Как правильно выставить счёт самозанятому в 1С: инструкция с примерами и типичными ошибками

• Укажите Статус НПД — Применяет.
• Если самозанятый работает через платформу (например, Яндекс.Про или СберМаркет), добавьте это в поле Примечание.

Нажмите Добавить и заполните табличную часть:

• 📦 Номенклатура — выберите из справочника или добавьте новую позицию.
• 💰 Цена — указана без НДС!
• 📝 Количество и Сумма — рассчитываются автоматически.
• Проверьте итоги:

  Внизу счёта должна быть только одна сумма — Всего к оплате без выделения НДС. Если программа автоматически добавила НДС, удалите его вручную (см. следующий раздел).

• Сохраните и отправьте счёт:

  Нажмите Провести и закрыть, затем Печать → Счёт на оплату. Отправьте PDF самозанятому по email или через мессенджер (с уведомлением о прочтении).

Выбран правильный тип контрагента (самозанятый)|ИНН самозанятого указан верно|НДС не выделен|Наименование услуг/товаров детализировано|Сумма совпадает с договорённостью

-->

4. Особенности выставления счёта в 1С:УНФ (Управление небольшой фирмой)

1С:УНФ более простая конфигурация, но и здесь есть свои нюансы. Главное отличие от 1С:Бухгалтерия — упрощённый документооборот и меньшее количество полей.

Инструкция для 1С:УНФ (редакция 1.6 и выше):

1. Перейдите в раздел Продажи → Счета.
2. Нажмите Создать → Счёт покупателю.
3. В поле Контрагент выберите самозанятого. Если его нет в списке, добавьте через Добавить контрагента, указав тип Физическое лицо (НПД).
4. Заполните табличную часть:
   • 🔧 В 1С:УНФ нет справочника номенклатуры как в 1С:Бухгалтерия. Здесь можно просто вписать название услуги вручную.
   • 💵 Сумму указывайте без НДС — в 1С:УНФ нет автоматического выделения налога для самозанятых.
5. Нажмите Провести и сформируйте печатную форму через Печать → Счёт.

Внимание! В 1С:УНФ нет отдельного поля для статуса НПД. Чтобы не путать самозанятых с обычными физлицами, добавьте в название контрагента пометку, например: Иванов Иван Иванович [НПД].

5. НДС, акты и чеки: что ещё нужно знать при работе с самозанятыми

Счёт — это только первый документ в цепочке. Дальше идут акт выполненных работ (услуг) и, возможно, чек. Разберёмся, что с ними делать в 1С.

Акт выполненных работ (услуг):

• 📄 Нужен ли акт? Да, если вы работаете по договору (даже устному). Акт подтверждает факт оказания услуги и является первичным документом для бухгалтерии.
• 🔄 Как создать в 1С: В разделе Продажи → Акты выполненных работ выберите самозанятого и заполните по аналогии со счётом. В акте также не должно быть НДС.
• 📎 Привязка к счёту: В акте укажите номер счёта, по которому производилась оплата. Это поможет связать документы при проверке.

Чек (если оплата наличными или картой):

• 💳 Кто выдаёт чек? Если оплата проходит через вашу кассу (например, самозанятый платит наличными в офисе), чек формируете вы. Если оплата на карту самозанятого — чек он должен выбить сам через своё приложение (например, Мой налог).
• 📱 Как проверить чек: В чеке самозанятого должен быть указан ваш ИНН как покупателя и статус "НПД". Если чека нет — это нарушение (ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

НДС: самый сложный момент

• 🚨 Если ваша компания на ОСНО: Вы не можете принять НДС к вычету по счёту от самозанятого, так как он не является плательщиком НДС. В бухгалтерском учёте это отражается как расход без НДС.
• 📉 Если вы на УСН: НДС вас не касается, но в счёте всё равно не должно быть упоминаний о нём.
Что делать, если самозанятый выставил вам счёт с НДС?

Это ошибка самозанятого, но исправлять её должны вы:

1. Сообщите самозанятому, что он не имеет права выделять НДС (письмо ФНС от 23.10.2019 № СД-4-3/21693@).
2. Попросите переделать счёт без НДС. Если отказывается — не принимайте такой счёт к учёту.
3. В крайнем случае зачеркните строку с НДС вручную, поставьте дату и подпись ("Исправленному верить"). Но это нежелательный вариант.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда ошибаются при работе с самозанятыми. Вот самые распространённые ошибки и способы их предотвратить:

Ошибка	Последствия	Как избежать
Указан НДС в счёте	Претензии от налоговой, штраф до 20% от суммы (ст. 120 НК РФ).	Перед отправкой счёта проверяйте поле "НДС" — оно должно быть пустым или со значением "Без НДС".
Неверный ИНН самозанятого	Счёт недействителен, проблемы при проверке.	Попросите самозанятого прислать скан уведомления из ФНС — там указан его ИНН.
Счёт оформлен как для ИП	Путаница в учёте, возможны вопросы от налоговой.	В карточке контрагента должен быть тип "Физлицо (НПД)", а не "ИП".
Отсутствует акт выполненных работ	Невозможно подтвердить расходы при проверке.	Всегда формируйте акт, даже если самозанятый говорит, что он "не нужен".
Оплата на личную карту самозанятого без чека	Штраф до 30% от суммы (ст. 122 НК РФ).	Требуйте чек через приложение самозанятого или платите через расчётный счёт.

Внимание! Если самозанятый работает через агрегатор (например, Яндекс.Про или СберМаркет), счёт ему выставлять не нужно. Оплата идёт через платформу, и она сама формирует все документы. В этом случае в 1С достаточно создать Поступление на расчётный счёт с пометкой "Оплата через агрегатор [название]".

💡

Создайте в 1С отдельную группу контрагентов "Самозанятые" — это упростит поиск и отчётность. Для этого в справочнике контрагентов нажмите "Ещё → Настройка списка → Добавить группу".

7. Автоматизация: как ускорить работу со счётами для самозанятых

Если вы регулярно работаете с самозанятыми, настройка 1С поможет сэкономить время. Вот несколько приёмов:

Шаблоны счётов:

• 📑 В 1С:Бухгалтерия 8.3 можно создать шаблон счёта для самозанятых:
  1. Сформируйте счёт, заполнив все стандартные поля.
  2. Сохраните его как шаблон: Ещё → Сохранить как шаблон.
  3. При следующем счёте выберите этот шаблон — программа автоматически подставит реквизиты.

Групповое создание документов:

• 📊 Если нужно выставить счета нескольким самозанятым, используйте обработку Групповое создание документов (доступна в 1С:Бухгалтерия через Все функции → Обработки).

Интеграция с сервисами самозанятых:

• 🤖 Некоторые сервисы (например, Мой налог или Тинькофф для самозанятых) позволяют автоматически загружать данные о платежах в 1С через API. Для этого потребуется помощь программиста 1С.

Отчёты по самозанятым:

• 📈 Чтобы контролировать расходы, создайте в 1С отчёт по контрагентам с фильтром по типу "Самозанятый". Для этого:
  1. Перейдите в Отчёты → Стандартные отчёты → Анализ субконто.
  2. Выберите субконто "Контрагенты" и отфильтруйте по группе "Самозанятые".

Внимание! Если вы используете облачную версию 1С, некоторые функции (например, групповая обработка) могут быть ограничены. Уточните возможности вашего тарифа в личном кабинете.

8. Частые вопросы по счётам для самозанятых в 1С

Можно ли выставить счёт самозанятому без ИНН?

Нет, это нарушение. ИНН самозанятого — обязательный реквизит для счёта. Если самозанятый отказывается его предоставлять, это повод усомниться в его статусе. Попросите уведомление из ФНС о переходе на НПД — там указан ИНН.

Нужно ли указывать в счёте, что самозанятый не платёт НДС?

Нет, это избыточно. Достаточно просто не выделять НДС. Если хотите подстраховаться, можно добавить в счёт строку: "Сумма указана без НДС (ст. 426 НК РФ)".

Как быть, если самозанятый требует договор?

Заключить договор можно, но он не обязателен. Самозанятые имеют право работать без договора (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 422-ФЗ). Если самозанятый настаивает, оформите простой договор в свободной форме, указав:

• Предмет (что именно делает самозанятый).
• Сумму и порядок оплаты.
• Реквизиты сторон.

В 1С такой договор можно прикрепить к карточке контрагента как файл.

Что делать, если счёт уже проведён с НДС?

Не паникуйте. Исправить ошибку можно так:

1. Откройте счёт в 1С и нажмите Создать на основании → Исправление документа.
2. Удалите строку с НДС или поставьте ставку "Без НДС".
3. Сохраните и распечатайте исправленный счёт.
4. Отправьте самозанятому новую версию с пометкой "Исправлено".

Если счёт уже оплачен, сделайте аналогичное исправление в Поступлении на расчётный счёт.

Можно ли выставить счёт самозанятому заранее (до выполнения работ)?

Да, но это должен быть авансовый счёт. В 1С его можно оформить как обычный счёт, но с пометкой "Аванс" в наименовании. После выполнения работ создайте акт и зачтите аванс.