Контроль задолженности по заработной плате — одна из ключевых задач бухгалтера и кадровика. 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) предоставляет несколько инструментов для мониторинга невыплаченных сумм, но не все пользователи знают, где именно искать эту информацию. В зависимости от версии программы (ЗУП 3.1, ЗУП 2.5 или ЗУП КОРП) и настроек учетной политики способы проверки могут отличаться.

В этой статье вы найдете пошаговые инструкции для разных сценариев: от простого просмотра остатков по сотрудникам до анализа задолженности по подразделениям или видам начислений. Мы также рассмотрим типичные ошибки, которые искажают данные, и дадим рекомендации по их устранению. Если вы работаете с большим штатом или ведете учет по нескольким организациям, эти методы помогут сэкономить время и избежать штрафов за просрочку выплат.

Перед тем как приступить к анализу, убедитесь, что в программе корректно заполнены:

  • 📅 Периоды начисления — без них отчеты не покажут актуальные остатки.
  • 👥 Данные сотрудников — ФИО, табельные номера, подразделения.
  • 💰 Виды расчетов — зарплата, авансы, премии, удержания.
📊 Какую версию 1С ЗУП вы используете?
ЗУП 3.1
ЗУП 2.5
ЗУП КОРП
Не знаю версию

1. Быстрый способ: отчет «Анализ задолженности по зарплате»

Самый универсальный инструмент для проверки задолженности — стандартный отчет Анализ задолженности по зарплате. Он доступен во всех актуальных версиях 1С:ЗУП и позволяет получить данные как по отдельным сотрудникам, так и по организации в целом.

Чтобы открыть отчет:

  1. Перейдите в раздел Зарплата → Отчеты по зарплате.
  2. Выберите Анализ задолженности по зарплате (в ЗУП 3.1 он может называться Ведомость по задолженности).
  3. Укажите период (например, текущий месяц или квартал) и нажмите Сформировать.

В результате вы получите таблицу с разбивкой по:

  • 👤 Сотрудникам (с указанием табельного номера).
  • 📊 Видам начислений (зарплата, аванс, премии).
  • 💸 Суммам задолженности (включая НДФЛ и удержания).
💡

Если отчет формируется слишком долго, попробуйте сузить период или выбрать конкретное подразделение в настройках фильтра.

Обратите внимание: отчет показывает только невыплаченные суммы на дату формирования. Если сотрудник получил аванс, но не получил основную зарплату, это будет отражено отдельными строками.

2. Просмотр задолженности по карточке сотрудника

Если вам нужны данные по конкретному человеку, удобнее использовать карточку сотрудника. Этот метод подходит для оперативной проверки без формирования отчетов.

Инструкция:

  1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
  2. Найдите нужного сотрудника (можно воспользоваться поиском по ФИО или табельному номеру).
  3. Дважды кликните по строке, чтобы открыть карточку.
  4. Перейдите на вкладку Зарплата или Начисления и удержания (в зависимости от версии).
  5. В блоке Задолженность или Остатки будут указаны невыплаченные суммы.

В ЗУП 3.1 здесь же можно увидеть историю выплат по кнопке История начислений. Это полезно, если нужно проследить, когда и почему образовалась задолженность (например, из-за неверного удержания или неполной выплаты).

Указан ли правильный расчетный счет для выплаты|

Совпадает ли сумма аванса с фактически выплаченной|

Нет ли дублирующих начислений за один период|

Правильно ли рассчитан НДФЛ и удержания-->

⚠️ Внимание: Если в карточке сотрудника задолженность не отображается, но вы уверены, что она есть, проверьте:
  • 🔹 Настройки видимости колонок (возможно, столбец скрыт).
  • 🔹 Дату актуальности данных (в верхнем правом углу карточки).
  • 🔹 Права доступа вашего пользователя (возможно, нет прав на просмотр зарплатных данных).

3. Использование отчета «Ведомость по зарплате» для детального анализа

Отчет Ведомость по зарплате (или Расчетная ведомость в ЗУП 2.5) позволяет не только увидеть задолженность, но и проанализировать, как она сформировалась. Здесь можно выгрузить данные по:

  • 📅 Периодам (месяц, квартал, год).
  • 🏢 Подразделениям или организациям (если ведете учет по нескольким юрлицам).
  • 💳 Видам выплат (наличные, безналичный расчет, перечисление на карту).

Как сформировать отчет:

Зарплата → Отчеты по зарплате → Ведомость по зарплате

Указать период (например, "Январь 2026 — Март 2026")


В настройках отчета включить колонки:


- "Задолженность на начало периода"


- "Начислено"


- "Выплачено"


- "Задолженность на конец периода"


Нажать "Сформировать"

Если в отчете видна задолженность, но вы не понимаете ее причину, обратите внимание на колонку Комментарий или Примечание. Там могут быть указания на:

  • 🔄 Перерасчеты (например, после исправления табеля).
  • 📉 Удержания по исполнительным листам.
  • 💼 Недостачу аванса (если сотрудник получил больше, чем положено).
Показатель Что означает Действие
Задолженность на начало периода Сумма, не выплаченная в прошлых месяцах Проверьте ведомости прошлых периодов
Начислено больше, чем выплачено Текущая задолженность за период Сформируйте платежную ведомость
Отрицательная задолженность Переплата сотруднику Удержите из следующих выплат или верните в кассу

4. Проверка задолженности через журнал документов

Если задолженность связана с непроведенными или ошибочными документами (например, неверно оформленной ведомостью на выплату), стоит заглянуть в журнал документов. Этот метод требует больше времени, но помогает найти причину расхождений.

Пошаговая инструкция:

  1. Откройте раздел Зарплата → Все документы.
  2. Установите фильтр по типу документов:
    • Начисление зарплаты
    • Выплата зарплаты
    • Ведомость в банк (если выплаты идут безналично)
  • Отсортируйте документы по дате (от новых к старым).
  • Проверьте статусы документов:
    • 🔴 Не проведен — документ не повлиял на расчеты.
    • 🟢 Проведен — данные учтены, но возможны ошибки.
    • 🔵 Помечен на удаление — документ исключен из расчетов.

      • Особое внимание уделите документам с пометкой Исправление или Корректировка. Они часто становятся причиной двойных начислений или, наоборот, пропущенных выплат.

      Что делать, если документ проведен, но не отражен в отчетах?

      Если документ проведен, но не виден в отчетах по задолженности, проверьте:

      1. Дату документа — возможно, она выходит за рамки периода отчета.

      2. Организацию — если у вас несколько юрлиц, документ мог быть оформлен на другую компанию.

      3. Вид расчета — некоторые начисления (например, материальная помощь) могут не учитываться в стандартных отчетах.

      4. Права доступа — уточните у администратора, есть ли у вас права на просмотр данных по этому подразделению.

      5. Анализ задолженности по видам начислений

      Иногда задолженность образуется не по зарплате в целом, а по отдельным видам начислений (например, не выплачена премия или компенсация за отпуск). Чтобы выявить такие случаи, используйте отчет Анализ начислений и удержаний.

      Как его сформировать:

      1. Перейдите в Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ начислений и удержаний.
      2. В настройках отчета выберите группировку по Видам начислений.
      3. Добавьте колонки:
        • Плановая сумма
        • Фактически начислено
        • Выплачено
        • Остаток
      4. Установите фильтр по периоду и сотрудникам (при необходимости).

    Этот отчет поможет выявить:

    • 🎁 Невыплаченные премии или бонусы.
    • 🏖️ Задолженность по отпускным (если они были начислены, но не выплачены).
    • 🚑 Компенсации по больничным листам.
    💡

    Если в отчете видна задолженность по удержаниям (например, по алиментам или исполнительным листам), это может означать, что сумма удержана, но не перечислена получателю. Проверьте документы Выплата удержаний в журнале.

    6. Автоматические уведомления о задолженности

    Чтобы не проверять задолженность вручную, настройте в 1С:ЗУП автоматические уведомления. Это особенно полезно для крупных компаний, где отслеживать выплаты по каждому сотруднику сложно.

    Как настроить:

    1. Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Уведомления.
    2. Создайте новое уведомление с типом Задолженность по зарплате.
    3. Укажите условия:
      • Пороговая сумма задолженности (например, от 1 000 рублей).
      • Периодичность проверки (ежедневно, раз в неделю).
      • Список получателей (бухгалтер, руководитель).
    4. Сохраните настройки и включите рассылку.

      5. После этого программа будет автоматически отправлять письма или внутренние сообщения при обнаружении задолженности. В ЗУП 3.1 также можно настроить уведомления прямо в Личном кабинете сотрудника, чтобы работники сами видели информацию о невыплаченных суммах.

      ⚠️ Внимание: Автоматические уведомления работают только при корректной настройке фоновых заданий в 1С:Предприятие. Если письма не приходят, проверьте:
      • 📧 Настройки SMTP-сервера (в Администрирование → Организации → Настройки почты).
      • 🔄 Расписание фоновых заданий (в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Фоновые задания).

    7. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры иногда сталкиваются с ситуациями, когда задолженность в 1С:ЗУП отображается некорректно. Вот наиболее частые причины и способы их устранения:

    Проблема Причина Решение
    Задолженность есть, но в отчетах ее не видно Документ начисления не проведен Проведите документ или проверьте права доступа
    Сумма задолженности не совпадает с фактической Ошибка в ручных корректировках Проверьте документы Корректировка зарплаты
    Отрицательная задолженность (переплата) Двойное начисление или ошибочная ведомость Сформируйте документ Возврат зарплаты
    Задолженность висит годами Не закрыты старые периоды Закройте период в Зарплата → Закрытие месяца

    Если после всех проверок задолженность так и не исчезла, попробуйте:

    1. Выгрузить данные в Excel и сверить вручную.
    2. Провести Тестирование и исправление базы (в Администрирование → Поддержка и обслуживание).
    3. Обратиться в поддержку 1С с логом ошибок.
    💡

    Перед закрытием месяца всегда сверяйте суммы начислений и выплат с банковскими выписками. Это поможет избежать расхождений в будущем.

    FAQ: Частые вопросы о задолженности по зарплате в 1С ЗУП

    Как увидеть задолженность по зарплате за прошлый год?

    Чтобы просмотреть задолженность за прошлые периоды, в отчете Анализ задолженности по зарплате установите дату На начало периода (например, 01.01.2023). Если данных нет, проверьте, не архивированы ли старые периоды (в ЗУП 3.1 архив находится в Зарплата → Архивные данные).

    Можно ли в 1С ЗУП увидеть, кому из сотрудников не выплатили аванс?

    Да, для этого:

    1. Сформируйте отчет Ведомость по зарплате.
    2. В настройках добавьте группировку по Видам выплат.
    3. Отфильтруйте по виду Аванс.
    4. Посмотрите колонку Остаток — там будет сумма невыплаченного аванса.
    Почему в отчете видна задолженность, но сотрудник говорит, что получил деньги?

    Возможные причины:

    • 🔹 Документ выплаты проведен, но не отражен в отчете (проверьте дату документа).
    • 🔹 Выплата прошла по другому виду расчета (например, как подотчет, а не зарплата).
    • 🔹 Ошибка в банковской выписке (деньги ушли, но не отразились в 1С).

    Сверьте данные с выпиской банка и перепроведите документы при необходимости.

    Как в 1С ЗУП 2.5 посмотреть задолженность по удержаниям?

    В ЗУП 2.5:

    1. Откройте отчет Анализ удержаний (Зарплата → Отчеты → Анализ удержаний).
    2. Укажите период и вид удержания (например, Алименты или Исполнительный лист).
    3. В колонке Не удержано или Остаток будет сумма задолженности.
    Можно ли экспортировать данные о задолженности в Excel для анализа?

    Да, в любом отчете по задолженности:

    1. Сформируйте отчет (например, Анализ задолженности по зарплате).
    2. Нажмите кнопку Еще → Выгрузить (или Экспорт → Excel в старых версиях).
    3. Выберите формат Excel и сохраните файл.

    В ЗУП 3.1 также можно настроить Автоматическую выгрузку через Администрирование → Настройки обмена данными.