска сведений о застрахованных лицах — от базовых справочников до скрытых инструментов, о которых не пишут в стандартной документации.

Особое внимание уделим нюансам:

  • 🔍 Где искать данные в ЗУП 3.1 и 2.5 — ключевые отличия версий
  • 📊 Как формировать отчеты для ПФР без ошибок (СЗВ-М, СЗВ-ТД)
  • ⚠️ Почему в отчетах могут отсутствовать сотрудники и как это исправить
  • 🔄 Как выгрузить данные в XML для электронной отчетности
📊 Какую версию 1С ЗУП вы используете?
ЗУП 3.1
ЗУП 2.5
Корп (ЗУП 3.0)
Другую версию
Не знаю

1. Справочник «Физические лица» — база данных о застрахованных

Основной источник сведений о застрахованных лицах — справочник Физические лица. Здесь хранятся паспортные данные, СНИЛС, ИНН и другая информация, необходимая для отчетности в ПФР. Чтобы открыть его:

В 1С ЗУП 3.1:

Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Физические лица

В 1С ЗУП 2.5:

Кадры → Физические лица

В справочнике отображаются все физические лица, включая бывших сотрудников. Чтобы найти только действующих застрахованных, используйте фильтр по статусу Работает или дате приема. Обратите внимание: если у сотрудника не указан СНИЛС, он не попадет в отчеты для ПФР!

  • 📌 Поля, обязательные для ПФР:
    • 🆔 ФИО (полностью, без сокращений)
    • 📄 СНИЛС (проверьте формат: XXX-XXX-XXX XX)
    • 📅 Дата рождения
    • 🏠 Место рождения (для СЗВ-ТД)
  • 🔎 Как проверить актуальность данных:
    • Откройте карточку сотрудника → вкладка Персональные данные
    • Проверьте раздел Страхование (СНИЛС, ИНН, статус застрахованного)
⚠️ Внимание: Если в справочнике Физические лица дублируются записи (например, из-за ошибок при миграции данных), это приведет к ошибкам в отчетности. Перед формированием СЗВ-М обязательно проверьте справочник на дубли!

2. Отчет «Сведения о застрахованных лицах» (СЗВ-М и СЗВ-ТД)

Для формирования отчетности в ПФР в 1С ЗУП предусмотрены специализированные отчеты. Они автоматически собирают данные из справочников и регистров, но требуют предварительной настройки.

Путь к отчетам:

Зарплата и кадры → Отчеты по страховым взносам → Сведения о застрахованных лицах

В этом разделе доступны:

  • 📄 СЗВ-М — ежемесячная отчетность о работающих сотрудниках
  • 📑 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (с 2020 года)
  • 📊 СЗВ-СТАЖ — данные о стаже для назначения пенсии

При формировании отчета обратите внимание на:

  • 🔹 Период отчетности — должен совпадать с требованиями ПФР
  • 🔹 Фильтр по организациям — если в базе несколько юрлиц
  • 🔹 Статус застрахованного (например, Работающий пенсионер)

☑️ Подготовка к формированию СЗВ-М

Выполнено: 0 / 4
⚠️ Внимание: Если в отчете СЗВ-М не отображаются сотрудники, проверьте:

  • 🔸 Наличие записи в справочнике Физические лица
  • 🔸 Дату приема на работу (должна попадать в отчетный период)
  • 🔸 Наличие начислений зарплаты (без начислений сотрудник может не попасть в отчет)

3. Регистр сведений «Страховые взносы» — скрытые данные

Если вам нужны детализированные сведения о начисленных взносах, страховом стаже или периодах работы, используйте регистр Сведения о страховых взносах. Он содержит историю изменений и позволяет отследить:

  • 📅 Периоды работы и нестраховые периоды (декрет, армия)
  • 💰 Суммы начисленных взносов по каждому сотруднику
  • 📈 Изменения тарифов страховых взносов

Как открыть регистр:

Зарплата и кадры → Регламентированные отчеты → Сведения о страховых взносах → Показать настройки → Регистры сведений

В регистре можно:

  • 🔍 Фильтровать данные по периоду, сотруднику или виду взносов
  • 📤 Выгружать данные в Excel или XML для анализа
  • 🔄 Сравнивать данные за разные периоды (например, для проверки стажа)
Поле регистра Описание Пример значения
Период Месяц и год, за который представлены сведения Январь 2026
Физическое лицо Ссылка на карточку сотрудника Иванов Иван Иванович (СНИЛС 123-456-789 01)
Вид взносов Тип страховых взносов (пенсионные, медицинские и т.д.) Пенсионные взносы (страховая часть)
База для начисления Сумма, с которой начисляются взносы 50 000,00 руб.

Если в регистре отсутствуют данные по сотруднику, это может означать, что за него не начислялись взносы (например, он находится в неоплачиваемом отпуске или работает по ГПД без страховых отчислений).

4. Отчет «Анализ страховых взносов» — проверка перед сдачей

Перед формированием отчетности в ПФР рекомендуется использовать отчет Анализ страховых взносов. Он помогает выявить:

  • 🔴 Ошибки в СНИЛС (неверный формат, дубли)
  • 🔴 Несоответствия в периодах работы (например, дата увольнения позже даты приема)
  • 🔴 Отсутствие начислений у действующих сотрудников

Путь к отчету:

Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Анализ страховых взносов

В отчете обратите внимание на колонки:

  • 📌 Статус — показывает, включен ли сотрудник в отчетность
  • 📌 Комментарий — содержит предупреждения (например, Не указан СНИЛС)
  • 📌 Период действия — актуальность данных на отчетную дату
💡

Отчет «Анализ страховых взносов» — обязательный этап перед сдачей СЗВ-М. Он выявляет 90% типичных ошибок, из-за которых ПФР может вернуть отчет.

5. Как выгрузить сведения о застрахованных лицах в XML

Для электронной сдачи отчетности в ПФР данные нужно выгрузить в формате XML. В 1С ЗУП это делается через стандартные механизмы:

Шаг 1. Сформируйте отчет (например, СЗВ-М) и нажмите Выгрузить.

Шаг 2. Выберите формат:

  • 📄 XML (для ПФР) — для электронной сдачи через оператора (СБИС, Контур и др.)
  • 📄 Excel — для внутренней проверки

Шаг 3. Укажите путь для сохранения файла. Имя файла должно содержать:

  • 🏢 Название организации (или ИНН)
  • 📅 Период отчетности (например, СЗВ-М_ИвановООО_012026.xml)

Если выгрузка не работает:

  • 🔧 Проверьте настройки обмена в Администрирование → Настройки программы → Обмен данными
  • 🔧 Обновите конфигурацию 1С до последней версии (в старых версиях могут отсутствовать актуальные формы отчетности)
⚠️ Внимание: При выгрузке в XML проверьте кодировку файла — она должна быть UTF-8. Если ПФР возвращает ошибку о некорректных символах, откройте файл в Блокноте и сохраните с правильной кодировкой.
Что делать, если XML-файл не принимает ПФР?

Наиболее частые причины отклонения:

1. Неверный СНИЛС — проверьте формат (должен быть 11 цифр без пробелов в базе, но в отчете — с пробелами).

2. Дублирующиеся записи — удалите повторяющиеся СНИЛС в справочнике Физические лица.

3. Неактуальная версия отчета — обновите 1С или скачайте последнюю форму отчетности с сайта ПФР.

4. Ошибки в периодах — дата увольнения не может быть раньше даты приема.

Для устранения ошибок используйте отчет Анализ страховых взносов (см. раздел 4).

6. Особенности работы в ЗУП 2.5 vs ЗУП 3.1

Между версиями 1С ЗУП 2.5 и 3.1 есть ключевые различия в работе со сведениями о застрахованных лицах. Если вы переходите с одной версии на другую, обратите внимание на следующие нюансы:

Параметр ЗУП 2.5 ЗУП 3.1
Путь к справочнику «Физические лица» Кадры → Физические лица Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Физические лица
Формирование СЗВ-М Через Отчеты → ПФР → СЗВ-М Через Зарплата и кадры → Отчеты по страховым взносам
Регистр «Сведения о страховых взносах» Доступен через Отчеты → Регламентированные отчеты Интегрирован в Анализ страховых взносов
Поддержка СЗВ-ТД Требует доработки или обновления Встроенная поддержка с 2020 года

В ЗУП 3.1 добавлены:

  • 🆕 Автоматическая проверка СНИЛС на корректность
  • 🆕 Возможность массового редактирования данных о сотрудниках
  • 🆕 Интеграция с ЕГАИС для проверки СНИЛС в ПФР

В ЗУП 2.5 для работы с СЗВ-ТД часто требуется:

  • 🔧 Установка дополнительных обработок
  • 🔧 Ручная правка XML-шаблонов
  • 🔧 Обновление конфигурации через 1С:ИТС
⚠️ Внимание: Если вы работаете в ЗУП 2.5, учтите, что с 2023 года ПФР может требовать отчетность в новых форматах, которые не поддерживаются старыми версиями программы. Проверьте актуальность вашей конфигурации!

7. Типичные ошибки и как их избежать

При работе со сведениями о застрахованных лицах пользователи 1С ЗУП часто сталкиваются с типичными ошибками. Вот самые распространенные из них и способы их решения:

  • 🚨 Ошибка: «СНИЛС не найден в базе ПФР»

    • Причина: В базе указан временный СНИЛС (начинается с 001) или неверный формат.

    Решение: Запросите актуальный СНИЛС у сотрудника или проверьте его через личный кабинет ПФР.

  • 🚨 Ошибка: «Сотрудник не попал в СЗВ-М»

    • Причина: Нет начислений зарплаты за отчетный период или неверно указана дата приема.

    Решение: Проверьте табель и кадровые документы (приказы о приеме).

  • 🚨 Ошибка: «Дублирующийся СНИЛС»

    • Причина: В справочнике Физические лица есть две записи с одинаковым СНИЛС.

    Решение: Объедините дубли через Администрирование → Поддержка и обслуживание → Поиск и исправление ошибок.

Чтобы минимизировать ошибки:

☑️ Проверка перед формированием отчетности

Выполнено: 0 / 4

Если в отчете СЗВ-ТД отсутствуют данные о стаже сотрудника, проверьте заполнение документа «Кадровое перемещение» — без него периоды работы могут не учитываться.

FAQ: Частые вопросы о сведениях о застрахованных лицах в 1С ЗУП

🔹 Как найти СНИЛС сотрудника, если он не отображается в отчете?

СНИЛС хранится в справочнике Физические лица на вкладке Страхование. Если он не отображается в отчете:

  1. Проверьте, что поле СНИЛС заполнено и имеет корректный формат (XXX-XXX-XXX XX).
  2. Убедитесь, что у сотрудника есть начисления за отчетный период.
  3. Проверьте, что в настройках отчета не стоит фильтр по организации (если в базе несколько юрлиц).

Если СНИЛС начинается с 001, это временный номер — его нужно уточнить в ПФР.

🔹 Можно ли в 1С ЗУП массово обновить СНИЛС сотрудников?

Да, в ЗУП 3.1 это делается через:

Зарплата и кадры → Сервис → Массовое изменение реквизитов

В ЗУП 2.5 потребуется:

  1. Выгрузить данные в Excel через Файл → Выгрузить.
  2. Отредактировать СНИЛС в таблице.
  3. Загрузить обратно через Файл → Загрузить.

Для больших баз данных рекомендуется использовать внешние обработки (например, «Массовое изменение СНИЛС» с сайта 1С:ИТС).

🔹 Почему в СЗВ-ТД не отображаются периоды работы?

Причины могут быть следующими:

  • 🔸 Не заполнены документы Прием на работу или Кадровое перемещение.
  • 🔸 В настройках программы отключено ведение истории кадровых данных.
  • 🔸 Сотрудник работает по ГПД (гражданско-правовому договору) — такие периоды не включаются в СЗВ-ТД.

Чтобы исправить:

  1. Проверьте наличие кадровых документов в разделе Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
  2. Обновите конфигурацию 1С до последней версии (в старых версиях может отсутствовать поддержка СЗВ-ТД).
🔹 Как выгрузить сведения о застрахованных лицах для другой программы (например, для бухгалтерии)?

Для выгрузки данных в другие системы используйте:

  1. Универсальный обмен данными (Администрирование → Обмен данными → Универсальный обмен).
  2. Выгрузку в Excel через отчет Сведения о застрахованных лицах (кнопка Выгрузить).
  3. Специальные обработки (например, «Выгрузка данных в Бухгалтерию» из 1С:ИТС).

Для обмена с 1С:Бухгалтерией настройте регламентный обмен в разделе Администрирование → Настройки программы → Обмен данными.

🔹 Где в 1С ЗУП хранится история изменений СНИЛС?

История изменений СНИЛС ведется в журнале документов:

Зарплата и кадры → Кадры → История изменений кадровых данных

Если журнал пуст, проверьте:

  • 🔹 Включено ли ведение истории в настройках программы (Администрирование → Настройки программы → Кадровый учет).
  • 🔹 Не редактировался ли СНИЛС напрямую в справочнике (в этом случае история может не сохраняться).

В ЗУП 2.5 история изменений может не вестись — в этом случае используйте отчет Анализ страховых взносов для проверки актуальности данных.