Потребность получить актуальный список сотрудников с указанием их окладов возникает у специалистов по кадрам и бухгалтеров регулярно. Это необходимо для анализа фонда оплаты труда, формирования штатного расписания или просто для внутренней аналитики. В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3.1 эта задача решается несколькими способами, каждый из которых имеет свои нюансы и области применения.
Выбор конкретного метода зависит от того, какие именно данные вам требуются: только базовый оклад, полная структура начислений или же история изменений ставок за прошедший период. Важно понимать, что простые списки могут не отражать полную картину, если в организации применяются сложные системы премирования или районные коэффициенты. Ниже мы детально разберем основные инструменты системы для решения этой задачи.
Использование отчета «Анализ штатного расписания»
Наиболее удобным и наглядным инструментом для получения сведений о текущих ставках является специализированный отчет. Он позволяет увидеть не только фамилии сотрудников, но и привязанные к ним должности с указанием тарифных ставок. Для запуска перейдите в раздел Зарплата и выберите пункт Отчеты по зарплате. В открывшемся списке найдите отчет «Анализ штатного расписания».
Этот отчет формирует сводную таблицу, где строками выступают подразделения и должности, а столбцами — конкретные сотрудники, занимающие эти позиции. В ячейках на пересечении отображаются установленные оклады. Если на одной должности работают несколько человек, их данные будут сгруппированы, что значительно упрощает восприятие информации по отделу в целом.
Обратите внимание на настройки отчета. По умолчанию он показывает данные на текущую дату, но вы можете изменить период, чтобы увидеть, какие оклады действовали в прошлом месяце или квартале. Это особенно полезно при аудите начислений или сверке с бухгалтерскими регистрами.
Используйте кнопку «Показать настройки» в верхней панели отчета, чтобы добавить колонки с процентными надбавками или районными коэффициентами, если они входят в состав оклада.
Если сотрудник находится в отпуске без сохранения заработной платы или имеет другие особые условия, это может повлиять на итоговые суммы в расчетных ведомостях, но не изменит данные в штатном расписании.
⚠️ Внимание: Если в карточке сотрудника не заполнено поле «Подразделение» или указана несуществующая должность, такой сотрудник может не попасть в выборку отчета «Анализ штатного расписания». Всегда проверяйте корректность заполнения кадровых данных.
Формирование списка через отчет «Список сотрудников»
Более универсальным, но требующим дополнительной настройки инструментом является стандартный отчет «Список сотрудников». Он находится в разделе Кадры в группе Отчеты по кадрам. Изначально этот отчет выводит только фамилию, имя, отчество и табельный номер, однако его функционал позволяет добавить практически любые реквизиты из карточки работника.
Чтобы вывести оклады, необходимо перейти в режим настройки отчета. Нажмите на кнопку Настройки в верхней панели. В открывшемся конструкторе перейдите на вкладку Поля и сортировки. Здесь вам нужно добавить новое поле из списка доступных полей справочника «Сотрудники».
Однако здесь есть нюанс: оклад не является прямым реквизитом карточки сотрудника, он хранится в регистрах сведений о плановых начислениях. Поэтому в стандартном списке сотрудников вывести текущий оклад одной галочкой часто не получается без использования расширенных настроек или специальных полей, зависящих от версии обновления платформы.
В некоторых версиях конфигурации в настройки списка добавлено поле «Оклад по штатному расписанию». Если вы его нашли, просто установите галочку напротив него. Если же такого поля нет, система предложит использовать механизм присоединения данных из регистров, что требует более глубоких знаний структуры базы данных 1С.
Применение Универсального отчета для гибкой выборки
Когда стандартные отчеты не дают нужной гибкости, на помощь приходит Универсальный отчет. Этот инструмент позволяет строить выборки данных из любых регистров системы, включая регистры сведений, где хранится информация о начислениях. Найти его можно в разделе НС и Кадры или через глобальный поиск по названию.
Для получения списка с окладами необходимо настроить отчет следующим образом: в поле «Тип отчета» выберите Регистр сведений. В качестве конкретного регистра укажите «Плановые начисления сотрудников». Именно здесь хранятся актуальные данные о тарифных ставках и окладах на текущий момент времени.
После выбора регистра перейдите на вкладку Настройки. В разделе «Отборы» обязательно установите фильтр по дате, чтобы получить актуальные записи, например, «Период с 01.01.2026 по 31.12.2026». Также добавьте отбор по виду начисления, если вам нужны только оклады, а не все возможные начисления.
Вид начисления = 'Оплата по окладу' ИЛИ 'Тарифная ставка'В настройках полей вывода добавьте измерения регистра: Сотрудник, Подразделение, Должность. В качестве ресурса (числового поля) выберите Сумма или Тарифная ставка. Такой подход гарантирует, что вы получите именно те цифры, которые система использует для расчета зарплаты.
Универсальный отчет — самый мощный инструмент для аналитики, так как он позволяет «достать» данные напрямую из регистров, минуя ограничения типовых форм.
Вывод данных через печатные формы документов
Иногда требуется получить список не в виде электронной таблицы, а в виде документа для подписи или архивирования. В таких случаях удобно использовать печатные формы, встроенные в документы кадрового учета. Например, при приеме на работу или переводе сотрудника формируется приказ, содержащий информацию об окладе.
Вы можете воспользоваться обработкой «Печать списков», которая доступна в разделе Кадры. Выберите список сотрудников, отметьте нужных галочками и нажмите кнопку Печать. В выпадающем меню выберите форму «Список сотрудников (произвольный)» или аналогичную, поддерживающую вывод тарифных условий.
Преимущество этого метода в том, что данные выводятся в строгом соответствии с утвержденными формами документов, что снижает риск ошибки при ручной перепечатке. Однако гибкость настройки колонок здесь ниже, чем в Универсальном отчете.
| Метод получения | Сложность настройки | Гибкость данных | Лучшее применение |
|---|---|---|---|
| Анализ штатного расписания | Низкая | Средняя | Быстрый просмотр по отделам |
| Список сотрудников | Средняя | Низкая | Получение базового реестра |
| Универсальный отчет | Высокая | Высокая | Глубокая аналитика и сверки |
| Печатные формы | Низкая | Низкая | Подготовка бумажных документов |
Особенности отображения сдельной оплаты и комиссионных
Не все сотрудники в организации работают на окладе. Для работников со сдельной оплатой труда или находящихся на комиссионной системе вознаграждения понятие «оклад» может отсутствовать как таковое. В системе 1С ЗУП для таких категорий сотрудников в регистрах плановых начислений фиксируются тарифные ставки, расценки или проценты.
При формировании общего списка важно правильно интерпретировать колонку с суммой. Для окладников это фиксированная месячная сумма. Для сдельщиков в отчете «Анализ штатного расписания» может отображаться часовая или дневная ставка, либо расценка за единицу продукции. Это может создать путаницу при беглом просмотре списка.
- 🛠️ Проверяйте вид оплаты в колонке «Вид начисления», чтобы отличить оклад от тарифной ставки.
- 📊 Используйте группировку по видам начислений в Универсальном отчете для разделения окладников и сдельщиков.
- ⚠️ Помните, что для комиссионной системы оклад может быть равен нулю, а доход формироваться исключительно от продаж.
Если ваша цель — получить именно гарантированную часть дохода (МРОТ или фиксированную часть), убедитесь, что в настройках отчета выбраны соответствующие виды начислений. В противном случае вы можете получить искаженную картину фонда оплаты труда.
Что делать, если оклад не отображается?
Проверьте дату начала действия записи в регистре «Плановые начисления». Если запись закрыта датой увольнения или перевода, она не попадет в выборку на текущую дату. Также убедитесь, что у сотрудника заполнено поле «Должность» в штатном расписании.
Экспорт данных в Excel для дальнейшей работы
После того как вы сформировали необходимый список сотрудников с окладами любым из описанных выше способов, следующим шагом обычно становится выгрузка данных для работы в табличном процессоре. 1С ЗУП предоставляет удобные механизмы экспорта, сохраняющие структуру таблицы и форматирование.
Для экспорта нажмите кнопку Ещё в нижней или верхней панели отчета (в зависимости от версии интерфейса) и выберите пункт Сохранить как.. или Вывести список. В диалоговом окне выберите формат Табличный документ или Лист Excel. Формат Excel (.xlsx) предпочтительнее, так как он позволяет сразу работать с данными в привычной среде.
При выгрузке больших списков (более 1000 сотрудников) процесс может занять несколько секунд. В это время не рекомендуется переключаться на другие задачи в базе, чтобы избежать зависания клиента. После сохранения файла откройте его и проверьте корректность переноса числовых данных — иногда разделители разрядов могут сбиваться в зависимости от региональных настроек Windows.
⚠️ Внимание: При экспорте в Excel конфиденциальные данные (ФИО и суммы зарплат) покидают защищенный контур 1С. Убедитесь, что сохраненный файл не будет отправлен неавторизованным лицам и хранится в защищенном месте.
☑️ Подготовка к экспорту в Excel
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Почему в отчете «Анализ штатного расписания» не видно некоторых сотрудников?
Скорее всего, у этих сотрудников не заполнено штатное расписание или они приняты по договору ГПХ, который не подразумевает должностей в штате. Также проверьте отбор по подразделению — возможно, сотрудники числятся в другом отделе.
Можно ли вывести историю изменения окладов за год?
Да, для этого лучше всего использовать Универсальный отчет по регистру сведений «Плановые начисления сотрудников». Установите период отчета с 1 января по 31 декабря и включите отображение периода действия записей.
Как вывести оклады сотрудников, которые уже уволились?
В стандартных отчетах по текущему штату уволенные сотрудники не отображаются. Используйте отчет «Список сотрудников» с настройкой периода, включающим дату их работы, или отчет «Кадровая история», где можно увидеть ставки на момент увольнения.
Отличается ли оклад в 1С от суммы в трудовом договоре?
В идеальной базе данных они должны совпадать. Однако в 1С ЗУП оклад может быть указан «на руки» или с учетом НДФЛ в некоторых настройках вида начисления, хотя по умолчанию система хранит начисления «до вычета налогов». Всегда сверяйте с первичными документами.
Можно ли распечатать список с окладами на принтере?
Да, из любого сформированного отчета доступна кнопка «Печать». Вы можете предварительно настроить макет печати, добавить логотип организации и подписи ответственных лиц через кнопку «Настройки» -> «Макет».