Штатное расписание в 1С: где искать, как создать и заполнить

Штатное расписание — это не просто формальность, а ключевой документ, который определяет структуру компании, количество сотрудников, их должности и оклады. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) этот документ интегрирован в систему кадрового учета и напрямую влияет на расчет зарплаты, налогов и отчетность. Но где именно его искать в программе? Как правильно создать и заполнить, чтобы избежать ошибок при начислении зарплаты или сдаче отчетности в ПФР и ФНС?

Если вы только начинаете работать с 1С:ЗУП или переходите с бумажного учета на электронный, процесс может показаться сложным. Особенно когда речь идет о крупных компаниях с разветвленной структурой подразделений. В этой статье мы разберем, где хранится штатное расписание в разных версиях 1С:ЗУП (3.1 и 2.5), как его открыть, создать с нуля или отредактировать существующее. А также дадим практические советы по заполнению, чтобы избежать типичных ошибок, которые приводят к проблемам с налогами или некорректным начислениям.

Где в 1С находится штатное расписание: пути для ЗУП 3.1 и 2.5

Местоположение штатного расписания зависит от версии программы. В 1С:ЗУП 3.1 (актуальная версия) и 1С:ЗУП 2.5 (устаревающая, но еще используемая) пути отличаются. Если вы не уверены, какая у вас версия, проверьте в меню Справка → О программе.

В 1С:ЗУП 3.1 штатное расписание находится здесь:

• 📌 Раздел "Кадры" → Ссылка "Штатное расписание" (основной путь)
• 🔍 Альтернативный путь: Раздел "Справочники и настройки" → Справочники → Штаты
• 📋 Если не видите раздел "Кадры", проверьте права доступа — возможно, ваша роль в программе ограничена

В 1С:ЗУП 2.5 путь другой:

• 📌 Меню "Кадры" → Подменю "Штатное расписание"
• 🔄 В некоторых конфигурациях может называться "Штаты организации"
• ⚙️ Если пункта нет, возможно, он скрыт в настройках интерфейса — попробуйте включить отображение всех команд в Сервис → Настройки → Интерфейс

⚠️ Внимание: В 1С:ЗУП 2.5 штатное расписание может храниться в виде отдельного документа, а не справочника. Если вы не находите его в меню, попробуйте поиск по ключевому слову "штат" в строке быстрого доступа (Ctrl+F).

Если вы работаете в облачной версии 1С:ЗУП (например, через 1С:Фреш), путь остается тем же, но внешний вид интерфейса может немного отличаться. В некоторых тарифах функционал штатного расписания ограничен — уточните это у вашего администратора или в личном кабинете.

Как открыть существующее штатное расписание в 1С

Если штатное расписание уже создано, его можно не только просмотреть, но и отредактировать. Для этого:

1. Перейдите в раздел Кадры → Штаты (для ЗУП 3.1) или Кадры → Штаты организации (для ЗУП 2.5).
2. В открывшемся списке вы увидите все существующие записи. Они могут быть сгруппированы по организациям (если их несколько) или по подразделениям.
3. Дважды кликните по нужной строке, чтобы открыть карточку штатной единицы.

В карточке отобразятся все детали:

• 🏢 Подразделение (например, "Бухгалтерия" или "Отдел продаж")
• 👔 Должность (например, "Главный бухгалтер" или "Менеджер по продажам")
• 💰 Оклад или тарифная ставка
• 📅 Дата начала и окончания действия записи (если штатная единица временная)
• 📊 Количество штатных единиц (например, 2 менеджера на одной должности)

Если список пуст, значит штатное расписание еще не создано — его нужно формировать с нуля (об этом расскажем в следующем разделе). Если записей много, используйте фильтр по подразделению или должности, чтобы быстрее найти нужную. В ЗУП 3.1 для этого есть поле поиска в верхней части списка.

Создание нового штатного расписания с нуля: пошаговая инструкция

Если в вашей базе еще нет штатного расписания, его нужно создать. Процесс немного отличается в зависимости от версии, но общая логика сохраняется. Рассмотрим на примере 1С:ЗУП 3.1:

1. Перейдите в Раздел "Кадры" → "Штатное расписание".
2. Нажмите кнопку "Создать" (или Insert на клавиатуре).
3. В открывшейся форме заполните обязательные поля:
   • 🏢 Организация — выберите из справочника, если их несколько.
   • 📅 Дата — укажите дату, с которой расписание вступает в силу (обычно текущая или будущая дата).
   • 📝 Наименование — например, "Штатное расписание на 2026 год".

Нажмите "Записать и закрыть" — теперь можно добавлять штатные единицы.

После создания основного документа нужно заполнить его содержимое — штатные единицы. Для этого:

5. Откройте созданное расписание двойным кликом.
6. В нижней части формы нажмите "Добавить" (или Ctrl+N).
7. Заполните карточку штатной единицы (подробнее об этом — в следующем разделе).

В 1С:ЗУП 2.5 процесс аналогичен, но вместо отдельного документа "Штатное расписание" вы сразу работаете со справочником "Штаты". Здесь каждая запись — это отдельная штатная единица, а не группировка.

⚠️ Внимание: Если в вашей базе уже есть сотрудники, но нет штатного расписания, при его создании программа может предложить автоматически сгенерировать записи на основе текущих должностей. Внимательно проверьте предложенные данные — автоматически созданные записи часто содержат ошибки в окладах или подразделениях.

Справочник подразделений заполнен и актуален|

Справочник должностей соответствует классификатору ОКЗ|

Оклады и тарифные ставки согласованы с руководителями|

Дата вступления расписания в силу не противоречит действующим кадровым документам-->

Как правильно заполнить штатную единицу: разбор полей

Каждая штатная единица в 1С:ЗУП — это отдельная запись, которая определяет должность, количество сотрудников на ней и финансовые условия. Разберем ключевые поля, которые нужно заполнить:

Поле	Что указывать	Пример	Важно!
Подразделение	Выберите из справочника подразделений. Если нужного нет — сначала добавьте его.	Отдел продаж, Бухгалтерия, Склад	Ошибка здесь приведет к неправильной аналитике по подразделениям в отчетах.
Должность	Выберите из справочника должностей. Должна соответствовать ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).	Менеджер по продажам (код ОКЗ 2419)	Несоответствие ОКЗ может вызвать проблемы при сдаче отчетности в ПФР.
Количество штатных единиц	Сколько человек может занимать эту должность. Например, 2 менеджера или 0.5 ставки.	1 (для уникальных должностей), 3 (для массовых)	Если указать 0, должность будет резервной (без занятых сотрудников).
Вид занятости	Выберите из списка: основное место работы, совместительство, сезонная работа и т.д.	Основное место работы	Влияет на расчет налогов и страховых взносов.
Оклад (тарифная ставка)	Укажите размер оклада или почасовую ставку. Можно прописать фиксированную сумму или диапазон (вилку).	50 000 руб., 300 руб./час	Если оклад не указан, программа не сможет рассчитать зарплату!

Дополнительно можно указать:

• 📅 Дата начала и окончания — если должность временная (например, на период декрета основного сотрудника).
• 📌 Категория персонала — рабочий, служащий, руководитель (нужно для некоторых отчетов).
• 💼 Надбавки и доплаты — например, за вредные условия труда или северные надбавки.
• 📈 График работы — пятидневка, сменный график и т.д. (если не указан, будет использоваться график по умолчанию).

В ЗУП 3.1 при заполнении оклада можно использовать формулу, например, "Оклад + 10% от продаж". Это удобно для должностей с переменной частью зарплаты. Но будьте осторожны: сложные формулы могут усложнить расчет зарплаты и привести к ошибкам, если не проверять их ежемесячно.

Что будет, если не заполнить поле "Оклад"?

Если оклад не указан, программа не сможет автоматически рассчитать зарплату для сотрудников на этой должности. Придется вводить сумму вручную каждый месяц, что увеличивает риск ошибок. Кроме того, без оклада не получится сформировать некоторые отчеты, например, по фонду оплаты труда (ФОТ).

Типичные ошибки при заполнении штатного расписания и как их избежать

Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки при работе со штатным расписанием в 1С. Вот самые распространенные из них и способы их предотвратить:

• 🚫 Несоответствие ОКЗ — если должность в справочнике не привязана к классификатору, это вызовет ошибки в отчетах СЗВ-ТД и 4-ФСС.

  Как исправить: Откройте справочник должностей (Кадры → Справочники → Должности) и проверьте, что у каждой позиции указан код ОКЗ.

• 🚫 Дублирующиеся записи — когда одна и та же должность прописана дважды с разными окладами.

  Как исправить: Используйте фильтр по должности в штатном расписании и удалите лишние записи.

• 🚫 Неактуальные даты — если дата окончания штатной единицы прошла, но запись не архивирована.

  Как исправить: Регулярно (раз в квартал) проверяйте штатное расписание на наличие просроченных записей.

• 🚫 Неуказанные оклады — без этой информации невозможно рассчитать зарплату.

  Как исправить: Проверьте все штатные единицы на наличие оклада или тарифной ставки.

• 🚫 Ошибки в количестве штатных единиц — например, указано 1 единица, а фактически работает 2 человека.

  Как исправить: Сверяйте данные штатного расписания с фактическим количеством сотрудников в отчете "Сотрудники организации".

Еще одна распространенная проблема — расхождение между штатным расписанием и фактическими кадровыми приказами. Например, в расписании указан оклад 50 000 руб., а в приказе о приеме на работу — 45 000 руб. В этом случае программа будет использовать данные из штатного расписания, что приведет к недовольству сотрудника и необходимости перерасчета.

⚠️ Внимание: В 1С:ЗУП 3.1 при изменении оклада в штатном расписании программа не автоматически обновляет оклады у уже работающих сотрудников. Вам нужно вручную создать документ "Кадровый перевод" или "Изменение оплаты труда" для каждого сотрудника.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуем:

1. Перед внесением изменений в штатное расписание сверяться с приказами по личному составу.
2. После редактирования проверять, как изменения отразились на расчете зарплаты (с помощью отчета "Анализ начислений").
3. Вести журнал изменений штатного расписания (можно прямо в 1С, создав отдельный документ или используя механизм комментариев).

Как штатное расписание связано с кадровыми документами и зарплатой

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не изолированный документ, а основа для всей кадровой и расчетной работы. От него зависят:

• 📄 Прием на работу — при оформлении нового сотрудника программа предлагает выбрать штатную единицу из расписания. Если подходящей нет, придется создавать ее вручную или редактировать существующую.
• 💰 Начисление зарплаты — оклад берется из штатного расписания (если не переопределен в личной карточке сотрудника).
• 📊 Отчетность — данные о штатной численности и ФОТ формируются на основе расписания (отчеты 4-ФСС, РСВ, СЗВ-ТД).
• 📈 Планирование бюджета — на основе штатного расписания можно спрогнозировать фонд оплаты труда на год.

Например, при создании документа "Прием на работу" в поле "Штатная единица" отображаются только те записи из расписания, которые:

• 📅 Актуальны на дату приема (дата начала ≤ дата приема ≤ дата окончания).
• 👥 Имеют свободные штатные единицы (количество занятых сотрудников < общего количества по расписанию).
• 🏢 Относятся к тому же подразделению, что и сотрудник.

Если подходящей штатной единицы нет, программа выдаст ошибку. В этом случае можно:

1. Отредактировать существующую запись в штатном расписании (увеличить количество единиц или продлить дату действия).
2. Создать новую штатную единицу.
3. Принять сотрудника без привязки к штатному расписанию (не рекомендуется, так как это нарушает кадровый учет).

Аналогичная логика работает и для кадровых переводов. Если сотрудник переводится на другую должность, программа проверяет, есть ли свободные штатные единицы в новом подразделении.

Как выгрузить штатное расписание из 1С в Excel или Word

Иногда штатное расписание нужно предоставить в бумажном виде или проанализировать в Excel. В 1С:ЗУП есть несколько способов выгрузки:

Способ 1: Быстрая выгрузка в Excel

1. Откройте список штатного расписания (Кадры → Штаты).
2. Выделите нужные строки (или нажмите Ctrl+A, чтобы выбрать все).
3. Правой кнопкой мыши выберите "Выгрузить в Excel".
4. Укажите путь для сохранения файла.

В результате получится таблица с колонками: подразделение, должность, количество единиц, оклад и т.д. Минус этого способа — в Excel не попадают некоторые реквизиты (например, надбавки или график работы).

Способ 2: Печатная форма штатного расписания

1. Откройте нужное штатное расписание (двойной клик по записи).
2. Нажмите кнопку "Печать" (или Ctrl+P).
3. Выберите форму "Штатное расписание (Т-3)" — это стандартная форма, утвержденная Госкомстатом.
4. Настройте параметры вывода (период, организация, подразделения).
5. Нажмите "Сформировать", затем "Экспорт в Excel/Word".

Печатная форма Т-3 содержит все необходимые реквизиты и соответствует требованиям законодательства. Ее можно сразу распечатать или сохранить в PDF для отправки контрагентам.

Способ 3: Отчет "Анализ штатного расписания"

Если нужна детализированная информация (например, с разбивкой по видам занятости или категориям персонала), используйте отчет:

1. Перейдите в Кадры → Отчеты по кадровому учету → Анализ штатного расписания.
2. Задайте период и другие фильтры (организация, подразделение).
3. Нажмите "Сформировать", затем экспортируйте в Excel.

⚠️ Внимание: В некоторых версиях 1С:ЗУП (особенно облачных) функционал выгрузки может быть ограничен. Если кнопки "Экспорт" нет, попробуйте скопировать данные из отчета вручную или обратитесь к администратору.

FAQ: Ответы на частые вопросы о штатном расписании в 1С

Можно ли в 1С создать штатное расписание задним числом?

Да, но нужно учитывать два момента:

1. Дата документа "Штатное расписание" должна быть не позже даты приема сотрудников, которые к нему относятся. Иначе программа не даст привязать их к штатным единицам.
2. Если штатное расписание создается задним числом для уже работающих сотрудников, после его создания нужно вручную обновить их личные карточки, указав соответствующие штатные единицы.

Лучше избегать таких ситуаций, так как они могут привести к расхождениям в отчетности.

Что делать, если в штатном расписании ошибка в окладе, а сотрудник уже работает?

Порядок действий:

1. Исправьте оклад в штатном расписании.
2. Создайте документ "Изменение оплаты труда" (Кадры → Кадровые документы → Изменение оплаты труда).
3. Укажите сотрудника, новую сумму оклада и дату, с которой изменения вступают в силу.
4. Проведите документ.

Если ошибка была в прошлых периодах, может потребоваться перерасчет зарплаты.

Как в 1С отразить вакантную должность в штатном расписании?

Вакантная должность отражается как штатная единица с количеством 0 занятых сотрудников. Например:

• Количество штатных единиц: 1
• Занято сотрудников: 0

Когда вы примете сотрудника на эту должность, количество занятых автоматически увеличится до 1.

Можно ли в одном штатном расписании указать разные оклады для одной должности?

Да, но для этого нужно создать две отдельные штатные единицы с одинаковой должностью, но разными окладами. Например:

• Менеджер по продажам — оклад 40 000 руб. (1 единица)
• Менеджер по продажам — оклад 50 000 руб. (1 единица)

При приеме сотрудника вы сможете выбрать нужную запись. Однако такой подход усложняет аналитику, поэтому лучше прописывать разные оклады через надбавки или персональные коэффициенты.

Как перенести штатное расписание из одной базы 1С в другую?

Есть три способа:

1. Выгрузка/загрузка через Excel: экспортируйте штатное расписание в Excel из старой базы, затем импортируйте в новую через Файл → Открыть (потребуется настройка соответствий полей).
2. Обмен данными: если базы на одной платформе, используйте механизм обмена (например, через Администрирование → Обмен данными).
3. Перенос через XML: выгрузите данные в формате XML (Файл → Выгрузить данные) и загрузите в новую базу. Этот способ самый надежный, но требует технических навыков.

Перед переносом убедитесь, что в новой базе заполнены справочники подразделений и должностей — иначе данные не найдут соответствий.