Формирование актуального списка персонала — одна из самых востребованных задач для отдела кадров и бухгалтерии в любой организации. В системе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта операция может решаться несколькими способами в зависимости от целей: нужен ли вам просто перечень фамилий для пропуска, табель для начисления зарплаты или аналитическая выборка по подразделениям. Неправильный подход к отбору данных часто приводит к тому, что в список попадают уволенные работники или, наоборот, теряются сотрудники, находящиеся в длительном отпуске.
Ключевым фактором при формировании таких списков является корректная установка периода отчета или даты среза. Система 1С хранит историю всех кадровых перемещений, и если не указать конкретную дату, программа может выдать список всех когда-либо принятых на работу людей, что сделает документ бесполезным для оперативной работы.
В этой статье мы детально разберем инструменты, которые позволяют быстро и точно получить список действующих сотрудников. Мы рассмотрим как стандартные отчеты, так и возможности работы непосредственно со справочником «Сотрудники», а также затронем нюансы работы с внешними совместителями.
Использование отчета «Списки сотрудников»
Наиболее универсальным и гибким инструментом для решения этой задачи является специализированный отчет, расположенный в меню кадрового учета. Он позволяет настроить сложные критерии отбора, которые невозможно реализовать при простом просмотре справочника. Для запуска перейдите в раздел Кадры и выберите пункт Отчеты по кадрам, где находится форма Списки сотрудников.
В открывшемся окне критически важно правильно настроить параметры отбора. По умолчанию система может предложить показать всех сотрудников за период, но вам необходимо установить флаг «На дату» и указать текущее число. Именно этот параметр сообщает программе, что нужно отфильтровать список, оставив только тех, чей трудовой договор активен на выбранный момент времени.
Далее следует обратить внимание на группировку данных. Вы можете сгруппировать список по подразделениям, должностям или видам занятости. Это особенно удобно, если вам нужно передать список в службу безопасности для конкретного цеха или отдела. Не забудьте проверить настройки отображения: можно включить или отключить вывод табельных номеров, дат приема и оснований для увольнения.
Быстрый отбор в справочнике «Сотрудники»
Если вам не требуется печатная форма или сложная аналитика, а нужно просто увидеть список на экране для быстрой проверки, удобнее всего работать непосредственно в справочнике. Откройте раздел Кадры и перейдите в пункт Сотрудники. Здесь представлен полный реестр всех физических лиц, когда-либо имевших отношение к компании.
Чтобы отсечь уволенных, воспользуйтесь панелью отборов, расположенной над списком. Нажмите на значок воронки и добавьте условие: поле «Состояние в организации» равно значению «Принят». Этот фильтр мгновенно скроет всех сотрудников, у которых в базе зафиксирован факт увольнения или которые еще не были приняты (будущие сотрудники).
Однако стоит помнить, что такой отбор показывает текущее состояние карточки, но не всегда учитывает сложные случаи, например, сотрудников, которые приняты, но еще не приступили к работе, или тех, кто находится в отпуске без сохранения зарплаты длительное время. Для глубокой аналитики все же лучше использовать отчеты, описанные в предыдущем разделе.
Используйте комбинацию клавиш Ctrl+F в открытом списке сотрудников для быстрого поиска по фамилии, если список очень большой и прокрутка занимает много времени.
Настройка параметров и группировок
Глубокая настройка отчета позволяет адаптировать вывод информации под конкретные нужды руководства или государственных органов. В форме настроек отчета «Списки сотрудников» доступна вкладка Группировки, где вы можете определить иерархию отображения данных.
Например, для формирования списка на пропуск можно убрать все группировки и вывести единым списком с сортировкой по алфавиту. Для табеля учета рабочего времени, напротив, необходима группировка по подразделениям и участкам учета. Система позволяет сохранять такие настройки в виде вариантов отчета, чтобы не настраивать их каждый раз заново.
Также в этом разделе можно добавить дополнительные поля, которые не выводятся по умолчанию. Это могут быть номера телефонов, адреса электронной почты или данные о гражданстве. Будьте внимательны: добавление слишком большого количества полей может сделать печатную форму нечитаемой, поэтому используйте опцию «Автоподбор ширины» или настраивайте ширину колонок вручную перед печатью.
| Параметр настройки | Описание влияния на список | Рекомендуемое значение |
|---|---|---|
| Период | Определяет временной диапазон для анализа кадровых событий | Текущий месяц или конкретная дата |
| Организация | Фильтрует сотрудников по юридическому лицу | Конкретная организация или «Все» |
| Подразделение | Ограничивает выборку структурной единицей | Выбор конкретного отдела или цеха |
| Вид занятости | Позволяет отделить основных работников от совместителей | «Основное место» или «По совместительству» |
⚠️ Внимание: При формировании списка для внешних контролирующих органов убедитесь, что в настройках отчета снят флаг «Показывать только принятых», если требуется отразить также сотрудников, находящихся в процессе оформления увольнения, но числящихся в штате на отчетную дату.
Учет внешних совместителей и договорников
Частой ошибкой при формировании списков является игнорирование категории внешних совместителей. Эти сотрудники работают в вашей организации, но их основное место работы находится в другой компании. В справочнике они могут иметь признак внешнего совместительства, что требует отдельного внимания при фильтрации.
В отчете «Списки сотрудников» существует специальная настройка «Вид занятости». Если вам нужен полный список всех людей, работающих на предприятии (например, для учета пропускного режима), необходимо выбрать значение «Все» или явно отметить галочками и основных работников, и совместителей.
Отдельно стоит упомянуть сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам (ГПХ). Они не всегда попадают в стандартные кадровые списки, так как формально не являются штатными сотрудниками. Для их учета лучше использовать отчет Список физических лиц или специализированный отчет по договорам, так как в списке штатных сотрудников они могут отсутствовать.
Как отличить внешнего совместителя в списке?
Внешние совместители в списке обычно имеют пометку в колонке «Вид занятости» или отдельный признак. В некоторых конфигурациях для них ведется отдельный регистр сведений, поэтому при строгом отборе «Принят в организацию» они могут не попасть в выборку, если не настроен специальный флаг учета внешних совместителей.
Экспорт данных и печатные формы
После того как список сформирован и проверен, его чаще всего необходимо выгрузить в файл или распечатать. В верхней панели отчета расположена кнопка Экспорт, которая позволяет сохранить данные в форматы XLSX, CSV или PDF. Формат Excel является наиболее предпочтительным для дальнейшей обработки данных.
При экспорте в Excel важно проверить, чтобы сохранялось форматирование дат и числовых полей. Иногда при открытии файла в старых версиях офисных пакетов табельные номера могут отображаться в научном формате, что требует дополнительного форматирования ячеек. Рекомендуется сразу после выгрузки проверять целостность данных.
Если требуется печатная версия, используйте кнопку Печать. В 1С ЗУП доступно несколько макетов печати: стандартный список, список с фотографиями (если они загружены в карточки) или расширенный список с паспортными данными. Выбор макета зависит от цели использования документа.
Всегда проверяйте итоговое количество строк в выгруженном Excel-файле — оно должно совпадать с количеством строк, отображенных в отчете 1С перед экспортом, чтобы избежать потери данных при переносе.
Типичные ошибки и их устранение
Даже опытные пользователи сталкиваются с ситуациями, когда список формируется некорректно. Самая распространенная проблема — попадание в выборку уволенных сотрудников. Это происходит, если в параметрах отчета указан период, охватывающий дату увольнения, и не установлен жесткий отбор «На дату».
Другая частая ошибка — дублирование сотрудников в списке. Это может случиться, если у сотрудника в течение выбранного периода было несколько кадровых перемещений (например, перевод внутри подразделения), и отчет настроен на вывод истории движений, а не среза состояния. В настройках отчета следует выбрать опцию «Выводить состояние на дату», чтобы каждая фамилия появлялась в списке только один раз.
Также стоит следить за актуальностью документов-оснований. Если приказ о приеме проведен задним числом или имеет будущую дату, сотрудник может не попасть в список «работающих» на текущий момент. Всегда сверяйте даты в документах Прием на работу и Увольнение.
⚠️ Внимание: Интерфейс и названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации 1С ЗУП (ред. 2.5 или ред. 3.0/3.1). Всегда сверяйтесь с актуальной справкой системы (клавиша F1), если не можете найти нужный пункт.
☑️ Контрольный список перед выгрузкой
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как сформировать список только тех сотрудников, у которых сегодня день рождения?
Для этого в отчете «Списки сотрудников» нужно добавить отбор по полю «Дата рождения». Установите условие «В интервале» или используйте специальную функцию «День рождения», если она доступна в вашей версии. Также можно воспользоваться отчетом «Список сотрудников организации» с группировкой по дням рождения.
Почему в списке отсутствуют сотрудники, находящиеся в декретном отпуске?
Сотрудники в декрете являются работающими, но могут скрываться, если установлен отбор по графику работы или виду занятости. Проверьте, что в настройках отчета не стоит ограничение «Только работающие по графику», так как декретницы часто выводятся из графика работы. Они должны отображаться при отборе «Принят» без дополнительных ограничений по графику.
Можно ли выгрузить список с фотографиями сотрудников?
Да, это возможно. В печатных формах отчета «Списки сотрудников» существует макет «Список сотрудников с фотографиями». Для его корректной работы фотографии должны быть предварительно загружены в карточки сотрудников в разделе «Внешний вид» или через обработку загрузки изображений.
Как скрыть персональных данные (телефоны, адреса) при выгрузке списка?
Используйте настройки отчета на вкладке «Поля и сортировки». Снимите галочки с полей, содержащих конфиденциальную информацию (Адрес, Телефон, Паспортные данные). Также можно воспользоваться правами доступа: создайте роль пользователя, у которой закрыт просмотр этих полей, и формируйте отчет от имени такого пользователя.
Что делать, если сотрудник числится в списке, но фактически давно не работает?
Это указывает на ошибку в кадровом документообороте. Скорее всего, не был проведен документ Увольнение или он был проведен неверной датой. Необходимо найти этого сотрудника в справочнике, проверить его историю занятости и оформить документы увольнения задним числом (с соблюдением законодательных норм) или текущей датой, в зависимости от ситуации.