Выплаты авансов сотрудникам через расчетный счет — рутинная, но ответственная операция, требующая точного отражения в 1С:Бухгалтерия 8.3. Ошибки на этом этапе чреваты не только искажением бухгалтерского учета, но и проблемами с налоговыми органами. Особенно актуальна тема для компаний, где авансы выплачиваются не наличными, а банковским переводом с указанием конкретного чека (например, 0142294).
В этой статье разберем пошаговый алгоритм отражения операции "Получено с расчетного счета по чеку на выплату аванса" — от создания платежного поручения до формирования проводок и учета НДФЛ. Уделим внимание типичным ошибкам, которые допускают бухгалтеры при работе с авансами в 1С, и покажем, как их избежать. Материал актуален для редакций 3.0.130+ (включая последние обновления 2026 года).
⚠️ Важно: Если ваша организация использует 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) отдельно от Бухгалтерии, процесс может отличаться. В этой статье рассматриваем классический сценарий для 1С:Бухгалтерия 8.3 с включенным функционалом расчета зарплаты.
Почему нельзя просто списать деньги с расчетного счета
Многие бухгалтеры ошибочно полагают, что для отражения аванса достаточно создать документ Списание с расчетного счета и указать статью движения денежных средств. Это грубая ошибка, которая приводит к:
🔹 Искажению данных по расчетам с персоналом — в карточке сотрудника не будет видно, что ему выплачен аванс, а это критично для правильного расчета конечной зарплаты.
🔹 Проблемам с НДФЛ и страховыми взносами — аванс не облагается налогами, но если его неверно оформить, инспекция может доначислить взносы.
🔹 Некорректному сальдо по счету 70 — без правильных проводок бухгалтерская отчетность будет содержать ошибки.
⚠️ Внимание: С 2023 года ФНС усилила контроль за выплатами в пользу физических лиц. Если аванс не отражен как зарплатная операция, его могут расценить как "серую" выплату с доначислением НДФЛ 13% и страховых взносов 30%.
Подготовка: проверка настроек перед проведением аванса
Прежде чем оформлять платеж, убедитесь, что в 1С корректно настроены:
📌 Счета учета зарплаты — проверьте, что счет 70 ("Расчеты с персоналом по оплате труда") привязан к соответствующему субсчету в Плане счетов (Главное → План счетов).
📌 Статьи движения денежных средств — должна быть статья типа "Выплата заработной платы" (или аналогичная) с видом операции Прочие выплаты персоналу.
📌 Банковские реквизиты — в справочнике Банковские счета (Справочники → Банковские счета) должен быть актуальный расчетный счет организации, с которого списываются средства.
📌 Налоговые настройки — в Настройках учета (Главное → Настройка учета → Зарплата и кадры) должен быть включен флаг "Ведется учет зарплаты в этой программе".
Проверьте сальдо по счету 51 (достаточно ли средств)|Убедитесь, что у всех сотрудников указаны банковские карты для перечисления|Сверьте дату выплаты аванса с графиком зарплаты в компании|Проверьте, что в справочнике "Физические лица" у сотрудников указан ИНН (важно для НДФЛ)
-->
Если хотя бы один из пунктов не выполнен, 1С может не дать провести документ или сформирует некорректные проводки. Например, при отсутствии ИНН у сотрудника программа не сможет правильно рассчитать НДФЛ при окончательном расчете зарплаты.
Шаг 1: Создание платежного поручения на выплату аванса
Авансовые выплаты оформляются через документ "Списание с расчетного счета" с видом операции "Перечисление зарплаты на карты". Вот как это сделать правильно:
1. Перейдите в раздел Банк и касса → Банковские выписки.
2. Нажмите "Списание" и выберите вид операции "Перечисление зарплаты на карты".
3. В поле "Назначение платежа" укажите:
Выплата аванса за [месяц] [год] по чеку №0142294 от [дата]. НДФЛ удерживается при окончательном расчете.4. В табличной части добавьте сотрудников, которым выплачивается аванс. Для каждого укажите:
- 👤 ФИО сотрудника (выбирается из справочника "Физические лица");
- 💳 Банковский счет (должен быть предварительно заполнен в карточке сотрудника);
- 💰 Сумма аванса (обычно 40-50% от оклада, но может отличаться по внутренним правилам компании).
5. В поле "Счет дебета" автоматически подставится 70 (расчеты с персоналом). Если этого не произошло, выберите его вручную.
6. Укажите через какой банк проходит платеж (если используется клиент-банк, выберите соответствующий договор).
Если в вашей компании аванс выплачивается в фиксированной сумме (например, 10 000 руб. всем сотрудникам), используйте функцию "Заполнить по сотрудникам" в табличной части документа. Это сэкономит время при большом штате.
7. Нажмите "Провести и закрыть". Документ сформирует проводку:
| Дебет | Кредит | Сумма | Описание |
|---|---|---|---|
70 |
51 |
Сумма аванса | Выплата аванса по чеку №0142294 |
⚠️ Внимание: Если в платежном поручении не указать, что это аванс, а просто написать "выплата зарплаты", 1С может автоматически удержать НДФЛ с этой суммы. Это неправильно — НДФЛ удерживается только с окончательного расчета за месяц!
Шаг 2: Отражение аванса в ведомости на выплату зарплаты
Платежное поручение — это только списание денег с расчетного счета. Чтобы аванс корректно отразился в расчетах с сотрудниками, нужно создать документ "Выплата зарплаты":
1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Ведомости на выплату зарплаты.
2. Нажмите "Создать" и выберите вид ведомости "Выплата через банк".
3. В поле "Месяц начисления" укажите текущий месяц (даже если аванс выплачивается в начале месяца).
4. В табличной части добавьте тех же сотрудников, что и в платежном поручении. Суммы должны совпадать!
5. В поле "Вид выплаты" выберите "Аванс".
6. В поле "Документ списания" укажите ранее созданное платежное поручение (оно должно подтянуться автоматически по дате и сумме).
7. Нажмите "Провести".
После проведения документ сформирует проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма | Описание |
|---|---|---|---|
70 |
50.01 или 51 |
Сумма аванса | Выплата аванса по ведомости |
70 |
70.Авансы |
Сумма аванса | Удержание аванса (зачет) |
✅ Почему это важно? Без ведомости на выплату зарплаты аванс не будет учтен в лицевых счетах сотрудников, и при окончательном расчете зарплаты программа может начислить сумму повторно.
Два раза в месяц (стандартный график)|Один раз в месяц|По запросу сотрудников|Иное-->
Шаг 3: Проверка корректности проводок и сальдо
После проведения документов необходимо сверить данные, чтобы избежать ошибок в отчетности. Вот что проверять:
🔍 Сальдо по счету 70 — после выплаты аванса по каждому сотруднику должно появиться дебетовое сальдо (сотрудник должен компании). Проверить можно через отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70" (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость).
🔍 Сопоставление с банковской выпиской — сумма в платежном поручении должна совпадать с суммой списания в выписке банка. Если есть расхождения, возможно, банк удержал комиссию — ее нужно отразить отдельным документом.
🔍 Лицевые счета сотрудников — в карточке каждого сотрудника (Зарплата и кадры → Сотрудники) на закладке "Лицевой счет" должна отобразиться строка с авансом.
📊 Пример правильного сальдо:
| Сотрудник | Сальдо до аванса | Сумма аванса | Сальдо после аванса |
|---|---|---|---|
| Иванов И.И. | 0 | 20 000 | -20 000 (дебет) |
| Петров П.П. | 0 | 15 000 | -15 000 (дебет) |
❌ Частая ошибка: Если сальдо после аванса кредитовое (сотрудник должен компании), значит, аванс был проведен как начисление, а не как выплата. Исправляйте документы!
Что делать, если аванс провели дважды?
Если по ошибке аванс был выплачен одному сотруднику дважды, нужно:
1. Создать документ "Корректировка долга" (Зарплата и кадры → Корректировка долга) с типом операции "Сторно начисления".
2. Указать сумму ошибочного аванса и сотрудника.
3. Провести документ — он сформирует обратные проводки.
4. Если деньги уже ушли сотруднику, оформите удержание из следующей зарплаты или попросите вернуть сумму наличными (оформите документ "Поступление наличных").
Шаг 4: Учет аванса при окончательном расчете зарплаты
При начислении зарплаты за месяц 1С автоматически учитывает выданные авансы. Однако есть нюансы:
1. При создании документа "Начисление зарплаты" (Зарплата и кадры → Все начисления) программа сама уменьшит сумму к выплате на размер аванса.
2. В ведомости на выплату зарплаты (Т-53) аванс будет отражен в графе "Удержано".
3. НДФЛ рассчитывается с полной суммы зарплаты, но удерживается только с оставшейся части (за минусом аванса).
📌 Пример:
- Оклад сотрудника — 50 000 руб.
- Аванс — 20 000 руб.
- НДФЛ (13%) — 6 500 руб. (с полной суммы оклада).
- К выплате:
50 000 - 20 000 (аванс) - 6 500 (НДФЛ) = 23 500 руб.
⚠️ Внимание: Если аванс был выплачен в последних числах месяца, а зарплата начисляется в начале следующего, убедитесь, что в настройках 1С включен флаг "Учитывать авансы при расчете зарплаты за предыдущий месяц" (Настройка учета → Зарплата). Иначе программа не увидит аванс и начисляет зарплату в полном объеме.
Аванс не облагается НДФЛ и страховыми взносами на момент выплаты. Налоги рассчитываются с полной суммы дохода за месяц, но удерживаются только с оставшейся части после зачета аванса.
Типичные ошибки и как их исправить
Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при работе с авансами. Рассмотрим самые распространенные:
🔴 Ошибка 1: Аванс проведен как начисление, а не как выплата.
Признаки: В оборотно-сальдовой ведомости по счету 70 после аванса сальдо кредитовое (как будто сотруднику начислили деньги, а не выплатили).
Как исправить: Сторнируйте ошибочный документ и создайте правильный через "Выплата зарплаты".
🔴 Ошибка 2: В платежном поручении не указано, что это аванс.
Признаки: Банк или налоговая требует уточнений по назначению платежа.
Как исправить: Создайте новое платежное поручение с правильным назначением и проведите зачет по ошибочному платежу.
🔴 Ошибка 3: Аванс выплачен, но не отражен в ведомости на выплату зарплаты.
Признаки: В лицевом счете сотрудника аванс не виден, при окончательном расчете зарплаты сумма не уменьшается.
Как исправить: Создайте ведомость на выплату зарплаты задним числом и укажите документ списания.
🔴 Ошибка 4: Сумма аванса в платежном поручении и ведомости не совпадает.
Признаки: В оборотно-сальдовой ведомости остатки по счету 70 не сходятся.
Как исправить: Проведите сверку и скорректируйте сумму в одном из документов (лучше в ведомости).
Если выплачиваете авансы регулярно, настройте в 1С шаблон платежного поручения с постоянным назначением платежа. Это сэкономит время и уменьшит риск ошибок.
Отчетность: как авансы отражаются в формах 6-НДФЛ и РСВ
Авансы влияют на отчетность, хотя и не облагаются налогами на момент выплаты. Вот как это работает:
📄 6-НДФЛ:
- Аванс не включается в раздел 2 формы 6-НДФЛ на дату выплаты.
- При окончательном расчете зарплаты полная сумма дохода (включая аванс) попадает в строку 100 (дата фактического получения дохода).
- НДФЛ удерживается только с оставшейся части и отражается в строке 140.
📄 РСВ (расчет по страховым взносам):
- Аванс не включается в базу для начисления взносов на дату выплаты.
- Взносы рассчитываются с полной суммы зарплаты за месяц, но уплачиваются после удержания НДФЛ.
📄 Бухгалтерский баланс:
- Аванс отражается как дебетовое сальдо по счету 70 (актив).
- В балансе попадает в строку
1230 "Дебиторская задолженность"(если аванс не зачтен до конца месяца).
⚠️ Внимание: Если аванс выплачен в декабре, а зарплата за декабрь начисляется в январе, в годовом 6-НДФЛ аванс попадет в доходы декабря, а не января. Это важно для правильного заполнения отчетности.
FAQ: Частые вопросы по авансам в 1С
Можно ли выплатить аванс наличными, если обычно перечисляем на карты?
Да, но для этого нужно:
- Создать документ "Выплата зарплаты" с видом операции "Выплата через кассу".
- Оформить "Расходный кассовый ордер" (
Банк и касса → Кассовые документы) с указанием основания (аванс). - В назначении платежа указать, что это аванс, чтобы не было путаницы с окончательным расчетом.
Проводка будет: Дт 70 Кт 50.01.
Как отразить в 1С возвращенный аванс, если сотрудник уволился?
Если сотрудник вернул аванс (например, при увольнении до конца месяца), оформите:
- Документ "Поступление наличных" (если возвращены наличные) или "Поступление на расчетный счет" (если переводом).
- В назначении платежа укажите:
"Возврат аванса от [ФИО] по чеку №0142294". - Создайте документ "Корректировка долга" (
Зарплата и кадры → Корректировка долга) с типом операции "Сторно задолженности сотрудника".
Проводка: Дт 50 (или 51) Кт 70.
Что делать, если банк вернул платеж по авансу (например, из-за ошибки в реквизитах)?
Алгоритм действий:
- Сторнируйте ошибочное платежное поручение (кнопка "Сторно" в документе).
- Создайте новое платежное поручение с правильными реквизитами.
- Если деньги уже вернулись на расчетный счет, оформите их как "Прочее поступление" с последующим перечислением аванса.
⚠️ Не забывайте уведомить сотрудника о задержке!
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса, если сотрудник берет отпуск?
Нет, НДФЛ с аванса никогда не удерживается, даже если сотрудник уходит в отпуск. Налог рассчитывается с полной суммы дохода за месяц, но удерживается только с окончательной выплаты (за минусом аванса).
Исключение: если аванс выплачен в последних числах месяца, а отпускные начисляются в следующем месяце, может потребоваться корректировка даты получения дохода в 6-НДФЛ.
Как в 1С увидеть, кому из сотрудников еще не выплачен аванс?
Используйте отчет "Анализ задолженности по зарплате" (Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Анализ задолженности).
В настройках отчета:
- Установите период (текущий месяц).
- В группировках выберите "По сотрудникам".
- Добавьте отбор по виду операции "Аванс".
В результате вы увидите список сотрудников с суммами выплаченных/невыплаченных авансов.