Вопрос о том, какой документ оформляется в 1С:Бухгалтерия при выдаче зарплаты из кассы, часто встречается в тестах по бухгалтерскому учету, экзаменах 1С:Профессионал и даже на собеседованиях. Ответ кажется простым, но здесь есть нюансы: программа предлагает несколько вариантов документов для операций с наличностью, и не все они подходят для выплаты заработной платы.

Многие пользователи путают расходный кассовый ордер (РКО) с платежной ведомостью, особенно когда речь идет о массовой выдаче зарплаты нескольким сотрудникам. А некоторые и вовсе пытаются использовать авансовый отчет или выплату подотчетных сумм — что категорически неверно. Давайте разберемся, какой документ корректен, как его правильно заполнить в 1С:Бухгалтерия 8.3, и почему другие варианты не подходят.

Сразу отметим: если вы готовитесь к тесту, то правильный ответ — Расходный кассовый ордер (РКО). Но в реальной работе бухгалтера все сложнее: здесь важно учитывать, выдается ли зарплата одному сотруднику или группе, используется ли ведомость, и как это отражается в учете. Об этом — далее.

Почему именно расходный кассовый ордер (РКО)?

Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный документ, который оформляется при выдаче наличных денег из кассы организации. Он подтверждает факт выдачи средств и служит основанием для списания денег с кассового счета. В контексте зарплаты РКО выполняет несколько ключевых функций:

Во-первых, он фиксирует целевое назначение выдачи — в нашем случае это "выплата заработной платы". Во-вторых, РКО содержит реквизиты получателя (ФИО сотрудника, табельный номер), сумму и основание (например, номер платежной ведомости, если зарплата выдается по ней). В-третьих, документ регистрируется в кассовой книге, что обязательно по законодательству РФ (ст. 4.1 Федерального закона № 402-ФЗ).

В 1С:Бухгалтерия РКО формируется в разделе "Банк и касса" → "Кассовые документы" → "Расходный кассовый ордер". При создании документа в поле "Вид операции" выбирается "Выплата зарплаты", что автоматически проставляет корректные счета учета (обычно Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" — Кт 50.01 "Касса организации").

⚠️ Внимание: Если в тесте предлагаются варианты "Платежная ведомость" или "Зарплатная ведомость", помните: это не самостоятельные документы в 1С, а скорее способ группировки РКО. Ведомость создается отдельно (в разделе "Зарплата и кадры"), но сама выдача денег все равно оформляется расходными ордерами.

Платежная ведомость: когда она нужна и как связана с РКО

Многие путают платежную ведомость с РКО, думая, что это альтернативные документы. На самом деле они дополняют друг друга:

Платежная ведомость (форма Т-53) — это регистр, который содержит список сотрудников с указанием сумм к выдаче. Она используется, когда зарплата выдается группе сотрудников (например, всему отделу). В 1С:Бухгалтерия ведомость формируется в разделе "Зарплата и кадры" → "Ведомости" → "Платежная ведомость (Т-53)".

Но здесь важный нюанс: ведомость сама по себе не списывает деньги из кассы. Она только фиксирует, кому и сколько должно быть выдано. Фактическая выдача наличных оформляется отдельными РКО на каждого сотрудника (или одним РКО на всю ведомость, если деньги выдаются одному кассиру под отчет для дальнейшей раздачи).

🔹 Как это работает в 1С:

  1. Создаете платежную ведомость (указываете период, сотрудников, суммы).
  2. Проводите ведомость — она формирует задолженность по зарплате.
  3. Затем создаете РКО с видом операции "Выплата зарплаты по ведомости" и привязываете его к ранее созданной ведомости.

⚠️ Внимание: Если в тесте спрашивают, какой документ оформляется непосредственно при выдаче денег из кассы, ответ все равно будет РКО, даже если зарплата выдается по ведомости.

📊 Как вы обычно выдаете зарплату в 1С?
Через отдельные РКО на каждого сотрудника
Через платежную ведомость с одним РКО
Перечисляю на карты, кассу не использую
Другой способ

Другие документы 1С: почему они не подходят для выплаты зарплаты

В 1С:Бухгалтерия есть несколько документов, связанных с движением денег из кассы. Разберем, почему они не используются для выплаты зарплаты:

📌 Авансовый отчет (АО)
🔸 Назначение: возврат подотчетных сумм или оплата расходов сотрудников.
🔸 Почему не подходит: зарплата — это не подотчет, а начисленная оплата труда. Использование АО приведет к искажению учета по счету 71.

📌 Выдача подотчетных сумм
🔸 Назначение: выдача денег сотруднику на хозяйственные нужды (например, покупка канцтоваров).
🔸 Почему не подходит: зарплата не является подотчетной суммой. Такой документ не корректно спишет средства со счета 70.

📌 Списание безналичных денежных средств
🔸 Назначение: перевод денег с расчетного счета (например, на карту сотрудника).
🔸 Почему не подходит: речь идет о выдаче наличных из кассы, а не о безналичном переводе.

📌 Поступление наличных (ПКО)
🔸 Назначение: приход денег в кассу (например, от покупателей).
🔸 Почему не подходит: это документ для поступления, а не выдачи денег.

💡

💡

Если в тесте встречается вариант "Приходный кассовый ордер (ПКО)" — это ловушка. ПКО используется для приема денег в кассу, а не для выдачи зарплаты.

Пошаговая инструкция: как оформить выдачу зарплаты через кассу в 1С

Разберем процесс на примере 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0). Предположим, что зарплата уже начислена, и нам нужно выдать ее наличными одному сотруднику.

🔹 Шаг 1. Проверка начислений
Убедитесь, что зарплата начислена документом "Начисление зарплаты и взносов" (раздел "Зарплата и кадры"). В карточке сотрудника должна быть задолженность по счету 70.

🔹 Шаг 2. Создание расходного кассового ордера (РКО)

  1. Перейдите в раздел "Банк и касса" → "Кассовые документы".
  2. Нажмите "Создать" → "Расходный кассовый ордер".
  3. В поле "Вид операции" выберите "Выдача зарплаты".
  4. Укажите сотрудника (из справочника физических лиц) и сумму к выдаче.
  5. В поле "Счет дебета" автоматически подставится 70.01 (расчеты по оплате труда).
  6. Заполните поле "Основание" (например, "Выплата зарплаты за май 2026 г.").
  7. Нажмите "Провести и закрыть".

🔹 Шаг 3. Печать РКО
После проведения документа нажмите "Печать" → "Расходный кассовый ордер (КО-2)". Документ должен быть подписан главбухом и кассиром.

🔹 Шаг 4. Регистрация в кассовой книге
Документ автоматически регистрируется в кассовой книге (раздел "Банк и касса" → "Кассовая книга").

☑️ Проверка перед выдачей зарплаты

Выполнено: 0 / 4

⚠️ Внимание: Если зарплата выдается по платежной ведомости, сначала создайте ведомость (раздел "Зарплата и кадры"), а затем привяжите к ней РКО с видом операции "Выдача зарплаты по ведомости".

Частые ошибки при оформлении зарплаты через кассу

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при выдаче зарплаты наличными. Вот самые распространенные:

🔴 Ошибка 1: Использование неправильного вида операции в РКО
Если в поле "Вид операции" выбрано "Прочий расход" вместо "Выдача зарплаты", то:

  • 📌 Счет дебета будет не 70, а, например, 76.09 (прочие расчеты), что исказит учет.
  • 📌 В отчетах зарплата не будет отражена как выданная.

🔴 Ошибка 2: Выдача зарплаты без начисления
Если зарплата не начислена документом "Начисление зарплаты", то:

  • 📌 На счете 70 не будет задолженности перед сотрудником.
  • 📌 РКО не найдет основания для выдачи, и программа выдаст ошибку.

🔴 Ошибка 3: Превышение лимита кассы
Если сумма выдачи превышает установленный лимит остатка кассы (настраивается в "Настройки" → "Касса"), то:

  • 📌 Документ не проведется.
  • 📌 Потребуется либо снять деньги с расчетного счета (через ПКО), либо скорректировать лимит.

🔴 Ошибка 4: Несоблюдение формы КО-2
Расходный кассовый ордер должен быть оформлен по форме КО-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 88). Если:

  • 📌 В документе нет подписи кассира или получателя.
  • 📌 Не указано основание для выдачи.

то такой РКО может быть признан недействительным при проверке.

Что будет, если не оформить РКО?

Без расходного кассового ордера выдача зарплаты считается неоформленной. Это грозит штрафами по ст. 15.1 КоАП РФ (до 50 000 руб. для организации) и проблемами при налоговых проверках.

Сравнение документов для выплаты зарплаты в 1С

Чтобы окончательно разобраться, какой документ для чего нужен, приведем сравнительную таблицу:

Документ Назначение Используется для зарплаты? Счета учета
Расходный кассовый ордер (РКО) Выдача наличных из кассы ✅ Да (основной документ) Дт 70 — Кт 50.01
Платежная ведомость (Т-53) Регистр для массовой выдачи зарплаты ⚠️ Косвенно (требует РКО) Не формирует проводок
Авансовый отчет (АО) Возврат подотчетных сумм ❌ Нет Дт 71 — Кт 50.01
Выдача подотчетных сумм Выдача денег на хозяйственные нужды ❌ Нет Дт 71 — Кт 50.01
Списание безналичных ДС Перевод денег с расчетного счета ❌ Нет (для безналичной выплаты) Дт 70 — Кт 51

💡

Единственный документ в 1С, который непосредственно оформляет выдачу зарплаты из кассы, — это расходный кассовый ордер (РКО) с видом операции "Выдача зарплаты".

Ответы на частые вопросы по теме

Можно ли выдать зарплату без РКО, только по платежной ведомости?

Нет, платежная ведомость (Т-53) — это только регистр, который фиксирует, кому и сколько должно быть выдано. Фактическая выдача денег из кассы обязательно оформляется РКО. Без него операция будет считаться неоформленной, что нарушает порядок ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ № 3210-У).

Что делать, если в 1С нет вида операции "Выдача зарплаты" в РКО?

Если в вашей версии 1С:Бухгалтерия отсутствует такой вид операции, проверьте:

  1. Обновлена ли конфигурация (раздел "Администрирование" → "Обновление программы").
  2. Включена ли функциональность зарплаты (раздел "Администрирование" → "Функциональность" → закладка "Зарплата").

Если проблема остается, используйте вид операции "Прочий расход", но вручную укажите счет дебета 70.01 и статью движения денежных средств "Выплата зарплаты".

Как оформить выдачу зарплаты нескольким сотрудникам через один РКО?

Для этого:

  1. Создайте платежную ведомость (раздел "Зарплата и кадры" → "Ведомости").
  2. Укажите в ней всех сотрудников и суммы к выдаче.
  3. Создайте РКО с видом операции "Выдача зарплаты по ведомости" и привяжите его к созданной ведомости.
  4. В поле "Выдать" укажите общую сумму по ведомости.

В этом случае один РКО покроет выдачу зарплаты всей группе сотрудников.

Чем отличается РКО для зарплаты от РКО для подотчетных сумм?

Основные различия:

  • 📌 Счет дебета: для зарплаты — 70, для подотчета — 71.
  • 📌 Вид операции: для зарплаты выбирается соответствующий пункт, для подотчета — "Выдача подотчетных сумм".
  • 📌 Основание: в РКО для зарплаты указывается период начисления (например, "за май 2026"), для подотчета — цель (например, "на покупку канцтоваров").

Нужно ли печатать РКО в двух экземплярах?

Да, согласно Указанию ЦБ РФ № 3210-У, расходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре, но:

  • 📌 Оригинал остается в кассовых документах организации.
  • 📌 Копия (или корешок) с подписью получателя может выдаваться сотруднику по его просьбе (не обязательно).

В 1С печать дубликата настраивается в форме документа.

🔹

💡

Если вы готовитесь к тесту 1С:Профессионал, запомните: в вопросах про выдачу зарплаты из кассы всегда выбирайте РКО. Другие документы (ведомость, АО) либо вспомогательные, либо не подходят по назначению.