Как ввести прослеживаемый товар в 1С: пошаговая инструкция 2026

С 2026 года система прослеживаемости товаров в России стала обязательной для большинства категорий импортной и отечественной продукции. Ввод таких товаров в 1С:Предприятие требует особого подхода: от корректной настройки справочников до правильного оформления документов. Ошибки на этом этапе ведут к проблемам с ФНС, блокировке счетов-фактур и штрафам до 300 тыс. рублей.

Эта статья поможет разобраться, как ввести прослеживаемый товар в 1С с учетом последних изменений законодательства. Мы рассмотрим:

- настройку номенклатуры и свойств,

- работу с кодами маркировки (GTIN, СГТ),

- оформление поступления и реализации,

- формирование отчетности для ФНС.

Инструкция актуальна для конфигураций 1С:Управление торговлей (УТ 11.5+), 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия 3.0 с последними обновлениями.

Если вы работаете с прослеживаемыми товарами впервые, начните с проверки актуального Перечня товаров, подлежащих прослеживаемости. Список регулярно обновляется — например, с 1 сентября 2026 года в него включили отдельные категории мебели и стройматериалов.

1. Подготовка справочника номенклатуры

Первый шаг — настройка карточки номенклатуры. Прослеживаемый товар должен быть выделен специальными признаками, чтобы система автоматически контролировала его движение.

Откройте справочник Номенклатура и создайте новую позицию или отредактируйте существующую. В карточке товара обязательно заполните:

📌 Наименование — должно совпадать с данными из ГИС МТ (Государственной информационной системы маркировки товаров). Например, для лекарств указывайте международное непатентованное название (МНН).
🏷️ Код вида номенклатуры — выберите из классификатора ФНС (например, 10 1000 для обуви или 30 1000 для лекарственных средств).
🔢 Код ТН ВЭД — для импортных товаров (10 знаков). Если товар российского производства, поле можно оставить пустым.
📦 Единица измерения — должна соответствовать коду ОКЕИ (например, 796 для штук).

Особое внимание уделите вкладке Прослеживаемость (в последних версиях 1С она может называться Маркировка или Регулирование). Здесь нужно:

Установить флажок Прослеживаемый товар.
Указать код вида товара из справочника ФНС (например, OBUV для обуви).
Заполнить поле Код ГТИН (если товар маркирован) или Серийный номер СГТ (для немарочных товаров).

Указан код вида номенклатуры (из классификатора ФНС)|Заполнен код ТН ВЭД (для импорта)|Единица измерения соответствует ОКЕИ|Установлен флажок "Прослеживаемый товар"|Проверен код ГТИН/СГТ-->

⚠️ Внимание: Если в карточке товара не указан код вида номенклатуры или он неверен, 1С не сможет сформировать корректные данные для отчетности УПД и Торг-12. Проверьте актуальность кода на сайте ФНС перед сохранением.

2. Настройка свойств и дополнительных реквизитов

Для полноценной работы с прослеживаемыми товарами в 1С требуется настроить дополнительные реквизиты. Они нужны для:

🔄 Автоматического заполнения документов данными маркировки.
📊 Формирования отчетов для ГИС МТ и ФНС.
🔍 Контроля остатков по сериям и кодам маркировки.

Перейдите в Администрирование → Настройки номенклатуры → Дополнительные реквизиты и добавьте следующие поля (если их нет):

Название реквизита	Тип данных	Описание	Пример значения
`КодГТИН`	Строка (14 символов)	Глобальный торговый идентификационный номер (GTIN)	`46070092678458`
`СерияСГТ`	Строка (до 30 символов)	Серийный номер средства идентификации (СГТ)	`SGTIN-0123456789`
`ДатаВыпуска`	Дата	Дата производства партии (для лекарств и пищевых товаров)	`15.05.2026`
`СрокГодности`	Дата	Последний день реализации (для товаров с ограниченным сроком)	`31.12.2027`

Для удобства работы создайте группу реквизитов с названием Прослеживаемость и перенесите туда все связанные поля. Это упростит заполнение карточек товаров.

💡

Используйте обработку "Загрузка номенклатуры из Excel" (доступна в 1С:УТ и ERP), чтобы массово добавить коды ГТИН и серии СГТ для большого количества позиций. Это сэкономит время при первичной настройке.

3. Ввод прослеживаемого товара при поступлении

Оформление поступления прослеживаемого товара отличается от обычного тем, что требует указания кодов маркировки или серийных номеров СГТ. Рассмотрим процесс на примере документа Поступление товаров и услуг.

Алгоритм действий:

Создайте новый документ Поступление товаров и услуг (Покупки → Поступление → Товары и услуги).
В табличной части добавьте прослеживаемый товар. Система автоматически подтянет данные из карточки номенклатуры.
Нажмите кнопку Указать серии (или Маркировка, в зависимости от конфигурации).
В открывшемся окне введите:
- 📦 Код ГТИН (если товар маркирован).
- 🔢 Серийный номер СГТ (для немарочных товаров).
- 📅 Дата выпуска и срок годности (если применимо).

Сохраните документ и проведите его.

Если товар поступил с агрегатором данных маркировки (например, через Честный ЗНАК), можно загрузить серии автоматически. Для этого:

В документе поступления нажмите Загрузить маркировку.
Выберите файл в формате XML или JSON, полученный от поставщика.
Проверьте соответствие загруженных данных фактическому поступлению.

Что делать, если код ГТИН не совпадает с данными поставщика?

Если код ГТИН в накладной поставщика отличается от того, что указан в вашей карточке номенклатуры, необходимо:

1. Проверить корректность кода у поставщика (возможно опечатка).

2. Если код верен, но отличается от вашего, создайте новую номенклатурную позицию с правильным ГТИН.

3. Свяжите старую и новую позиции через механизм "Замены номенклатуры" (Справочники → Номенклатура → Замены номенклатуры), чтобы избежать разрыва истории движения товара.

⚠️ Внимание: При поступлении прослеживаемых товаров без указания кодов маркировки или серий СГТ документ не будет проведен. 1С выдаст ошибку: "Не заполнены обязательные реквизиты для прослеживаемого товара". Исправьте данные и повторите проведение.

4. Оформление реализации и передача данных в ГИС МТ

При продаже прослеживаемого товара необходимо не только указать серии в документе, но и передать информацию в Государственную информационную систему маркировки товаров (ГИС МТ). В 1С это реализовано через механизм обмена с Честным ЗНАКом.

Инструкция по оформлению реализации:

Создайте документ Реализация товаров и услуг (Продажи → Реализация → Товары и услуги).
Добавьте прослеживаемый товар в табличную часть. Система автоматически подтянет доступные серии из остатков.
Нажмите Указать серии и выберите те серии, которые передаете покупателю. Если товар маркирован, укажите коды GTIN.
После проведения документа нажмите Отправить в ГИС МТ (или Передать данные маркировки).

Для корректной передачи данных проверьте:

🔌 Настройки обмена с Честным ЗНАКом (Администрирование → Обмен с ГИС МТ). Укажите логин/пароль от личного кабинета.
📡 Стабильное интернет-соединение (для отправки данных требуется доступ к markirovka.ru).
⏳ Время обработки запроса (в пиковые часы ответ от ГИС МТ может задерживаться до 30 минут).

Если товар реализуется без передачи данных в ГИС МТ (например, при экспорте), в документе реализации необходимо указать код основания освобождения от прослеживаемости (например, EXPORT для экспорта).

5. Формирование отчетности для ФНС

С 2026 года ФНС требует предоставлять сведения о движении прослеживаемых товаров в составе декларации по НДС и журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. В 1С эти отчеты формируются автоматически, но требуют предварительной настройки.

Чтобы сдать отчетность без ошибок:

Проверьте, что все документы по прослеживаемым товарам проведены и имеют статус "Передан в ГИС МТ".
Сформируйте Журнал учета счетов-фактур (Отчеты → Регламентированные → Журнал счетов-фактур). В нем должны отразиться:

📄 Коды товаров (КВТ).
🔢 Серии СГТ или коды ГТИН.
📦 Количество и стоимость.

Экспортируйте отчет в формат XML и загрузите его в личный кабинет налогоплательщика.

Если в отчете отсутствуют данные по прослеживаемым товарам, проверьте:

🔍 Настройки учета НДС (Главное → Настройки → НДС — должен быть включен флажок "Вести учет прослеживаемых товаров").
📋 Корректность заполнения реквизитов в документах (особенно кодов КВТ и серий).
🔄 Актуальность версии 1С (обновления для работы с прослеживаемостью выходят ежемесячно).

💡

Отчетность по прослеживаемым товарам сдается вместе с декларацией по НДС до 25 числа месяца, следующего за отчетным. За несвоевременную сдачу или ошибки в данных ФНС может заблокировать счет-фактуру.

6. Типичные ошибки и способы их исправления

Работа с прослеживаемыми товарами в 1С часто сопровождается ошибками, связанными с некорректной настройкой или человеческим фактором. Рассмотрим самые распространенные проблемы и их решения.

Ошибка	Причина	Решение
`"Не найден код вида номенклатуры"`	В карточке товара не указан или неверен код КВТ.	Откройте справочник номенклатуры и заполните поле `Код вида номенклатуры` согласно классификатору ФНС.
`"Недостаточно серий для списания"`	Пытаетесь продать товар без указания серий или с неверными кодами.	Проверьте остатки по сериям в отчете `"Ведомость по товарам на складах"` и укажите корректные серии в документе реализации.
`"Ошибка передачи в ГИС МТ: неверный формат данных"`	Несоответствие структуры XML требованиям Честного ЗНАКа.	Обновите 1С до последней версии или проверьте настройки обмена в `Администрирование → Обмен с ГИС МТ`.
`"Товар не является прослеживаемым"` в отчете	В документах не проставлен флажок `Прослеживаемый товар`.	Отредактируйте документы поступления/реализации и установите флажок вручную.

Если ошибка повторяется, проверьте:

🔄 Логи обмена с ГИС МТ (Администрирование → Обмен с ГИС МТ → Журнал обмена).
📋 Настройки классификаторов — иногда после обновления 1С требуется повторная загрузка справочников ФНС.
🔧 Права пользователя — для работы с прослеживаемыми товарами нужны права на редактирование реквизитов маркировки.

⚠️ Внимание: Если после исправления ошибок данные в ГИС МТ не обновляются, обратитесь в поддержку Честного ЗНАКа с указанием ID запроса из журнала обмена. Иногда задержки связаны с техническими работами на стороне оператора.

7. Автоматизация и интеграция с внешними системами

Ручной ввод данных о прослеживаемых товарах занимает много времени, особенно при большом ассортименте. Для автоматизации можно использовать:

1. Обмен с системами маркировки:

🔄 Честный ЗНАК — для загрузки кодов ГТИН и серий СГТ.
📦 ГИС Меркурий — для ветеринарных сертификатов (мясо, молочная продукция).
💊 ГИС ЛС — для лекарственных средств.

Настройка обмена выполняется в разделе Администрирование → Обмен с ГИС МТ. Потребуется:

Указать данные для авторизации (логин/пароль от личного кабинета).
Выбрать формат обмена (XML или JSON).
Настроить расписание автоматической выгрузки (рекомендуется ежедневная синхронизация).

2. Интеграция с оборудованием:

📱 Сканеры штрихкодов — для быстрого считывания кодов ГТИН.
🖨️ Притермальные принтеры — для печати этикеток со штрихкодами.
🖥️ Терминалы сбора данных (ТСД) — для инвентаризации прослеживаемых товаров на складе.

Для подключения оборудования используйте обработки от фирмы 1С или сторонних разработчиков (например, Атол или Штрих-М).

💡

Если вы работаете с большим количеством прослеживаемых товаров, рассмотрите возможность покупки готового решения для автоматизации, например, "1С:Маркировка" или "Клеверенс". Эти программы интегрируются с 1С и упрощают обмен данными с ГИС МТ.

8. Проверка и контроль прослеживаемых товаров

Регулярный контроль движения прослеживаемых товаров помогает избежать ошибок в отчетности и блокировок со стороны ФНС. В 1С для этого предусмотрены специализированные отчеты.

Основные отчеты для анализа:

📊 Ведомость по прослеживаемым товарам — показывает остатки и движение по сериям.
🔍 Анализ прослеживаемости — выявляет расхождения между данными 1С и ГИС МТ.
📋 Журнал операций с прослеживаемыми товарами — история всех изменений (поступление, реализация, списание).

Чтобы сформировать отчет:

Перейдите в Отчеты → Прослеживаемые товары.
Выберите нужный отчет и укажите период.
Нажмите Сформировать и проанализируйте данные.

Особое внимание уделите:

🔴 Отрицательным остаткам — они указывают на ошибки в документах (например, продажа товара без поступления).
⚠️ Расхождениям с ГИС МТ — если данные в 1С и системе маркировки не совпадают, ФНС может заблокировать счет-фактуру.
📅 Срокам годности — для товаров с ограниченным сроком реализации (лекарства, продукты).

Для удобства настройте регламентные задания на автоматическую проверку остатков (например, раз в неделю). Это поможет оперативно выявлять проблемы.

💡

Регулярно сверяйте данные в 1С с отчетами из личного кабинета Честного ЗНАКа. Расхождения более чем на 5% могут стать поводом для проверки ФНС.

FAQ: Частые вопросы по работе с прослеживаемыми товарами в 1С

🔹 Нужно ли указывать код ГТИН для товаров российского производства?

Да, если товар подлежит маркировке (например, обувь, одежда, духи). Для немарочных прослеживаемых товаров (например, некоторые виды мебели) достаточно указать серийный номер СГТ.

🔹 Как исправить ошибку "Не найден код вида номенклатуры"?

Эта ошибка возникает, если в карточке товара не заполнен код КВТ. Откройте справочник номенклатуры, найдите проблемный товар и укажите корректный код из классификатора ФНС. После сохранения повторите проведение документа.

🔹 Можно ли продать прослеживаемый товар без передачи данных в ГИС МТ?

Да, но только в исключительных случаях (например, экспорт или реализация физическим лицам без НДС). В документе реализации нужно указать код основания освобождения (например, EXPORT или RETAIL).

🔹 Как массово добавить коды ГТИН для большого количества товаров?

Используйте обработку "Загрузка номенклатуры из Excel" (Файл → Открыть → Выгрузить/загрузить данные). Подготовьте файл с колонками Артикул, Наименование и КодГТИН, затем загрузите его в 1С.

🔹 Что делать, если в отчете не отображаются прослеживаемые товары?

Проверьте:

Включен ли учет прослеживаемых товаров в настройках НДС (Главное → Настройки → НДС).
Корректно ли заполнены коды КВТ и серии в документах.
Актуальна ли версия 1С (обновления для прослеживаемости выходят ежемесячно).

Если проблема остается, обратитесь в поддержку 1С с логами ошибок.

Прослеживаемый товар в 1С: как правильно ввести и оформить в 2026 году