Как заполнять личную карточку сотрудника в 1С: подробная инструкция с примерами

Личная карточка сотрудника (форма Т-2) — один из ключевых кадровых документов, который ведётся в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия. От корректности её заполнения зависит не только учёт кадровых данных, но и правильность начисления зарплаты, отпусков, больничных и отчётность в ПФР, ФСС, ФНС. Ошибки здесь чреваты штрафами до 50 000 рублей за каждого сотрудника (ст. 5.27 КоАП РФ).

В этой статье разберём, как заполнить личную карточку в 1С пошагово: от создания новой записи до внесения изменений при переводе или увольнении. Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают даже опытные кадровики, и нюансам для разных версий программы (1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 8.3). Если вы работаете с облачной версией 1С:ЗУП Корп или локальным решением — инструкция подойдёт для обоих случаев.

1. Где найти личную карточку в 1С: пути к документу

В зависимости от конфигурации 1С путь к личным карточкам может отличаться. Вот основные варианты:

• 📁 1С:ЗУП 3.1: Кадры → Личные карточки (Т-2) или Кадры → Сотрудники → [выбрать сотрудника] → Личная карточка
• 📁 1С:Бухгалтерия 8.3: Зарплата и кадры → Сотрудники → [выбрать сотрудника] → Личная карточка (кнопка "Ещё")
• 📁 1С:ERP: Кадры → Сотрудники → Карточка сотрудника → Вкладка "Личная карточка"

Если в вашем интерфейсе нет пункта "Личная карточка", проверьте настройки ролей пользователя. Возможно, у вас недостаточно прав. Администратору системы нужно выдать роль "Кадровик" или "Полные права по кадровому учёту".

В облачных версиях (например, 1С:ЗУП Корп) личная карточка может открываться автоматически при создании нового сотрудника. Если вы не видите форму Т-2, убедитесь, что в настройках программы включён параметр "Вести личные карточки по форме Т-2" (Настройки → Кадровый учёт).

2. Создание новой личной карточки: пошаговая инструкция

Чтобы создать личную карточку для нового сотрудника, выполните следующие шаги:

1. Откройте раздел "Сотрудники" и нажмите "Создать".
2. Заполните ФИО и табельный номер (если он не присваивается автоматически).
3. Перейдите на вкладку "Личная карточка" (или нажмите кнопку "Создать Т-2").
4. Внесите данные в разделы:
   • 👤 Общие сведения (ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН)
   • 📄 Документы (паспорт, трудовая книжка, дипломы, сертификаты)
   • 🏢 Трудовой договор (дата приёма, должность, подразделение, оклад)
   • 💼 Трудовая деятельность (предыдущие места работы, если переносите из трудовой книжки)

Важно: поля, отмеченные красным восклицательным знаком, являются обязательными для заполнения. Без них программа не позволит сохранить карточку.

ФИО написано без ошибок и совпадает с паспортом|

Дата рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ|

СНИЛС и ИНН указаны корректно (проверить через сервис ФНС)|

Номер трудового договора совпадает с бумажным вариантом|

Подразделение и должность выбраны из справочников 1С (не вбиты вручную)-->

После заполнения нажмите "Провести и закрыть". Система автоматически сгенерирует печатную форму Т-2, которую можно распечатать или сохранить в PDF.

💡

Если сотрудник работает по совместительству, создайте для него отдельную личную карточку с пометкой "Совместитель" в поле "Вид занятости". Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и отпусков.

3. Заполнение разделов личной карточки: нюансы и ошибки

Разберём каждый раздел карточки подробно, чтобы избежать типичных ошибок.

3.1. Общие сведения

Здесь указываются персональные данные сотрудника:

• 🆔 ФИО — должно полностью совпадать с паспортом (включая отчество, даже если сотрудник его не использует).
• 📅 Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ. Ошибка здесь приведёт к проблемам с отчётностью в ПФР.
• 🔢 СНИЛС и ИНН — проверяйте через сервисы ФНС или ПФР. Неправильный СНИЛС блокирует сдачу СЗВ-ТД.
• 📞 Контактные данные — телефон и email для связи (необязательно, но рекомендуется).

3.2. Документы

В этом разделе фиксируются удостоверяющие личность и квалификацию документы:

• 🛂 Паспорт — серия, номер, кем выдан, дата выдачи. Если сотрудник заменил паспорт, добавьте новую запись с пометкой "Действующий".
• 📚 Трудовая книжка — серия и номер (если ведётся в бумажном виде). Для электронных трудовой книжек укажите номер СНИЛС.
• 🎓 Дипломы/сертификаты — если должность требует специального образования (например, для бухгалтера или врача).

Внимание: если сотрудник предоставил электронную трудовую книжку, в 1С нужно указать дату её создания (это дата первой записи о трудовой деятельности в системе ПФР).

3.3. Трудовой договор

Ключевой раздел для начисления зарплаты. Здесь указываются:

• 📝 Номер и дата договора — должны совпадать с бумажным вариантом.
• 🏢 Подразделение и должность — выбирайте из справочников 1С, не вводите вручную!
• 💰 Оклад/тарифная ставка — если оклад меняется, создаётся новая запись с датой изменения.
• 📅 Вид занятости — основное место работы, совместительство, сезонная работа и т.д.
Что будет, если неверно указать подразделение?

Если выбрать несуществующее подразделение или ввести его вручную (не из справочника), 1С не сможет корректно сформировать отчёты по штатному расписанию. Кроме того, это приведёт к ошибкам при начислении зарплаты, если в компании используются разные системы оплаты труда для разных отделов (например, оклад + премия для продажников и фиксированный оклад для бухгалтерии).

3.4. Трудовая деятельность

Сюда переносятся сведения из трудовой книжки (или электронной трудовой) о предыдущих местах работы. Важно:

• 🔄 Хронология — записи должны идти в порядке от самой ранней к самой поздней.
• 📌 Основание увольнения — указывайте точно, как в трудовой (например, "по собственному желанию", "сокращение штата").
• 🚫 Не пропускайте периоды — если между увольнением и приёмом на работу был перерыв, укажите его как "Безработный" или "ИП".

Если сотрудник ранее работал в этой же компании, добавьте запись с пометкой "Внутреннее совместительство" или "Перевод".

4. Типичные ошибки при заполнении личной карточки в 1С

Даже опытные кадровики допускают ошибки, которые потом приходится исправлять вручную. Вот самые распространённые:

Ошибка	Последствия	Как исправить
Несовпадение ФИО с паспортом	Проблемы с отчётностью в ПФР, ФСС	Отредактировать карточку, проверить паспортные данные
Неверный СНИЛС или ИНН	Блокировка СЗВ-ТД, штрафы до 500 руб. за документ	Проверить через сервис ФНС, исправить в карточке
Отсутствие записи о переводе	Неправильный расчёт стажа, отпусков	Добавить запись с датой перевода и новой должностью
Ручной ввод подразделения/должности	Ошибки в отчётах по штатному расписанию	Использовать только значения из справочников 1С

Ещё одна частая проблема — дублирование личных карточек для одного сотрудника. Это происходит, если при приёме на работу создаётся новая запись вместо редактирования существующей. Чтобы избежать дублей, всегда проверяйте список сотрудников по ФИО или табельному номеру перед созданием новой карточки.

5. Как редактировать личную карточку при изменениях

Личная карточка — это динамичный документ, который нужно обновлять при любых изменениях в данных сотрудника. Рассмотрим основные сценарии:

5.1. Изменение паспортных данных

Если сотрудник поменял паспорт:

1. Откройте его личную карточку.
2. Перейдите в раздел "Документы".
3. Добавьте новую запись с актуальными данными паспорта.
4. Поставьте галочку "Действующий" рядом с новым документом.
5. Снимите галочку "Действующий" со старого паспорта.

5.2. Перевод на другую должность

При переводе:

1. В разделе "Трудовой договор" нажмите "Добавить".
2. Укажите дату перевода, новую должность и подразделение.
3. Если меняется оклад, внесите новую сумму.
4. Сохраните изменения — система автоматически закроет предыдущую запись.

Важно: если перевод связан с изменением условий труда (например, переход с оклада на сдельную оплату), нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и прикрепить его скан в 1С.

5.3. Увольнение сотрудника

При увольнении:

1. Откройте личную карточку сотрудника.
2. В разделе "Трудовой договор" нажмите "Уволить".
3. Укажите дату увольнения и статью ТК РФ (например, "77.3 — по собственному желанию").
4. Сохраните изменения — статус карточки поменяется на "Уволен".

После увольнения карточка остаётся в базе, но становится неактивной. Её можно открыть для просмотра, но редактирование блокируется (кроме исправления ошибок).

6. Печать и хранение личной карточки Т-2

Личная карточка по форме Т-2 — это первичный учётный документ, который должен храниться в компании не менее 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). После заполнения в 1С её нужно:

1. Распечатать на бумажном носителе (если ведётся бумажный архив).
2. Подписать у сотрудника (в разделе "С согласием работника ознакомлен").
3. Прошить и пронумеровать (если хранится в деле вместе с другими кадровыми документами).
4. Сохранить электронную копию в PDF с электронной подписью (если используется электронный документооборот).

В 1С печатная форма генерируется автоматически. Чтобы её распечатать:

1. Откройте личную карточку сотрудника.
2. Нажмите кнопку "Печать" → "Личная карточка (Т-2)".
3. Выберите формат (Excel или PDF) и нажмите "Сформировать".

Если в печатной форме не хватает строк для трудовой деятельности, 1С автоматически добавит дополнительные листы. Не вносите исправления от руки — лучше отредактируйте данные в программе и переформируйте документ.

7. Интеграция личных карточек с другими документами 1С

Личная карточка в 1С связана с другими кадровыми и бухгалтерскими документами. Например:

• 📊 Штатное расписание — должность и оклад в личной карточке должны совпадать со штатным расписанием.
• 💸 Начисление зарплаты — данные о ставке и подразделении используются для расчёта зарплаты.
• 🏖️ График отпусков — стаж из личной карточки влияет на продолжительность отпуска.
• 📋 СЗВ-ТД и другие отчёты — ФИО, СНИЛС, даты приёма/увольнения берутся из личной карточки.

Если в личной карточке ошибка (например, неверный оклад), это приведёт к неправильному начислению зарплаты или некорректной отчётности. Например, если в карточке указан оклад 50 000 руб., а в штатном расписании для этой должности — 60 000 руб., программа может либо заблокировать начисление, либо использовать неверную сумму.

Чтобы избежать расхождений, регулярно сверяйте данные личных карточек со штатным расписанием. Для этого в 1С есть отчёт "Сверка кадровых данных" (Кадры → Отчёты → Сверка кадровых данных).

8. Автоматизация работы с личными карточками

Если в компании много сотрудников, ручное заполнение личных карточек отнимает много времени. В 1С есть инструменты для автоматизации:

• 🤖 Импорт из Excel — если данные сотрудников хранятся в таблице, их можно загрузить в 1С с помощью обработки "Загрузка данных из таблиц" (Администрирование → Обмен данными → Загрузка данных).
• 🔄 Обмен с Зарплатным проектом — если вы используете 1С:Зарплатный проект, личные карточки можно синхронизировать автоматически.
• 📤 Электронный документооборот — если сотрудники заполняют анкеты в личном кабинете (например, через 1С:Личный кабинет сотрудника), данные можно переносить в личную карточку полуавтоматически.

Для крупных компаний (100+ сотрудников) рекомендуется настроить шаблоны личных карточек под типичные должности. Например, для всех менеджеров по продажам можно создать шаблон с предзаполненными полями:

• Подразделение: "Отдел продаж"
• Должность: "Менеджер по продажам"
• Вид занятости: "Основное место работы"
• График работы: "Пятидневка, 40 часов"

Это сократит время заполнения и уменьшит количество ошибок.

⚠️ Внимание: При автоматизированном заполнении личных карточек (например, через импорт из Excel) всегда проверяйте корректность СНИЛС и ИНН через сервисы ФНС или ПФР. Ошибки в этих полях приводят к проблемам с отчётностью, которые не всегда заметны сразу.

⚠️ Внимание: Если вы используете облачную версию 1С:ЗУП Корп, некоторые функции автоматизации (например, загрузка из Excel) могут быть ограничены. Уточните возможности вашего тарифа в личном кабинете или у партнёра 1С.

FAQ: Частые вопросы по заполнению личных карточек в 1С

Можно ли в 1С вести личную карточку без трудовой книжки?

Да, с 2020 года трудовая книжка не является обязательным документом (Федеральный закон № 439-ФЗ). В личной карточке достаточно указать сведения о трудовой деятельности на основании данных, предоставленных сотрудником (например, справки с предыдущих мест работы). Однако если сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку, её данные нужно перенести в 1С.

Как исправить ошибку в дате рождения сотрудника, если карточка уже проведена?

Откройте личную карточку, перейдите в режим редактирования (кнопка "Изменить") и исправьте дату. После сохранения система предложит перепровести связанные документы (например, больничные листы или отпуска). Если дата рождения влияет на расчёт стажа, может потребоваться перерасчёт отпусков.

Нужно ли заполнять личную карточку для совместителей?

Да, для совместителей личная карточка заполняется так же, как и для основных сотрудников, но с пометкой "Вид занятости: Внутреннее совместительство" или "Внешнее совместительство". В разделе "Трудовой договор" укажите долю ставки (например, 0.5).

Как в 1С отразить изменение фамилии сотрудника после замужества?

Добавьте в раздел "Документы" новую запись с изменёнными паспортными данными (указывайте дату и серию нового паспорта). Затем отредактируйте ФИО в разделе "Общие сведения". Система автоматически обновит фамилию во всех связанных документах (зарплатных ведомостях, отпусках и т.д.).

Что делать, если в 1С нет кнопки "Личная карточка (Т-2)"?

Это означает, что в настройках программы отключён кадровый учёт по форме Т-2. Чтобы включить его, перейдите в Настройки → Кадровый учёт и поставьте галочку "Вести личные карточки по форме Т-2". После этого кнопка появится в карточке сотрудника.