Как правильно завести номенклатуру в 1С УНФ: полное руководство с примерами

Заведение номенклатуры в 1С:Управление небольшой фирмой (УНФ) — это основа для ведения учета товаров, услуг и материалов. Без корректно настроенной номенклатурной базы невозможно оформить ни одну продажу, закупку или складскую операцию. Однако у начинающих пользователей этот процесс часто вызывает сложности: как правильно структурировать группы, какие реквизиты обязательны, как избежать дублей и ошибок при вводе?

В этой статье мы разберём процесс создания номенклатуры в 1С УНФ по шагам — от подготовки справочника до работы с дополнительными свойствами. Вы узнаете, как отличается ввод товаров, услуг и комплектующих, как настроить единицы измерения и цены, а также какие скрытые настройки помогут сэкономить время при массовом заведении позиций. Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые приводят к сбоям в отчётах и документах.

Материал актуален для последних версий 1С:УНФ (включая облачные решения) и подходит как для бухгалтеров, так и для менеджеров, которые самостоятельно ведут учёт в программе. Если вы только начинаете работать с системой, советуем сначала ознакомиться с разделом о настройке справочников — это сэкономит часы на исправление ошибок позже.

1. Подготовка справочника номенклатуры: структурируем группы

Прежде чем добавлять конкретные товары или услуги, необходимо настроить иерархию групп в справочнике. Это упростит поиск, аналитику и формирование отчётности. В 1С УНФ группы номенклатуры работают как папки: они помогают классифицировать позиции по категориям (например, «Электроника», «Одежда», «Услуги»).

Чтобы создать группу:

1. Перейдите в раздел Справочники → Номенклатура.
2. Нажмите кнопку Создать группу (или Добавить → Группу в зависимости от версии).
3. Заполните название (например, «Канцтовары») и при необходимости укажите родительскую группу (если создаёте подкатегорию).
4. Сохраните изменения.

При формировании структуры придерживайтесь логики вашего бизнеса. Например, для магазина одежды удобно разделить группы по типам:

• 👕 Верхняя одежда → Куртки → Зимние
• 👖 Брюки → Джинсы → Мужские
• 👟 Обувь → Кроссовки → Спортивные

Важно избегать чрезмерного дробления: если группа содержит менее 5 позиций, её целесообразно объединить с родственной категорией. Также не рекомендуется создавать группы с одинаковыми названиями на разных уровнях иерархии — это приведёт к путанице при выборе в документах.

⚠️ Внимание: В 1С УНФ нельзя переименовать группу, если в ней уже есть номенклатурные позиции. Придётся сначала переносить все элементы в новую группу, а затем удалять старую. Планируйте структуру заранее!

2. Создание номенклатурной позиции: пошаговая инструкция

Когда группы готовы, можно приступать к добавлению конкретных товаров, услуг или материалов. Рассмотрим процесс на примере создания товара «Ноутбук ASUS Vivobook 15».

Алгоритм действий:

1. Откройте справочник Номенклатура и выберите нужную группу (например, «Электроника → Ноутбуки»).
2. Нажмите Создать или Добавить.
3. Заполните основные реквизиты:
   • 📌 Наименование: укажите полное название (например, «Ноутбук ASUS Vivobook 15 X1502ZA, 15.6", i5-12500H, 16ГБ, 512ГБ SSD, Win11»).
   • 🏷️ Артикул: производительный код (например, «X1502ZA-BQ344»).
   • 📦 Тип номенклатуры: выберите «Товар» (для услуг и материалов — соответствующие опции).
   • 📏 Единица измерения: шт., кг, м и т.д. (если нужной единицы нет, её можно добавить в справочнике Классификаторы → Единицы измерения).
4. Перейдите на вкладку Цены и укажите базовую цену продажи (например, 65 000 ₽).
5. Сохраните карточку.

Для ускорения работы используйте горячие клавиши:

• 🔄 F9 — обновить список.
• 🔍 Ctrl+F — поиск по справочнику.
• ➕ Insert — создать новую позицию.

Название без опечаток и сокращений|

Артикул соответствует производителю|

Выбран правильный тип (товар/услуга)|

Указана базовая единица измерения|

Заполнена хотя бы одна цена-->

3. Типы номенклатуры: товары, услуги, комплекты и материалы

В 1С УНФ номенклатура делится на несколько типов, каждый из которых имеет свои особенности учёта и отражения в документах. Рассмотрим их подробнее:

Тип номенклатуры	Назначение	Особенности учёта	Пример
Товар	Физические предметы, которые покупаются/продаются	Учитываются на складах, участвуют в инвентаризации	Смартфон, стул, кофеварка
Услуга	Нематериальные операции, работы	Не имеют складского учёта, отражаются в актах	Ремонт техники, консультация, доставка
Комплект	Набор из нескольких товаров, продаваемых вместе	Собирается из компонентов, может разбираться	Компьютер (системный блок + монитор + клавиатура)
Материал	Сырьё или расходные материалы	Учитываются в производстве, могут списываться	Ткань, краска, гвозди
Набор	Фиксированный комплект без возможности разбора	Учитывается как единое целое	Новогодний подарок (конфеты + игрушка + шампанское)

Ошибка в выборе типа номенклатуры приведёт к проблемам в документообороте. Например, если создать услугу как товар, система будет требовать указания склада при продаже, что некорректно. Исправить тип можно только путём создания новой позиции и переноса данных.

Товары|

Услуги|

Комплекты/Наборы|

Материалы|

Не знаю/Не использую 1С-->

Для комплектов и наборов требуется дополнительная настройка состава. Чтобы добавить компоненты:

1. В карточке номенклатуры перейдите на вкладку Состав.
2. Нажмите Добавить и выберите входящие позиции из справочника.
3. Укажите количество каждого компонента.
4. Сохраните изменения.

⚠️ Внимание: Если вы продаёте комплекты с переменным составом (например, «Подарочный набор на выбор»), лучше оформить их как отдельные товары с уникальными артикулами. Автоматическая сборка комплектов в 1С УНФ не поддерживает динамическое изменение состава в документах.

4. Работа с единицами измерения и упаковками

Корректная настройка единиц измерения (ЕИ) критична для складского учёта и формирования документов. В 1С УНФ поддерживаются как базовые единицы (штуки, килограммы), так и производные (коробки, паллеты). Если нужной ЕИ нет в справочнике, её можно добавить:

Инструкция по добавлению новой единицы измерения:

1. Перейдите в Справочники → Классификаторы → Единицы измерения.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните поля:
   • 📌 Наименование: например, «Упаковка (10 шт)»
   • 🔢 Краткое наименование: «уп.»
   • 🔄 Коэффициент: если 1 упаковка = 10 штук, укажите «10»
4. Сохраните.

Для товаров, которые продаются в разных упаковках (например, розница и опт), настройте дополнительные единицы измерения в карточке номенклатуры:

• 📦 Откройте позицию и перейдите на вкладку Единицы измерения.
• 🔄 Добавьте альтернативные ЕИ (например, «коробка = 20 шт»).
• 💰 Укажите цены для каждой единицы (оптовая цена за коробку может отличаться от розничной за штуку).
Что будет, если не указать коэффициент пересчёта?

Если коэффициент между единицами измерения не задан (например, для упаковки и штук), система не сможет автоматически пересчитывать количество при оформлении документов. Это приведёт к ошибкам в отгрузке и учёте остатков. Например, при продаже 1 упаковки (20 шт) без коэффициента 1С посчитает это как 1 штука, что исказит складские остатки.

Для упрощения работы с упаковками используйте характеристики номенклатуры. Например, для товара «Бумага А4» можно создать характеристики:

• 📄 «500 листов (пачка)»
• 📦 «5 пачек (коробка)»

Это позволит вести учёт в разных единицах без создания отдельных позиций в справочнике.

5. Дополнительные свойства и аналитика

Чтобы упростить поиск и анализ номенклатуры, в 1С УНФ предусмотрены дополнительные реквизиты и сведения. Их можно использовать для фильтрации, отчётности и автоматизации процессов. Например, для электроники полезно добавить свойства:

• 🔋 «Тип аккумулятора» (Li-Ion, Li-Pol)
• 🖥️ «Диагональ экрана» (15.6", 17.3")
• 🔌 «Тип разъёма» (USB-C, HDMI 2.1)

Чтобы настроить дополнительные свойства:

1. Перейдите в Администрирование → Настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Выберите объект Номенклатура.
3. Добавьте новые реквизиты (например, «Цвет», «Страна производитель»).
4. Укажите тип значения (строка, число, справочник).
5. Сохраните и обновите справочник номенклатуры (F5).

После настройки свойства будут доступны в карточке каждой позиции. Их можно использовать для:

• 🔍 Быстрого поиска (например, найти все товары красного цвета).
• 📊 Сегментации в отчётах (например, анализ продаж по брендам).
• 🤖 Автоматизации (например, скидки на товары определённой категории).

Для массового заполнения свойств используйте обработку Групповое изменение реквизитов (доступна в разделе Сервис). Это сэкономит время, если нужно присвоить одинаковый бренд или категорию нескольким сотням позиций.

6. Импорт номенклатуры из Excel и других источников

Если в вашей компании сотни или тысячи позиций, ручной ввод займёт слишком много времени. В 1С УНФ предусмотрен импорт номенклатуры из внешних файлов (Excel, CSV). Для этого:

Пошаговый процесс импорта:

1. Подготовьте файл с данными. Обязательные столбцы:
   • 📌 Наименование
   • 🏷️ Артикул
   • 📦 Группа (должна существовать в справочнике)
   • 💰 Цена (опционально)
2. В 1С УНФ перейдите в Справочники → Номенклатура → Ещё → Импорт из Excel.
3. Выберите подготовленный файл и сопоставьте столбцы с полями справочника.
4. Запустите импорт и проверьте результат.

Типичные ошибки при импорте:

• ❌ Несовпадение названий групп: если в файле указана группа «Электроника», а в 1С она называется «Товары → Электроника», импорт завершится с ошибкой.
• ❌ Дубли артикулов: если в справочнике уже есть позиция с таким артикулом, новая не добавится.
• ❌ Неверный формат цены: используйте точку как разделитель (например, «65000.00», а не «65 000» или «65,000»).
💡

Перед массовым импортом сделайте резервную копию базы (Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование). Это позволит откатиться к предыдущей версии, если что-то пойдёт не так.

Для регулярного обмена данными с сайтом или маркетплейсами (например, Wildberries, Ozon) настройте интеграцию через Обмен данными. Это автоматизирует обновление цен, остатков и характеристик.

7. Контроль дублей и очистка справочника

Дубли номенклатуры — одна из самых распространённых проблем в 1С УНФ. Они возникают при ручном вводе, импорте или смене ответственных лиц. Дубли ведут к:

• 📉 Искажению отчётности (например, продажи одного товара разделятся на две позиции).
• 🔄 Ошибкам в складском учёте (остатки не сходятся).
• ⏳ Потере времени на поиск нужной позиции.

Чтобы найти и объединить дубли:

1. Перейдите в Справочники → Номенклатура.
2. Используйте фильтр по артикулу или наименованию (например, введите «ASUS Vivobook» без кавычек).
3. Для найденных дублей нажмите Ещё → Объединить.
4. Выберите основную позицию, в которую будут перенесены все документы.
5. Подтвердите объединение.

Чтобы предотвратить появление дублей:

• 🔒 Настройте уникальные артикулы для всех позиций (даже если их нет у производителя, присваивайте свои).
• 🔍 Используйте поиск по части наименования перед созданием новой номенклатуры.
• 📋 Ведите регламент по заведению новых позиций (например, только через импорт или после проверки менеджером).

⚠️ Внимание: Объединение дублей — необратимая операция. Перед её выполнением проверьте, что выбранная основная позиция содержит актуальные данные (цены, остатки, свойства). В противном случае информация из «поглощённой» карточки будет утеряна.

8. Автоматизация и полезные обработки

Для ускорения работы с номенклатурой в 1С УНФ можно использовать встроенные и внешние обработки. Вот самые полезные:

Обработка	Назначение	Где найти
Групповое изменение реквизитов	Массовое редактирование свойств номенклатуры (цен, групп, характеристик)	Сервис → Групповое изменение
Проверка номенклатуры	Поиск дублей, некорректных артикулов, пустых полей	Справочники → Номенклатура → Ещё → Проверка
Загрузка из Excel	Импорт номенклатуры, цен, остатков из таблиц	Справочники → Номенклатура → Ещё → Импорт
ABC/XYZ-анализ	Сегментация номенклатуры по обороту и стабильности продаж	Дополнительная обработка (нужно установить)

Для установки внешних обработок:

1. Скачайте файл обработки (формат .epf или .erf) с официального сайта 1С или проверенных источников.
2. В 1С УНФ перейдите в Файл → Открыть → Выбрать файл обработки.
3. Следуйте инструкциям на экране.

Полезные сценарии автоматизации:

• 🔄 Автообновление цен: настройте регламентное задание для ежедневного импорта цен от поставщиков.
• 📊 Отчёт по неликвидам: обработка выявит товары, которые не продавались более 6 месяцев.
• 🏷️ Печать этикеток: массовая распечатка штрихкодов для новых позиций.

Если ваша компания работает с большим ассортиментом (более 10 000 позиций), рассмотрите возможность перехода на 1С:Управление торговлей (UT) — в этой конфигурации есть более гибкие инструменты для управления номенклатурой, включая иерархические свойства и расширенную аналитику.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Как перенести номенклатуру из 1С:Бухгалтерии в 1С УНФ?

Для переноса используйте стандартную обработку Выгрузка/загрузка данных XML:

1. В 1С:Бухгалтерии выгрузите справочник номенклатуры в файл XML (Администрирование → Выгрузка данных).
2. В 1С УНФ загрузите файл через Администрирование → Загрузка данных.
3. Сопоставьте поля и подтвердите загрузку.

Если структуры справочников сильно отличаются, может потребоваться доработка правил обмена или использование сторонних обработок (например, Конвертация данных).

Можно ли в 1С УНФ вести учёт номенклатуры по серийным номерам?

В базовой версии 1С УНФ учёт по серийным номерам не поддерживается. Для этой функции требуется:

• Либо доработка конфигурации (дополнительная разработка).
• Либо переход на 1С:Управление торговлей или 1С:ERP, где эта возможность реализована штатно.

Альтернативный вариант — использовать характеристики номенклатуры для указания серийных номеров вручную (но это не даст полноценного контроля остатков).

Как настроить несколько цен для одной номенклатурной позиции?

В 1С УНФ поддерживаются типы цен (розница, опт, дилерская и т.д.). Чтобы их настроить:

1. Перейдите в Справочники → Типы цен.
2. Создайте нужные типы (например, «Оптовая», «Мелкий опт», «VIP-клиент»).
3. В карточке номенклатуры на вкладке Цены укажите значения для каждого типа.

При оформлении документов (например, Реализация товаров) вы сможете выбрать нужный тип цены.

Что делать, если при продаже номенклатуры 1С пишет «Недостаточно товара на складе», хотя остатки есть?

Эта ошибка возникает по нескольким причинам:

• 📍 Товар числится на другом складе (проверьте остатки по всем складам в отчёте Ведомость по товарам).
• 🔄 В документе указана неверная единица измерения (например, продаёте в штуках, а остатки указаны в упаковках).
• 🔒 Номенклатура заблокирована (проверьте вкладку Резервы в карточке товара).
• 📅 У товара истёк срок годности (если ведётся учёт по срокам).

Для диагностики откройте отчёт Анализ доступности товаров (Отчёты → Склад) и уточните причину блокировки.

Как экспортировать номенклатуру из 1С УНФ для загрузки на сайт?

Для экспорта в формате, совместимом с большинством CMS (например, Bitrix, WordPress + WooCommerce):

1. Перейдите в Справочники → Номенклатура.
2. Нажмите Ещё → Выгрузить в Excel.
3. Выберите нужные поля (наименование, артикул, цену, описание, фото).
4. Сохраните файл и импортируйте его на сайт через плагин или вручную.

Для автоматизации используйте обмен данными через COM-соединение или REST API (требуется настройка программистом).