Как заполнить графики работы в 1С: пошаговая инструкция 2026

Настройка графиков работы в 1С:Зарплата и Управление Персоналом — одна из ключевых задач кадрового учёта, от которой зависит корректный расчёт зарплаты, отпусков и больничных. Ошибки на этом этапе приводят к искажению отчётности, конфликтам с сотрудниками и штрафам от трудовой инспекции. В то же время многие пользователи сталкиваются с трудностями: где найти нужный раздел, как создать нестандартный график или почему программа не сохраняет изменения.

Эта статья поможет разобраться во всех нюансах — от базовых операций до работы с гибкими графиками, сменным режимом и выездными сотрудниками. Мы рассмотрим пошаговые инструкции для разных версий 1С:Предприятие 8.3, типичные ошибки и способы их исправления, а также дадим рекомендации по оптимизации процесса. Особое внимание уделим актуальным требованиям Трудового кодекса РФ на 2026 год и их отражению в программе.

Независимо от того, настраиваете ли вы графики впервые или хотите автоматизировать рутинные операции, здесь вы найдёте ответы на большинство вопросов. Для удобства материал дополнен визуальными схемами, списоками проверки и практическими примерами из реальных кейсов компаний.

Где в 1С находятся графики работы и как их открыть

Прежде чем приступать к заполнению, нужно найти раздел с графиками. Его расположение зависит от конфигурации программы:

📌 В 1С:ЗУП 3.1 (самая распространённая версия) путь: Кадры → Графики работы или Настройки → Графики работы (в зависимости от интерфейса).
🔄 В 1С:Бухгалтерия 8.3 (если ведётся кадровый учёт): Зарплата и кадры → Графики работы.
🖥️ В 1С:ERP или 1С:КА 2.4: Персонал → Графики работы сотрудников.

Если раздела нет в меню, проверьте права доступа: у вашей учётной записи должна быть роль «Кадровый работник» или «Администратор». В некоторых конфигурациях графики скрыты за кнопкой «Ещё» (…) в разделе «Кадры».

⚠️ Внимание: В 1С:ЗУП Корп (версия для крупных предприятий) графики могут быть распределены по подразделениям. Убедитесь, что вы находитесь в правильном разделе, используя фильтр по организации в верхнем меню.

После открытия раздела вы увидите список существующих графиков. Здесь можно:

📝 Создать новый график (кнопка «Создать»).
🔍 Редактировать имеющийся (двойной клик или кнопка «Изменить»).
🗑️ Удалить ненужный (кнопка «Удалить», но только если график не используется в документах!).

Типы графиков работы в 1С: какой выбрать

Программа поддерживает несколько видов графиков, каждый из которых подходит для определённых категорий сотрудников. Выбор неправильного типа приведёт к ошибкам в расчёте рабочего времени и зарплаты.

Тип графика	Для кого подходит	Особенности
Пятидневка	Офисные сотрудники, администраторы	Стандартный график: 5 рабочих дней (пн-пт), 8 часов/день, выходные — суббота и воскресенье.
Шестидневка	Торговые представители, работники сферы услуг	6 рабочих дней (пн-сб), сокращённый день в субботу (обычно 5–7 часов).
Сменный график	Производство, охрана, медицинский персонал	Чередование смен (день/ночь), учёт переработок, возможность гибкого планирования.
Гибкий график	Удалённые сотрудники, фрилансеры	Фиксированное количество часов в неделю, но свободное распределение по дням.
Ненормированный день	Руководители, IT-специалисты	Отсутствует чёткое расписание, но учитывается переработка (компенсируется отгулами).

Для большинства компаний достаточно стандартных шаблонов, но иногда требуется индивидуальный график. Например, если сотрудник работает по скользящему расписанию (2 через 2) или имеет нестандартные выходные (например, пятница и суббота). В таких случаях придётся настраивать график вручную.

⚠️ Внимание: При выборе сменного графика убедитесь, что в программе настроены Виды смен (раздел Настройки → Виды смен). Без этого создать чередование не получится.

Если не уверены, какой график подходит, используйте помощник подбора (доступен в 1С:ЗУП 3.1 по кнопке «Подобрать график» при создании нового). Он задаст несколько вопросов о режиме работы и предложит оптимальный вариант.

Пошаговая инструкция: как создать стандартный график работы

Рассмотрим процесс на примере пятидневки — самого распространённого варианта. Инструкция подходит для большинства конфигураций 1С:Предприятие 8.3.

Откройте раздел Кадры → Графики работы и нажмите «Создать».
В поле «Наименование» введите название (например, Пятидневка 40 часов). Используйте понятные обозначения — это упростит поиск позже.
В поле «Тип графика» выберите Пятидневная рабочая неделя.
Укажите Норму часов в неделю — обычно 40 (по ТК РФ).
В блоке «Расписание» настройте:
- 📅 Рабочие дни: пн–пт.
- ⏰ Время начала/окончания: например, 09:00–18:00 с перерывом 13:00–14:00.
- 🔄 Выходные дни: сб, вс.

Нажмите «Записать и закрыть».

Готовый график можно сразу назначить сотруднику в его карточке (раздел Кадры → Сотрудники, вкладка «График работы»).

Название отражает суть расписания|

Норма часов соответствует ТК РФ|

Указаны все рабочие и выходные дни|

Время перерыва не превышает 2 часов|

График не конфликтует с производственным календарём-->

Если нужно создать график для неполного рабочего дня (например, для совместителя), уменьшите норму часов и скорректируйте время начала/окончания работы. Например:

🕘 09:00–13:00 (4 часа в день).
📊 Норма в неделю: 20 часов.

Настройка сменного графика: чередование дней и ночей

Сменный график требует более детальной настройки, так как предполагает чередование рабочих и выходных дней, а также учёта ночных смен (с 22:00 до 6:00). Рассмотрим процесс на примере графика 2 через 2 (два рабочих дня, два выходных).

Первым делом убедитесь, что в программе настроены виды смен:

Перейдите в Настройки → Виды смен.
Создайте смены:
- 🌞 Дневная (08:00–20:00).
- 🌙 Ночная (20:00–08:00, с отметкой «Ночная смена»).

Теперь создайте график:

В разделе Графики работы нажмите «Создать».
Выберите тип Сменный график.
В поле «Период действия» укажите дату начала (обычно с начала года или месяца).

В блоке «Смены» настройте чередование:


День 1: Дневная смена
День 2: Ночная смена
День 3: Выходной
День 4: Выходной
День 5: Дневная смена
...

Укажите Норму часов за месяц (например, 160 для 40-часовой недели).
Сохраните график.

Для удобства можно использовать шаблоны чередования, доступные в 1С:ЗУП 3.1 по кнопке «Заполнить по шаблону». Например, шаблон 2/2 автоматически создаст расписание на год.

⚠️ Внимание: При работе с ночными сменами проверьте, что в программе настроены Доплаты за ночное время (раздел Настройки → Доплаты). По ТК РФ ночные часы оплачиваются в повышенном размере (не менее 20% от тарифа).

Как учитываются переработки в сменном графике?

В сменном графике переработка рассчитывается автоматически, если фактически отработанное время превышает норму по графику. Например, если сотрудник отработал 10 часов вместо 8, то 2 часа будут учтены как переработка и оплачены в полуторном (первые 2 часа) или двойном (следующие часы) размере. Важно, чтобы в настройках программы был включён флаг «Учитывать переработки» (раздел Настройки → Расчёт зарплаты).

Гибкие графики и удалённая работа: особенности настройки

С ростом числа удалённых сотрудников возросла потребность в гибких графиках, где фиксируется только недельная норма часов, а распределение по дням остаётся на усмотрение работника. В 1С:ЗУП такой график настраивается следующим образом:

Создайте новый график с типом Гибкий график.
Укажите Норму часов в неделю (например, 40).
В блоке «Рабочие дни» отметьте все дни недели (пн–вс), так как сотрудник может работать в любой день.
В поле «Минимальное время работы в день» укажите 0 (если нет ограничений) или минимальное количество часов (например, 4).
Сохраните график.

Для контроля отработанного времени используйте табели учёта рабочего времени (раздел Зарплата → Табели). Сотрудник должен ежедневно фиксировать часы работы через:

📱 Мобильное приложение 1С:Зарплата (если подключено).
💻 Личный кабинет на портале компании.
📝 Ручное заполнение табеля кадровым специалистом.

Если сотрудник работает в разных часовых поясах (например, в команде с распределёнными офисами), в настройках графика укажите Часовой пояс. Это актуально для компаний с филиалами в других регионах.

💡

Для гибких графиков рекомендуется ежемесячно сверять фактически отработанное время с нормой. В 1С:ЗУП 3.1 это можно сделать с помощью отчёта «Анализ отработанного времени» (Отчёты → Кадры → Анализ отработанного времени).

Как назначить график сотруднику и проверить корректность

Созданный график нужно привязать к карточке сотрудника. Сделать это можно двумя способами:

Через карточку сотрудника:
1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Выберите сотрудника и перейдите на вкладку «График работы».
3. Нажмите «Изменить» и выберите нужный график из списка.
4. Укажите дату, с которой график вступает в силу.
Через документ «Кадровый перевод»:
1. Создайте документ Кадровый перевод (Кадры → Кадровые переводы).
2. Укажите сотрудника, дату перевода и новый график.
3. Проведите документ.

После назначения графика проверьте его корректность:

🔍 Откройте Отчёты → Кадры → Графики работы сотрудников.
📊 Сравните норму часов по графику с фактически отработанным временем в табеле.
⚠️ Убедитесь, что нет конфликтов с производственным календарём (праздничные дни должны быть выходными, если иное не предусмотрено графиком).

Если сотрудник переводится на другой график (например, с пятидневки на сменный), оформите это документально:

📄 Приказом о переводе (образец доступен в Кадры → Шаблоны документов).
📋 Дополнительным соглашением к трудовому договору.

💡

Назначение графика через документ «Кадровый перевод» автоматически формирует запись в личной карточке сотрудника (Т-2) и обновляет данные для расчёта зарплаты. Это предотвращает ошибки при ручном вводе.

Типичные ошибки при заполнении графиков и как их исправить

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при работе с графиками. Рассмотрим самые распространённые проблемы и способы их решения.

Ошибка	Причина	Как исправить
График не сохраняется	Не заполнено обязательное поле (например, «Наименование» или «Норма часов»)	Проверьте все поля на наличие красных восклицательных знаков (!) и заполните их.
В табеле не отражаются выходные	Неверно указаны выходные дни в графике или конфликт с производственным календарём	Сверьте выходные в графике с календарём (`Настройки → Производственные календари`).
Переработки не учитываются	В настройках графика отключён учёт переработок или неверно указана норма часов	Включите флаг «Учитывать переработки» в настройках графика и проверьте норму.
Ночные смены оплачиваются без доплаты	Не настроены доплаты за ночное время	Проверьте настройки в `Настройки → Доплаты` и назначьте доплату для ночных смен.
График не отображается в отчётах	График не назначен сотруднику или указан неверный период действия	Проверьте дату начала действия графика и его привязку к сотруднику.

Если после исправлений ошибка сохраняется, воспользуйтесь журналом регистрации (Администрирование → Журнал регистрации). Отфильтруйте записи по дате и типу операции «Графики работы» — это поможет выявить системные сбои.

⚠️ Внимание: Если в программе используется несколько организаций, убедитесь, что график создан для правильной компании. В противном случае он не будет отображаться в отчётах и документах.

Для сложных случаев (например, когда график «сбивается» после обновления программы) обратитесь в службу поддержки 1С с лог-файлом ошибки. Его можно сгенерировать через Администрирование → Поддержка и обслуживание → Диагностика.

Автоматизация и оптимизация работы с графиками

Ручное заполнение графиков для большой компании занимает много времени. К счастью, в 1С:ЗУП есть инструменты для автоматизации:

🤖 Шаблоны графиков: Сохраните часто используемые расписания (например, 2/2 или сутки через трое) и применяйте их к новым сотрудникам.
📅 Импорт из Excel: Если графики хранятся в таблице, их можно загрузить через Файл → Импорт данных (потребуется предварительно настроить формат файла).
🔄 Групповое назначение: В 1С:ЗУП 3.1 можно одновременно назначить один график нескольким сотрудникам через документ «Групповое изменение графиков».
📊 Отчёты по отклонениям: Настройте автоматическое уведомление о расхождениях между графиком и табелем (раздел Настройки → Уведомления).

Для компаний с большим штатом рекомендуется интегрировать 1С с системами контроля доступа (СКУД) или программами учёта рабочего времени (например, Keeper или StaffCop). Это позволит:

Автоматически фиксировать приход/уход сотрудников.
Синхронизировать данные с табелями в 1С.
Выявлять опоздания и ранние уходы.

Если ваша компания использует электронные пропуска, настройте обмен данными через 1С:Коннектор или 1С:EDI. Это избавит от ручного ввода табелей.

💡

Для автоматизации расчёта зарплаты по сложным графикам (например, вахтовый метод) используйте обработку «Массовое заполнение графиков». Она доступна в 1С:ЗУП 3.1 по пути Сервис → Обработки → Массовое заполнение графиков работы.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Как в 1С создать график работы «сутки через трое»?

Для этого:

Создайте сменный график с периодом действия 4 дня.
Настройте чередование: День 1 — смена 24 часа, Дни 2–4 — выходные.
Повторите шаблон на нужный период (месяц, квартал).

В настройках смены укажите время начала и окончания (например, 08:00–08:00 следующего дня).

Можно ли в 1С настроить график с плавающими выходными?

Да, для этого:

Создайте индивидуальный график с типом Гибкий график.
Укажите норму часов в неделю, но не фиксируйте выходные дни.
Ежемесячно корректируйте расписание через табель учёта рабочего времени.

Такой график подходит для сотрудников с ненормированным днём или удалённой работой.

Почему в табеле не отображаются праздничные дни?

Причины могут быть следующими:

Не привязан производственный календарь к организации.
В графике работы праздники отмечены как рабочие дни.
Не обновлён календарь на текущий год (скачайте актуальную версию в Настройки → Производственные календари).

Проверьте настройки календаря и сопоставьте их с графиком.

Как перенести графики работы из одной базы 1С в другую?

Способы переноса:

Через выгрузку/загрузку: Используйте обработку ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML (доступна в стандартных поставках 1С).
Через обмен данными: Настройте правила обмена в Администрирование → Обмен данными.
Ручной перенос: Создайте графики в новой базе вручную (подходит для небольшого количества записей).

Перед переносом сделайте резервную копию обеих баз!

Как в 1С учитывать работу в выходные и праздники?