Среднесписочная численность в 1С 8.3: где искать и как правильно сформировать отчёт

Среднесписочная численность — один из ключевых показателей для отчётности в ПФР, ФНС и Росстат. Без него невозможно сдать формы РСВ-1, 4-ФСС или статистические отчёты. В 1С:Предприятие 8.3 этот отчёт формируется автоматически, но найти его не всегда просто: пути в меню зависят от конфигурации (ЗУП 3.1, БП 3.0, УТ 11), настроек прав доступа и даже версии платформы.

Многие бухгалтера теряют время, перелистывая справочники или ищут отчёт через поиск по системе — а он не выдаёт результатов. Проблема в том, что название отчёта может отличаться: где-то это "Среднесписочная численность", а где-то "Сведения о численности работников". В этой статье — точные пути для всех популярных конфигураций, пошаговые инструкции и ответы на частые ошибки (например, когда отчёт формируется с нулевыми значениями).

Если вы работаете в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, путь к отчёту будет одним, а в 1С:Бухгалтерия 3.0 — совсем другим. Мы разберём оба варианта, а также покажем, как экспортировать данные в Excel для дальнейшей обработки. Особое внимание уделим периоду расчёта: если указать неверный интервал, отчёт сформируется с искажёнными данными, что приведёт к ошибкам при сдаче в госорганы.

⚠️ Внимание: В некоторых конфигурациях (например, 1С:Управление Торговлей 11) отчёт по среднесписочной численности может отсутствовать "из коробки". В этом случае потребуется доработка конфигурации или установка дополнительного отраслевого решения.

1. Где найти среднесписочную численность в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 отчёт формируется в разделе Кадры. Это наиболее удобный вариант для кадровых специалистов, так как здесь собраны все инструменты для работы с персоналом.

Пошаговый путь:

1. Откройте раздел Кадры в главном меню.
2. Перейдите в подраздел Отчёты по кадровому учёту.
3. Выберите пункт Среднесписочная численность (или Сведения о численности работников в некоторых релизах).

Если пункта нет в списке, проверьте:

• 🔹 Версию конфигурации: в ЗУП 2.5 путь другой (раздел Кадры → Кадровые отчёты).
• 🔹 Права пользователя: у вас должен быть доступ к кадровым отчётам (роль "Кадровик" или "Бухгалтер по зарплате").
• 🔹 Обновления: если отчёт отсутствует, обновите конфигурацию через Администрирование → Поддержка и обслуживание.

После открытия отчёта укажите:

• 📅 Период: месяц или квартал (например, для РСВ-1 нужен квартальный отчёт).
• 🏢 Организацию: если в базе несколько юрлиц.
• 👥 Подразделения: можно выбрать конкретные отделы или сформировать отчёт по всей компании.

Указать корректный период (не текущий месяц, если отчёт за прошлый квартал)|

Выбрать нужную организацию (если их несколько)|

Проверить, что все сотрудники имеют статус "Работает" на дату отчёта|

Убедиться, что нет сотрудников с неполным рабочим временем (они учитываются иначе)

-->

2. Путь к отчёту в 1С:Бухгалтерия 3.0

В 1С:Бухгалтерия 3.0 отчёт по среднесписочной численности спрятан глубже, чем в ЗУП. Здесь он относится к регламентированной отчётности, а не к кадровым инструментам.

Как найти:

1. Перейдите в раздел Отчёты.
2. Выберите Регламентированные отчёты.
3. В списке найдите папку ПФР или ФСС (в зависимости от цели формирования).
4. Откройте отчёт Среднесписочная численность работников (может называться Сведения о среднесписочной численности).

⚠️ Внимание: В БП 3.0 отчёт формируется на основе данных из раздела Зарплата и кадры. Если вы не вели кадровый учёт в этой базе (например, зарплата считается в отдельной ЗУП), данные будут неполными или нулевыми. В этом случае потребуется выгрузка из ЗУП или ручной ввод показателей.

После открытия отчёта:

• 📌 Укажите период (например, 1 квартал 2026).
• 🏭 Выберите организацию (если их несколько).
• 📊 Нажмите Сформировать и проверьте данные.

Если отчёт формируется с ошибками (например, показывает "0"), проверьте:

• 🔄 Наличие движений по сотрудникам в разделе Зарплата и кадры → Сотрудники.
• 📅 Даты приёма/увольнения: сотрудники должны быть в штате на дату отчёта.
• ⚙️ Настройки учёта: в Администрирование → Настройки программы → Зарплата и кадры должен быть включён флажок Ведётся кадровый учёт.

1С:ЗУП 3.1|

1С:Бухгалтерия 3.0|

1С:Управление Торговлей 11|

1С:Комплексная автоматизация|

Другую (напишите в комментариях)

-->

3. Среднесписочная в 1С:УТ 11 и КА 2.4 — есть ли такой отчёт?

В конфигурациях 1С:Управление Торговлей 11 и 1С:Комплексная Автоматизация 2.4 отчёта по среднесписочной численности нет по умолчанию. Эти программы ориентированы на торговлю и складской учёт, а не на кадровые расчёты.

Что делать?

• 🔧 Доработать конфигурацию: добавить отчёт через Конфигуратор (потребуются навыки 1С-программирования).
• 📤 Выгрузить данные в ЗУП/БП: если кадровый учёт ведётся в другой базе, экспортируйте данные через Обмен данными.
• 📊 Использовать внешнюю обработку: на сайте infostart.ru или its.1c.ru можно найти готовые обработки для формирования отчёта.

⚠️ Внимание: Если вы ведёте кадровый учёт непосредственно в УТ 11, данные для среднесписочной численности можно извлечь из отчёта Список сотрудников (раздел Персонал), но расчёт придётся делать вручную по формуле:

Среднесписочная = (Сумма списочной численности за все дни периода) / Количество дней в периоде

Для автоматизации лучше интегрировать УТ с 1С:ЗУП или использовать 1С:ERP, где кадровые отчёты реализованы полноценно.

4. Как экспортировать отчёт в Excel и проверить данные

После формирования отчёта его можно выгрузить в Excel для дальнейшей обработки или передачи в госорганы. В большинстве конфигураций 1С есть встроенная функция экспорта.

Инструкция для ЗУП 3.1 и БП 3.0:

1. Сформируйте отчёт (как описано в разделах выше).
2. Нажмите кнопку Ещё (или Действия) в верхнем меню отчёта.
3. Выберите Сохранить как... или Выгрузить в Excel.
4. Укажите путь для сохранения файла (рекомендуем формат .xlsx).

Что проверить в экспортированном файле:

⚠️ Внимание: Если в экспортированном файле есть дробные значения (например, 45.3), это означает, что в отчёте учтены сотрудники с неполным рабочим временем. По правилам Росстата такие сотрудники должны учитываться как 0.5 или 0.25 в зависимости от отработанного времени. Проверьте настройки в Кадровый учёт → Настройки учёта времени.

5. Частые ошибки и как их исправить

Даже опытные пользователи 1С сталкиваются с проблемами при формировании среднесписочной численности. Вот самые распространённые ошибки и способы их устранения:

1. Отчёт формируется с нулевыми значениями

• 🔍 Причина: Нет данных о сотрудниках в базе или не ведётся кадровый учёт.
• 🛠 Решение:
  • Проверьте раздел Сотрудники — есть ли там актуальные записи.
  • Включите кадровый учёт в настройках (Администрирование → Настройки программы).
  • Если данные в другой базе (например, в ЗУП), настройте обмен данными.

2. Не совпадают данные с прошлым периодом

• 🔍 Причина: Изменения в штатном расписании или ошибки в датах приёма/увольнения.
• 🛠 Решение:
  • Сравните отчёты за два периода в разделе Кадры → Отчёты → Движение кадров.
  • Проверьте, не было ли массовых увольнений или приёмов в текущем периоде.

3. В отчёте отсутствуют внешние совместители

• 🔍 Причина: По умолчанию внешние совместители не включаются в среднесписочную численность.
• 🛠 Решение:
  • В настройках отчёта включите флажок Учитывать внешних совместителей (если он есть).
  • Если флажка нет, добавьте их вручную в Excel после экспорта.

4. Ошибка "Нет данных для формирования отчёта"

• 🔍 Причина: Не указан период или не выбрана организация.
• 🛠 Решение:
  • Убедитесь, что период заполнен корректно (например, 01.01.2026–31.03.2026 для 1 квартала).
  • Проверьте, что в базе есть хотя бы одна организация с сотрудниками.

6. Настройки для корректного расчёта

Чтобы отчёт по среднесписочной численности формировался без ошибок, необходимо правильно настроить кадровый учёт и параметры расчёта. Вот ключевые моменты:

1. Настройки кадрового учёта

• 📋 В ЗУП 3.1 проверьте:
  • Раздел Настройки → Кадровый учёт.
  • Флажок Вести кадровый учёт должен быть включён.
  • Флажок Вести учёт по подразделениям (если нужно детализировать отчёт).
• 📋 В БП 3.0:
  • Раздел Администрирование → Настройки программы → Зарплата и кадры.
  • Флажок Ведётся учёт кадров.

2. Параметры расчёта среднесписочной

• 🔢 В отчёте можно настроить:
  • Учёт внешних совместителей (включать или нет).
  • Учёт сотрудников на ГПХ (по умолчанию не включаются).
  • Округление (до целых или с одним знаком после запятой).

3. Проверка данных перед формированием

Перед формированием отчёта рекомендуется:

• 🔹 Проверить даты приёма/увольнения сотрудников за период.
• 🔹 Убедиться, что у всех сотрудников указаны ставки (полная или неполная).
• 🔹 Сверить данные с табелем учёта рабочего времени (раздел Зарплата → Табель).

7. Автоматизация: как упростить формирование отчёта

Если вам приходится формировать среднесписочную численность ежемесячно или ежеквартально, можно автоматизировать процесс:

1. Сохранение настроек отчёта

• 💾 В 1С есть функция Сохранить настройки (кнопка Ещё → Сохранить настройки).
• 📌 Сохраните шаблон с нужными параметрами (период, организация, подразделения).
• 🔄 В следующий раз отчёт будет формироваться в один клик.

2. Настройка напоминаний

• ⏰ В ЗУП 3.1 можно создать напоминание о формировании отчёта:
  • Раздел Администрирование → Напоминания.
  • Добавьте новое напоминание с периодом (например, "Каждый квартал за 5 дней до конца").

3. Интеграция с внешними сервисами

• 🌐 Если вы сдаёте отчётность через Контур.Экстерн, СБИС или Такском, настройте автоматическую выгрузку:
  • В 1С: Администрирование → Обмен данными → Настройка обмена.
  • Выберите сервис и укажите, какие отчёты выгружать автоматически.

4. Использование обработок для сложных случаев

• 🛠 Если в компании сложная структура (много подразделений, филиалы), используйте внешние обработки:
  • Например, обработка "Среднесписочная численность с детализацией по подразделениям" на infostart.ru.
  • Устанавливается через Файл → Открыть → Выбрать файл обработки.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Среднесписочная = (Сумма списочной численности за все календарные дни периода) / Количество календарных дней в периоде

Среднесписочная за год = (Q1 + Q2 + Q3 + Q4) / 4