С 1 января 2019 года в России действует специальный налоговый режим для самозанятых — налог на профессиональный доход (НПД). Для бухгалтеров это означает появление нового типа контрагентов, требующего особого учета в 1С:Предприятие. Ошибки при оформлении самозанятых могут привести к проблемам с налоговой отчетностью, неправильному расчету НДС или невозможности принять расходы. В этой статье разберем, как корректно добавить самозанятого в базу 1С, настроить его карточку, оформить документы и избежать типичных ошибок.

Самозанятые — это физические лица, которые платят налог на профессиональный доход (4% при работе с физлицами и 6% при работе с юрлицами/ИП). В 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление небольшой фирмой для них предусмотрены специальные механизмы учета, но многие пользователи сталкиваются с трудностями из-за особенностей режима НПД. Например, самозанятые не выписывают счета-фактуры, не платят НДС (если не являются плательщиками по общему режиму) и не ведут бухгалтерский учет. Все это нужно учитывать при заведении контрагента.

📊 Какую версию 1С вы используете для работы с самозанятыми?
1С:Бухгалтерия 8.3
1С:Управление небольшой фирмой
1С:ERP
Другая конфигурация

1. Подготовка: что нужно знать перед добавлением самозанятого в 1С

Прежде чем создавать карточку самозанятого в 1С:Предприятие, убедитесь, что у вас есть вся необходимая информация о контрагенте. Самозанятые не обязаны предоставлять ИНН (если не являются ИП), но для корректного учета в 1С его лучше запросить. Также понадобятся:

  • 📄 ФИО самозанятого (полностью, как в паспорте)
  • 📱 Номер телефона (привязанный к приложению "Мой налог")
  • 💳 Реквизиты для оплаты (обычно это номер карты или счет в банке)
  • 📑 Данные о регистрации в качестве самозанятого (дату начала деятельности, если известна)

Важно: самозанятые не имеют ОГРНИП или ОГРН, поэтому в 1С эти поля должны оставаться пустыми. Если самозанятый одновременно является ИП, его нужно оформлять как индивидуального предпринимателя, а не как самозанятого.

Также проверьте, поддерживает ли ваша версия 1С работу с самозанятыми. В 1С:Бухгалтерия 8.3 (релиз 3.0.100 и выше) и 1С:УНФ (релиз 1.6.20 и выше) функционал для НПД встроен по умолчанию. В более старых версиях может потребоваться обновление или доработка конфигурации.

⚠️ Внимание: Если самозанятый работает с вами по договору подряда или оказания услуг, убедитесь, что в договоре прописано, что он действует в рамках режима НПД. Иначе налоговая может переквалифицировать его как обычного физлица, и вам придется удерживать НДФЛ 13%.

2. Создание карточки самозанятого в справочнике контрагентов

Чтобы добавить самозанятого в 1С, откройте справочник Контрагенты (раздел Покупки и продажи или Справочники, в зависимости от конфигурации). Нажмите Создать и выберите тип контрагента — Физическое лицо.

Заполните основные поля:

  • 👤 Наименование — ФИО самозанятого (например, Иванов Петр Сидорович)
  • 🆔 ИНН — если самозанятый предоставил (необязательно, но рекомендуется)
  • 📞 Телефон — обязательно укажите номер, привязанный к "Мой налог"
  • 📍 Адрес — можно указать фактический или прописки (не критично для учета)

В поле Вид контрагента выберите Физическое лицо (самозанятый). Если такого варианта нет, обновите конфигурацию или добавьте его вручную через Все виды контрагентов.

Далее перейдите на вкладку Дополнительно и укажите:

  • 📅 Дата регистрации в качестве самозанятого (если известна)
  • 💼 Вид деятельности (например, "Услуги по ремонту техники")
  • 📄 Договор — если уже заключен, прикрепите его скан или укажите реквизиты

☑️ Проверка карточки самозанятого

Выполнено: 0 / 5

3. Настройка налогового учета для самозанятого

Самый важный этап — правильная настройка налогового учета. Самозанятые не платят НДС (если не перешли на общий режим), поэтому в 1С нужно отразить это в карточке контрагента.

Перейдите на вкладку Налоги и отчетность и выполните следующие действия:

  1. В поле Система налогообложения выберите Налог на профессиональный доход (самозанятые).
  2. Убедитесь, что флажок Является плательщиком НДС снят.
  3. В поле Ставка НДФЛ укажите 0% (так как самозанятый платит налог самостоятельно через "Мой налог").
  4. Если самозанятый работает с вами по ставке 6% (для юрлиц), отметьте это в поле Ставка НПД.

Если самозанятый предоставил чеки из приложения "Мой налог", их можно прикрепить к карточке контрагента в разделе Файлы. Это поможет подтвердить расходы при проверке.

Поле в 1С Значение для самозанятого Пояснение
Система налогообложения Налог на профессиональный доход (самозанятые) Обязательно для корректного учета
Является плательщиком НДС Нет Самозанятые не платят НДС (кроме исключений)
Ставка НДФЛ 0% Налог удерживает сам самозанятый
Ставка НПД 4% или 6% Зависит от типа клиента (физлицо или юрлицо)
⚠️ Внимание: Если самозанятый предоставил вам чек с НДС (что бывает крайне редко, если он совмещает режимы), в карточке нужно поставить флажок Является плательщиком НДС и указать ставку. Но в 99% случаев самозанятые работают без НДС.

4. Оформление документов с самозанятым: акты, счета, платежи

При работе с самозанятыми в 1С используются стандартные документы, но с некоторыми особенностями. Рассмотрим основные сценарии:

4.1. Поступление услуг/товаров от самозанятого

Если самозанятый оказывает вам услуги или поставляет товары, оформите документ Поступление (акты, накладные):

  1. Выберите вид операции — Услуги или Товары.
  2. В поле Контрагент укажите самозанятого из справочника.
  3. В табличной части добавьте услуги/товары с указанием цены и количества.
  4. На вкладке Счета учета проверьте, что расходы попадают на правильные счета (например, 26 для общехозяйственных услуг).
  5. В поле Документ расчетов укажите Чек из "Мой налог" (если есть).

Важно: самозанятые не выписывают счета-фактуры, поэтому в документе не нужно формировать этот реквизит. Если 1С автоматически создает счет-фактуру, удалите его вручную.

4.2. Оплата самозанятому

Для оплаты самозанятому используйте документ Списание с расчетного счета или Выдача наличных (если платите наличными). В платежном поручении укажите:

  • 💰 Сумму (без НДС)
  • 📝 Назначение платежа (например, "Оплата по договору №123 от 01.01.2026 за услуги ремонта")
  • 🔢 Реквизиты самозанятого (номер карты или счет)

Если самозанятый работает с вами по ставке 6%, в назначении платежа можно указать: Без НДС (самозанятый, НПД 6%). Это поможет избежать вопросов от банка.

💡

Если самозанятый просит указать в платежке его ИНН, добавьте его в назначение платежа в формате: "ИНН 123456789012". Это упростит ему подтверждение дохода в "Мой налог".

4.3. Формирование отчетности

В отчетности (например, в декларации по налогу на прибыль или книге доходов и расходов) расходы на самозанятых отражаются без НДС. В 1С:Бухгалтерия это происходит автоматически, если контрагент помечен как самозанятый.

При формировании 6-НДФЛ самозанятые не включаются в раздел 2, так как вы не являетесь налоговым агентом по их доходам.

5. Типичные ошибки при работе с самозанятыми в 1С и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при оформлении самозанятых. Вот самые распространенные:

  • 🚫 Неправильный вид контрагента — если выбрать "Индивидуальный предприниматель" вместо "Физическое лицо (самозанятый)", 1С будет ожидать ОГРНИП и другие реквизиты, которых нет.
  • 🚫 Удержание НДФЛ — самозанятые платят налог самостоятельно, поэтому в документах не должно быть удержаний.
  • 🚫 Формирование счета-фактуры — самозанятые не выписывают счета-фактуры, и их создание в 1С приведет к ошибкам в книге покупок.
  • 🚫 Неверная ставка НПД — если самозанятый работает с юрлицом, ставка должна быть 6%, а не 4%.

Чтобы избежать ошибок, всегда проверяйте:

  • 🔍 Тип контрагента в справочнике.
  • 🔍 Налоговую систему (должен быть указан НПД).
  • 🔍 Отсутствие НДС в документах.
  • 🔍 Назначение платежа (должно содержать упоминание о самозанятости).
Что будет, если ошибочно удержать НДФЛ с самозанятого?

Если в 1С неправильно настроить удержание НДФЛ (13%) с выплат самозанятому, это приведет к двум проблемам:

1. Самозанятый уже заплатил налог 4% или 6% через "Мой налог", а вы удержали еще 13% — это двойное налогообложение.

2. В отчетности (6-НДФЛ) появятся лишние данные, что вызовет вопросы у налоговой.

Исправить это можно только пересчетом документов и возвратом излишне удержанного НДФЛ.

6. Особенности учета самозанятых в разных конфигурациях 1С

Функционал для работы с самозанятыми отличается в зависимости от конфигурации 1С. Рассмотрим основные варианты:

6.1. 1С:Бухгалтерия 8.3

В 1С:Бухгалтерия (релиз 3.0.100 и выше) самозанятые поддерживаются "из коробки". При создании контрагента доступен вид Физическое лицо (самозанятый), а в документах автоматически скрываются поля, связанные с НДС.

Особенности:

  • 📌 Автоматическое заполнение ставки НПД (4% или 6%) в зависимости от типа клиента.
  • 📌 Возможность прикрепления чеков из "Мой налог" к документам.
  • 📌 Корректное формирование отчетности (6-НДФЛ, декларация по прибыли).

6.2. 1С:Управление небольшой фирмой (УНФ)

В 1С:УНФ (релиз 1.6.20 и выше) самозанятые также поддерживаются, но с некоторыми нюансами:

  • 📌 В справочнике контрагентов нужно вручную выбрать Режим налогообложения — НПД.
  • 📌 Документы Поступление и Списание не формируют проводки по НДС.
  • 📌 В отчете Книга учета доходов и расходов расходы на самозанятых отражаются без НДС.

В более старых версиях УНФ (до 1.6.20) может потребоваться доработка конфигурации или обновление.

6.3. 1С:ERP и 1С:КА

В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация работа с самозанятыми возможна, но требует дополнительных настроек:

  • 📌 Необходимо создать новый вид контрагента для самозанятых.
  • 📌 В правилах учета нужно прописать, что для этого вида контрагентов НДС не применяется.
  • 📌 Может потребоваться доработка печатных форм документов (например, удаление строки "НДС не предъявлен").
⚠️ Внимание: Если вы используете нетиповую или сильно доработанную конфигурацию 1С, функционал для самозанятых может работать некорректно. В этом случае рекомендуется протестировать оформление документов на тестовой базе или обратиться к программисту 1С.

7. Как проверить корректность учета самозанятых в 1С

Чтобы убедиться, что самозанятые правильно отражены в базе, выполните следующие проверки:

  1. Проверьте карточку контрагента:
    • Тип — "Физическое лицо (самозанятый)".
    • Система налогообложения — "НПД".
    • Флажок "Плательщик НДС" — снят.
  • Проверьте документы:
    • В актах и накладных нет счета-фактуры.
    • В платежках указано "Без НДС".
    • Суммы в документах совпадают с чеками из "Мой налог".
    • Проверьте отчетность:
      • В 6-НДФЛ нет данных по самозанятым.
      • В декларации по прибыли расходы учтены без НДС.
      • В книге покупок нет записей по самозанятым.

    Если все пункты выполнены, учет самозанятых в 1С настроен правильно. Если найдены расхождения, исправьте документы или настройки контрагента.

    💡

    Самый простой способ проверить учет самозанятых — сформировать отчет "Анализ субконто" по счету 60.01 (расчеты с поставщиками). В графе "НДС" по самозанятым должен стоять прочерк или ноль.

    8. Частые вопросы и ответы (FAQ)

    Можно ли в 1С указать самозанятого как ИП, если у него есть ИНН?

    Нет, даже если у самозанятого есть ИНН, его нужно регистрировать как физическое лицо (самозанятый). ИНН самозанятого — это ИНН физлица, а не ИП. Если оформить его как ИП, 1С будет требовать ОГРНИП, которого у самозанятого нет.

    Как в 1С отразить возврат денег самозанятому?

    Для возврата используйте документ Возврат поставщику или Корректировка долга. В назначении платежа укажите: "Возврат аванса самозанятому Иванову И.И. (НПД 6%, без НДС)". Важно, чтобы сумма возврата совпадала с данными в чеке из "Мой налог".

    Нужно ли в 1С хранить чеки от самозанятого?

    Да, чеки из приложения "Мой налог" являются подтверждением расходов. Их можно:

    • Прикрепить к карточке контрагента в разделе Файлы.
    • Сохранить в документе Поступление на вкладке Дополнительно.
    • Хранить в отдельной папке на компьютере с привязкой к номеру документа в 1С.

    Без чеков налоговая может не принять расходы при проверке.

    Что делать, если самозанятый предоставил чек с НДС?

    Это возможно, если самозанятый совмещает НПД с другим режимом (например, ОСНО). В этом случае:

    1. В карточке контрагента поставьте флажок Является плательщиком НДС.
    2. Укажите ставку НДС (обычно 20%).
    3. В документе Поступление заполните вкладку Счет-фактура.
    4. Проверьте, что в чеке из "Мой налог" указан НДС — если нет, запросите у самозанятого уточнения.
    Как в 1С отразить бартер с самозанятым?

    Бартерные сделки с самозанятыми оформляются документами Поступление и Реализация с взаимозачетом. В назначении платежа укажите: "Взаимозачет по бартерной сделке с самозанятым Петровым П.П. (НПД 6%)". Важно, чтобы стоимость товаров/услуг в обоих документах совпадала.