Списание лицензий 1С:Предприятие — процедура, с которой рано или поздно сталкивается каждый бухгалтер, ИТ-специалист или владелец бизнеса. Неважно, идет речь о переходе на новую версию программы, смене поставщика услуг или полной остановке использования системы — неправильное оформление списания может привести к налоговым рискам, конфликтам с аудиторами или даже штрафам от фирмы 1С за нарушение лицензионного соглашения.

В этой статье разберем все актуальные способы списания — от коробочных лицензий до облачных подписок, с учетом последних изменений в налоговом законодательстве и правил 1С. Вы узнаете, как правильно документально оформить процесс, какие проводки сделать в бухучете, и что делать, если лицензия была утеряна или повреждена. А для ИТ-специалистов приведены технические нюансы деактивации программных ключей и очистки серверов.

Особое внимание уделим списанию лицензий при переходе на 1С:Fresh или другие SaaS-решения — здесь многие допускают ошибки, считая, что облачные подписки не требуют формального списания. На практике это не так: даже при отказе от услуги необходимо корректно закрыть доступы и зафиксировать операцию в учете.

📊 Какой тип лицензии 1С вы используете?
Коробочная (вечная)
Абонентская (подписка)
Облачная (1С:Fresh)
Не использую 1С

1. Когда требуется списание лицензии 1С: 7 законных причин

Не каждая ситуация требует формального списания. Например, если вы просто обновили версию программы в рамках действующей лицензии, достаточно зафиксировать модернизацию. А вот случаи, когда списание обязательно:

  • 🔄 Переход на новую версию (например, с 1С:Бухгалтерия 3.0 на 1С:ERP), если старая лицензия не поддерживает апгрейд.
  • 🗑️ Прекращение использования программы (ликвидация бизнеса, смена учетной системы).
  • 💻 Замена аппаратного ключа (USB-dongle) на программный или облачный.
  • 🔐 Утрата или кража ключа (требуется блокировка через 1С и списание в учете).
  • 📉 Оптимизация затрат: отказ от неиспользуемых клиентских лицензий.
  • ☁️ Миграция в облако (например, с локальной 1С:УТ на 1С:Fresh).
  • 🏢 Реорганизация компании (слияние, разделение, продажа бизнеса).

Важно: если лицензия была приобретена по лизинговой схеме, списание осуществляет лизингодатель. В этом случае вам достаточно получить от него акт возврата и закрыть обязательства в бухучете.

⚠️ Внимание: Списание лицензии не освобождает от обязанности хранить архивы баз данных, если они содержат первичные документы (ст. 29 НК РФ). Рекомендуемый срок хранения — не менее 5 лет.

2. Документальное оформление: какие бумаги нужны

Без правильно оформленных документов списание лицензии не будет признано ни налоговой, ни аудиторами. Минимальный пакет включает:

  1. Акт списания (форма ОС-4 для коробочных лицензий или произвольная форма для электронных).
  2. Приказ руководителя о списании с указанием причины.
  3. Документы, подтверждающие причину (например, акт о неисправности ключа, договор на новую лицензию).
  4. Выписка из ЕГРЮЛ (если списание связано с реорганизацией).

Для 1С:Fresh и других облачных сервисов дополнительно потребуется:

  • 📄 Скриншот личного кабинета с подтверждением прекращения подписки.
  • 📧 Письмо от 1С о деактивации доступа (можно запросить в поддержке).

Образец акта списания для коробочной лицензии:



АКТ СПИСАНИЯ № 12 от 15.05.2026


г. Москва



Комиссия в составе: директора Иванова И.И., бухгалтера Петрова П.П.,


системного администратора Сидорова С.С. составила настоящий акт о списании:



1. Наименование: Лицензия "1С:Бухгалтерия 8.3" (коробочная, 1 рабочее место)


2. Серийный номер: XXXXX-XXXXX-XXXXX


3. Дата приобретения: 10.03.2020


4. Первоначальная стоимость: 24 500 руб.


5. Причина списания: Переход на облачную версию 1С:Fresh


6. Амортизация на дату списания: 24 500 руб. (100%)



Подписи:


Иванов И.И. ________


Петров П.П. ________


Сидоров С.С. ________
💡

Если списываете несколько лицензий, составьте сводную таблицу в Excel с перечнем серийных номеров и прикрепите её к акту. Это ускорит проверку аудиторами.

3. Бухгалтерский учет: проводки и налоговые последствия

Списание лицензии в бухучете зависит от её типа и способа приобретения. Рассмотрим основные сценарии:

Тип лицензии Счет списания Документ-основание Налоговые последствия
Коробочная (вечная) Дт 05 Кт 04 (списана амортизация)
Дт 91.2 Кт 04 (остаточная стоимость)		 Акт ОС-4, приказ Остаточная стоимость включается в прочие расходы (пп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ)
Абонентская (подписка) Дт 97 Кт 60 (списание предоплаты) Акт об оказании услуг, скриншот личного кабинета Расходы признаются единовременно на дату прекращения подписки
Облачная (1С:Fresh) Дт 26 (44) Кт 60 Письмо от 1С о расторжении договора Расходы списываются как текущие (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ)
Лизинговая Дт 76 Кт 001 (забалансовый учет) Акт возврата от лизингодателя Налоговые последствия зависят от условий договора лизинга

Особый случай — списание лицензии с неистекшим сроком подписки. Например, если вы оплатили абонентское обслуживание на год, но через 6 месяцев решили отказаться. В этом случае:

  • 💰 Неиспользованную часть абонемента можно вернуть (если это предусмотрено договором с 1С).
  • 📉 Если возврат невозможен, сумму списывают как прочие расходы (Дт 91.2 Кт 60).
⚠️ Внимание: При списании коробочной лицензии до истечения срока полезного использования (СПИ) налоговая может потребовать восстановить НДС, принятый к вычету при покупке (п. 3 ст. 170 НК РФ). Исключение — случаи хищения или порчи ключа.

Акт списания с подписями комиссии|Приказ руководителя|Договор на новую лицензию (если есть)|Выписка из ЕГРЮЛ (при реорганизации)|Письмо от 1С о деактивации (для облачных версий)-->

4. Техническое списание: как деактивировать лицензию в системе

Помимо бухгалтерских операций, необходимо технически деактивировать лицензию, чтобы избежать конфликтов с 1С и повторного использования ключа. Процесс отличается в зависимости от типа защиты:

4.1. Списание аппаратного ключа (USB-dongle)

Если используется физический ключ HASP или Guardant:

  1. Подключите ключ к компьютеру.
  2. Запустите 1С:Предприятие в режиме конфигуратора.
  3. Перейдите в Сервис → Лицензии.
  4. Выберите ключ и нажмите Удалить.
  5. Используйте утилиту HASP User Utility (для HASP) или Guardant Stealth для полной очистки.

4.2. Списание программного ключа

Для программных лицензий (например, 1С:Предприятие для Linux):

# Деактивация лицензии в Linux

sudo /opt/1C/v8.3/x86_64/licreg --delete [SEERIAL_NUMBER]



Проверка статуса


sudo /opt/1C/v8.3/x86_64/licreg --list

4.3. Деактивация облачной лицензии

Для 1С:Fresh или 1С:Линк:

  1. Авторизуйтесь в личном кабинете.
  2. Перейдите в раздел Мои услуги → Подписки.
  3. Нажмите Отказаться от услуги и подтвердите действие.
  4. Скачайте архив данных (если требуется сохранение истории).
Что будет если не деактивировать ключ?

Недеактивированный ключ может быть заблокирован фирмой 1С за нарушение лицензионного соглашения (п. 4.3 типового договора). Кроме того, при проверке ФНС может расценить это как использование "пиратского" ПО, что влечет штраф до 50 000 руб. (ст. 7.12 КоАП РФ).

5. Списание при утере или краже ключа: пошаговый алгоритм

Если аппаратный ключ утерян или украден, процедура списания усложняется. Вам потребуется:

  1. Заблокировать ключ через портал 1С:ИТС (раздел Лицензии → Мои лицензии).
  2. Написать заявление в 1С о блокировке с указанием серийного номера и обстоятельств утраты.
  3. Получить подтверждение от 1С (приходит на email в течение 3–5 дней).
  4. Составить акт о чрезвычайной ситуации (форма ОС-4 с пометкой "утеряно").

В бухучете утерю отражают как чрезвычайные расходы:



Дт 91.2 Кт 04 — списана остаточная стоимость утраченной лицензии


Дт 94 Кт 04 — если виновное лицо не установлено (списание за счет компании)
⚠️ Внимание: Если ключ был застрахован (например, в рамках договора ИТ-аутсорсинга), сначала получите отказ страховой компании в возмещении ущерба. Без этого налоговая может не признать расходы.

6. Частые ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при списании лицензий. Вот самые распространенные:

  • 📌 Списание без акта — налоговая не примет расходы без документального подтверждения.
  • 🔄 Путаница с амортизацией — коробочные лицензии амортизируются, а абонентские списываются единовременно.
  • ☁️ Игнорирование облачных лицензий — многие забывают списывать 1С:Fresh, считая, что "там ничего нет".
  • 🔑 Недеактивация ключей — это чревато блокировкой аккаунта в 1С.
  • 📊 Несогласованность с ИТ-отделом — бухгалтерия списывает, а системные администраторы продолжают использовать ключ.

Чтобы избежать проблем:

  1. Создайте регламент списания с участием бухгалтерии и ИТ-отдела.
  2. Используйте единую таблицу учета лицензий (пример: Google Sheets с полями "серийный номер", "дата покупки", "статус").
  3. Перед списанием проверяйте остаточную стоимость — иногда выгоднее продать лицензию, чем списывать.
💡

Самая опасная ошибка — списание лицензии без технической деактивации. Это может привести к блокировке всех лицензий компании в системе 1С!

7. Списание при переходе на другую систему (не 1С)

Если вы решили отказаться от 1С в пользу МойСклад, Битрикс24 или другой системы, списание лицензий имеет нюансы:

  • 📉 Коробочные лицензии списываются стандартным образом (акт ОС-4).
  • ☁️ Облачные подписки — требуется расторжение договора с 1С.
  • 🔄 Данные — экспортируйте историю через Выгрузка/Загрузка данных XML или 1С:Конвертация данных.

Пример проводок при переходе на МойСклад:



Дт 91.2 Кт 04 — 12 000 руб. (списана остаточная стоимость 1С:Бухгалтерия)


Дт 08 Кт 60 — 30 000 руб. (оприходован МойСклад)


Дт 60 Кт 51 — 30 000 руб. (оплата МойСклад)

Если вы планируете продать лицензию (например, через Avito или 1С:Маркетплейс), вместо списания оформите:

  • 📝 Договор купли-продажи с новым владельцем.
  • 🔑 Акт передачи ключа (с серийным номером).
  • 💰 Счет-фактуру (если продавец — плательщик НДС).

FAQ: Ответы на частые вопросы

Можно ли списать лицензию 1С, если она еще не полностью самортизирована?

Да, но остаточная стоимость будет учтена в составе прочих расходов (Дт 91.2 Кт 04). Налоговая может потребовать обосновать причину досрочного списания (например, переход на облако или утерю ключа). Если причина неубедительная, расходы могут быть исключены из налоговой базы.

Нужно ли списывать лицензию при обновлении с 1С:Бухгалтерия 3.0 на 1С:ERP?

Зависит от типа лицензии:

  • Если у вас абонентское обслуживание (ИТС), то достаточно продлить договор на новую версию — списание не требуется.
  • Если у вас коробочная лицензия без права апгрейда, старую версию нужно списать, а новую — оприходовать как отдельный объект ОС.

Проверьте условия вашего лицензионного соглашения — иногда 1С предоставляет скидку на переход, и тогда списание старой лицензии обязательно.

Как списать лицензию, если компания ликвидируется?

При ликвидации списание лицензий оформляется в рамках общего акта ликвидационной комиссии. Особенности:

  1. Все лицензии списываются одновременно с другим имуществом.
  2. Если лицензии были в лизинге, требуется акт возврата лизингодателю.
  3. Облачные подписки расторгаются через личный кабинет 1С.

В налоговом учете остаточная стоимость включается в состав прочих расходов на дату ликвидации (пп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Что делать, если серийный номер лицензии потерян?

Есть несколько способов восстановить номер:

  1. Проверьте договор покупки или гарантийный талон.
  2. Используйте утилиту licreg.exe (для Windows) или команду licreg --list (для Linux).
  3. Обратитесь в техническую поддержку 1С с данными о покупке (чеки, платежки).
  4. Если лицензия регистрировалась на портале 1С:ИТС, номер можно найти в разделе Мои лицензии.

Если номер восстановить невозможно, придется оформлять списание как утерю (см. раздел 5).

Можно ли списать лицензию 1С, купленную по 44-ФЗ (госзаказ)?

Да, но процедура строго регламентирована:

  • Требуется решение заказчика о списании (приказ).
  • Нужно уведомить Росимущество (если лицензия числится на балансе).
  • В бухучете используются счета 0.401.10.172 (списание имущества).

Для госучреждений списание лицензий 1С часто сопровождается проверкой ФАС — убедитесь, что причина списания (например, переход на отечественное ПО) документально обоснована.