Справка о доходах и суммах налога физического лица (форма СТД-Р) — обязательный документ при увольнении, который работодатель выдаёт сотруднику для предъявления в налоговую или новому работодателю. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (ред. 3.1) формирование этой справки автоматизировано, но требует точной настройки и проверки данных. Ошибки в СТД-Р могут привести к проблемам с налоговыми вычетами или штрафами для компании.

В этой статье разберём весь процесс — от подготовки базы до печати справки: какие документы нужно провести заранее, как избежать расхождений с данными ФНС, и что делать, если 1С не формирует СТД-Р для увольняемого сотрудника. Инструкция актуальна для последних релизов платформы, но учтите: форма справки и алгоритмы её заполнения могут изменяться с обновлениями законодательства.

Если вы работаете в 1С:Бухгалтерия 8.3 или 1С:ERP, принципы аналогичны, но пути к отчётам могут отличаться. Для удобства мы выделили ключевые моменты виджетом-чеклистом и добавили FAQ с типичными проблемами.

1. Подготовка базы данных перед формированием СТД-Р

Перед тем как генерировать справку, убедитесь, что в 1С корректно отражены все операции по сотруднику. Даже мелкая ошибка в начислениях или удержаниях приведёт к неверным данным в СТД-Р, а исправить её после выдачи документа будет сложно.

Проверьте:

  • 📅 Дата увольнения в кадровом приказе (документ Увольнение или Кадровый перевод). Если дата не проставлена, справка не сформируется.
  • 💰 Все начисления за год, включая премии, компенсации и больничные. Используйте отчёт Анализ начислений по сотрудникам (Зарплата → Отчёты по зарплате).
  • 📊 НДФЛ и вычеты. Сверьте суммы удержанного налога с данными 6-НДФЛ за текущий период.
  • 🔄 Переходящие отпуска. Если сотрудник уволился в середине года, проверьте корректность расчёта компенсации за неиспользованный отпуск.

Особое внимание уделите коду дохода в начислениях. Например, компенсация за неиспользованный отпуск должна иметь код 2013, а выходное пособие — 2014. Если коды указаны неверно, ФНС может не принять справку.

Проверить дату увольнения в кадровом приказе|

Сверить все начисления за год с отчётом "Анализ начислений"|

Убедиться в корректности кодов доходов (2013, 2014 и др.)|

Проверить удержанный НДФЛ и стандартные вычеты

-->

💡

Если сотрудник уволился в прошлом году, но справка не была выдана, сформируйте её ретроспективно через отчёт Справки о доходах (2-НДФЛ, СТД-Р) с фильтром по периоду и сотруднику.

2. Пошаговая инструкция: как сформировать СТД-Р в 1С

Перейдите в раздел Зарплата → Справки → Справки о доходах (2-НДФЛ, СТД-Р). Откроется форма для генерации документа. Далее следуйте алгоритму:

  1. Выберите период. Для увольнения это обычно Год (с 1 января по 31 декабря текущего года), даже если сотрудник проработал меньше 12 месяцев.
  2. Укажите сотрудника. Используйте фильтр по ФИО или табельному номеру. Если сотрудник не отображается, проверьте, не архивирована ли его карточка.
  3. Настройте параметры формирования:
    • 📌 Тип справки: выберите Справка о доходах (СТД-Р).
    • 📌 Формат: Для передачи сотруднику (если нужна печатная форма) или Для ФНС (если требуется электронный вариант).
    • 📌 Дата справки: проставляется автоматически (текущая дата), но её можно откорректировать вручную.
  4. Сформируйте документ. Нажмите Сформировать и дождитесь завершения обработки. Если появляется ошибка, см. раздел про типичные проблемы.

    5. После генерации откроется печатная форма справки. Проверьте:

    • 🆔 Персональные данные (ФИО, ИНН, паспортные данные).
    • 💵 Суммы доходов по месяцам и итоговые значения.
    • 📋 Коды доходов и вычетов (должны совпадать с классификатором ФНС).
Что делать, если в справке нет данных за некоторые месяцы?

Если в СТД-Р отсутствуют начисления за отдельные периоды, проверьте:

1. Закрытие месяца в 1С — возможно, документ Начисление зарплаты не проведён.

2. Привязку сотрудника к подразделению — если подразделение неактивно, начисления могут не попадать в отчёт.

3. Настройки фильтра — убедитесь, что в параметрах формирования не стоит галочка "Только актуальные начисления".

3. Проверка данных в СТД-Р перед выдачей

Ошибки в справке могут стоить компании штрафа до 500 рублей за каждый недостоверный документ (ст. 126.1 НК РФ). Чтобы избежать проблем:

  1. Сверьте суммы с 6-НДФЛ. Откройте отчёт 6-НДФЛ за тот же период и сравните:
    • Общую сумму доходов (раздел 1, строка 020).
    • Сумму удержанного НДФЛ (раздел 1, строка 040).
  • Проверьте коды вычетов. Например:
    • 👶 126 — стандартный вычет на первого ребёнка.
    • 👨‍👩‍👧 127 — вычет на второго ребёнка.
    • 🏥 311 — социальный вычет на лечение.

    Если коды неверные, исправьте их в документе Начисление зарплаты и переформируйте справку.

  • Убедитесь в корректности реквизитов компании (ИНН, КПП, ОГРН). Они должны совпадать с данными в Сведениях об организации (Справочники → Организации).

    • Если обнаружили расхождения, не выдавайте справку сотруднику! Сначала исправьте данные в 1С, затем сформируйте СТД-Р заново.

    💡

    Сверка с 6-НДФЛ — обязательный этап. Если суммы в справке и отчёте не совпадают, налоговая может отказать в приёме документа.

    Поле в СТД-Р Где проверить в 1С Типичная ошибка
    Сумма доходов Отчёт Анализ начислений или 6-НДФЛ (стр. 020) Не учтены премии или компенсации
    Коды доходов Справочник Виды начислений (поле "Код дохода") Указан код 2000 вместо 2013 для отпускных
    ИНН сотрудника Карточка сотрудника (Кадры → Сотрудники) Ошибка в цифре или отсутствует ИНН
    Дата увольнения Документ Увольнение или Кадровый перевод Дата не проставлена или указана неверно

    4. Печать и выдача справки сотруднику

    После проверки данных распечатайте справку на фирменном бланке компании. Требования к оформлению:

    • 🖨️ Печать на одной стороне листа формата А4.
    • 📎 Проставление печати организации (если она используется). С 2023 года печать не обязательна, но многие компании продолжают её ставить.
    • 🖊️ Подписи руководителя или уполномоченного лица (с расшифровкой) и бухгалтера.
    • 📅 Указание даты выдачи (проставляется от руки или через 1С при печати).

    Сотруднику можно выдать:

    • 📄 Бумажный вариант — под роспись в журнале выдачи документов.
    • 📧 Электронный вариант — по запросу сотрудника (отправляется на email с ЭЦП компании).
    📊 Как вы обычно выдаёте СТД-Р сотрудникам?
    Только на бумаге
    Только электронно
    По выбору сотрудника
    Не выдаём, только по запросу

    Если сотрудник уволился дистанционно, отправьте справку заказным письмом с уведомлением или через Личный кабинет сотрудника в 1С (если он настроен). В этом случае зафиксируйте факт отправки в журнале учёта.

    ⚠️ Внимание: Если сотрудник требует справку за несколько лет, формируйте отдельный документ СТД-Р за каждый год. Объединять данные за разные периоды в одной справке нельзя — это нарушает формат, утверждённый ФНС.

    5. Типичные ошибки и их исправление

    Даже опытные бухгалтеры сталкиваются с проблемами при формировании СТД-Р. Рассмотрим самые частые ошибки и способы их устранения:

    Ошибка 1: "Нет данных для формирования справки"

    Причина: Сотрудник не имеет начислений за выбранный период или его карточка архивирована.

    Решение:

    • Проверьте, активен ли сотрудник в справочнике Сотрудники.
    • Убедитесь, что за период есть хотя бы одно начисление (даже нулевое).
    • Если сотрудник уволился в прошлом году, сформируйте справку за тот год.

    Ошибка 2: Неверные суммы НДФЛ

    Причина: В документах Начисление зарплаты или Удержание НДФЛ указаны некорректные данные.

    Решение:

    • Откройте отчёт Карточка счёта 68.01 и проверьте движения по сотруднику.
    • Если найдёте ошибку, скорректируйте документ и перепроведите месяц.

    Ошибка 3: В справке отсутствуют коды доходов

    Причина: В 1С не заполнен справочник Коды доходов НДФЛ или не привязаны к видам начислений.

    Решение:

    • Перейдите в Справочники → Коды доходов НДФЛ и проверьте актуальность кодов.
    • В документе Начисление зарплаты укажите корректный код для каждого вида дохода.

    💡

    Если в 1С отсутствует нужный код дохода, добавьте его вручную через справочник. Для этого используйте классификатор ФНС (приказ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

    Ошибка 4: Справка формируется без подписи

    Причина: В настройках печати не указаны ответственные лица.

    Решение:

    • Перейдите в Администрирование → Печать → Настройки печати.
    • Укажите должность, ФИО и основание полномочий для подписантов (обычно это директор и главный бухгалтер).

    6. Как исправить уже выданную справку

    Если ошибка в СТД-Р обнаружена после выдачи сотруднику, действуйте по алгоритму:

    1. Сообщите сотруднику о необходимости вернуть неверную справку (если она ещё не передана в ФНС).
    2. Сформируйте новую справку с корректными данными. В 1С это делается так же, как и при первичном формировании.
    3. Проставьте пометку "Исправлено" на новой справке (вручную или через настройки печати).
    4. Зафиксируйте исправление в журнале учёта документов с указанием причины (например: "Ошибка в коде дохода").

    Если неверная справка уже передана в налоговую, подайте уточнённую СТД-Р с пометкой "Корректирующая". В 1С для этого:

    1. Сформируйте справку заново с теми же параметрами.
    2. В поле "Номер корректировки" укажите 001 (или следующий номер, если это не первая корректировка).
    3. В комментарии укажите: "Исправление ошибки в [указать поле]".
    ⚠️ Внимание: Если из-за ошибки в СТД-Р сотрудник недополучил налоговый вычет, компания может быть привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ (неуплата сумм налога). В этом случае рекомендуем проконсультироваться с юристом.

    7. Автоматизация выдачи СТД-Р: полезные доработки 1С

    Если вы регулярно выдаёте справки при увольнении, рассмотрите доработки 1С, которые сэкономят время:

    • 🤖 Автоматическая отправка СТД-Р по email. Настройте обработку, которая будет отправлять справку сотруднику на почту сразу после формирования.
    • 📂 Архив справок в Личном кабинете. Интегрируйте 1С с порталом компании, чтобы сотрудники могли скачивать документы самостоятельно.
    • 🔍 Проверка актуальности кодов доходов. Создайте отчёт, который будет сравнивать коды в 1С с актуальным классификатором ФНС.
    • 📅 Напоминание о выдаче справок. Настройте рассылку уведомлений кадровой службе за 3 дня до увольнения сотрудника.

    Для реализации этих функций можно:

    • Использовать готовые обработки из Infostart или ITS.
    • Заказать доработку у партнёров 1С (средняя стоимость — от 5 000 рублей).
    • Написать скрипт самостоятельно (если есть навыки программирования на 1С).

    Пример кода для автоматической отправки СТД-Р на email:

    

    // Получаем сформированную справку
    

    Справка = ПолучитьСправкуСТДР(Сотрудник, Период);
    

    // Отправляем на email сотрудника
    

    ПараметрыПочты = Новый Структура("Адрес, Тема, Текст, Вложения");
    

    ПараметрыПочты.Вставить("Адрес", Сотрудник.ЭлектроннаяПочта);
    

    ПараметрыПочты.Вставить("Тема", "Справка СТД-Р от " + ТекущаяДата());
    

    ПараметрыПочты.Вставить("Текст", "Добрый день! Прилагаем справку о доходах.");
    

    ПараметрыПочты.Вставить("Вложения", Новый Массив(Справка.ПолучитьФайл()));
    


    ОтправитьПочту(ПараметрыПочты);
    ⚠️ Внимание: Перед внедрением доработок сделайте резервную копию базы 1С. Некоторые обработки могут конфликтовать с типовыми конфигурациями.

    8. Частые вопросы по СТД-Р в 1С

    Можно ли сформировать СТД-Р за несколько лет в одном документе?

    Нет, это нарушает формат справки. ФНС требует отдельный документ за каждый календарный год. Если сотрудник просит данные за 2022 и 2023 годы, сформируйте две отдельные справки.

    Что делать, если в 1С нет кнопки "СТД-Р"?

    Возможно, у вас устаревшая версия конфигурации. Обновите 1С:Зарплата и Управление Персоналом до актуального релиза (не ниже 3.1.20). Если после обновления кнопки нет, проверьте права пользователя: доступ к справкам настраивается в ролях (Администрирование → Пользователи).

    Как исправить ИНН сотрудника в уже выданной справке?

    Если ошибка обнаружена до подачи в ФНС, сформируйте новую справку с правильным ИНН и пометкой "Исправлено". Если справка уже в налоговой, подайте корректирующую СТД-Р с номером корректировки 001.

    Нужно ли выдавать СТД-Р иностранным сотрудникам?

    Да, но с учётом особенностей:

    • В справке указывается иностранный паспорт (серия, номер, дата выдачи).
    • Если сотрудник — нерезидент, НДФЛ рассчитывается по ставке 30% (код вычета не указывается).
    • Для высококвалифицированных специалистов (ВКС) применяется ставка 13%, но это должно быть подтверждено документами.

    Можно ли выдать СТД-Р в электронном виде без подписи?

    Нет, электронная справка должна быть подписана усиленной квалифицированной ЭЦП (ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ). Если у компании нет ЭЦП, выдавайте документ только на бумаге.