Отпуск с последующим увольнением в 1С: как рассчитать без ошибок

Отпуск с последующим увольнением — одна из самых спорных процедур в кадровом учете, которая требует особого внимания при расчетах в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Сотрудник уходит в отпуск, после которого автоматически увольняется — и здесь важно не только правильно оформить документы, но и корректно рассчитать все выплаты, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие (если предусмотрено) и удержания.

В этой статье разберем пошаговый алгоритм расчета такого отпуска в 1С: от создания приказа до формирования записей в регистрах и проверки корректности начислений. Особое внимание уделим нюансам настройки программы, которые часто упускают из виду — например, как избежать двойного начисления отпускных или ошибок в расчете среднего заработка при увольнении в середине месяца. Материал актуален для редакции 3.1.23 и выше, но ключевые принципы применимы и к более ранним версиям.

1. Нормативная база: что говорит закон

Прежде чем переходить к настройкам 1С, разберемся с юридической стороной вопроса. Согласно ст. 127 ТК РФ, при увольнении работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска. Однако если сотрудник берет отпуск с последующим увольнением, компенсация не положена — вместо этого он получает отпускные за фактически отгулянные дни. Это ключевой момент, который часто становится причиной ошибок в расчетах.

Важно учитывать:

• 📅 Дата увольнения — последним днем работы считается последний день отпуска, а не день перед его началом. Это влияет на расчет среднего заработка и удержание НДФЛ.
• 💰 Выходное пособие — выплачивается только если увольнение происходит по основаниям, предусмотренным ст. 178 ТК РФ (например, сокращение штата). В случае увольнения по собственному желанию пособие не положено.
• ⚖️ Удержания — излишне выплаченные отпускные при досрочном увольнении можно удержать только с согласия работника (ст. 137 ТК РФ).

⚠️ Внимание: Если сотрудник увольняется по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), в договоре могут быть прописаны дополнительные выплаты. В этом случае их нужно вручную добавить в документ Увольнение в 1С.

В 1С эти нюансы учитываются автоматически, но только при правильной настройке параметров отпуска и увольнения. Если не указать, что отпуск предоставляется с последующим увольнением, программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, что приведет к излишним начислениям.

2. Подготовка программы: настройки перед расчетом

Чтобы избежать ошибок, перед оформлением отпуска с увольнением проверьте ключевые настройки в 1С:

1. Параметры расчета среднего заработка — перейдите в Настройки → Расчет зарплаты → Средний заработок и убедитесь, что период расчета соответствует 12 месяцам (по умолчанию). Если у сотрудника были больничные или отпуска, они должны исключаться из расчета автоматически.
2. Виды начислений — в справочнике Виды начислений проверьте, что для отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск установлены правильные формулы. Например, для отпускных должна использоваться формула СреднийЗарплат.Рассчитать().
3. Удержания НДФЛ — в настройках налогов (Настройки → Налоги и взносы) убедитесь, что для отпускных установлен код дохода 2012 (отпускные) или 2013 (компенсация за неиспользованный отпуск).

Особое внимание уделите кадровым настройкам:

• 🔧 В справочнике Виды увольнений должен быть вид с пометкой "С последующим предоставлением отпуска". Если его нет, создайте новый вид на основании ст. 77 или 78 ТК РФ.
• 📝 В Настройках кадрового учета проверьте, что флаг "Рассчитывать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении" снят для случаев отпуска с увольнением.

Проверены настройки среднего заработка|

Создан вид увольнения "с отпуском"|

Отключена автоматическая компенсация за неиспользованный отпуск|

Установлены правильные коды доходов для НДФЛ-->

3. Пошаговая инструкция: оформление отпуска с увольнением

Теперь перейдем к непосредственному оформлению. Весь процесс состоит из 4 этапов:

Этап 1. Создание приказа на отпуск

Откройте документ Отпуска организаций (Зарплата → Отпуска → Отпуска организаций) и нажмите "Создать". Заполните поля:

• 👤 Сотрудник — выберите из справочника.
• 📅 Период отпуска — укажите даты начала и окончания. Последний день отпуска будет датой увольнения.
• 🏖️ Вид отпуска — выберите "Ежегодный оплачиваемый" (или другой причитающийся вид).
• ⚙️ Особые отметки — поставьте флаг С последующим увольнением (это ключевой момент!).

После заполнения нажмите "Рассчитать" — программа автоматически рассчитает отпускные исходя из среднего заработка за последние 12 месяцев. Если сотрудник работал менее года, расчет ведется за фактический период.

Этап 2. Формирование удержаний

В том же документе перейдите на вкладку Удержания и проверьте:

• 💸 НДФЛ — должен рассчитываться автоматически по ставке 13% (или 15% для нерезидентов).
• 📊 Страховые взносы — проверьте, что они начислены на сумму отпускных (кроме взносов на травматизм, если отпуск предоставляется за счет ФСС).

Что делать, если НДФЛ не рассчитывается?

Если НДФЛ не появляется в документе, проверьте:

1. Правильность кода дохода в настройках вида начисления.

2. Наличие у сотрудника статуса налогового резидента (в карточке сотрудника на вкладке "Налоги").

3. Дату документа — она должна быть не позднее даты выплаты отпускных (обычно за 3 дня до начала отпуска).

Этап 3. Оформление увольнения

После проведения документа Отпуска организаций создайте документ Увольнение (Зарплата → Кадры → Увольнения). Заполните:

• 👤 Сотрудник — тот же, что и в отпуске.
• 📅 Дата увольнения — последний день отпуска (должна совпадать с датой из документа "Отпуск").
• 📄 Основание увольнения — выберите вид из справочника (например, "По собственному желанию с отпуском").
• ❌ Компенсация за неиспользованный отпуск — поле должно быть пустым (если флаг "С последующим увольнением" стоял в отпуске).

Проведите документ. Система автоматически закроет все кадровые записи сотрудника и сформирует запись в регистре Сведения о трудовой деятельности (для СЗВ-ТД).

Этап 4. Выплата и отражение в 6-НДФЛ

Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Для этого:

1. Сформируйте ведомость на выплату (Зарплата → Выплаты → Ведомости на выплату).
2. Укажите сумму отпускных и дату выплаты (не позднее 3 дней до отпуска).
3. После выплаты зафиксируйте факт в документе Выплата зарплаты.

Для 6-НДФЛ отпускные отразятся в разделе 2 с кодом дохода 2012 и датой получения дохода — последний день месяца, в котором они начислены (даже если выплачены раньше).

4. Расчет среднего заработка: формулы и примеры

Средний заработок для отпускных рассчитывается по правилам Постановления Правительства №922. Формула в 1С:

СреднийЗарплат = (СуммаВыплатЗаПериод / КоличествоОтработанныхДней) × КоличествоДнейОтпуска

Где:

• 💵 СуммаВыплатЗаПериод — все выплаты, включаемые в расчет (оклад, премии, надбавки), за исключением социальных пособий (больничные, декретные).
• 📅 КоличествоОтработанныхДней — рассчитывается как 29.3 × КоличествоПолныхМесяцев + 29.3/КоличествоДнейВМесяце × ОтработанныеДни для неполных месяцев.

Пример расчета:

Сотрудник Иванов уходит в отпуск с 10 по 23 июня 2026 года (14 дней) с последующим увольнением. Расчетный период — июнь 2026 — май 2026. За этот период он получил:

Месяц	Зарплата (руб.)	Премии (руб.)	Отработанные дни
Июнь 2026	50 000	5 000	21 (из 21)
Июль 2026	50 000	—	10 (из 23, был в отпуске)
Август 2026 — май 2026	50 000 × 10	10 000 (ежеквартальные)	Полные месяцы

Итого за расчетный период:

• Сумма выплат: 50 000 × 12 + 5 000 + 10 000 = 615 000 руб.
• Количество дней: 29.3 × 10 (полных месяцев) + 29.3 × (10/23) + 29.3 × (21/21) ≈ 351.6 дня
• Среднедневной заработок: 615 000 / 351.6 ≈ 1 749 руб./день
• Отпускные: 1 749 × 14 ≈ 24 486 руб.

⚠️ Внимание: Если в расчетном периоде сотрудник болел или был в отпуске, эти дни исключаются из расчета среднего. В 1С это учитывается автоматически, но только если больничные и отпуска оформлены документами Больничный лист и Отпуск.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при оформлении отпуска с увольнением. Вот самые распространенные:

Ошибка 1: Двойное начисление компенсации

Если в документе Увольнение не снят флаг "С последующим увольнением" в связанном отпуске, 1С рассчитает:

• 💰 Отпускные за фактический отпуск.
• 💰 Компенсацию за неиспользованный отпуск (которого уже нет, так как сотрудник его "отгулял").

Как исправить: Отмените проведение документа Увольнение, проверьте настройки отпуска и проведите заново.

Ошибка 2: Неправильная дата увольнения

Если в документе Увольнение указать дату до последнего дня отпуска, то:

• ❌ Сотрудник будет числиться уволенным до окончания отпуска (нарушение ст. 84.1 ТК РФ).
• ❌ В 6-НДФЛ появится расхождение между датой увольнения и датой получения дохода.

Как исправить: Дата увольнения должна совпадать с последним днем отпуска. Если ошибка уже сделана, оформите Прием на работу на 1 день с последующим повторным увольнением.

Ошибка 3: Неучтенные премии при расчете среднего

1С по умолчанию включает в расчет среднего заработка только те премии, которые начислены за фактически отработанное время. Если премия начислена за квартал, в котором сотрудник часть времени болел, ее нужно скорректировать вручную.

Как исправить: В документе Отпуск на вкладке Начисления добавьте ручную корректировку суммы премии.

Ошибка 4: Несвоевременная выплата отпускных

Если отпускные выплачены позднее чем за 3 дня до начала отпуска, это нарушение ст. 136 ТК РФ. В 1С это не блокируется, но может привести к штрафам при проверке трудовой инспекцией.

Как избежать: Настройте в 1С График выплат (Настройки → Зарплата → Графики выплат) так, чтобы отпускные выплачивались заранее.

6. Проверка корректности расчетов

После оформления отпуска с увольнением обязательно проверьте:

1. Сверка с регистрами

Откройте отчет Анализ начислений и удержаний по сотрудникам (Отчеты → Зарплата → Анализ начислений) и проверьте:

• 📌 Начислены ли отпускные за правильное количество дней.
• 📌 Удержан ли НДФЛ по ставке 13% (или 15% для нерезидентов).
• 📌 Нет ли дублирующих начислений (например, компенсации за неиспользованный отпуск).

2. Проверка 6-НДФЛ

Сформируйте отчет 6-НДФЛ (раздел 2) и убедитесь, что:

• 📅 Дата получения дохода (отпускные) — последний день месяца начисления.
• 💰 Сумма дохода совпадает с начисленными отпускными.
• 📋 Код дохода — 2012 (отпускные) или 4800 (выходное пособие, если предусмотрено).

3. Сверка с СЗВ-ТД

В отчете СЗВ-ТД проверьте, что:

• 📝 Дата увольнения совпадает с последним днем отпуска.
• 📝 Основание увольнения указано верно (например, "По собственному желанию, ст. 80 ТК РФ").

4. Контроль по расчетному листку

Сформируйте Расчетный листок для сотрудника и сверьте:

• 💵 Сумму отпускных к выплате (за минусом НДФЛ).
• 📅 Период, за который начислены отпускные.
• ❌ Отсутствие компенсации за неиспользованный отпуск (если отпуск предоставлен с увольнением).

7. Особенности для разных версий 1С

Алгоритм расчета отпуска с увольнением в целом одинаков для всех версий 1С:ЗУП, но есть нюансы:

1С:ЗУП 3.1 (редакция 3.1.23 и выше)

В последних версиях:

• ✅ Автоматическая проверка на двойное начисление компенсации (выдает предупреждение при проведении документа Увольнение).
• ✅ Поддержка нового формата СЗВ-ТД (с 2026 года).
• ✅ Улучшенный механизм расчета среднего заработка с учетом районных коэффициентов.

1С:ЗУП 2.5

В старой версии:

• ⚠️ Нет автоматической проверки на двойную компенсацию — нужно вручную следить за флагом "С последующим увольнением".
• ⚠️ Отсутствует отдельный документ СЗВ-ТД — запись об увольнении формируется в отчете Сведения о трудовой деятельности.
• ⚠️ Расчет среднего заработка может отличаться из-за устаревших алгоритмов (например, не учитываются изменения в Постановлении №922 от 2023 года).

1С:ЗУП КОРП

В корпоративной версии:

• ✅ Есть возможность настройки многокомпанейного учета — если сотрудник уволен из одной организации группы, но продолжает работать в другой.
• ✅ Поддержка международных стандартов (например, расчет отпускных для сотрудников в Казахстане или Белоруссии по местному законодательству).

⚠️ Внимание: В версиях 1С:ЗУП ниже 3.1.15 может отсутствовать флаг "С последующим увольнением" в документе Отпуск. В этом случае компенсацию за неиспользованный отпуск придется сторнировать вручную.

8. Частые вопросы и ответы

🔹 Можно ли отменить увольнение, если сотрудник передумал после отпуска?

Да, но только если:

1. Отпуск еще не начался — отмените документы Отпуск и Увольнение, создайте новый приказ без пометки "с увольнением".
2. Отпуск уже начался — оформите Прием на работу с даты, следующей за датой увольнения (по соглашению с сотрудником). При этом отпускные пересчитывать не нужно, но придется удержать НДФЛ с "лишних" дней (если они были оплачены заранее).

В обоих случаях потребуется письменное заявление сотрудника об отмене увольнения.

🔹 Как рассчитать отпускные, если сотрудник уходит в отпуск с увольнением в середине месяца?

Средний заработок рассчитывается за полные месяцы расчетного периода. Текущий месяц (в котором начинается отпуск) включается в расчет, только если до его начала сотрудник отработал хотя бы 15 дней. Например:

• Если отпуск начинается 10 июня, июнь включается в расчетный период.
• Если отпуск начинается 20 июня, июнь не включается (так как отработано менее 15 дней).

В 1С это учитывается автоматически при правильной настройке графика работы сотрудника.

🔹 Нужно ли платить страховые взносы с отпускных при увольнении?

Да, отпускные облагаются страховыми взносами в обычном порядке (кроме взносов на травматизм, если отпуск оплачивается за счет ФСС). Исключение — случаи, когда отпуск предоставляется за счет средств фонда социального страхования (например, при увольнении в связи с ликвидацией организации).

В 1С взносы рассчитываются автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов.

🔹 Что делать, если сотрудник уволился досрочно (не отработал весь отпуск)?

Если сотрудник уволился до окончания отпуска, излишне выплаченные отпускные можно:

1. Удержать с согласия сотрудника (ст. 137 ТК РФ). В 1С это оформляется документом Удержание из зарплаты.
2. Не удерживать, если сотрудник отказывается возвращать деньги (риск для работодателя — невозможность взыскания через суд).

В любом случае в 1С нужно:

1. Отменить документ Отпуск (если отпуск не начался).
2. Или создать документ Корректировка отпуска с указанием фактического количества дней (если отпуск уже начался).

🔹 Как отразить выходное пособие при увольнении с отпуском?

Выходное пособие выплачивается только при увольнении по основаниям, предусмотренным ст. 178 ТК РФ (например, сокращение штата). В 1С его нужно добавить вручную:

1. В документе Увольнение на вкладке Начисления добавьте строку с видом начисления "Выходное пособие".
2. Укажите сумму (обычно это среднемесячный заработок).
3. Проверьте код дохода для 6-НДФЛ — должен быть 2014 (выходное пособие при сокращении).

Если пособие выплачивается в размере, превышающем 3 среднемесячных заработка, с суммы превышения удерживается НДФЛ.