Оперативное отражение хозяйственных операций, связанных с расходами подотчетных лиц, является критически важным участком работы бухгалтера в любой коммерческой организации.
В программе 1С:Бухгалтерия 8 этот процесс автоматизирован, однако требует внимательного подхода к вводу первичных документов и правильной привязке статей затрат.
От того, насколько корректно вы сформировали Авансовый отчет, зависит итоговая сумма налога на прибыль и отсутствие претензий со стороны налоговой инспекции при проверках.
Основания для выдачи денег и создание документа
Процесс работы с подотчетными суммами начинается задолго до момента ввода самого отчета в базу.
Сначала руководитель должен издать приказ о направлении сотрудника в командировку или выдать распоряжение на приобретение хозяйственных нужд.
На основании этого распоряжения кассир формирует документ Выдача наличных или бухгалтер создает платежное поручение на карту сотрудника.
В системе 1С:Предприятие все эти операции формируют сальдо по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если вы попытаетесь создать отчет, когда у сотрудника нет задолженности перед организацией (то есть он не брал деньги авансом), система выдаст предупреждение, но позволит провести документ, если включена соответствующая настройка.
Однако правильным методом работы считается строгий контроль: сначала выдача, затем отчет.
Для начала работы с документом перейдите в раздел Банк и касса и выберите пункт Авансовые отчеты.
Нажмите кнопку Создать. В открывшейся форме первым делом укажите организацию и подотчетное лицо.
Система автоматически подтянет данные из карточки сотрудника, но всегда проверяйте актуальность подразделения, так как это влияет на аналитику затрат.
⚠️ Внимание: Если сотрудник потратил личные средства и не получал аванс, документ все равно создается в разделе «Авансовые отчеты», но поле «Аванс» остается пустым. В этом случае у организации возникает задолженность перед сотрудником.
Перед началом заполнения обязательно сверьте остаток подотчетных сумм в отчете «Анализ счета 71», чтобы избежать задвоения расходов или ошибок в возврате.
Заполнение вкладки «Авансы»
Первая содержательная вкладка документа посвящена суммам, которые были выданы сотруднику ранее.
Здесь необходимо выбрать конкретные документы выдачи из списка доступных.
Программа предлагает автоматический подбор: нажмите кнопку Подобрать авансы, и система проанализирует все невыбранные выдачи по данному физическому лицу.
Обратите внимание на валюту выдачи.
Если командировка была зарубежной, выдача могла производиться в валюте, а отчет заполняется в рублях по курсу ЦБ на дату утверждения отчета.
Вкладка «Авансы» показывает общую сумму выданных средств, которую сотрудник обязан подтвердить чеками или вернуть в кассу.
Часто возникает ситуация, когда сотрудник брал деньги частями: один чек на такси, другой на канцелярию, третий на представительские расходы.
Все эти выдачи суммируются в одной строке вкладки, но детализация остается в истории документов.
Важно, чтобы сумма в этой вкладке соответствовала фактическому перемещению денежных средств, зафиксированному в кассовой книге или выписке банка.
Ввод расходов по чекам и документам
Самый объемный этап работы — это заполнение вкладки «Оплачено».
Здесь бухгалтер вносит данные о фактически понесенных расходах на основании оправдательных документов: кассовых чеков, товарных накладных, актов выполненных работ, билетов и гостиничных счетов.
Каждая строка таблицы должна содержать полную информацию: дату документа, его номер, контрагента, статью затрат и сумму.
Современные версии 1С:Бухгалтерия 8.3 позволяют загружать данные чеков автоматически через сервис «1С-КП» (Контроль кассовых чеков), что существенно ускоряет процесс и снижает риск ошибок ввода.
Для каждого расхода критически важно правильно указать Статью затрат.
Именно от этого выбора зависит, попадет ли расход в базу по налогу на прибыль, будет ли принят НДС к вычету и на какой счет бухгалтерского учета (20, 26, 44 или 91) спишется сумма.
Например, покупка воды в офис и покупка воды для переговорной с контрагентами могут требовать разных статей для корректного налогового учета.
| Вид расхода | Тип документа | Счет учета | НДС |
|---|---|---|---|
| Покупка канцтоваров | Чек ККТ / Накладная | 10.01 или 26 | 20% |
| Представительские расходы | Акт / Чек | 26 (44) | 20% |
| Проездные билеты | Билет / Чек | 26 (44) | Без НДС |
| Оплата связи | Акт / Чек | 26 (60) | 20% |
Если в чеке выделен НДС, убедитесь, что в документе-основании (счете-фактуре или самом чеке с QR-кодом) он указан корректно.
В противном случае при формировании книги покупок возникнут расхождения.
Для розничных покупок без выделения налога используйте статьи затрат с пометкой «Без НДС».
⚠️ Внимание: С 1 марта 2022 года действуют новые правила оформления первичных документов. Убедитесь, что в чеках, полученных от подотчетника, корректно указан ИНН вашей организации, иначе налоговый вычет по НДС может быть снят.
☑️ Проверка чека подотчетника
Расчеты: возврат перерасхода или выдача недостающей суммы
После того как все чеки введены, система автоматически сравнивает сумму выданных авансов (вкладка «Авансы») и сумму подтвержденных расходов (вкладка «Оплачено»).
Результат этого сравнения отображается в нижней части документа в блоке «Расчеты».
Здесь возможны три сценария развития событий, каждый из которых требует своих действий.
Первый вариант: расходы равны авансу.
В этом случае поле «К возврату» и «К выдаче» будут равны нулю.
Документ просто закрывает подотчет, и никаких дополнительных движений денег не требуется.
Второй вариант: сотрудник потратил больше, чем ему выдали.
Возникает перерасход, который организация должна компенсировать.
Нажмите кнопку Выдать, чтобы создать документ «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета» на сумму разницы.
Это действие сразу погасит задолженность организации перед сотрудником.
Третий вариант: сотрудник потратил меньше выданной суммы или не предоставил чеки на всю сумму.
Образуется остаток, который подлежит возврату в кассу организации.
Нажмите кнопку Вернуть, что создаст документ «Поступление наличных» или «Поступление на расчетный счет».
Не оставляйте суммы в подотчете «висеть» на счете 71, так как это может быть расценено как беспроцентный заем с налоговыми последствиями.
Что делать, если сотрудник потерял чек?
В случае утери чека, подотчетное лицо должно написать служебную записку с обоснованием расходов. Для подтверждения факта покупки можно запросить у продавца дубликат чека или выписку из журнала кассира-операциониста. В 1С такой расход проводится на основании заявления, но принятие НДС к вычету в этом случае невозможно.
Проводки и влияние на налоговый учет
После проведения документа Авансовый отчет программа формирует бухгалтерские проводки.
Основная проводка — это списание подотчетных сумм в зачет расходов: Дебет 20 (26, 44, 10) Кредит 71.01.
Если был принят НДС, также формируется проводка Дебет 19 Кредит 71.01 (или 60, если использовалась схема с последующим зачетом).
Для целей налогового учета важно проверить регистры.
В документе должна быть проставлена галочка «Принять к НУ» (Налоговому Учету) в соответствующих строках расходов.
Если расход нормируемый (например, представительские расходы или проценты по займам), система автоматически рассчитает предельную сумму, но ответственность за обоснованность лежит на бухгалтере.
Особое внимание уделите командировочным расходам.
Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только в пределах норм (700 рублей по РФ и 2500 рублей за границу в сутки).
Суммы сверх нормы необходимо отражать отдельной строкой с видом операции «Оплата труда», чтобы программа автоматически рассчитала налоги.
Игнорирование этого правила приведет к штрафам при проверке расчетов по страховым взносам.
Корректное указание вида операции для суточных (норма или сверх нормы) критически важно для автоматического расчета НДФЛ и страховых взносов в конце месяца.
⚠️ Внимание: Интерфейс и функционал программы могут отличаться в зависимости от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Бухгалтерия государственного учреждения) и версии релиза. Всегда сверяйтесь с актуальными формами документов в вашей базе.
Частые ошибки и способы их устранения
При заполнении авансовых отчетов бухгалтеры часто сталкиваются с типовыми проблемами, которые тормозят закрытие периода.
Одна из самых распространенных ошибок — проведение расходов датой, предшествующей дате выдачи аванса.
Хотя технически 1С это позволяет, логически это нарушает последовательность хозяйственной жизни и может вызвать вопросы у аудиторов.
Еще одна проблема — задвоение расходов.
Это случается, когда один и тот же чек вводится дважды: один раз через «Авансовый отчет», а второй раз через прямое поступление товаров или услуг на 60 счет.
В результате расходы завышаются дважды, а НДС принимается к вычету неправомерно.
Всегда проверяйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» перед закрытием месяца.
Если вы обнаружили ошибку в уже проведенном документе, не спешите его удалять, особенно если он попал в закрытый период.
Используйте механизм «Исправление проведенных документов» или создайте документ «Корректировка регистра», если период закрыт.
Для текущих периодов проще всего сделать копию документа, исправить ошибки в копии, провести её, а исходный документ пометить на удаление.
Не забывайте про аналитику.
Частая ошибка — отсутствие заполнения полей «Статья затрат» или «Подразделение затрат».
Это приводит к тому, что в управленческой отчетности расходы «размазываются» по общему котлу, и директор не видит реальную себестоимость проектов или отделов.
Настройте обязательность заполнения этих полей в режиме «Все функции» -> «Настройки программы» -> «Предприятие».
Используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» для массового исправления статей затрат, если вы обнаружили, что целый пакет документов проведен с ошибочной аналитикой.
Можно ли заполнить авансовый отчет, если сотрудник не предоставил оригиналы чеков?
Нет, для принятия расходов к налоговому учету оригиналы документов (или их заверенные копии в специфических случаях) обязательны. В 1С можно ввести документ «на слово», но при проверке такие расходы будут сняты, а НДС восстановлен. Исключение составляют случаи утери документов по уважительной причине с подтверждением от продавца, но это сложная процедура.
Как отразить в 1С покупку валюты подотчетным лицом за рубежом?
Покупка валюты отражается отдельным документом или строкой в авансовом отчете с использованием счета 50.23 «Денежные документы». Расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Курсовые разницы рассчитываются автоматически при проведении документа.
Что делать, если подотчетное лицо уволилось до предоставления отчета?
Необходимо потребовать предоставления отчета в день увольнения. Если сотрудник не отчитался, сумма невозвращенного аванса удерживается из его окончательного расчета (зарплаты). Если зарплаты недостаточно или она уже выплачена, организация может взыскать сумму в судебном порядке. В 1С остаток на 71 счете не должен висеть, его нужно либо закрыть удержанием, либо списать на 91 счет как убыток (с обложением НДФЛ).
Может ли один авансовый отчет содержать расходы нескольких сотрудников?
Нет, документ «Авансовый отчет» в 1С:Бухгалтерия всегда формируется строго на одно подотчетное лицо. Если несколько сотрудников ездили в командировку вместе и платили из одного кошелька, необходимо распределить чеки: каждый сотрудник пишет отчет на свою долю расходов, либо оформляется доверенность на одного представителя, который и отчитывается за всех.
Как загрузить сканы чеков прямо в 1С?
В современных версиях 1С (релизы 3.0.100 и выше) есть возможность прикрепления файлов к документу. В форме авансового отчета есть область для вложения файлов. Вы можете перетащить туда сканы чеков или фото из мобильного приложения «1С:Документооборот», если настроена интеграция. Это упрощает архивирование и последующую проверку документов.