Отпускные — один из самых частых видов выплат в компании, но их правильное оформление в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 вызывает вопросы даже у опытных бухгалтеров. Главная сложность: какой вид дохода выбрать в документе «Начисление отпуска», чтобы не допустить ошибок в налоговом учёте, страховых взносах и отчётности. Неправильный выбор может привести к занижению налоговой базы, штрафам от ФНС или переплате по взносам.

В этой статье разберёмся, какие виды доходов существуют для отпускных в 1С ЗУП, как они влияют на налоги и отчётность, а также дадим пошаговую инструкцию по настройке программы. Особое внимание уделим разнице между кодами доходов 2000 и 2012 — это ключевой момент, который многие упускают. Также рассмотрим типичные ошибки и способы их исправления без пересчёта всей зарплаты.

Материал будет полезен бухгалтерам, кадровикам и руководителям, которые хотят разобраться в тонкостях начисления отпускных через 1С ЗУП и избежать проблем с контролирующими органами.

1. Виды доходов для отпускных в 1С ЗУП: основные коды и их значение

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 отпускные относятся к доходам, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами. Однако в зависимости от ситуации может потребоваться разный вид дохода. Основные коды, которые используются для отпускных:

  • 🔹 2000 — «Оплата отпусков» (основной код для стандартных отпускных).
  • 🔹 2012 — «Оплата дополнительных отпусков» (для дополнительных отпусков, например, за вредные условия труда).
  • 🔹 2013 — «Компенсация за неиспользованный отпуск» (при увольнении).
  • 🔹 4800 — «Иные доходы» (используется редко, только в специфических случаях).

Наиболее распространённые коды — 2000 и 2012. Их отличие заключается в том, что 2000 применяется для основного отпуска (28 дней), а 2012 — для дополнительных дней, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами компании. Например, если сотрудник идёт в отпуск на 35 дней (28 основных + 7 дополнительных), то в документе «Начисление отпуска» нужно указать оба вида доходов.

Важно: код 2013 используется только при увольнении, когда сотруднику выплачивается компенсация за неиспользованные дни отпуска. Если ошибочно указать этот код для обычных отпускных, это приведёт к искажению отчётности по НДФЛ (форма 6-НДФЛ) и страховым взносам.

⚠️ Внимание: Если в вашей компании действуют дополнительные отпуска (например, для работников Крайнего Севера или педагогов), уточните их коды в настройках 1С ЗУП. Некоторые организации используют собственные виды доходов с уникальными кодами.

2. Как выбрать правильный вид дохода в документе «Начисление отпуска»

Чтобы указать верный вид дохода при начислении отпускных, выполните следующие шаги в 1С ЗУП 8.3:

  1. Откройте документ Начисление отпуска (раздел «Зарплата» → «Все начисления»).
  2. В поле «Вид отпуска» выберите тип: Основной отпуск, Дополнительный отпуск или Компенсация за неиспользованный отпуск.
  3. В табличной части документа в колонке «Вид дохода» автоматически подставится соответствующий код:
    • 📌 Для основного отпуска — 2000.
    • 📌 Для дополнительного — 2012.
    • 📌 Для компенсации — 2013.
  • Проверьте, что в колонке «Налог на доходы» стоит галочка (отпускные облагаются НДФЛ).
  • Убедитесь, что в колонке «Страховые взносы» также проставлены галочки (отпускные облагаются взносами на ОПС, ОМС, ВНиМ).

    • Если код дохода не подставляется автоматически, проверьте настройки видов начислений в справочнике «Виды начислений» (Настройки → Виды начислений). Там должен быть прописан правильный вид дохода для каждого типа отпуска.

    Указан верный вид отпуска (основной/дополнительный)

    Код дохода соответствует типу отпуска (2000 или 2012)

    Стоят галочки по НДФЛ и страховым взносам

    Сумма отпускных рассчитана корректно (проверьте средний заработок)

    Документ проведён без ошибок-->

    Если в вашей базе 1С ЗУП используются нестандартные виды доходов (например, для отпусков по коллективному договору), их нужно предварительно настроить в справочнике «Виды доходов НДФЛ» (Настройки → Виды доходов НДФЛ). Там можно создать новый вид дохода с уникальным кодом или отредактировать существующий.

    3. Налоговые последствия: НДФЛ и страховые взносы

    Отпускные, независимо от вида дохода (2000 или 2012), облагаются:

    • 💰 НДФЛ по ставке 13% (для резидентов РФ) или 30% (для нерезидентов).
    • 🏥 Страховыми взносами:
      • 22% — на обязательное пенсионное страхование (ОПС).
      • 5,1% — на обязательное медицинское страхование (ОМС).
      • 2,9% — на социальное страхование (ВНиМ, кроме случаев, когда сумма превышает предельную базу).

    Исключение: если сотрудник уходит в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, эти выплаты не облагаются НДФЛ и взносами (используются другие виды доходов, например, 2300 для пособий).

    Вид дохода НДФЛ Взносы на ОПС Взносы на ОМС Взносы на ВНиМ
    2000 (основной отпуск) 13% 22% 5,1% 2,9%
    2012 (дополнительный отпуск) 13% 22% 5,1% 2,9%
    2013 (компенсация) 13% 22% 5,1% 2,9%
    2300 (пособия) 0% 0% 0% 0%

    Обратите внимание: если сотрудник имеет право на налоговые вычеты (например, стандартный вычет на детей), они применяются и к отпускным. В 1С ЗУП это учитывается автоматически, если в карточке сотрудника указаны вычеты.

    ⚠️ Внимание: С 2023 года действуют новые лимиты для начисления страховых взносов. Если сумма отпускных вместе с другими выплатами сотруднику превышает предельную базу (например, 1 917 000 руб. для ОПС в 2026 году), взносы с суммы превышения не начисляются. В 1С ЗУП это учитывается автоматически, но лучше дополнительно проконтролировать.

    4. Типичные ошибки при выборе вида дохода и как их исправить

    Даже опытные бухгалтеры иногда ошибаются при начислении отпускных. Рассмотрим самые распространённые ошибки и способы их исправления:

    • 🚫 Ошибка 1: Указан неверный вид дохода (например, 2012 вместо 2000).
      Последствия: Искажение отчётности по НДФЛ (форма 6-НДФЛ) и страховым взносам (РСВ).
      Как исправить: Создать документ «Корректировка записей регистров» (Зарплата → Корректировка записей) и изменить вид дохода. После этого перепровести документы по зарплате за месяц.
    • 🚫 Ошибка 2: Не проставлены галочки по НДФЛ или взносам.
      Последствия: Занижение налоговой базы, риск штрафов от ФНС.
      Как исправить: Открыть документ «Начисление отпуска», поставить недостающие галочки и перепровести.
    • 🚫 Ошибка 3: Отпускные начислены с ошибкой в расчёте среднего заработка.
      Последствия: Недоплата или переплата сотруднику.
      Как исправить: Создать документ «Перерасчёт зарплаты» (Зарплата → Перерасчёт зарплаты) и скорректировать сумму.

    Если ошибка обнаружена уже после сдачи отчётности, придётся подавать уточнённые декларации. В 1С ЗУП для этого есть специальный отчёт «Анализ налогов и взносов» (Отчёты → Анализ налогов и взносов), который помогает выявить расхождения.

    1. Вид отпуска (основной/дополнительный).
    2. Код дохода (2000 или 2012).
    3. Наличие галочек по НДФЛ и взносам.
    4. Корректность среднего заработка (проверьте расчётный период и исключаемые дни).

    Это займёт 1-2 минуты, но сэкономит часы на исправление ошибок позже.-->

    5. Проводки по отпускным в 1С ЗУП: что формирует программа

    При проведении документа «Начисление отпуска» в 1С ЗУП автоматически формируются следующие бухгалтерские проводки:

    Счет Дебет Счет Кредит Содержание операции Сумма
    20 (26, 44) 70 Начислены отпускные сотруднику Сумма отпускных
    70 68.01 Удержан НДФЛ с отпускных 13% от суммы
    20 (26, 44) 69.02 Начислены взносы на ОПС 22% от суммы
    20 (26, 44) 69.03 Начислены взносы на ОМС 5,1% от суммы
    20 (26, 44) 69.01 Начислены взносы на ВНиМ 2,9% от суммы

    Счета затрат (20, 26, 44) зависят от подразделения, в котором работает сотрудник, и настроек учётной политики. Если отпускные начислены неправильно (например, на неверный счет затрат), это можно исправить с помощью документа «Корректировка записей регистров» или ручной операции.

    Важно: отпускные относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99) и учитываются в том периоде, за который они начислены, даже если выплачены позже. Например, если отпускные начислены в декабре 2026 года, а выплачены в январе 2026 года, в бухгалтерском учёте они относятся к декабрю.

    2000 (основной отпуск)

    2012 (дополнительный отпуск)

    2013 (компенсация)

    Другой (указываю в комментариях)-->

    6. Отпускные и отчётность: что проверяет ФНС

    Отпускные попадают в несколько ключевых отчётов, которые сдаются в контролирующие органы:

    • 📄 6-НДФЛ: Отпускные отражаются в разделе 2 по строке 100 (дата фактического получения дохода) и строке 110 (дата удержания НДФЛ). Дата получения дохода — последний день месяца, за который начислены отпускные (п. 2 ст. 223 НК РФ).
    • 📄 РСВ (расчёт по страховым взносам): Отпускные включаются в базу для начисления взносов в приложении 1 к разделу 1.
    • 📄 4-ФСС: Если отпускные начислены за период временной нетрудоспособности (например, отпуск после больничного), это может повлиять на расчёт пособий.

    Типичные претензии от ФНС, связанные с отпускными:

    • 🔍 Несовпадение дат в 6-НДФЛ (например, указана дата выплаты вместо даты начисления).
    • 🔍 Занижение базы по страховым взносам (если отпускные не включены в РСВ).
    • 🔍 Ошибки в кодах доходов (например, вместо 2000 указан 4800).

    Чтобы избежать претензий, используйте отчёты в 1С ЗУП:

    • 📊 «Анализ налогов и взносов» (Отчёты → Анализ налогов и взносов) — проверяет корректность начислений.
    • 📊 «Сверка с 6-НДФЛ» (Отчёты → 6-НДФЛ → Сверка) — выявляет расхождения перед сдачей.
    ⚠️ Внимание: С 2026 года ФНС активно проверяет правильность заполнения строки 120 в 6-НДФЛ (срок перечисления НДФЛ). Для отпускных срок перечисления НДФЛ — не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены. Если выплаты произведены 30 июня, то НДФЛ нужно перечислить не позднее 30 июня.

    7. Особенности начисления отпускных в нестандартных ситуациях

    Иногда отпускные начисляются в нетипичных случаях, где выбор вида дохода требует особого внимания. Рассмотрим несколько примеров:

    • 🌴 Отпуск с последующим увольнением: Сначала начисляются отпускные (вид дохода 2000 или 2012), а затем — компенсация за неиспользованные дни (вид дохода 2013). Важно не путать эти выплаты, так как они отражаются в отчётности по-разному.
    • 👶 Отпуск по уходу за ребёнком: Эти выплаты не являются отпускными и относятся к пособиям (вид дохода 2300). Они не облагаются НДФЛ и взносами.
    • ⚡ Отпуск за свой счёт: Если сотрудник берёт отпуск без сохранения зарплаты, никакие доходы не начисляются. В 1С ЗУП это оформляется документом «Отпуск без сохранения заработной платы» (Кадры → Отпуска).

    Если сотрудник уходит в отпуск в месяце приёма на работу, для расчёта среднего заработка используются данные с предыдущего места работы (при наличии справки 182н). В 1С ЗУП это настраивается в документе «Начисление отпуска» в разделе «Сведения о доходах за расчётный период».

    Что делать, если сотрудник уходит в отпуск в первом месяце работы?

    Если сотрудник отработал менее месяца, средний заработок для отпускных рассчитывается исходя из фактически начисленной зарплаты. Например, если сотрудник принят 10 июня, а уходит в отпуск с 20 июня, расчётный период — с 10 по 19 июня. В 1С ЗУП это учитывается автоматически, но лучше перепроверить сумму вручную.

    Ещё одна сложная ситуация — отпуск в иностранной валюте (например, для сотрудников зарубежных филиалов). В этом случае в 1С ЗУП нужно:

    1. Указать валюту начисления в документе «Начисление отпуска».
    2. Проверить курс ЦБ на дату начисления.
    3. Убедиться, что в отчётности суммы приведены в рублях.

    8. Автоматизация и контроль: как упростить работу с отпускными

    Чтобы минимизировать ошибки при начислении отпускных, в 1С ЗУП можно использовать следующие инструменты:

    • 🤖 Шаблоны документов: Создайте шаблон документа «Начисление отпуска» с предварительно заполненными видами доходов и счетами учёта. Это сэкономит время и снизит риск ошибок.
    • 📈 Отчёты по контролю: Регулярно запускайте отчёты:
      • «Анализ начислений по сотрудникам» — проверяет корректность сумм.
      • «Сверка с 6-НДФЛ» — выявляет расхождения перед сдачей.
      • «Контроль страховых взносов» — проверяет базу для начисления взносов.
    • 🔔 Напоминания: Настройте в 1С ЗУП уведомления о предстоящих отпусках (раздел «Кадры → Напоминания»). Это поможет заранее рассчитать резерв на отпуска.

    Если в вашей компании часто возникают ошибки с отпускными, рассмотрите возможность доработки 1С ЗУП под специфику бизнеса. Например, можно:

    • Добавить дополнительную проверку видов доходов при проведении документа.
    • Автоматически рассчитывать резерв на отпуска по подразделениям.
    • Интегрировать 1С ЗУП с табелем учёта рабочего времени для автоматического контроля отпусков.

    Для крупных компаний полезно использовать регламентированные отчёты в 1С ЗУП, такие как:

    • 📋 «Отчёт по отпускам» (Отчёты → Кадровые отчёты → Отпуска) — показывает график отпусков и начисленные суммы.
    • 📋 «Анализ фонда оплаты труда» — помогает контролировать затраты на отпускные.
    💡

    Автоматизация начисления отпускных в 1С ЗУП позволяет сократить ошибки на 80%. Главное — правильно настроить виды доходов, шаблоны документов и регулярно проверять отчёты перед сдачей в ФНС.

    FAQ: Частые вопросы по отпускным в 1С ЗУП

    🔹 Как исправить вид дохода, если документ уже проведён?

    Если документ «Начисление отпуска» уже проведён, но указан неверный вид дохода, нужно:

    1. Создать документ «Корректировка записей регистров» (Зарплата → Корректировка записей).
    2. Выбрать документ с ошибкой и изменить вид дохода.
    3. Перепровести документы по зарплате за месяц.
    4. Если отчётность уже сдана, подать уточнённые декларации (6-НДФЛ, РСВ).

    Если ошибка обнаруžena после закрытия месяца, может потребоваться перерасчёт зарплаты.

    🔹 Нужно ли начислять взносы на отпускные, если сотрудник на льготном режиме?

    Да, отпускные облагаются страховыми взносами в полном объёме, даже если сотрудник имеет льготы по другим видам выплат. Исключение — случаи, когда сумма выплат превышает предельную базу для начисления взносов (например, для ОПС в 2026 году — 1 917 000 руб.).

    В 1С ЗУП это учитывается автоматически, но лучше дополнительно проконтролировать в отчёте «Анализ налогов и взносов».

    🔹 Можно ли выплатить отпускные частями, и как это отразить в 1С ЗУП?

    Законодательство не запрещает выплачивать отпускные частями, но это должно быть прописано в локальных нормативных актах компании. В 1С ЗУП это можно оформить двумя способами:

    1. Создать два документа «Начисление отпуска» с разными датами выплаты.
    2. Использовать документ «Выплата зарплаты» с указанием частичной суммы.

    Важно: в 6-НДФЛ датой получения дохода будет последний день месяца, за который начислены отпускные, независимо от даты фактической выплаты.

    🔹 Как в 1С ЗУП отразить отпускные, выплаченные из кассы?

    Если отпускные выплачиваются наличными из кассы, в 1С ЗУП нужно:

    1. Создать документ «Начисление отпуска» (вид дохода 2000 или 2012).
    2. Создать документ «Выплата зарплаты» (Зарплата → Все выплаты) с указанием способа выплаты «Из кассы».
    3. В документе «Выплата зарплаты» указать сумму отпускных и кассу, из которой производится выплата.
    4. Провести документ и распечатать расходный кассовый ордер (РКО).

    В бухгалтерском учёте формируется проводка 70 → 50 (выплата из кассы).

    🔹 Что делать, если в 1С ЗУП не отображается вид дохода 2000?

    Если в документе «Начисление отпуска» отсутствует нужный вид дохода, проверьте:

    1. Настройки справочника «Виды доходов НДФЛ» (Настройки → Виды доходов НДФЛ). Возможно, код 2000 отключён или переименован.
    2. Настройки вида начисления «Отпуск» в справочнике «Виды начислений». Там должен быть указан корректный вид дохода.
    3. Актуальность версии 1С ЗУП. В старых релизах могли быть ошибки с отображением кодов.

    Если проблема не решена, обратитесь в службу поддержки 1С или к партнёру, который обслуживает вашу базу.