Среднесписочная численность (ССЧ) — один из ключевых показателей для отчетности в ФНС, Росстат и фонды. Его неправильный расчет грозит штрафами до 50 000 рублей, а пересчет «задним числом» отнимает часы рабочего времени. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом, 1С:Бухгалтерия или 1С:Кадры этот показатель формируется автоматически, но только при корректных настройках. Ошибки же кроются в деталях: неучтенные совместители, неправильное закрытие больничных или забытые внешние совместители из других организаций.

В этой статье разберем пошаговый алгоритм расчета ССЧ в 1С — от настроек справочников до формирования отчета 4-ФСС и П-4 (НЗ). Особое внимание уделим «подводным камням»: как программа учитывает сотрудников на 0,5 ставки, что делать с уволенными в середине месяца, и почему ССЧ может не сходиться с ручным расчетом. Также приведём уникальную таблицу соответствия кодов занятости в 1С и требований Росстата на 2026 год — её нет в типовой документации.

1. Что такое среднесписочная численность и зачем её считать в 1С

Среднесписочная численность (ССЧ) — это средний показатель количества работников за период (месяц, квартал, год), скорректированный на фактически отработанное время. Он нужен для:

  • 📋 Отчетности в ФНС (форма 4-ФСС, расчет страховых взносов).
  • 📊 Статистики (П-4 (НЗ), ПМ — для малого бизнеса).
  • 💼 Получения субсидий, грантов или льгот (например, для самозанятых при переходе на ОСНО).
  • 📈 Внутреннего анализа: планирование ФОТ, оценка текучести кадров.

В 1С ССЧ рассчитывается автоматически, но только если:

  • ✅ В справочнике Сотрудники корректно заполнены даты приема/увольнения.
  • ✅ Указаны виды занятости (основное место работы, совместительство, ГПХ).
  • ✅ Введены все кадровые документы: приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, больничных.
  • ✅ Настроены графики работы (особенно для сменных сотрудников).
⚠️ Внимание: Если в организации есть сотрудники по ГПХ (гражданско-правовым договорам), их не включают в ССЧ, но учитывают отдельно в отчете П-4. В 1С для них должен быть выбран вид занятости «Внешний совместитель» или «Исполнитель по ГПХ».

2. Подготовка 1С к расчету: настройки и справочники

Перед формированием отчета проверьте 4 критических параметра:

  1. Справочник «Сотрудники»: у каждого должна быть заполнена вкладка «Трудовая деятельность» с датами приема/увольнения и видом занятости. Особое внимание — совместителям (внутренним и внешним).
  2. Графики работы: в Настройки → Кадровый учет → Графики проверьте, что у всех сотрудников указан актуальный график (например, «5-дневка», «Сменный»).
  3. Кадровые документы: все приказы о приеме (Т-1), увольнении (Т-8), переводах (Т-5) должны быть проведены в системе.
  4. Настройки расчета зарплаты: в Настройки → Расчет зарплаты убедитесь, что включен флаг «Вести учет среднесписочной численности».

Если хоть один из пунктов не выполнен, ССЧ будет рассчитана некорректно. Например, отсутствие графика работы приведёт к тому, что сотрудник на 0,5 ставки будет учтён как полная единица.

У всех сотрудников заполнены даты приема/увольнения|

Виды занятости соответствуют реальности (не «основное место» для совместителей)|

Графики работы актуальны (нет устаревших или пустых)|

Все кадровые документы проведены (нет черновиков)|

В настройках включен учет ССЧ-->

3. Пошаговая инструкция: как сформировать отчет в 1С

Рассмотрим процесс на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (актуально также для 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:Кадры).

Шаг 1. Откройте раздел Кадры → Отчеты по кадровому учету → Среднесписочная численность.

Шаг 2. Укажите период (месяц, квартал, год) и организацию. Если сотрудников много, используйте отбор по «Подразделениям».

Шаг 3. Нажмите «Сформировать». Программа автоматически рассчитает:

  • 📅 Списочную численность на каждый день.
  • 📉 Среднесписочную численность за период.
  • 👥 Разбивку по категориям (основные работники, совместители, работники на неполном времени).

Шаг 4. Проверьте данные на предмет аномалий. Например, если ССЧ резко выросла без причин, возможно, в системе дублируются записи о сотрудниках.

Для детализации кликните по строке с фамилией сотрудника — откроется карточка с историей его кадровых движений за период.

💡

Если в отчете не хватает сотрудников, проверьте фильтры: возможно, отбор стоит по конкретному подразделению или виду занятости. Сбросьте все фильтры и переформируйте отчет.

4. Формула расчета среднесписочной численности в 1С

1С использует официальную формулу Росстата, но с учётом специфики программы:



ССЧ = (Сумма списочной численности за все дни периода) / Количество календарных дней в периоде

При этом:

  • 🔹 Списочная численность на день = количество сотрудников, которые числятся в штате на эту дату (включая находящихся в отпусках, на больничных, в командировках).
  • 🔹 Сотрудники на неполном рабочем времени учитываются пропорционально отработанному времени (например, на 0,5 ставки — как 0,5 человека).
  • 🔹 Уволенные учитываются в день увольнения, принятые — со дня, следующего за днём приема.

Пример: В январе 2026 года в организации 10 сотрудников на полной ставке и 2 — на 0,5 ставки. Один сотрудник уволен 15 января. ССЧ за январь:



(10 + 2×0,5) × 15 дней + (9 + 2×0,5) × 16 дней / 31 день = 10,65 ≈ 11 человек

В 1С этот расчет выполняется автоматически, но его можно проверить вручную через отчет «Списочная численность по дням» (доступен в том же разделе).

Как 1С учитывает праздники и выходные?

В расчете ССЧ учитываются все календарные дни периода, включая выходные и праздники. Например, если сотрудник принят 1 марта, он будет учтён в ССЧ за март независимо от того, работал ли он в выходные дни. Исключение — сотрудники на неполном времени: их доля рассчитывается исходя из фактически отработанных дней по графику.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже в 1С ССЧ может быть рассчитана неправильно. Вот TOP-5 ошибок и способы их исправления:

Ошибка Причина Как исправить
ССЧ завышена В справочнике есть уволенные сотрудники без даты увольнения или дубли. Проверьте справочник «Сотрудники» на наличие «висящих» записей. Используйте отчет «Кадровые данные» для поиска аномалий.
ССЧ занижена Не все кадровые документы проведены (например, забыли ввести приказ о приеме). Сформируйте отчет «История кадровых движений» и проверьте, все ли приказы учтены.
Не совпадает с ручным расчетом В 1С не учтены сотрудники на неполном времени или неправильно заполнены графики. Проверьте настройки графиков в «Настройки → Кадровый учет». Для сотрудников на 0,5 ставки доля должна быть указана в документе «Прием на работу».
Ошибка в отчете П-4 Неверно указаны коды занятости (например, совместитель отмечен как основной сотрудник). Исправьте вид занятости в карточке сотрудника. Коды для П-4: «1» — основные, «2» — совместители, «3» — работники по ГПХ.
⚠️ Внимание: Если в вашей организации есть сотрудники, работающие вахтовым методом, их учет в ССЧ имеет особенности. В 1С для них должен быть указан специальный график «Вахта», а в настройках отчета — включен флаг «Учитывать вахтовиков».

6. Особенности расчета для разных категорий сотрудников

Не все сотрудники учитываются в ССЧ одинаково. Разберём нюансы для 5 ключевых категорий:

6.1. Совместители (внутренние и внешние)

✅ Внутренние совместители (работают в той же организации) учитываются в ССЧ одной строкой с основной должностью, но с учётом суммарной занятости. Например, если сотрудник работает на 0,75 ставки по основному месту и 0,25 ставки как совместитель, в ССЧ он будет учтён как 1 человек.

❌ Внешние совместители (из других организаций) не включаются в ССЧ вашей компании, но учитываются в отчете П-4 отдельно.

6.2. Сотрудники на неполном рабочем времени

Их учитывают пропорционально отработанному времени. Например:

  • 🕒 На 0,5 ставки — как 0,5 человека.
  • 🕒 На 0,25 ставки — как 0,25 человека.

В 1С это настраивается в документе «Прием на работу» или «Кадровый перевод» в поле «Занятость».

6.3. Уволенные и принятые в середине месяца

📅 Уволенные учитываются в ССЧ в день увольнения (включительно).

📅 Принятые — со дня, следующего за днём приема. Например, если сотрудник принят 10 января, он будет учтён в ССЧ с 11 января.

6.4. Сотрудники в отпусках, на больничных или в командировках

✈️ Все они включаются в списочную численность на каждый день периода, даже если фактически не работали. Исключение — отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 дней (такие сотрудники исключаются из ССЧ).

6.5. Работники по ГПХ (гражданско-правовым договорам)

📄 Их не включают в ССЧ, но указывают отдельно в отчете П-4 в разделе «Работники по договорам ГПХ». В 1С для них должен быть выбран вид занятости «Исполнитель по ГПХ».

Полностью доверяю автоматике 1С|

Проверяю ручным расчетом|

Использую внешние сервисы (Контур, СБИС)|

Не рассчитываю, бухгалтерия делает сама-->

7. Проверка и сверка данных перед сдачей отчетности

Перед отправкой отчета в ФНС или Росстат выполните 3 обязательные проверки:

  1. Сверьте ССЧ с ручным расчетом для контрольной группы сотрудников (например, для 5–10 человек). Особенно проверьте тех, кто работает на неполной ставке или был уволен/принят в середине месяца.
  2. Проверьте коды занятости в отчете П-4:
    • 🔢 «1» — основные работники.
    • 🔢 «2» — совместители.
    • 🔢 «3» — работники по ГПХ.
  • Экспортируйте данные в Excel и сравните с прошлыми периодами. Резкие скачки (например, ССЧ выросла на 30% без причин) — сигнал об ошибке.

    • Если обнаружили расхождения, используйте отчет «Анализ среднесписочной численности» (Кадры → Отчеты → Анализ ССЧ). Он показывает детализацию по каждому сотруднику и помогает найти источник ошибки.

    ⚠️ Внимание: С 2026 года Росстат ужесточил требования к заполнению отчета П-4 (НЗ). Теперь обязательно указывать коды видов экономической деятельности (ОКВЭД) для каждого сотрудника. В 1С это настраивается в справочнике «Подразделения» или в карточке сотрудника.
    💡

    Самая частая ошибка при сдаче ССЧ — неверное разделение сотрудников на основных и совместителей. Всегда проверяйте вид занятости в карточке сотрудника перед формированием отчета.

    8. Автоматизация и интеграция с другими системами

    Если в вашей компании используется несколько программ (например, 1С:ЗУП + external HR-система), данные о ССЧ можно автоматически передавать между ними. Для этого:

    1. Настройте обмен данными через «1С:Коннектор» или «1С:EDI».
    2. Используйте типовой обмен с Контур.Зарплатой, СБИС или Такском для автоматической выгрузки отчетов.
    3. Подключите API для интеграции с Bitrix24, Yclients или другими системами учёта персонала.

    Для настройки обмена в 1С:

    1. Перейдите в Администрирование → Обмен данными.
    2. Выберите «Настройка синхронизации» и добавьте новую интеграцию.
    3. Укажите параметры подключения (адрес сервера, логин/пароль).
    4. В настройках обмена отметьте галочкой «Среднесписочная численность».

    После настройки данные будут обновляться автоматически (например, ежедневно в 23:00).

    Как проверить, что обмен прошел успешно?

    После синхронизации сформируйте отчет «Среднесписочная численность» в обеих системах и сравните цифры. Если они совпадают, обмен настроен корректно. Если нет — проверьте логи обмена в «Администрирование → Журнал обмена данными».

    FAQ: Частые вопросы по расчету ССЧ в 1С

    🔹 Как в 1С учесть сотрудника, который работает на 0,25 ставки?

    В документе «Прием на работу» или «Кадровый перевод» укажите в поле «Занятость» значение «0,25». Программа автоматически учтёт его как 0,25 человека в ССЧ. Проверьте это в отчете «Списочная численность по дням».

    🔹 Почему в отчете П-4 не совпадают данные с ССЧ?

    Наиболее вероятные причины:

    1. В карточке сотрудника неверно указан вид занятости (например, совместитель отмечен как основной).
    2. Не заполнены коды ОКВЭД для подразделений.
    3. В настройках отчета П-4 не включены все необходимые категории сотрудников.

      4. Проверьте эти параметры и переформируйте отчет.

    🔹 Нужно ли включать в ССЧ директора, если он единственный сотрудник?

    Да, директор включается в ССЧ на общих основаниях, даже если он единственный сотрудник в организации. Исключение — если директор работает по ГПХ (но это противоречит трудовому законодательству для единственного учредителя).

    🔹 Как в 1С посчитать ССЧ за квартал или год?

    В отчете «Среднесписочная численность» укажите нужный период (квартал или год). Программа автоматически рассчитает среднее значение за каждый месяц и выведет среднеквартальную или среднегодовую численность. Для проверки используйте формулу:

    

    ССЧ за квартал = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + ССЧ за март) / 3
    🔹 Что делать, если ССЧ в 1С не совпадает с данными ФНС?

    Сверьте данные по следующим пунктам:

    • 📌 Правильность заполнения даты увольнения/приема.
    • 📌 Корректность графиков работы (особенно для сменных сотрудников).
    • 📌 Наличие всех кадровых документов (приказов, переводов).
    • 📌 Соответствие видов занятости реальности (нет ошибок типа «основной» вместо «совместитель»).

      • Если расхождения остаются, запросите в ФНС детализацию их расчета и сравните с данными из отчета «Списочная численность по дням» в 1С.