Оформление отпуска с последующим увольнением — одна из самых сложных кадровых операций в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). Здесь важно не только правильно провести документы в системе, но и учесть все нюансы трудового законодательства, расчета компенсаций и налогового учета. Ошибки на этом этапе могут привести к конфликтам с сотрудником, штрафам от трудовой инспекции или проблемам при проверке ФНС.

В этой статье мы разберем весь процесс — от подготовки документов до закрытия месяца, включая пошаговую инструкцию по 1С ЗУП, примеры расчетов, типичные ошибки и способы их исправления. Материал актуален для последних версий программы (включая ЗУП 3.1 и ЗУП КОРП) и учитывает изменения в законодательстве 2026–2026 годов. Если вы работаете с более ранними редакциями, проверьте совместимость функций в своей конфигурации.

Особое внимание уделим расчету компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении после отпуска — этот момент часто вызывает вопросы у бухгалтеров. Также рассмотрим, как правильно отразить операцию в отчетности (6-НДФЛ, РСВ, 4-ФСС) и что делать, если сотрудник передумал увольняться после оформления отпуска.

1. Правовые основы: что говорит ТК РФ об отпуске с увольнением

Прежде чем переходить к работе в 1С ЗУП, разберемся с юридической стороной вопроса. Согласно ст. 127 ТК РФ, сотрудник имеет право на отпуск с последующим увольнением по собственному желанию (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом:

  • 📅 Дата увольнения — последний день отпуска, а не день подачи заявления.
  • 💰 Выплата компенсации за неиспользованный отпуск не производится, так как сотрудник фактически использует отпуск перед увольнением.
  • 📄 Заявление должно содержать просьбу об увольнении после отпуска, а не в день его начала.
  • ⚖️ Отзыв заявления возможен только до начала отпуска (ст. 128 ТК РФ).

Важно: если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), условия могут отличаться. В этом случае стороны вправе договориться о дате увольнения, отличной от последнего дня отпуска, и о выплате компенсации за неиспользованные дни.

⚠️ Внимание: С 2026 года вступили в силу изменения в ст. 136 ТК РФ, касающиеся сроков выплаты окончательного расчета. Теперь все суммы (включая компенсацию за отпуск, если она причитается) должны быть перечислены не позднее дня увольнения, а не следующего дня, как было ранее. Убедитесь, что в 1С ЗУП настроены правильные сроки выплат.

В программе 1С:ЗУП эти нюансы учитываются автоматически, но только при правильном заполнении документов. Если указать неверную дату увольнения или тип расчета, система может неправильно сформировать проводки и отчетность.

📊 Как часто вы оформляете отпуск с увольнением в вашей компании?
Часто (ежемесячно)
Редко (раз в квартал)
Очень редко (раз в год)
Никогда не сталкивался

2. Подготовка к оформлению: документы и настройки в 1С ЗУП

Прежде чем создавать документы в программе, убедитесь, что:

  1. В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) актуальные данные о стаже, неиспользованных отпусках и среднем заработке.
  2. В настройках расчета зарплаты (Настройки → Расчет зарплаты) включены опции:
    • 🔄 Автоматический перерасчет при увольнении
    • 📊 Учет компенсации за неиспользованный отпуск
  3. В справочнике Виды расчета есть актуальные настройки для отпускных и компенсаций при увольнении.

    4. Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением по соглашению сторон, дополнительно проверьте:

    • 📝 Наличие подписанного соглашения (прикрепляется к документу Увольнение в 1С).
    • 💸 Условия о выплате компенсации (если они отличаются от стандартных).
Документ/Настройка Где проверить Что должно быть указано
Карточка сотрудника Кадры → Сотрудники Актуальный стаж, остатки отпусков, средний заработок
Настройки расчета зарплаты Настройки → Расчет зарплаты Включены опции перерасчета и компенсаций
Виды расчета Справочники → Виды расчета Настроены формулы для отпускных и компенсаций
График отпусков Кадры → Графики отпусков Отпуск согласован (если требуется)
⚠️ Внимание: Если в компании используется электронный документооборот (ЭДО) с подписанием заявлений через 1С:Диадок или Контур.Диадок, убедитесь, что в настройках интеграции (Администрирование → Интеграция) включена опция "Поддержка кадровых документов". Иначе электронное заявление на отпуск с увольнением может не попасть в 1С ЗУП.

Проверьте остатки отпусков сотрудника|Обновите средний заработок|Настройте виды расчета|Согласуйте график отпусков|Прикрепите соглашение (если увольнение по соглашению)

-->

3. Пошаговая инструкция: как оформить отпуск с увольнением в 1С ЗУП

Теперь перейдем к непосредственному оформлению. Весь процесс состоит из 4 этапов:

  1. Создание документа "Отпуск" с пометкой о последующем увольнении.
  2. Оформление увольнения с датой последнего дня отпуска.
  3. Расчет и выплата отпускных (включая компенсацию, если причитается).
  4. Закрытие месяца и формирование отчетности.

Рассмотрим каждый этап подробно.

Этап 1. Документ "Отпуск"

1. Перейдите в раздел Кадры → Отпуска и нажмите "Создать".

2. В поле "Сотрудник" выберите уволившегося работника.

3. Укажите "Вид отпуска" — обычно это Ежегодный оплачиваемый отпуск.

4. В поле "Дата начала" укажите первый день отпуска, в "Дата окончания" — последний день (это будет датой увольнения).

5. ВАЖНО! Поставьте галочку "Уволить после отпуска" (в некоторых версиях 1С ЗУП этот флажок называется "Увольнение после отпуска").

6. В поле "Основание увольнения" выберите статью ТК РФ (обычно ст. 77 или ст. 78).

7. Сохраните документ и проведите его.

После проведения документа система автоматически:

  • 📅 Заблокирует возможность изменения даты увольнения в документе Увольнение.
  • 💰 Рассчитает сумму отпускных (если настройка Автоматический расчет включена).
  • 📊 Сформирует запись в регистре Отпуска сотрудников.
Что будет, если не поставить галочку "Уволить после отпуска"?

Если пропустить этот шаг, система создаст два отдельных документа: Отпуск и Увольнение без привязки между ними. Это приведет к:

1) Неправильному расчету компенсации за неиспользованный отпуск (система может посчитать ее дважды).

2) Ошибкам в отчетности (в 6-НДФЛ и РСВ даты увольнения и выплат не совпадут).

3) Проблемам при проверке ФНС — инспекторы могут расценить это как занижение налоговой базы.

Этап 2. Документ "Увольнение"

После создания документа Отпуск система автоматически сформирует документ Увольнение с датой последнего дня отпуска. Вам нужно:

1. Перейти в Кадры → Увольнения и открыть созданный документ.

2. Проверить:

  • 📅 Дата увольнения — должна совпадать с последним днем отпуска.
  • 📄 Основание — статья ТК РФ и формулировка (например, "по собственному желанию").
  • 💼 Причина увольнения — если увольнение по соглашению, прикрепите скан соглашения.

3. На закладке "Расчет" убедитесь, что:

  • 💰 Сумма компенсации за неиспользованный отпуск равна 0 (так как сотрудник использует отпуск перед увольнением).
  • 📊 Все начисления (зарплата, премии, отпускные) учтены в окончательном расчете.

4. Проведите документ.

Если в вашей компании используется электронная трудовая книжка, после проведения документа Увольнение система автоматически сформирует запись в Сведения о трудовой деятельности (СТД) и отправит ее в ПФР (если настроена интеграция с 1С:Отчетность или Контур.Экстерн).

Этап 3. Расчет и выплата отпускных

Отпускные и окончательный расчет при увольнении выплачиваются в разные сроки:

  • 💵 Отпускные — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  • 💸 Окончательный расчет — в день увольнения (последний день отпуска).

В 1С ЗУП расчет происходит так:

1. Откройте документ Начисление зарплаты и взносов (Зарплата → Начисление зарплаты) за месяц, в котором начинается отпуск.

2. Нажмите "Заполнить" — система автоматически подтянет данные из документа Отпуск.

3. Проверьте сумму отпускных на закладке "Начисления".

4. Сформируйте ведомость на выплату (Зарплата → Выплата зарплаты) и проведите платежное поручение.

Для окончательного расчета:

1. Дождитесь последнего дня отпуска (даты увольнения).

2. Сформируйте документ Начисление зарплаты и взносов за месяц увольнения.

3. На закладке "Удержания и выплаты" проверьте сумму к выплате (она должна включать зарплату за отработанные дни, премию, если она начислена, и другие выплаты).

4. Выплатите сумму в день увольнения.

⚠️ Внимание: Если сотрудник получает зарплату на банковскую карту, а отпускные выплачиваются наличными, в 1С ЗУП нужно создать два отдельных документа Выплата зарплаты с разными способами выплаты. Иначе программа может неправильно сформировать реестр для банка или кассовый ордер.

Этап 4. Закрытие месяца и отчетность

После выплаты всех сумм необходимо:

1. Закрыть месяц в 1С ЗУП (Зарплата → Закрытие месяца).

2. Сформировать отчетность:

  • 📋 6-НДФЛ — проверьте, чтобы даты получения дохода (отпускные и окончательный расчет) совпадали с фактическими выплатами.
  • 📈 РСВ — убедитесь, что страховые взносы начислены правильно (на отпускные взносы начисляются в обычном порядке, на компенсацию при увольнении — нет, если она не выплачивается).
  • 🏥 4-ФСС — проверьте, что отпускные включены в базу для начисления взносов на травматизм.

Если в отчетности обнаружатся расхождения, используйте отчет Анализ начислений по сотрудникам (Отчеты → Анализ начислений) для поиска ошибок.

💡

Самая распространенная ошибка при оформлении отпуска с увольнением — неверная дата увольнения. Если указать дату раньше последнего дня отпуска, 1С ЗУП посчитает компенсацию за неиспользованные дни, что приведет к излишним выплатам и ошибкам в отчетности.

4. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск: когда она выплачивается

В большинстве случаев при отпуске с последующим увольнением компенсация за неиспользованный отпуск не выплачивается, так как сотрудник фактически использует отпуск перед увольнением. Однако есть исключения:

  • 🔄 Если сотрудник отзывает заявление на увольнение до начала отпуска, но отпуск уже оплачен, компенсация не выплачивается, а отпускные пересчитываются как аванс по зарплате.
  • 📅 Если дата увольнения раньше последнего дня отпуска (например, сотрудник уволился по соглашению сторон до окончания отпуска), компенсация рассчитывается за неиспользованные дни.
  • ⚖️ Если увольнение происходит по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ), компенсация выплачивается в полном объеме, даже если сотрудник был в отпуске.

В 1С ЗУП компенсация рассчитывается автоматически в документе Увольнение на закладке "Компенсации". Формула расчета:



Компенсация = (Средний дневной заработок) × (Количество неиспользованных дней отпуска)

Где:

  • Средний дневной заработок — рассчитывается по правилам ст. 139 ТК РФ (за последние 12 месяцев).
  • Количество неиспользованных дней — определяется по данным регистра Отпуска сотрудников.

Пример:

Сотрудник имеет право на 28 дней отпуска, но использовал только 14. При увольнении по соглашению сторон до окончания отпуска ему положена компенсация за 14 дней (28 – 14). Если средний дневной заработок равен 2 000 руб., сумма компенсации составит 28 000 руб.

Ситуация Компенсация выплачивается? Расчет в 1С ЗУП
Отпуск с увольнением по собственному желанию Нет В документе Увольнение сумма компенсации = 0
Увольнение по соглашению сторон до окончания отпуска Да Рассчитывается за неиспользованные дни
Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ) Да Рассчитывается в полном объеме
Отзыв заявления на увольнение до начала отпуска Нет Отпускные пересчитываются как аванс
💡

Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, но потом решает остаться, не удаляйте документ Отпуск в 1С ЗУП! Вместо этого создайте документ Отмена увольнения (Кадры → Отмена увольнения) и пересчитайте отпускные как аванс. Это сохранит историю операций и избежит ошибок в регистрах.

5. Типичные ошибки и как их исправить

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при оформлении отпуска с увольнением. Рассмотрим самые распространенные из них и способы исправления в 1С ЗУП.

Ошибка 1: Неправильная дата увольнения

Проявление: В документе Увольнение указана дата раньше последнего дня отпуска.

Последствия:

  • 📅 В 6-НДФЛ дата увольнения и дата выплаты окончательного расчета не совпадут.
  • 💰 1С ЗУП посчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, хотя она не положена.

Как исправить:

  1. Откройте документ Увольнение и измените дату на последний день отпуска.
  2. Перепроведите документ.
  3. Если компенсация уже выплачена, сформируйте документ Корректировка зарплаты (Зарплата → Корректировка зарплаты) и сторнируйте лишнюю сумму.

Ошибка 2: Отсутствует галочка "Уволить после отпуска"

Проявление: Документы Отпуск и Увольнение не связаны между собой.

Последствия:

  • 📊 В отчетности отпускные и увольнение отразятся как отдельные операции.
  • 🔄 При перерасчете зарплаты система может дублировать начисления.

Как исправить:

  1. Удалите документ Увольнение.
  2. Откройте документ Отпуск, поставьте галочку "Уволить после отпуска" и проведите его заново.
  3. Система автоматически создаст новый документ Увольнение с правильной привязкой.

Ошибка 3: Неверный расчет среднего заработка

Проявление: Сумма отпускных или компенсации рассчитана неверно (например, не учтены премии или больничные).

Последствия:

  • 💸 Занижение или завышение выплат сотруднику.
  • 📉 Ошибки в налогах и взносах (НДФЛ, страховые взносы).

Как исправить:

  1. Откройте документ Начисление зарплаты и взносов.
  2. На закладке "Начисления" нажмите "Рассчитать средний заработок".
  3. Проверьте период расчета и включенные выплаты (должны учитываться все виды доходов за последние 12 месяцев).
  4. Если ошибка сохраняется, вручную скорректируйте сумму и перепроведите документ.

Ошибка 4: Несвоевременная выплата отпускных

Проявление: Отпускные выплачены позже чем за 3 дня до начала отпуска.

Последствия:

  • 📜 Нарушение ст. 136 ТК РФ, штраф до 50 000 руб. для компании (ст. 5.27 КоАП РФ).
  • 💼 Риск жалобы сотрудника в трудовую инспекцию.

Как исправить:

  1. Выплатите отпускные с учетом пени (по ст. 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки).
  2. В 1С ЗУП создайте документ Выплата зарплаты с типом "Доплата" и укажите сумму пени.
  3. В объяснительной для трудовой инспекции (если потребуется) укажите причину задержки и меры по ее недопущению в будущем.

💡

Самая опасная ошибка — выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении после отпуска. Такая выплата считается необоснованной и может быть расценена ФНС как завышение расходов, что приведет к доначислению налога на прибыль.

6. Особенности для разных версий 1С ЗУП

Процесс оформления отпуска с увольнением может отличаться в зависимости от версии программы. Рассмотрим ключевые различия.

1С:ЗУП 3.1 (последняя версия)

В актуальной версии 1С:ЗУП 3.1 (релиз 3.1.25 и новее) процесс максимально автоматизирован:

  • 🔄 При создании документа Отпуск с галочкой "Уволить после отпуска" система автоматически формирует документ Увольнение с правильной датой.
  • 📊 В документе Начисление зарплаты появилась отдельная закладка "Увольнение", где отображаются все связанные начисления.
  • 📋 В отчет 6-НДФЛ добавлены контрольные соотношения для проверки дат выплат при увольнении.

Также в ЗУП 3.1 реализована поддержка электронных трудовых книжек (ФЗ-439). При увольнении система автоматически формирует запись в Сведения о трудовой деятельности (СТД) и отправляет ее в ПФР.

1С:ЗУП 2.5 (устаревающая версия)

В 1С:ЗУП 2.5 процесс менее автоматизирован:

  • 📅 Документы Отпуск и Увольнение создаются отдельно, привязка между ними отсутствует.
  • 💰 Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается в документе Увольнение, но не всегда корректно учитывает дни отпуска.
  • 📊 В отчетности (6-НДФЛ, РСВ) возможны расхождения дат, если документы созданы не в тот же день.

Рекомендации для ЗУП 2.5:

  1. Сначала создавайте документ Отпуск, затем вручную — Увольнение с той же датой.
  2. Проверяйте остатки отпусков в отчете Отпуска сотрудников (Отчеты → Кадры).
  3. Используйте обработку Проверка данных перед закрытием месяца для выявления ошибок.

1С:ЗУП КОРП

В 1С:ЗУП КОРП (решение для крупных предприятий) добавлены:

  • 🏢 Многопользовательский режим — документы можно создавать параллельно без блокировок.
  • 📈 Расширенная аналитика — в отчетах доступны данные по подразделениям, филиалам, категориям сотрудников.
  • 🔒 Усиленный контроль прав — настройка доступа к кадровым документам (например, только для кадровиков).

Особенность ЗУП КОРП: при оформлении отпуска с увольнением система автоматически проверяет:

  • 📋 Наличие подписанного соглашения (если увольнение по соглашению сторон).
  • 💼 Соответствие даты увольнения графику отпусков.
  • 📅 Актуальность данных о стаже (если сотрудник работал в разных филиалах).
Версия 1С ЗУП Особенности оформления Рекомендации
ЗУП 3.1 Максимальная автоматизация, интеграция с СТД Используйте стандартные документы без ручных корректировок
ЗУП 2.5 Ручная привязка документов, возможны ошибки в расчетах Проверяйте остатки отпусков и даты вручную
ЗУП КОРП Расширенный контроль, поддержка многопользовательского режима Настройте права доступа для кадровиков и бухгалтеров
⚠️ Внимание: Если вы используете облачную версию 1С:ЗУП (1С:Fresh), учтите, что некоторые функции (например, интеграция с ЭДО или ПФР) могут отличаться от локальной версии. Перед оформлением отпуска с увольнением проверьте актуальные на