С 1 января 2019 года в России действует специальный налоговый режим для самозанятых — физических лиц, оказывающих услуги или продающих товары без регистрации ИП. Для бухгалтеров это означает новые правила учета: вместо стандартных 20% НДФЛ или 13% для ИП самозанятые платят 4-6% с дохода, а компании-покупатели должны правильно оформлять документы, чтобы избежать претензий от ФНС.

В 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей добавление самозанятого контрагента имеет свои нюансы: от выбора типа партнера в справочнике до корректного заполнения полей для налогового вычета и учетной политики. Если сделать это неправильно, программа может неверно рассчитывать налоги, а проверяющие — признать сделку фиктивной. В этой статье разберем пошаговый алгоритм, типичные ошибки и способы их избежать.

⚠️ Важно: Правила работы с самозанятыми периодически обновляются. Перед добавлением контрагента уточните актуальные требования ФНС на официальном сайте или в личном кабинете 1С.

1. Подготовка: что нужно знать перед добавлением самозанятого в 1С

Прежде чем создавать карточку самозанятого в базе, убедитесь, что у вас есть все необходимые данные. Самозанятый обязан предоставить:

  • 📄 ФИО и паспортные данные (для идентификации в договоре).
  • 📱 Номер телефона, привязанный к приложению «Мой налог» (для проверки статуса).
  • 🔗 Ссылку на чек из приложения (подтверждение регистрации в ФНС).
  • 📝 Реквизиты для перечисления оплаты (карта или расчетный счет).

Без этих данных вы не сможете корректно заполнить поля в 1С, а ФНС может расценить сделку как заключенную с физическим лицом без статуса самозанятого — со всеми вытекающими налоговыми рисками (доначисление НДФЛ 13% и страховых взносов).

Также проверьте, что в вашей версии 1С поддерживается работа с самозанятыми. В старых релизах (до 1С:Бухгалтерия 3.0.100) может отсутствовать специальный тип контрагента. Обновите платформу, если необходимо.

📊 Как часто вы работаете с самозанятыми контрагентами?
Ежемесячно
Несколько раз в год
Редко
Никогда

2. Создание карточки самозанятого в справочнике контрагентов

Откройте справочник Контрагенты (Покупатели и продавцы → Контрагенты) и нажмите Создать. В форме нового контрагента:

  1. Тип контрагента: выберите Физическое лицо (не ИП!).
  2. Наименование: укажите ФИО самозанятого (пример: Иванов Петр Сидорович).
  3. ИНН: поле оставьте пустым (у самозанятых нет ИНН как у ИП).
  4. Статус самозанятого: поставьте галочку в поле Является самозанятым (появилось в версиях 1С после 2021 года).

Если поля Является самозанятым нет, обновите конфигурацию или добавьте его вручную через Дополнительные реквизиты:

Наименование: "Статус самозанятого"

Тип значения: Булево


Использование: Для контрагентов - физических лиц

В блоке Контактная информация обязательно укажите:

  • 📞 Телефон (для связи и проверки через «Мой налог»).
  • ✉️ Email (если самозанятый присылает чеки электронно).
  • 🏠 Адрес (необязательно, но рекомендуется для договоров).

☑️ Проверка карточки самозанятого

Выполнено: 0 / 4

3. Настройка налогового учета: НДФЛ 4-6% вместо 13%

Самая критичная часть — корректная настройка налогового учета. По умолчанию 1С может пытаться удерживать с самозанятого 13% НДФЛ, что противоречит закону. Чтобы избежать ошибок:

  1. Перейдите в карточку контрагента на вкладку Налоги и отчетность.
  2. В поле Вид дохода выберите Доходы самозанятых (если такого пункта нет, обновите 1С или добавьте его через Классификатор видов доходов).
  3. Укажите ставку налога: 4% (при работе с физлицами) или 6% (при работе с ИП/юридическими лицами).

Если в вашей версии 1С нет отдельной ставки для самозанятых, создайте ее вручную в справочнике Ставки налогов (Справочники → Налоги и отчетность → Ставки налогов).

Также проверьте настройки учетной политики вашей организации:

  • 📌 В разделе Налог на прибыль должен быть включен флаг Учитывать доходы от самозанятых.
  • 📌 В НДФЛ добавьте правило: Не удерживать НДФЛ с доходов самозанятых.
💡

Если самозанятый работает с вами по договору ГПХ, в карточке контрагента укажите вид договора Возмездное оказание услуг — это упростит формирование актов и чеков.

4. Оформление документов: договор, акт, платежное поручение

С самозанятыми можно работать по двум типам документов:

  1. Договор ГПХ (гражданско-правового характера) — для разовых услуг.
  2. Акт выполненных работ — для регулярного сотрудничества.

Чтобы создать договор в 1С:

  1. Перейдите в Документы → Договоры контрагентов и нажмите Создать.
  2. Выберите тип С самозанятым (или Прочий договор, если первого нет).
  3. В поле Вид договора укажите Возмездное оказание услуг.
  4. Заполните предмет договора (пример: Оказание консультационных услуг по маркетингу).

Для оплаты услуг самозанятого используйте Платежное поручение с пометкой Оплата самозанятому в назначении платежа. Пример формулировки:

Оплата по договору №123 от 01.06.2026 за консультационные услуги. Самозанятый Иванов П.С. НДФЛ не удерживается.
Что будет, если не указать статус самозанятого в платежке?

ФНС может расценить платеж как выплату физическому лицу без статуса самозанятого. В этом случае компании доначислят 13% НДФЛ + страховые взносы (22% + 5,1% + 2,9%).

5. Формирование чека и учет в «Мой налог»

Самозанятый обязан выставить чек через приложение «Мой налог» в течение 9 дней с момента оплаты. В 1С этот чек фиксируется как первичный документ, подтверждающий расходы компании.

Чтобы загрузить чек в 1С:

  1. Получите от самозанятого чек в формате PDF или XML (из приложения «Мой налог»).
  2. Создайте документ Поступление (акт, накладная) (Покупки → Поступления (акты, накладные)).
  3. В поле Основание прикрепите файл чека.
  4. Укажите сумму без НДС (самозанятые не являются плательщиками НДС).

Если чек не пришел вовремя:

  • ⏳ Напишите самозанятому с напоминанием (в 1С можно использовать шаблон Напоминание о чеке).
  • 📋 Если чек не получен в течение 30 дней, спишите расходы как Прочие с пометкой Без подтверждения от самозанятого.
💡

Чек из «Мой налог» — единственное подтверждение расходов при работе с самозанятыми. Без него ФНС может исключить затраты из налоговой базы.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при работе с самозанятыми. Вот самые распространенные:

Ошибка Последствия Как исправить
Не указан статус «самозанятый» в карточке контрагента 1С удерживает 13% НДФЛ вместо 4-6% Отредактировать карточку, поставить галочку Является самозанятым
Оплата без пометки «самозанятый» в назначении ФНС доначислит страховые взносы Сформировать новое платежное поручение с корректным текстом
Нет чека из «Мой налог» Расходы не учитываются при налогообложении Запросить чек у самозанятого или списать как прочие расходы
Указан ИНН в карточке самозанятого Конфликт с данными ФНС (самозанятые не имеют ИНН как ИП) Удалить ИНН из карточки

⚠️ Внимание: Если самозанятый потерял статус (например, превысил лимит дохода в 2,4 млн рублей), 1С не обновит его данные автоматически. Проверяйте статус раз в квартал через сервис ФНС «Прозрачный бизнес».

7. Отчетность: что сдавать в ФНС при работе с самозанятыми

Компании, сотрудничающие с самозанятыми, не обязаны сдавать дополнительные отчеты в ФНС. Однако есть нюансы:

  • 📊 В декларации по налогу на прибыль расходы на самозанятых учитываются в составе Прочих расходов (строка 040).
  • 📄 В 6-НДФЛ самозанятые не включаются — их доходы не облагаются 13% НДФЛ.
  • 📈 В бухгалтерском балансе оплата самозанятым отражается как Кредиторская задолженность (счет 60.01).

Если ФНС запрашивает пояснения по расходам на самозанятых, предоставьте:

  1. Копии чеков из «Мой налог».
  2. Договоры и акты выполненных работ.
  3. Платежные поручения с пометкой о статусе самозанятого.

⚠️ Внимание: Если самозанятый работает с вами по трудовому договору (даже неофициально), ФНС переквалифицирует отношения в трудовые и доначислит страховые взносы. Используйте только договор ГПХ.

FAQ: Частые вопросы по работе с самозанятыми в 1С

Можно ли в 1С автоматически проверять статус самозанятого?

Да, в версиях 1С:Бухгалтерия 3.0.120+ есть интеграция с сервисом ФНС «Прозрачный бизнес». Настройте ее в Администрирование → Настройки программы → Интеграция с госуслугами.

Что делать, если самозанятый отказался предоставлять чек?

Спишите расходы как Прочие без НДС, но будьте готовы к тому, что ФНС их не примет. Альтернатива — заключить договор с ИП или юрлицом.

Как в 1С отразить возврат денег самозанятому?

Создайте документ Корректировка реализации с типом операции Возврат товара/услуг. В назначении платежа укажите: Возврат оплаты самозанятому Иванову П.С. по договору №123.

Можно ли самозанятому выплачивать аванс?

Да, но только если это прописано в договоре. В 1С оформите аванс как Платежное поручение с пометкой Аванс самозанятому.

Как учесть расходы на самозанятого в 1С:Управление торговлей?

В 1С:УТ самозанятых добавляют аналогично, но без налоговых настроек. Расходы учитываются в Закупках как услуги без НДС.