Как изменить штатное расписание в 1С: пошаговая инструкция 2026

Внесение изменений в штатное расписание — одна из самых частых операций в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:ERP. Ошибки здесь чреваты не только некорректными начислениями, но и проблемами с отчётностью в ФНС, ПФР и ФСС. Эта статья поможет разобраться, как добавить новую должность, изменить оклад, перенести подразделение или массово обновить данные — с учётом нюансов последних версий платформы.

Мы рассмотрим не только стандартные операции через интерфейс, но и редкие случаи: например, как восстановить историю изменений, если документ был удалён, или как синхронизировать данные с внешними системами. Все инструкции актуальны для 1С:ЗУП 3.1, 1С:ERP 2.5 и 1С:Комплексная автоматизация 2.4, но основные принципы применимы и к более ранним редакциям.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, из-за которых штатное расписание "разъезжается" при обновлении конфигурации или переносе на новый сервер. А в конце статьи — чек-лист для проверки корректности изменений перед закрытием месяца.

1. Подготовка к изменениям: права доступа и резервное копирование

Прежде чем вносить правки в штатное расписание, убедитесь, что у вашей учётной записи есть необходимые права. В 1С:ЗУП для этого требуется роль "Кадровый учёт" или "Администратор". Если вы работаете в 1С:ERP, проверьте настройки в разделе Администрирование → Права доступа → Роли.

Важно: изменения в штатном расписании необратимы без ручного отката. Поэтому перед началом работы:

📁 Создайте резервную копию базы через Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование.
📋 Экспортируйте текущее штатное расписание в Excel (кнопка "Выгрузить в файл" в форме списка).
🔍 Проверьте, нет ли незакрытых документов по кадровому учёту (приказов о приёме/увольнении).

Если вы работаете в облачной версии 1С:Фреш, резервное копирование выполняется автоматически, но экспорт данных в Excel всё равно рекомендуется. Это поможет быстро восстановить структуру, если после обновления конфигурации пропадут некоторые должности.

⚠️ Внимание: В версиях 1С:ЗУП 3.1.20+ при массовом изменении окладов через обработку "Групповое изменение реквизитов" может сбиваться связь с графиками работы. Перед использованием этой функции проверьте настройки в Настройки → Кадровый учёт → Графики работы.

2. Способы внесения изменений: от ручного редактирования до массовой обработки

В 1С есть три основных способа изменить штатное расписание:

Ручное редактирование — подходит для единичных правок (например, добавление одной должности).
Массовое изменение через обработку "Групповое изменение реквизитов" — удобно для повышения окладов всему отделу.
Загрузка из Excel — используется при крупных реорганизациях (например, слияние подразделений).

Рассмотрим каждый способ подробно.

2.1. Ручное редактирование: добавление и удаление должностей

Чтобы добавить новую должность:

Перейдите в раздел Кадры → Штаты → Штаты организации.
Нажмите "Создать" и выберите тип документа "Штатное расписание".
Заполните поля:
- Организация — юридическое лицо;
- Подразделение — отдел, где создаётся должность;
- Должность — название (например, "Менеджер по продажам");
- Количество штатных единиц;
- Оклад/Тарифная ставка;
- График работы (если не указан, будет взят по умолчанию).

Сохраните документ кнопкой "Провести и закрыть".

Для удаления должности:

Откройте текущее штатное расписание.
Найдите строку с нужной должностью и нажмите "Удалить" (или Del).
Если должность занята сотрудником, система предложит перенести его на другую позицию или уволить. Без подтверждения этого действия удаление будет заблокировано.

💡

Если должность временно не нужна, но может понадобиться позже, вместо удаления уменьшите количество штатных единиц до 0. Это сохранит историю и настройки должности.

2.2. Массовое изменение окладов и реквизитов

Для повышения окладов всему отделу:

Перейдите в Кадры → Сервис → Групповое изменение реквизитов.
Выберите объект "Штатное расписание".
Укажите фильтр (например, Подразделение = "Отдел продаж").
В поле "Изменить реквизит" выберите "Оклад".
Укажите новый оклад или процент увеличения.
Нажмите "Выполнить".

Эта обработка также позволяет массово изменить:

📌 Графики работы;
📌 Категории должностей (например, с "Рабочие" на "Служащие");
📌 Виды занятости (с полной на частичную).

⚠️ Внимание: При массовом изменении окладов через обработку не обновляются данные в документах "Приказ о приёме" и "Кадровые перемещения". Их придётся корректировать отдельно или использовать регламентное задание "Обновление кадровых данных".

2.3. Загрузка штатного расписания из Excel

Если изменений много (например, при реорганизации компании), удобнее подготовить файл в Excel и загрузить его в 1С. Для этого:

Скачайте шаблон через Кадры → Штаты → Загрузить из файла → Шаблон.
Заполните колонки:
- Подразделение (название должно совпадать с 1С);
- Должность;
- КоличествоШтатныхЕдиниц;
- Оклад;
- ВалютаОклада (если не рубль).

Сохраните файл в формате .xlsx или .csv.

В 1С нажмите "Загрузить из файла" и выберите сохранённый документ.

После загрузки система покажет отчёт об ошибках (например, если подразделение не найдено). Исправьте их и повторите загрузку.

Что делать, если при загрузке из Excel возникает ошибка "Не найдено подразделение"

Ошибка означает, что название отдела в файле не совпадает с названием в 1С. Проверьте:

Регистр букв (в 1С может быть "Отдел продаж", а в файле — "отдел продаж");
Наличие пробелов или скрытых символов;
Совпадение полного пути (например, "Дирекция → Отдел продаж" vs "Отдел продаж").

Если подразделение действительно отсутствует, сначала добавьте его через Справочники → Подразделения организаций.

3. Особенности работы с историей изменений

В 1С:ЗУП штатное расписание ведётся с привязкой к датам. Это означает, что все изменения фиксируются в разрезе времени, и можно откатить или просмотреть предыдущие версии.

Чтобы посмотреть историю изменений:

Откройте штатное расписание.
Нажмите "Все действия → История изменений".
Выберите интересующую дату — система покажет, как выглядело расписание на этот момент.

Если нужно восстановить старую версию:

📅 Найдите в истории нужную дату.
📋 Нажмите "Создать на основании" — это создаст новый документ с данными на выбранную дату.
🔄 Проведите документ, чтобы он стал актуальным.

Важно: при восстановлении старой версии не удаляйте текущую — это может нарушить связь с кадровыми документами. Вместо этого создайте новый документ с более поздней датой.

Действие	Как отразится в истории	Можно ли откатить
Добавление должности	Появится новая строка с датой создания	Да (удалением документа)
Изменение оклада	Старая и новая сумма будут видны в истории по датам	Да (созданием нового документа)
Удаление подразделения	Подразделение исчезнет из текущего вида, но останется в архиве	Частично (нужно восстанавливать вручную)
Массовое изменение через обработку	Отобразится как один документ с пометкой "Групповое изменение"	Нет (только ручной откат)

⚠️ Внимание: В облачных версиях 1С:Фреш история изменений хранится только 30 дней. Для долговременного архива экспортируйте штатное расписание в Excel ежемесячно.

4. Синхронизация с другими системами: обмен данными и типичные ошибки

Если ваша компания использует несколько программ (например, 1С:ЗУП + 1С:Бухгалтерия или внешнюю HR-систему), изменения в штатном расписании нужно синхронизировать. Для этого используются механизмы обмена данными.

Наиболее распространённые схемы:

🔄 Обмен через XML — универсальный формат, но требует настройки правил конвертации.
🔄 Прямая интеграция (например, 1С:ЗУП + 1С:ERP) — данные передаются автоматически при проведении документов.
🔄 Обмен через 1С:Коннектор — подходит для связи с внешними системами (например, Bitrix24 или Zoho People).

Чтобы настроить обмен:

В 1С:ЗУП перейдите в Администрирование → Обмен данными.

Выберите тип обмена (например, "Обмен с 1С:Бухгалтерией").

Настройте правила сопоставления справочников (подразделения, должности, физические лица).

Запустите тестовый обмен и проверьте логи на ошибки.

Типичные ошибки при синхронизации:

🚫 Несовпадение идентификаторов — если в одной базе должность имеет код "Мен-01", а в другой — "Менеджер_1".

🚫 Разные форматы дат — например, в 1С дата в формате ДД.ММ.ГГГГ, а во внешней системе — ММ/ДД/ГГГГ.

🚫 Отсутствие прав — пользователь, запускающий обмен, должен иметь роль "Администратор" или "Полный доступ".

Если обмен не проходит, проверьте:

[2026-05-15 10:30:12] Ошибка: Не найден элемент справочника "Подразделения" с кодом "Сбыт-03" [2026-05-15 10:30:15] Предупреждение: Размер пакета обмена превышает 50 МБ (текущий: 62 МБ)

В этом случае нужно либо добавить недостающее подразделение, либо разбить обмен на более мелкие пакеты.

💡
Перед массовым обменом данных всегда делайте резервную копию обеих баз. Если что-то пойдёт не так, вы сможете откатиться без потерь.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда сталкиваются с проблемами при работе со штатным расписанием. Вот самые распространённые ошибки и способы их решения:

5.1. Ошибка: "Должность занята сотрудником, удаление невозможно"

Эта ошибка возникает, когда вы пытаетесь удалить должность, на которой числится сотрудник. Решения:

🔄 Перенесите сотрудника на другую должность через документ "Кадровое перемещение".

🚪 Уволите сотрудника (если он больше не работает).

📉 Уменьшите количество штатных единиц до 0 — должность останется в справочнике, но станет неактивной.

5.2. Оклад не меняется после группового изменения

Если после массового повышения окладов через обработку "Групповое изменение реквизитов" суммы в документах "Начисление зарплаты" остались прежними, проверьте:

🔍 Дату документа штатного расписания — она должна быть раньше даты начисления зарплаты.

🔍 Настройки графиков работы — иногда оклад "зависает" из-за несовпадения графиков.

🔍 Регламентное задание "Обновление кадровых данных" — если оно отключено, изменения не применятся.

5.3. Дублирование должностей после обмена данными

Если после обмена с другой системой появились дубли должностей (например, "Менеджер" и "Менеджер 1"),:

Проверьте настройки сопоставления в правилах обмена.

Объедините дубли через Справочники → Должности → Все действия → Поиск и замена дублей.

Если дубли уже использовались в документах, придётся вручную переназначить сотрудников.

Чтобы избежать дублей, настройте уникальные коды для должностей (например, "Мен-001", "Мен-002").

5.4. Ошибка при проведении: "Не заполнено обязательное поле 'График работы'"

Эта ошибка появляется, если при добавлении должности не указан график. Решения:

📅 Заполните поле "График работы" вручную.

🔧 Настройте график по умолчанию в Настройки → Кадровый учёт → Графики работы.

🔄 Если график есть, но ошибка остаётся, проверьте дату действия графика — она должна покрывать дату штатного расписания.

Дата документа корректна (не в прошлом и не в далёком будущем)|Все обязательные поля заполнены (подразделение, должность, оклад)|Количество штатных единиц не отрицательное|График работы соответствует должности|Сотрудники не "висят" на удаляемых должностях-->

6. Автоматизация: регламентные задания и отчёты

Чтобы упростить работу со штатным расписанием, в 1С можно настроить автоматические процессы:

6.1. Регламентное задание "Обновление кадровых данных"

Это задание синхронизирует данные между штатным расписанием и кадровыми документами. Чтобы его настроить:

Перейдите в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания.

Найдите задание "Обновление кадровых данных" (или создайте новое).

Укажите расписание (например, ежедневно в 23:00).

Включите опцию "Обновлять данные по штатному расписанию".

После настройки все изменения в штатном расписании будут автоматически применяться к:

📄 Приказам о приёме/перемещении;

💰 Начислениям зарплаты;

📊 Отчётам по ФОТ (фонду оплаты труда).

6.2. Отчёт "Анализ штатного расписания"

Этот отчёт помогает контролировать соответствие фактического состояния штатов плановому. Чтобы его сформировать:

Перейдите в Кадры → Отчёты → Анализ штатного расписания.

Укажите период и организацию.

Нажмите "Сформировать".

В отчёте вы увидите:

Показатель Что означает Действие при отклонении

Фактическое количество сотрудников Сколько человек работает на должности Если больше планового — проверить дублирующие приказы о приёме

Плановое количество штатных единиц Сколько должно быть по штатному расписанию Если меньше фактического — увеличить лимит или перевести сотрудников

Отклонение по окладу Разница между плановым и фактическим окладом Проверить корректность кадровых документов

Если в отчёте есть расхождения, исправляйте их через:

📝 "Кадровые перемещения" — для перевода сотрудников;

📝 "Изменение оплаты труда" — для корректировки окладов;

📝 "Увольнение" — если сотрудник числится, но не работает.

6.3. Уведомления о изменениях

Чтобы ответственные лица (например, руководители отделов) получали уведомления о изменениях в штатном расписании, настройте:

В Администрирование → Настройки пользователей и прав → Уведомления.

Добавьте новое правило с событием "Изменение штатного расписания".

Укажите получателей (например, "Руководитель отдела кадров").

Настройте шаблон письма с деталями изменений.

Пример текста уведомления:

Уважаемый(ая) [Имя]! В штатном расписании произошли изменения: - Дата: [Дата документа] - Подразделение: [Название] - Должность: [Название] - Изменение: [Оклад/Количество единиц] Проверьте корректность данных в личном кабинете 1С.

7. Перенос штатного расписания при смене конфигурации или сервера

При переходе на новую версию 1С или переносе базы на другой сервер штатное расписание может "сломаться". Чтобы этого избежать:

7.1. Экспорт/импорт через XML или DT

Самый надёжный способ переноса:

В старой базе экспортируйте штатное расписание через Файл → Выгрузить данные (XML).

В новой базе импортируйте файл через Файл → Загрузить данные (XML).

Проверьте соответствие справочников (подразделения, должности, графики работы).

Если используете 1С:EDT (Enterprise Development Tools), можно выгрузить данные в формате .dt:

Выгрузка через консоль EDT edt.exe -dataExport -file "C:\backup\staff.dt" -ibName "Staff" -ibConnection "File=C:\bases\zup"

7.2. Проблемы при переносе и их решения

Типичные ошибки и способы их устранения:

🚫 Несовпадение версий конфигураций → Обновите обе базы до одинаковой версии.

🚫 Потеря связей с физическими лицами → Восстановите связи через обработку "Поиск и замена ссылок".

🚫 Искажение дат → Проверьте региональные настройки на сервере.

Если после переноса в отчётах появляются пустые строки или некорректные суммы, выполните:

Пересчёт итогов в 1С (для администраторов) ТестированиеИИсправление(Истина, Истина, Истина, Истина);

⚠️ Внимание: При переносе между разными конфигурациями (например, из 1С:ЗУП 2.5 в 1С:ERP 2.5) может потребоваться ручная донастройка справочников. Используйте типовую обработку "Перенос данных из ЗУП в ERP" от фирмы "1С".

8. Контроль и аудит: как проверить корректность изменений

После внесения изменений в штатное расписание обязательно выполните проверку. Это поможет избежать ошибок в зарплатных начислениях и отчётности.

8.1. Проверка через отчёт "Сверка штатного расписания и кадровых данных"

Этот отчёт показывает расхождения между плановым и фактическим состоянием штатов. Чтобы его сформировать:

Перейдите в Кадры → Отчёты → Сверка штатного расписания и кадровых данных.

Укажите период (обычно текущий месяц).

Нажмите "Сформировать".

Обратите внимание на столбцы:

🔴 "Превышение лимита" — количество сотрудников больше, чем штатных единиц;

🟡 "Недостача" — штатные единицы есть, но сотрудников нет;

🔴 "Разница в окладах" — фактический оклад не совпадает с плановым.

8.2. Проверка связей с другими документами

Убедитесь, что изменения в штатном расписании корректно отразились в:

📄 "Приказы о приёме/перемещении";

💰 "Начисление зарплаты";

📊 "Отчёт по ФОТ";

📋 "Трудовые договоры" (если ведётся в 1С).

Для проверки связей используйте отчёт "Анализ связей объектов":

Перейдите в Все функции → Стандартные отчёты → Анализ связей объектов.

Выберите объект "Штатное расписание".

Укажите дату и нажмите "Сформировать".

8.3. Чек-лист перед закрытием месяца

Перед формированием зарплатных ведомостей и отчётности выполните следующие проверки:

Все изменения в штатном расписании проведены и имеют корректные даты|Нет сотрудников на удалённых должностях|Оклады в кадровых документах совпадают с штатным расписанием|Графики работы актуальны и соответствуют должностям|Отчёт "Сверка штатного расписания" не содержит критических расхождений-->

⚠️ Внимание: Если в штатном расписании есть должности с нулевым окладом, это может привести к ошибкам при расчёте среднего заработка (например, для больничных или отпускных). Перед закрытием месяца исправьте такие позиции или добавьте пояснения в комментарии.

FAQ: Частые вопросы по работе со штатным расписанием в 1С

Можно ли в 1С вести несколько штатных расписаний для одной организации?

Да, в 1С:ЗУП и 1С:ERP можно создавать несколько штатных расписаний для одной организации, если они действуют в разные периоды. Например:

Одно расписание на 2023 год;

Другое — на 2026 год с изменениями.

Система автоматически будет использовать актуальное расписание на дату проведения кадровых документов.

Как перенести штатное расписание из одной базы 1С в другую?

Есть три

Как правильно вносить изменения в штатное расписание в 1С: инструкция с примерами

1. Подготовка к изменениям: права доступа и резервное копирование

2. Способы внесения изменений: от ручного редактирования до массовой обработки

2.1. Ручное редактирование: добавление и удаление должностей

2.2. Массовое изменение окладов и реквизитов

2.3. Загрузка штатного расписания из Excel

3. Особенности работы с историей изменений

4. Синхронизация с другими системами: обмен данными и типичные ошибки

5. Типичные ошибки и как их избежать

5.1. Ошибка: "Должность занята сотрудником, удаление невозможно"

5.2. Оклад не меняется после группового изменения

5.3. Дублирование должностей после обмена данными

5.4. Ошибка при проведении: "Не заполнено обязательное поле 'График работы'"

6. Автоматизация: регламентные задания и отчёты

6.1. Регламентное задание "Обновление кадровых данных"

6.2. Отчёт "Анализ штатного расписания"

6.3. Уведомления о изменениях

7. Перенос штатного расписания при смене конфигурации или сервера

7.1. Экспорт/импорт через `XML` или `DT`

Выгрузка через консоль EDT

7.2. Проблемы при переносе и их решения

Пересчёт итогов в 1С (для администраторов)

8. Контроль и аудит: как проверить корректность изменений

8.1. Проверка через отчёт "Сверка штатного расписания и кадровых данных"

8.2. Проверка связей с другими документами

8.3. Чек-лист перед закрытием месяца

FAQ: Частые вопросы по работе со штатным расписанием в 1С

Показатель	Что означает	Действие при отклонении
Фактическое количество сотрудников	Сколько человек работает на должности	Если больше планового — проверить дублирующие приказы о приёме
Плановое количество штатных единиц	Сколько должно быть по штатному расписанию	Если меньше фактического — увеличить лимит или перевести сотрудников
Отклонение по окладу	Разница между плановым и фактическим окладом	Проверить корректность кадровых документов

Как правильно вносить изменения в штатное расписание в 1С: инструкция с примерами

1. Подготовка к изменениям: права доступа и резервное копирование

2. Способы внесения изменений: от ручного редактирования до массовой обработки

2.1. Ручное редактирование: добавление и удаление должностей

2.2. Массовое изменение окладов и реквизитов

2.3. Загрузка штатного расписания из Excel

3. Особенности работы с историей изменений

4. Синхронизация с другими системами: обмен данными и типичные ошибки

5. Типичные ошибки и как их избежать

5.1. Ошибка: "Должность занята сотрудником, удаление невозможно"

5.2. Оклад не меняется после группового изменения

5.3. Дублирование должностей после обмена данными

5.4. Ошибка при проведении: "Не заполнено обязательное поле 'График работы'"

6. Автоматизация: регламентные задания и отчёты

6.1. Регламентное задание "Обновление кадровых данных"

6.2. Отчёт "Анализ штатного расписания"

6.3. Уведомления о изменениях

7. Перенос штатного расписания при смене конфигурации или сервера

7.1. Экспорт/импорт через XML или DT

Выгрузка через консоль EDT

7.2. Проблемы при переносе и их решения

Пересчёт итогов в 1С (для администраторов)

8. Контроль и аудит: как проверить корректность изменений

8.1. Проверка через отчёт "Сверка штатного расписания и кадровых данных"

8.2. Проверка связей с другими документами

8.3. Чек-лист перед закрытием месяца

FAQ: Частые вопросы по работе со штатным расписанием в 1С

📖 Читайте также

7.1. Экспорт/импорт через `XML` или `DT`