Отпуск без сохранения заработной платы (или «за свой счёт») — распространённая практика в российских компаниях. Согласно ст. 128 ТК РФ, работодатель обязан предоставить такой отпуск по письменному заявлению сотрудника в случаях, предусмотренных законом (например, для сдачи сессии, ухода за ребёнком-инвалидом и др.). В остальных ситуациях решение остаётся за работодателем. Но как правильно оформить этот процесс в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, чтобы избежать ошибок в расчётах, отчётности и кадровом учёте?

В этой статье разберём пошаговую инструкцию с учётом последних обновлений конфигурации, типичные ошибки пользователей и нюансы, о которых не пишут в стандартных мануалах. Особое внимание уделим связке с табелем учёта рабочего времени, настройкам видов отпусков и проверке корректности отражения в отчётности (6-НДФЛ, РСВ, 4-ФСС).

Если вы работаете с 1С:ЗУП 2.5 или более ранними версиями, часть интерфейсных элементов может отличаться, но логика оформления остаётся аналогичной. Для проверки актуальности настроек в вашей базе используйте Сервис → Настройки программы → Кадровый учёт.

1. Подготовка программы: настройка видов отпусков

Прежде чем оформлять отпуск без содержания, убедитесь, что в 1С ЗУП корректно настроен соответствующий вид отпуска. По умолчанию программа содержит шаблон «Отпуск без сохранения заработной платы», но его параметры могут требовать доработки.

Перейдите в раздел: 

Настройки → Кадровый учёт → Виды отпусков

Найдите строку с названием «Отпуск без сохранения заработной платы» (или создайте новый вид, если её нет). Проверьте следующие параметры:

  • 📌 Код вида отпуска: должен соответствовать классификатору вашей организации (например, «ОБСЗ» или «20»).
  • 📅 Вид времени по ТК РФ: выберите «Отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ)».
  • 💰 Оплата: поле должно быть пустым или содержать значение «Без оплаты».
  • 📊 Входит в стаж для ежегодного отпуска: укажите «Да» или «Нет» в зависимости от внутренней политики компании (по умолчанию — «Нет»).

Если в вашей базе отсутствует нужный вид отпуска, создайте его вручную, скопировав параметры из аналогичных шаблонов (например, из «Ежегодного оплачиваемого отпуска»), но с корректировкой полей под ст. 128 ТК РФ.

💡

Перед созданием нового вида отпуска проверьте, не дублирует ли он уже существующие. Избыточное количество видов усложняет работу с отчётами и может привести к ошибкам в расчётах.

2. Оформление заявления сотрудника: документ «Заявление на отпуск»

В 1С ЗУП отпуск без содержания оформляется на основании заявления сотрудника. Этот документ фиксирует инициативу работника и согласование с работодателем. Чтобы создать его:

  1. Перейдите в раздел Кадры → Отпуска → Заявления на отпуск.
  2. Нажмите «Создать» и выберите тип документа «Заявление на отпуск».
  3. Заполните поля:
    • 👤 Сотрудник: выберите из справочника.
    • 📅 Дата начала/окончания: укажите период отпуска.
    • 📄 Вид отпуска: выберите «Отпуск без сохранения заработной платы».
    • 📝 Основание: впишите причину (например, «по семейным обстоятельствам» или «ст. 128 ТК РФ, п. 2»).
  4. Сохраните документ и проведите его.

    5. После проведения заявления в программе автоматически сформируется приказ на отпуск (документ «Отпуск организации»). Его можно найти в журнале «Отпуска» или через ссылку в самом заявлении.

    Что делать, если в справочнике нет нужного сотрудника?

    Если сотрудник отсутствует в справочнике, проверьте:

    1. Правильность ввода ФИО (возможно, он числится под другим именем или в другом подразделении).

    2. Статус трудового договора — если он расторгнут, сотрудник не будет отображаться в активных списках.

    3. Дату приёма на работу — если она позже текущей даты в программе, система его «не увидит».

    3. Формирование приказа на отпуск без содержания

    Приказ на отпуск — это обязательный документ для кадрового учёта и отчётности. В 1С ЗУП он создаётся автоматически на основании заявления, но его можно сформировать и вручную. Рассмотрим оба варианта.

    Автоматический способ:

    • Откройте созданное ранее Заявление на отпуск.
    • Нажмите кнопку «Создать на основании» → «Отпуск организации».
    • Программа перенесёт все данные из заявления. Проверьте корректность заполнения и проведите документ.

    Ручной способ (если заявления нет):

    • Перейдите в Кадры → Отпуска → Отпуска организаций.
    • Нажмите «Создать» и заполните:
      • 🏢 Организация.
      • 👥 Сотрудник.
      • 📅 Период отпуска.
      • 📄 Вид отпуска: «Отпуск без сохранения заработной платы».

    После проведения приказа проверьте, что в табеле учёта рабочего времени появилась соответствующая отметка (обычно код «ДО» или «ОЗ»). Если её нет, обновите табель вручную через Зарплата → Табель учёта рабочего времени.

    На основании заявления|Вручную через приказ|Использую типовой шаблон|Другое-->

    4. Проверка отражения в табеле и расчёте зарплаты

    Одна из самых распространённых ошибок — некорректное отражение отпуска без содержания в табеле. Это приводит к искажению данных в отчётности (например, в 6-НДФЛ или РСВ). Чтобы избежать проблем:

    1. Откройте Зарплата → Табель учёта рабочего времени.
    2. Найдите сотрудника и проверьте, что на дни отпуска проставлен код «ДО» (или другой, используемый в вашей компании для отпуска без содержания).
    3. Если код отсутствует, добавьте его вручную:
      • Выделите ячейки с датами отпуска.
      • Нажмите «Заполнить» → выберите код «ДО».
      • Сохраните изменения.

      4. Также проверьте, что в расчёте зарплаты (раздел Зарплата → Все начисления) за период отпуска не сформированы начисления. Если они появились, удалите их через кнопку «Исправить».

      Документ Что проверять Типичная ошибка
      Заявление на отпуск Корректность вида отпуска, дат, основания Указан неверный вид (например, «ежегодный оплачиваемый»)
      Приказ на отпуск Связь с заявлением, статус проведения Документ не проведён или создан без основания
      Табель учёта времени Коды на дни отпуска («ДО») Отсутствует код или проставлен неверный («ОТ»)
      Расчёт зарплаты Отсутствие начислений за период отпуска Сформированы лишние начисления (например, аванс)
      💡

      Если в табеле не проставлен код отпуска без содержания, программа может посчитать дни как «невыход» или «прогул», что исказит отчётность по среднему заработку и стажу.

      5. Особенности для разных категорий сотрудников

      Отпуск без содержания имеет нюансы в зависимости от категории сотрудника и причины отпуска. Рассмотрим ключевые случаи:

      • 👶 Родители детей-инвалидов: согласно ст. 262 ТК РФ, им предоставляется до 14 календарных дней в году. В 1С ЗУП это оформляется как обычный отпуск без содержания, но в основании указывается ссылка на статью.
      • 🎓 Студенты: для сдачи сессии или защиты диплома (ст. 173–174 ТК РФ). В этом случае в заявлении обязательно указывается учебное заведение и период сессии.
      • 👵 Пенсионеры: могут брать отпуск без содержания до 14 дней в году (ст. 128 ТК РФ, п. 5). В 1С ЗУП это не требует специальных настроек, но в отчётности такие дни не включаются в стаж для ежегодного отпуска.
      • 🏥 Сотрудники с инвалидностью: до 60 дней в году (ст. 128 ТК РФ, п. 2). В программе это оформляется стандартным образом, но в табеле может использоваться специальный код (например, «ОЗИ»).

      Для каждой категории в 1С ЗУП можно создать отдельные виды отпусков с уникальными кодами и названиями. Это упростит аналитику и отчётность. Например:

      • «ОБСЗ-Студент» — для учебных отпусков;
      • «ОБСЗ-Инвалид» — для сотрудников с инвалидностью.

      Сотрудник имеет право на такой отпуск (ст. 128 ТК РФ)|Вид отпуска в 1С ЗУП настроен корректно|Заявление содержит обоснование (причина)|Приказ проведён и связан с заявлением|Табель обновлён с правильным кодом-->

      6. Типичные ошибки и как их избежать

      Даже опытные пользователи 1С ЗУП допускают ошибки при оформлении отпусков без содержания. Вот самые распространённые из них и способы их предотвращения:

      ⚠️ Внимание: Если отпуск без содержания превышает 14 дней в году (за исключением случаев, предусмотренных законом), это может повлиять на стаж для ежегодного отпуска и расчёт пособий. В 1С ЗУП это настраивается в карточке вида отпуска (поле «Входит в стаж»).
      • ❌ Ошибка 1: В табеле проставлен код «ОТ» (ежегодный отпуск) вместо «ДО».
        Как исправить: Откройте табель, найдите ошибочные дни и замените код на «ДО». Перепроведите расчёт зарплаты.
      • ❌ Ошибка 2: Отпуск оформлен без заявления сотрудника.
        Как исправить: Создайте заявление задним числом и пересоздайте приказ на его основании.
      • ❌ Ошибка 3: В расчёте зарплаты появились начисления за дни отпуска.
        Как исправить: Удалите лишние начисления через кнопку «Исправить» в документе «Начисление зарплаты».
      • ❌ Ошибка 4: Неверно указан вид отпуска (например, «ежегодный» вместо «без содержания»).
        Как исправить: Отмените проведение приказа, исправьте вид отпуска и проведите заново.

      Если ошибка обнаруžena после сдачи отчётности (например, в 6-НДФЛ или РСВ), придётся подавать уточнённую отчётность. В 1С ЗУП для этого используйте механизм «Корректировка данных» в разделе Зарплата → Отчётность.

      💡

      Перед массовым оформлением отпусков без содержания (например, в летний период) проверьте настройки видов отпусков и кодов в табеле. Это сэкономит время на исправление ошибок.

      7. Отражение в отчётности: 6-НДФЛ, РСВ, 4-ФСС

      Отпуск без содержания влияет на несколько видов отчётности. Разберём, как он отражается в ключевых формах:

      • 📋 6-НДФЛ: Дни отпуска без содержания не включаются в расчёт налоговой базы, так как доход отсутствует. Однако в разделе 3 формы может потребоваться указать количество дней неоплачиваемого периода (если оно превышает 14 дней).
      • 📊 РСВ (расчёт по страховым взносам): Периоды отпуска без содержания не включаются в базу для начисления взносов, но могут влиять на расчёт среднего заработка для пособий.
      • 🏥 4-ФСС: В отчёте указываются только оплачиваемые периоды. Отпуск без содержания здесь не отражается, но может повлиять на расчёт пособий по временной нетрудоспособности (если сотрудник заболеет во время отпуска).

    Чтобы проверить корректность данных перед сдачей отчётности:

    1. Сформируйте отчёты в 1С ЗУП через Зарплата → Отчётность → Регламентированные отчёты.
    2. Проверьте разделы, связанные с неоплачиваемыми периодами (например, строка 030 в 6-НДФЛ).
    3. Сверьте количество дней отпуска без содержания с табелем и приказами.
    ⚠️ Внимание: Если сотрудник уволится сразу после длительного отпуска без содержания, это может повлиять на расчёт компенсации за неиспользованный отпуск. В 1С ЗУП проверьте настройки расчёта компенсации в документе «Уволен» (раздел Кадры → Увольнения).

    8. Дополнительные нюансы: перенос, отзыв и прерывание отпуска

    Иногда возникают ситуации, когда отпуск без содержания нужно перенести, отозвать или прервать. Рассмотрим, как это оформить в 1С ЗУП:

    • 🔄 Перенос отпуска:
      1. Отмените проведение приказа на отпуск.
      2. Создайте новое заявление с корректными датами.
      3. Сформируйте новый приказ.
  5. 🚫 Отзыв из отпуска:
    1. Создайте документ «Отмена отпуска» (Кадры → Отпуска → Отмена отпуска).
    2. Укажите приказ, который нужно отменить, и дату фактического выхода на работу.
    3. Обновите табель, заменив код «ДО» на «Я» (явка).
    4. ⏸️ Прерывание отпуска (например, по болезни):
      1. Оформите больничный лист стандартным образом.
      2. В табеле замените дни болезни с «ДО» на «Б» (больничный).
      3. Продлите отпуск без содержания на количество дней болезни (если это предусмотрено внутренними правилами).

      Во всех этих случаях важно синхронизировать данные между приказами, табелем и расчётом зарплаты. Если в 1С ЗУП настройка синхронизации отключена, обновите документы вручную через Сервис → Обновление данных.

      FAQ: Частые вопросы по оформлению отпуска без содержания

      ❓ Можно ли оформить отпуск без содержания задним числом?

      Да, но с оговорками:

      • Если период отпуска уже закрыт (например, за прошлый месяц), придётся пересчитать зарплату и отчётность.
      • В табеле нужно вручную исправить коды на «ДО» и перепровести документы.
      • Если отчётность уже сдана, потребуется подавать уточнённую форму.

    ❓ Как отразить отпуск без содержания для внешнего совместителя?

    Процедура такая же, как для основных сотрудников:

    • Создайте заявление и приказ в 1С ЗУП для совместителя.
    • В табеле используйте код «ДО» (или другой, принятый в компании).
    • Убедитесь, что в настройках вида отпуска указано, что он не влияет на стаж (если это предусмотрено внутренними правилами).

    ❓ Что делать, если в 1С ЗУП нет кода «ДО» для табеля?

    Код можно добавить самостоятельно:

    1. Перейдите в Настройки → Кадровый учёт → Коды времени для табеля.
    2. Создайте новый код (например, «ДО» — отпуск без содержания).
    3. Укажите название и свяжите с видом времени «Отпуск без сохранения заработной платы».
    4. Сохраните и используйте новый код в табеле.

    ❓ Влияет ли отпуск без содержания на расчёт больничного?

    Да, но только если его продолжительность превышает 14 календарных дней в году:

    • Дни свыше 14 не включаются в страховой стаж для расчёта пособий.
    • В 1С ЗУП это настраивается в карточке вида отпуска (поле «Входит в стаж для пособий»).
    • Если сотрудник заболеет во время отпуска без содержания, больничный оплачивается по стандартным правилам (но дни отпуска не продлеваются автоматически).

    ❓ Можно ли оформить отпуск без содержания на 1 день?

    Да, законом это не запрещено. В 1С ЗУП оформляется стандартным образом:

    • Создайте заявление на 1 день.
    • Сформируйте приказ.
    • Проверьте, что в табеле проставлен код «ДО» только на этот день.

Однако учитывайте, что частые однодневные отпуска могут вызвать вопросы у проверяющих органов (например, при камеральной проверке ФСС).