В кадровой практике часто возникают ситуации, требующие массового сбора или проверки персональных данных работников. Например, при подготовке документов для банка, оформлении групповых страховок или проведении аудита базы данных кадрового учета. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) эта задача решается без необходимости писать сложные запросы или обращаться к разработчикам.
Стандартный функционал системы позволяет сформировать унифицированный список, содержащий все необходимые реквизиты удостоверения личности. Однако многие пользователи сталкиваются с трудностями при настройке отчета, так как по умолчанию поля паспортов могут быть скрыты или отображаться в неудобном формате. Вам потребуется воспользоваться гибкими настройками печатных форм и отчетов.
В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, который позволит вам получить аккуратный и полный реестр сотрудников. Мы рассмотрим как использование встроенных отчетов, так и возможности расширения списков через механизм «Еще» для добавления специфических колонок.
Подготовка данных в карточках сотрудников
Прежде чем приступать к формированию итогового списка, критически важно убедиться в корректности исходной информации. Любая выгрузка будет содержать только те данные, которые уже внесены в систему. Если в карточках сотрудников отсутствуют номера паспортов или даты выдачи, отчет сформируется с пустыми ячейками.
Проверка осуществляется через раздел Кадры → Сотрудники. Откройте карточку любого работника и перейдите на вкладку Личные документы. Именно здесь хранится история смены документов. Убедитесь, что для текущего периода установлен флаг «Основной» у нужного паспорта.
Обратите внимание на структуру хранения данных. В 1С ЗУП паспортные данные привязаны к конкретному виду документа. Если у сотрудника был заменен паспорт, система может хранить оба экземпляра, но для отчетности используется только актуальный. Неправильная установка флага основного документа приведет к тому, что в список попадут данные старого, уже недействительного паспорта.
Также стоит проверить заполнение полей «Кем выдан» и «Дата выдачи». Часто эти поля остаются пустыми при первичном заведении карточки, что делает документ неполным с юридической точки зрения. Для массового исправления ошибок можно использовать обработку «Заполнение данных сотрудников», если она доступна в вашей конфигурации.
⚠️ Внимание: При работе с паспортными данными соблюдайте требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Доступ к таким отчетам должен быть строго регламентирован, а распечатанные списки не должны оставаться на столах или в общих папках без присмотра.
☑️ Проверка данных перед выгрузкой
Использование стандартного отчета «Список сотрудников»
Самый быстрый способ получить необходимые сведения — воспользоваться универсальным отчетом, который уже встроен в подсистему кадрового учета. Он не требует дополнительных настроек со стороны администратора и доступен любому пользователю с соответствующими правами доступа.
Для запуска перейдите в меню Кадры → Отчеты по кадрам → Список сотрудников. По умолчанию система предложит вам стандартный набор полей: ФИО, должность, подразделение и табельный номер. Паспортные данные в этой версии отчета обычно скрыты, чтобы не загромождать вид.
Чтобы отобразить нужную информацию, нажмите на кнопку Настройки в верхней панели отчета. В открывшемся окне перейдите на вкладку Поля и сортировки. Здесь вы увидите дерево доступных полей для вывода. Вам необходимо найти группу, связанную с документами.
Раскройте узел Личные документы и выберите конкретные реквизиты, которые вам нужны. Чаще всего требуются серия, номер, дата выдачи и код подразделения. После выбора полей нажмите Закрыть и сформировать. Отчет перестроится, и в таблице появятся новые колонки с данными паспортов.
Если нужного поля нет в списке доступных, проверьте права доступа пользователя. Возможно, роль не позволяет видеть конфиденциальные данные документов.
Расширенная настройка полей через конструктор
Иногда стандартного набора полей недостаточно, или требуется вывести данные в специфическом виде, например, объединив серию и номер в одну колонку. В таких случаях на помощь приходит расширенный конструктор отчета, доступный в той же форме настроек.
В окне настроек отчета переключитесь в режим Расширенный. Этот режим позволяет не просто выбирать готовые поля, но и создавать вычисляемые колонки, применять группировки и сложные условия отбора. Вы можете добавить поле «Наименование документа», чтобы отфильтровать только паспорта граждан РФ, исключив иностранные документы.
Для добавления паспортных данных используйте механизм выбора из справочника видов документов. В дереве полей найдите элемент Паспорт гражданина РФ. Раскрыв его, вы получите доступ ко всем хранимым атрибутам: от места рождения до адреса регистрации, если он дублируется в документе.
Важным преимуществом расширенной настройки является возможность сортировки. Вы можете упорядочить список не по алфавиту фамилий, а, например, по датам выдачи паспортов или кодам подразделений. Это удобно при сверке данных с внешними реестрами.
Не забудьте сохранить полученную настройку как вариант отчета. Присвойте ему понятное имя, например, «Список с паспортами для банка». В будущем вы сможете вызывать этот отчет одним кликом, не повторяя процедуру настройки полей.
Печать и выгрузка списка в файлы
После того как отчет сформирован и содержит все необходимые столбцы, следующим этапом становится его экспорт или печать. Выбор формата зависит от цели использования списка: для отправки по электронной почте, загрузки в другую систему илиирования в бумажном виде.
Для выгрузки в табличный редактор нажмите кнопку Сохранить как (или значок дискеты) в панели инструментов отчета. Выберите формат XLSX или XLS. Это наиболее универсальный вариант, позволяющий получателю файла легко фильтровать и сортировать данные на своей стороне.
Если требуется подготовить документ для подписи руководителем, используйте формат PDF. При экспорте в PDF система сохранит все форматирование, ширину колонок и шрифты, обеспечивая неизменность вида документа при открытии на любом устройстве.
Также доступна прямая печать на принтер. Перед отправкой на печать рекомендуется воспользоваться функцией «Предварительный просмотр», чтобы убедиться, что длинные текстовые поля (например, «Кем выдан») не обрезаются и переносятся корректно.
| Формат файла | Назначение | Редактируемость |
|---|---|---|
| XLSX / XLS | Передача данных для обработки | Полная |
| Официальная рассылка, архив | Защищен от изменений | |
| MXLS | Совместимость со старыми версиями Excel | Полная |
| HTML | Просмотр в браузере | Ограниченная |
⚠️ Внимание: При выгрузке в Excel проверяйте, что длинные числа (серии и номера паспортов) не преобразуются в научный формат (например, 4500 123456 не должно превратиться в 4,5E+09). При необходимости форматируйте ячейки как текст перед вставкой данных.
Анализ проблем с отображением данных
Пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда отчет сформирован, но в колонках с паспортными данными отображаются прочерки или значения «Не заполнено». Это не всегда означает ошибку в программе; чаще всего проблема кроется в логике выборки данных.
Первая возможная причина — отсутствие документа с видом «Паспорт» у сотрудника. В карточке может быть заведен только СНИЛС или ИНН. В таком случае система честно отражает действительность: паспортных данных нет. Решением является дополнение карточки недостающим документом.
Вторая причина — некорректный период отчета. Если вы формируете список «на текущую дату», а паспорт сотрудника был введен в систему с датой начала действия в будущем (ошибка ввода) или документ уже утратил силу (истек срок), он может не попасть в выборку.
Третья причина связана с правами доступа. В 1С ЗУП существует механизм ограничения видимости персональных данных. Если ваша роль не включает право на просмотр реквизитов документов, система скроет эти колонки или обезличит их, даже если данные физически присутствуют в базе.
Что делать, если данные есть, но не выводятся?
Попробуйте сбросить все настройки отчета к заводским и заново добавить поля. Иногда кэш настроек пользовательского варианта отчета вызывает конфликты отображения.
Автоматизация и создание печатных форм
Для регулярной подготовки списков с паспортными данными имеет смысл создать специализированную печатную форму. Это позволит получать документ идеального вида, соответствующий внутренним стандартам вашей организации, без необходимости каждый раз настраивать колонки в отчете.
Создание такой формы обычно требует участия специалиста по внедрению 1С или программиста. С помощью системы компоновки данных (СКД) разрабатывается макет, в который жестко вшиваются необходимые поля: ФИО, должность, серия, номер, дата выдачи, код подразделения.
Готовая печатная форма регистрируется в системе и становится доступной из карточки сотрудника или из общего списка. Вы сможете выделять группу сотрудников, нажимать кнопку «Печать» и мгновенно получать готовый реестр, сверстанный по утвержденному шаблону.
Такой подход также позволяет добавить в документ дополнительные элементы: шапку организации, подпись ответственного лица, номер исходящего документа и дату составления. Это превращает технический список в полноценный служебный документ.
Создание собственной печатной формы экономит время кадровика при регулярных запросах и гарантирует единообразие оформления документов.
Можно ли выгрузить паспортные данные всех сотрудников сразу без открытия карточек?
Да, это возможно. Используйте отчет «Список сотрудников» с расширенными настройками полей. Вам не нужно открывать каждую карточку отдельно; отчет сам соберет данные из связанных регистров сведений по всем выбранным физическим лицам.
Что делать, если у сотрудника несколько паспортов в базе?
В отчет попадут данные того паспорта, у которого установлен признак «Основной» на дату формирования отчета. Если нужно увидеть все документы, добавьте в настройки отчета группировку по виду документа или выведите список всех личных документов.
Как скрыть паспортные данные от рядовых пользователей?
Используйте механизм профилей групп доступа. В настройках прав доступа для роли пользователя снимите галочку с права на чтение реквизитов документов или используйте ограничение доступа к персональным данным в настройках параметров системы.
Можно ли экспортировать список напрямую в систему банка?
Стандартными средствами 1С ЗУП прямая выгрузка в конкретные банковские системы (клиент-банки) для зарплатных проектов обычно реализуется через отдельные обработки «Выгрузка в банк». Список сотрудников с паспортами служит источником данных для таких обработок, но сам по себе не является платежным поручением.
Почему в выгрузке Excel номера паспортов становятся датами?
Это особенность формата Excel, который пытается автоматически определить тип данных. Чтобы избежать этого, при открытии файла используйте мастер импорта текста или предварительно форматируйте столбцы как «Текстовый» перед вставкой данных из буфера обмена.