Как заполнить акт выполненных работ в 1С: пошаговое руководство с примерами

Заполнение акта выполненных работ (АВР) в 1С:Предприятие — рутинная, но критически важная задача для бухгалтеров, менеджеров проектов и специалистов по закупкам. Ошибки в этом документе могут привести к задержкам оплаты, конфликтам с контрагентами или проблемам при налоговых проверках. Несмотря на кажущуюся простоту, нюансов здесь больше, чем кажется: от выбора правильного вида документа до корректного отражения НДС и связки с договорами.

В этой статье мы разберём актуальные способы заполнения АВР в последних версиях 1С (8.3.23+), включая 1С:Бухгалтерию, 1С:Управление торговлей и 1С:ERP. Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые приводят к расхождениям в учёте, а также покажем, как автоматизировать процесс с помощью шаблонов и обработок. Если вы работаете с авансовыми платежами, многовалюточными сделками или длительными проектами — здесь найдёте ответы на специфические вопросы.

Для удобства мы структурировали материал по этапам: от подготовки документа до его проведения и печати. В конце статьи — FAQ с ответами на частые вопросы и спойлеры с лайфхаками для ускорения работы. Если вы впервые сталкиваетесь с АВР в 1С, начните с раздела «Подготовка», опытные пользователи могут сразу перейти к особенностям заполнения для разных типов договоров.

1. Подготовка к заполнению акта выполненных работ

Прежде чем создавать АВР в 1С, убедитесь, что в системе корректно настроены справочники и договоры. Без этого документ не удастся провести или он будет содержать ошибки. Вот что нужно проверить:

• 📌 Контрагенты: Карточка контрагента должна содержать актуальные реквизиты (ИНН, КПП, адрес), особенно если АВР будет использоваться для налогового учёта. В 1С:Бухгалтерии 3.0 проверьте закладку «Дополнительно» — там указывается Вид контрагента (юридическое/физическое лицо), который влияет на печатную форму акта.
• 📄 Договоры: В карточке договора должен быть указан Тип договора («С поставщиком», «С покупателем», «Прочее») и Вид расчётов («Авансовый», «Постоплата»). От этого зависит, какие поля будут доступны в АВР (например, возможность указать аванс).
• 💰 Номенклатура/услуги: Если акт составляется на услуги, в справочнике Номенклатура должны быть заведены позиции с типом «Услуга» и указанной Ставкой НДС. Для работ — аналогично, но с привязкой к статье затрат.
• 📅 Проекты/заказы: Если АВР привязан к проекту или заказу клиента (актуально для 1С:ERP), проверьте статусы этих документов. Закрытый заказ не позволит создать акт.

Особое внимание уделите настройкам учёта НДС. Если ваша организация работает с НДС 20%, но в договоре указан Без НДС, 1С может автоматически подставлять неверную ставку. Чтобы избежать этого, в карточке договора на закладке «Учётная политика» установите флаг «Не выделять НДС» или укажите нужную ставку вручную.

2. Создание нового акта выполненных работ

Чтобы создать АВР в 1С, перейдите в раздел Покупки → Акты выполненных работ (для поставщиков) или Продажи → Акты выполненных работ (для клиентов). В 1С:ERP путь может отличаться: Проекты → Документы проекта → Акт выполненных работ. Далее нажмите «Создать» и выберите тип документа:

• 📝 Акт выполненных работ (общий) — универсальный вариант для большинства случаев.
• 🔄 Акт выполненных работ (авансовый) — если по договору предусмотрена предоплата.
• 🌍 Акт выполненных работ (валютный) — для сделок в иностранной валюте.

После выбора типа откроется форма документа. Основные поля, которые нужно заполнить:

Поле	Описание	Пример заполнения
Организация	Юридическое лицо, от имени которого оформляется акт	ООО «Ромашка», ИНН 1234567890
Контрагент	Компания или ИП, с которой заключён договор	ИП Иванов И.И., ИНН 9876543210
Договор	Основание для выполнения работ (должен быть заведён в справочнике)	Договор №123 от 01.01.2026 на оказание консалтинговых услуг
Дата	Дата подписания акта (влияет на период учёта)	15.05.2026
Номер	Порядковый номер документа (можно настроить автонумерацию)	АВР-000123

Обратите внимание на поле Счёт учёта. Здесь указывается счёт бухгалтерского учёта, на который будут списаны затраты (например, 20.01 для основного производства или 26 для общехозяйственных расходов). Если счёт не указан или выбран неверно, документ не проведётся или приведёт к искажению отчётности.

Заполнены все обязательные поля (организация, контрагент, договор)|

Указана корректная дата (не позже даты подписания)|

Проверена ставка НДС (соответствует договору)|

Привязаны все выполненные работы/услуги (табличная часть не пустая)|

Указан счёт учёта (для бухгалтерского отражения)

-->

3. Заполнение табличной части: работы и услуги

Табличная часть акта — это перечень выполненных работ или оказанных услуг. Здесь чаще всего допускаются ошибки, поэтому разберём процесс подробно. Чтобы добавить строку, нажмите «Добавить» или используйте горячие клавиши Insert.

Основные колонки таблицы:

• 📋 Номенклатура: Выберите услугу или работу из справочника. Если нужной позиции нет, её необходимо предварительно создать (раздел Номенклатура → Создать).
• 📏 Количество: Укажите объём выполненных работ (например, 5 часов консультаций или 1 завершённый проект).
• 💵 Цена: Стоимость единицы работы/услуги. Может подтягиваться из договора или указываться вручную.
• 📊 Сумма: Автоматически рассчитывается как Количество × Цена. Если сумма не совпадает с ожидаемой, проверьте округление (настройки в Администрирование → Настройки программы → Валюты).
• 📑 Счёт учёта: Укажите аналитику (например, статью затрат или проект), если это требуется для управленческого учёта.

Если в акте несколько позиций с разными ставками НДС, 1С автоматически разобьёт их на группы при печати. Например, услуги по НДС 20% и Без НДС будут отображаться в разных разделах печатной формы. Чтобы избежать путаницы, используйте фильтр по ставке НДС в табличной части (кнопка «Ещё → Настроить список»).

Как добавить новую номенклатуру прямо из акта?

В табличной части нажмите «Добавить», затем в колонке «Номенклатура» выберите «Создать новый элемент». Заполните карточку услуги/работы (название, единицу измерения, ставку НДС) и сохраните. Новая позиция автоматически подставится в акт.

Для длительных проектов (например, строительных работ или IT-разработки) удобно использовать механизм Этапов выполнения. В 1С:ERP это настраивается в карточке проекта: создаются этапы с плановыми датами и бюджетами, а затем в АВР привязываются к конкретному этапу. Это упрощает контроль за выполнением и позволяет формировать отчёты по прогрессу.

4. Особенности заполнения для разных типов договоров

Алгоритм заполнения АВР может отличаться в зависимости от типа договора и условий расчётов. Рассмотрим наиболее распространённые случаи.

4.1. Авансовые платежи

Если по договору предусмотрена предоплата, в акте нужно указать связь с авансом. Для этого:

1. В поле Счёт-фактура на аванс выберите ранее оформленный документ.
2. Убедитесь, что сумма акта не превышает сумму аванса (иначе 1С выдаст ошибку).
3. В печатной форме появится пометка «Зачёт аванса».

4.2. Валютные сделки

Для договоров в иностранной валюте:

• В поле Валюта укажите валюту договора (например, USD или EUR).
• Курс будет подтянут автоматически из Курсов валют на дату акта. Если курс не актуализирован, обновите его через Банк и касса → Курсы валют.
• Сумма в рублях рассчитается по формуле: Сумма в валюте × Курс.

4.3. Договоры с фиксированной суммой

Если в договоре прописана фиксированная сумма (например, «не более 100 000 руб.»), 1С может блокировать проведение акта на большую сумму. Чтобы обойти это ограничение:

1. Откройте карточку договора.
2. На закладке «Условия» снимите флаг «Контролировать предельную сумму».
3. Либо создайте дополнительное соглашение к договору с новой суммой.

5. НДС в акте выполненных работ: нюансы и ошибки

Ошибки в учёте НДС — одна из самых частых причин проблем с актами. Рассмотрим ключевые моменты:

• 📌 Ставка НДС: Должна соответствовать ставке в договоре. Если в договоре указано «Без НДС», а в акте проставляется 20%, это приведёт к искажению Книги продаж.
• 🔄 Зачёт аванса: При зачёте аванса НДС по нему должен быть восстановлен. 1С делает это автоматически, но только если в настройках учёта (раздел Налоги и отчёты → Настройки НДС) включён флаг «Вести учёт авансов».
• 📑 Счёт-фактура: После проведения акта необходимо сформировать счёт-фактуру (кнопка «Выписать счёт-фактуру»). Без неё НДС не попадет в декларацию.

Типичная ошибка: неверное распределение НДС по ставкам. Например, если в акте есть услуги с НДС 20% и без НДС, но в печатной форме все позиции идут под одной ставкой. Чтобы исправить:

1. Проверьте ставку НДС для каждой номенклатуры в справочнике.
2. В акте нажмите «Заполнить → По ставкам НДС» — это разобьёт позиции по группам.

Что делать, если НДС в акте не совпадает с НДС в счёте-фактуре?

Это происходит, если после проведения акта изменилась ставка НДС в справочнике или были редактированы номенклатурные позиции. Решение:

1. Отмените проведение счёта-фактуры.

2. Исправьте ставки НДС в акте (вручную или через «Заполнить»).

3. Перепроведите акт и сформируйте счёт-фактуру заново.

Для экспортных операций (ставка НДС 0%) в акте нужно указать:

• Код вида операции: «Экспорт» (выбирается в поле Вид операции).
• Номер таможенной декларации (если требуется).
• Страну назначения.

6. Печать и подписание акта

После заполнения акта его нужно распечатать для подписания. В 1С есть несколько вариантов печатных форм:

• 📄 Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает акт и счёт-фактуру.
• 📋 Акт выполненных работ (стандартный) — классическая форма.
• 🏗️ КС-2, КС-3 — для строительных работ.

Чтобы распечатать акт:

1. Нажмите кнопку «Печать» в верхней панели документа.
2. Выберите нужную форму (например, «Акт выполненных работ (ОКУД 070001)»).
3. Проверьте, что все реквизиты отображаются корректно (особенно ИНН, КПП, адреса).
4. Нажмите «Печать» или «Сохранить в PDF».

Если печатная форма содержит ошибки (например, неверно отображается логотип или отсутствуют подписи), её можно отредактировать:

1. Перейдите в Администрирование → Печатные формы → Настройка печатных форм.
2. Выберите форму «Акт выполненных работ» и нажмите «Изменить».
3. В конструкторе отчётов исправьте шаблон (например, добавьте поля для подписей).

1. Совпадают ли суммы в печатной форме и в электронном виде (иногда из-за округлений возникают расхождения).

2. Указаны ли все обязательные реквизиты (даты, номера, печать).

3. Подписи ответственных лиц (если акт отправляется в электронном виде, убедитесь, что подписи визуализированы).-->

7. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при работе с актами. Вот самые распространённые из них и способы их исправления:

Ошибка	Причина	Решение
Акт не проводится	Не заполнено обязательное поле (например, договор или счёт учёта)	Проверьте заполнение всех полей, отмеченных красным восклицательным знаком
Сумма в рублях не совпадает с валютной	Неактуальный курс валюты	Обновите курс в Банк и касса → Курсы валют
НДС не рассчитывается	В договоре указано «Без НДС», но в акте ставка 20%	Исправьте ставку НДС в табличной части или в карточке номенклатуры
Не формируется счёт-фактура	Не установлен флаг «Отражать в книге продаж»	В настройках НДС (Налоги и отчёты) включите эту опцию
Акт не отображается в отчётах	Неверно указан период или организация	Проверьте фильтры в отчёте (например, в «Анализе счёта»)

Если после исправлений акт всё равно не проводится, проверьте логи блокировок:

1. Откройте журнал документов (Все функции → Стандартные → Журнал документов).
2. Найдите свой акт и посмотрите статус (если есть значок 🔴, наведите курсор для подсказки).
3. Частая причина блокировки — нехватка прав у пользователя. Проверьте роли в Администрирование → Пользователи.

8. Частые вопросы по актам выполненных работ в 1С

🔹 Как связать акт с заказом покупателя?

В 1С:Управление торговлей при создании акта в поле Заказ покупателя выберите нужный документ. Система автоматически подтянет номенклатуру и количества из заказа. Если заказ закрыт, связь будет невозможна — сначала измените его статус на «В работе».

🔹 Можно ли создать акт на основании счёта?

Да, в 1С:Бухгалтерии откройте счёт, нажмите «Создать на основании» и выберите «Акт выполненных работ». Все данные (контрагент, договор, номенклатура) перенесутся автоматически. Останется только указать фактические объёмы выполненных работ.

🔹 Как исправить проведённый акт?

Если акт уже проведён, его нельзя редактировать напрямую. Сначала отмените проведение (кнопка «Ещё → Отменить проведение»), внесите изменения, затем проведите заново. Для исправления ошибок в бухгалтерском учёте используйте документ «Корректировка записей регистров».

🔹 Почему в печатной форме не отображается логотип?

Логотип берётся из настроек организации (Справочники → Организации → [Ваша организация] → Логотип). Если поле пустое, загрузите изображение в формате JPEG или PNG. Также проверьте, что в печатной форме включено отображение логотипа (настройка в конструкторе форм).

🔹 Как экспортировать акт в Excel?

Откройте акт, нажмите «Ещё → Выгрузить» и выберите формат Excel. В 1С:ERP можно настроить шаблон выгрузки через Администрирование → Обмен данными → Настройки выгрузки. Для регулярного экспорта используйте обработку «Выгрузка документов в Excel».

Если ваш вопрос не освещён в статье, проверьте раздел помощи в вашей конфигурации 1С (кнопка «?» в верхнем меню) или обратитесь в службу поддержки. Для сложных случаев (например, интеграция с Диадок или Контур.Диадок для электронного документооборота) может потребоваться доработка конфигурации.