Работа с кадровым учётом в 1С:Предприятие — одна из самых ответственных задач для HR-специалистов и бухгалтеров. Ошибки при заполнении данных о сотрудниках могут привести к проблемам с начислением зарплаты, отчётностью в ПФР и ФНС, а также штрафам за несоблюдение трудового законодательства. Эта статья поможет разобраться, как корректно заполнить раздел «Кадры» в типовой конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) 3.1 или 1С:Комплексная автоматизация 2, избегая типичных ошибок.

Мы рассмотрим весь процесс: от создания карточки сотрудника до оформления кадровых приказов, уделив внимание нюансам, которые часто упускают начинающие пользователи. Особое внимание уделим связи кадровых данных с расчётом зарплаты — это поможет избежать расхождений в отчётности.

Если вы работаете с 1С:Бухгалтерией 8 и ведёте кадровый учёт в упрощённом виде, принципы будут схожи, но некоторые меню могут отличаться. Для точности сверяйтесь с версией вашей конфигурации.

1. Подготовка к работе: настройки справочников и параметров учёта

Прежде чем приступать к заполнению данных о сотрудниках, необходимо настроить базовые справочники, от которых зависит корректность кадрового учёта. Без этого вы не сможете правильно оформить приём на работу или перевести сотрудника на другую должность.

Откройте раздел Кадры → Настройки и справочники и проверьте следующие элементы:

  • 📌 Организации — добавьте вашу компанию (или несколько, если ведёте учёт для холдинга). Укажите ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты. Эти данные потребуются для печати приказов и сдачи отчётности.
  • 🏢 Подразделения — создайте структуру компании (отделы, филиалы, цеха). Иерархия должна соответствовать штатному расписанию. Например: Администрация → Бухгалтерия → Отдел зарплаты.
  • 👔 Должности — заполните справочник должностей с указанием квалификационных требований (при необходимости). Здесь же можно привязать должности к профессиональным стандартам, если это требуется по закону.
  • 📅 Графики работы — настройте типовой график (например, 5-дневная рабочая неделя) и индивидуальные графики для сменных работников. Укажите норму рабочего времени в месяц — это критично для расчёта зарплаты.

⚠️ Внимание: Если в вашей организации есть сотрудники с гибким графиком или удалённой работой, для них нужно создать отдельные графики в разделе Кадры → Графики работы. В противном случае расчёт оплаты по среднему заработку (например, для отпусков) будет неверным.

Также проверьте настройки кадровой политики в разделе Администрирование → Кадровый учёт. Здесь указываются:

  • Порядок присвоения табельных номеров (автоматический или ручной).
  • Правила хранения истории изменений (например, срок архивации кадровых документов).
  • Настройки интеграции с 1С:Бухгалтерией (если ведёте учёт в двух программах).
📊 Какую версию 1С вы используете для кадрового учёта?
1С:ЗУП 3.1
1С:Комплексная автоматизация 2
1С:Бухгалтерия 8 (упрощённый кадровый учёт)
1С:ERP
Другая конфигурация

2. Создание карточки сотрудника: пошаговая инструкция

Карточка сотрудника — это основа кадрового учёта. В ней фиксируются все персональные данные, история трудоустройства и изменения условий работы. Чтобы создать новую карточку, перейдите в раздел Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.

Заполните данные в следующем порядке:

  1. Личные данные:
    • 👤 ФИО — введите полностью, без сокращений. Отчество указывайте, даже если в паспорте оно отсутствует (прочерк не допускается).
    • 📅 Дата рождения — обязательна для расчёта страховых взносов и льгот (например, для сотрудников предпенсионного возраста).
    • 🆔 Паспортные данные — серия, номер, кем и когда выдан. Эти сведения потребуются для оформления больничных листов и выплат.
    • 📍 Адрес регистрации — укажите фактический адрес, даже если он отличается от прописки. Это важно для расчёта районных коэффициентов.
  2. Трудовая информация:
    • 🏢 Подразделение и должность — выберите из справочников, настроенных ранее.
    • 💼 Табельный номер — если присвоение автоматическое, поле заполнится само. В ручном режиме используйте уникальные номера (например, 001, 002).
    • 📅 Дата приёма — укажите дату фактического начала работы, а не дату подписания трудового договора (они могут отличаться).
  • Дополнительные сведения:
    • 🎓 Образование и квалификация — прикрепите сканы дипломов, если это требуется для должности (например, для врачей или педагогов).
    • 💳 Банковские реквизиты — номер счёта для зарплаты. Проверьте корректность БИК и наименования банка.
    • 📞 Контактная информация — телефон и email для связи. Эти данные используются для отправки уведомлений (например, о начисленной зарплате).

    ⚠️ Внимание: Если сотрудник является иностранным гражданином, в карточке обязательно укажите:
    • Данные миграционной карты или вида на жительство.
    • Серию и номер патента (для трудящихся по патенту).
    • Срок действия разрешительных документов.

    Без этого 1С не сможет корректно рассчитать НДФЛ (для иностранцев действуют другие ставки).

    ☑️ Проверка карточки сотрудника перед сохранением

    Выполнено: 0 / 5

    После заполнения сохраните карточку. Система автоматически сгенерирует приказ о приёме на работу (форма Т-1), который можно распечатать или отправить на подпись электронно.

    💡

    Если в вашей организации используется электронный документооборот (ЭДО), настройте интеграцию с 1С:Документооборот или Диадок. Это позволит отправлять кадровые приказы на подпись без распечатки.

    3. Оформление кадровых приказов: приём, перевод, увольнение

    Все изменения в трудовой деятельности сотрудника должны сопровождаться приказами. В 1С:ЗУП приказы формируются автоматически на основе данных карточки, но их нужно правильно заполнить и провести.

    Рассмотрим три основных типа приказов:

    Тип приказа Когда используется Особенности заполнения Форма документа
    Приём на работу При трудоустройстве нового сотрудника Укажите должность, оклад, испытательный срок (если есть), дату начала работы. В поле "Основание" введите номер и дату трудового договора. Т-1
    Перевод на другую работу При изменении должности, отдела или условий труда Обязательно укажите причину перевода (по инициативе работника/работодателя). Если меняется оклад, система пересчитает зарплату автоматически. Т-5
    Увольнение При прекращении трудового договора Выберите статью ТК РФ (например, 77.3 — по собственному желанию). Укажите дату увольнения и последний рабочий день. Система рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск. Т-8
    Отпуск При предоставлении ежегодного или учебного отпуска Укажите период отпуска и тип (оплачиваемый/за свой счёт). Для оплачиваемого отпуска система автоматически рассчитает сумму выплат. Т-6

    Чтобы оформить приказ:

    1. Перейдите в раздел Кадры → Кадровые документы.
    2. Выберите тип документа (например, Приём на работу).
    3. Заполните реквизиты: сотрудника, дату, основание.
    4. Нажмите Провести и закрыть. Система сгенерирует печатную форму.

    Что будет, если не провести приказ?

    Если документ не проведён, изменения не отразятся в кадровой истории и расчёте зарплаты. Например, при переводе сотрудника на другую должность его оклад останется прежним, что приведёт к недоплате или переплате.

    После проведения приказа проверьте:

    • 📄 Сформировалась ли печатная форма (кнопка Печать → Т-1).
    • 🔄 Обновились ли данные в карточке сотрудника (раздел Трудовая деятельность).
    • 💰 Корректно ли рассчитана зарплата (проверьте в разделе Зарплата → Начисления).

    💡

    Все кадровые приказы должны быть подписаны руководителем и сотрудником. В 1С:ЗУП можно настроить электронную подпись через модуль 1С:Документооборот, что ускорит процесс согласования.

    4. Ведение кадровой истории: изменения и архив

    Кадровая история сотрудника в 1С фиксирует все изменения: от приёма на работу до увольнения. Эта информация используется для формирования отчётности (например, СЗВ-ТД или 4-ФСС) и расчёта стажа.

    Чтобы просмотреть или отредактировать историю:

    1. Откройте карточку сотрудника.
    2. Перейдите на вкладку Трудовая деятельность.
    3. Нажмите История изменений — здесь отображаются все приказы, связанные с данным сотрудником.

    Если нужно внести исправления (например, изменить дату приёма на работу):

    • 🔍 Найдите ошибочный документ в истории.
    • 📝 Нажмите Изменить и внесите правки.
    • ⚠️ После изменения перепроведите документ, иначе корректировки не вступят в силу.

    ⚠️ Внимание: Если ошибка обнаруžena после сдачи отчётности (например, в СЗВ-ТД), исправления могут потребовать подачи корректирующей отчётности. В этом случае лучше проконсультироваться с бухгалтером.

    Для архивации уволенных сотрудников:

    1. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники.
    2. Отфильтруйте список по статусу Уволен.
    3. Выделите ненужные карточки и нажмите Перенести в архив.

    💡

    Чтобы не потерять данные об уволенных сотрудниках, настройте автоматическое архивирование в разделе Администрирование → Настройки кадрового учёта. Рекомендуемый срок хранения — не менее 5 лет (согласно ст. 22.1 Федерального закона №125-ФЗ).

    5. Интеграция кадровых данных с расчётом зарплаты

    Один из ключевых плюсов 1С:ЗУП — автоматическая связь кадровых данных с начислением зарплаты. Однако для корректной работы нужно следить за несколькими моментами:

    • 💰 Оклады и надбавки: Если в приказе о приёме или переводе указан оклад, он автоматически подтягивается в раздел Зарплата → Начисления. Проверьте, что сумма совпадает с трудовym договором.
    • 📅 Графики работы: Начисление зарплаты зависит от отработанных дней по графику. Если сотрудник работал по индивидуальному графику (например, сменному), убедитесь, что в Табеле учёта рабочего времени отражены фактические часы.
    • 🎁 Льготы и вычеты: Данные о детях, инвалидности или статусе ветерана (указанные в карточке сотрудника) влияют на расчёт НДФЛ. Например, стандартный вычет на ребёнка уменьшает налоговую базу.

    Чтобы проверить связь кадровых данных с зарплатой:

    1. Откройте раздел Зарплата → Все начисления.
    2. Выберите сотрудника и месяц.
    3. Проверьте, что оклад, надбавки и удержания соответствуют кадровым документам.

    Если оклад в начислениях не совпадает с приказом, причина может быть в неверной дате действия документа. Например, приказ о повышении оклада датирован 10-м числом, а начисление идёт с 1-го. В этом случае нужно скорректировать дату начала действия приказа.

    Почему в 1С не рассчитывается зарплата?

    Наиболее частые причины:

    • Не проведён приказ о приёме/переводе.
    • В карточке сотрудника не указан график работы.
    • Неверно заполнен табель учёта рабочего времени.
    • Отсутствует связь между подразделением в кадровых данных и в настройках зарплаты.

    6. Формирование отчётности по кадровому учёту

    На основе кадровых данных в 1С:ЗУП формируются отчёты для ПФР, ФНС и ФСС. Рассмотрим основные виды отчётности и как их подготовить:

    Отчёт Срок сдачи Данные из 1С Особенности
    СЗВ-ТД Ежемесячно, до 15-го числа Приказы о приёме, переводе, увольнении С 2020 года заменил формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Включает данные о всех кадровых изменениях.
    4-ФСС Ежемесячно, до 20-го числа Данные о травматизме, больничных, отпусках по БиР Требует информации о страховых случаях и начисленных пособиях.
    РСВ (Расчёт по страховым взносам) Ежемесячно, до 30-го числа Начисления по зарплате, больничные, отпускные Включает данные о взносах в ПФР, ФОМС, ФСС.
    2-НДФЛ Ежегодно, до 1 марта Начисленная зарплата, удержанный НДФЛ, вычеты С 2023 года заменён на 6-НДФЛ (ежемесячная отчётность) и справку о доходах (по запросу сотрудника).

    Чтобы сформировать отчёт:

    1. Перейдите в раздел Отчёты → Регламентированные отчёты.
    2. Выберите нужный отчёт (например, СЗВ-ТД).
    3. Укажите период и организацию.
    4. Нажмите Заполнить — система подтянет данные из кадровых документов.
    5. Проверьте отчёт на ошибки (кнопка Проверка) и экспортируйте в нужный формат (XML для ПФР, Excel для внутреннего использования).

    ⚠️ Внимание: Перед сдачей отчётности сверьте данные в 1С с первичными документами (трудовыми договорами, приказами). Особое внимание уделите:
    • Датам кадровых изменений (они должны совпадать с датами в приказах).
    • Кодам видов доходов (например, 2000 — зарплата, 2012 — отпускные).
    • Страховым номерам (СНИЛС) — без них отчёт не пройдёт проверку в ПФР.

    💡

    Если в отчёте СЗВ-ТД есть расхождения с фактическими данными, исправляйте их через кадровые документы, а не вручную в форме отчёта. В противном случае при следующем заполнении ошибки вернутся.

    7. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при работе с кадровыми данными. Вот самые распространённые из них и способы их предотвращения:

    • 🔄 Несвоевременное оформление приказов: Если приказ о приёме создан задним числом, дата начала работы в карточке сотрудника будет позже фактической. Это приведёт к недоначислению зарплаты за первые дни. Решение: Всегда создавайте приказы в день подписания или заранее (с датой будущего события).
    • 📅 Неверный график работы: Если сотрудник работает по сменному графику, но в карточке указан стандартный 5/2, расчёт оплаты за ночные часы или выходные будет неверным. Решение: Настройте индивидуальные графики для сменных работников.
    • 💰 Несовпадение окладов: Оклад в трудовом договоре и в приказе о приёме разный. Решение: Проверяйте суммы на этапе создания приказа и сверяйте с договором.
    • 🆔 Ошибки в СНИЛС: Неверно указанный страховой номер приведёт к отказу в приёме отчётности ПФР. Решение: Сверяйте СНИЛС с данными на карточке сотрудника или через сервис Личный кабинет ПФР.
    • 📄 Отсутствие оснований в приказах: В поле "Основание" не указан номер трудового договора или соглашения. Решение: Всегда заполняйте это поле — оно обязательно для проверки инспекторами.

    Чтобы минимизировать ошибки:

    • 🔍 Используйте отчёт "Анализ кадровых данных" (Кадры → Отчёты) для проверки целостности информации.
    • 📌 Настройте уведомления о просроченных документах (например, истекающих трудовых договорах).
    • 🤝 Проводите кросс-проверку между HR-отделом и бухгалтерией перед закрытием месяца.

    📊 С какой ошибкой в 1С Кадры вы сталкивались чаще всего?
    Несовпадение окладов в договоре и приказе
    Ошибки в СНИЛС
    Забываем проводить приказы
    Неверный график работы
    Другое

    8. Автоматизация кадрового учёта: полезные инструменты 1С

    1С:ЗУП предлагает инструменты для автоматизации рутинных задач. Вот какие функции помогут сэкономить время:

    • 🤖 Шаблоны кадровых документов: Настройте типовые приказы (например, о приёме на работу или отпуске) и используйте их для быстрого заполнения. Путь: Кадры → Настройки и справочники → Шаблоны документов.
    • 📅 Календарь кадровых событий: Система напомнит о предстоящих увольнениях, окончании испытательного срока или необходимости продления трудового договора. Включается в разделе Администрирование → Настройки кадрового учёта.
    • 📤 Обмен данными с порталами госуслуг: Настройте интеграцию с ПФР и ФНС для автоматической проверки СНИЛС и ИНН сотрудников. Это избавит от ошибок при заполнении отчётности.
    • 📊 Отчёты по аналитике: Используйте отчёты Структура персонала или Движение кадров для анализа текучести и планирования штата.

    Для настройки автоматического заполнения полей (например, должности по подразделению):

    1. Перейдите в Администрирование → Настройки кадрового учёта.
    2. Включите опцию Автозаполнение должностей по штатному расписанию.
    3. Сохраните настройки и перезагрузите программу.

    💡

    Если в вашей компании часто меняется штатное расписание, настройте уведомления о вакансиях в модуле 1С:Управление персоналом. Это поможет HR-отделу оперативно закрывать открытые позиции.

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    Как исправить ошибку в дате приёма на работу, если отчётность уже сдана?

    Если ошибка обнаруžena после сдачи СЗВ-ТД, нужно:

    1. Создать корректирующий приказ с правильной датой (через Кадры → Кадровые документы → Исправление кадровой истории).
    2. Сформировать корректирующий отчёт СЗВ-ТД за тот же период.
    3. Отправить исправленный отчёт в ПФР с пометкой "Корректирующий".

    Если ошибка не критична (например, опечатка в одном дне), можно внести исправления без корректировки отчётности, но лучше уточнить у бухгалтера.

    Можно ли в 1С вести кадровый учёт без приказов?

    Технически — да, но это нарушение трудового законодательства. Согласно ст. 68 ТК РФ, все кадровые изменения должны оформляться приказами. В 1С без приказов:

    • Не будет истории изменений.
    • Невозможно сформировать отчётность (например, СЗВ-ТД).
    • Могут возникнуть проблемы при проверке ГИТ (Государственной инспекцией труда).

    Используйте приказы даже для мелких изменений (например, временного перевода на другую должность).

    Как перенести кадровые данные из Excel в 1С?

    Для импорта данных:

    1. Подготовьте файл Excel по шаблону 1С (можно скачать в разделе Администрирование → Обмен данными).
    2. Перейдите в Кадры → Обмен данными → Импорт данных.
    3. Выберите файл и сопоставьте столбцы с полями 1С.
    4. Запустите импорт и проверьте результаты.

    Для сложных случаев (например, переноса истории кадровых изменений) лучше использовать обработку "Универсальный обмен данными" или обратиться к 1С-разработчику.

    Что делать, если в 1С не отображается новый сотрудник после создания карточки?

    Возможные причины и решения:

    • Не сохранена карточка: Проверьте, что вы нажали Записать и закрыть.
    • Неверный фильтр: В списке сотрудников может стоять фильтр по статусу (например, "Действующие"). Снимите его.
    • Ошибка прав доступа: У вашего пользователя может не хватать прав на просмотр кадровых данных. Обратитесь к администратору 1С.
    • Не проведён приказ о приёме: Без проведения документа сотрудник не появится в активных списках.

    Как в 1С оформить совместительство?

    Для оформления совместителя:

    1. Создайте новую карточку сотрудника (даже если он уже работает в компании по основному месту).
    2. В поле Вид занятости выберите Внутреннее совместительство или Внешнее совместительство.
    3. Укажите ставку (например, 0.5 для половины оклада).
    4. Оформите приказ о приёме на работу по совместительству (форма Т-1).