Работа с кадровым учетом в системе 1С:Зарплата и управление персоналом требует постоянного мониторинга списочного состава. Администраторам и HR-специалистам часто необходимо получить актуальную выгрузку данных для оформления пропусков, отправки отчетов или проведения внутреннего аудита. Интерфейс программы позволяет решать эту задачу несколькими путями, каждый из которых имеет свои нюансы настройки и форматирования данных.
Выбор конкретного метода зависит от того, какие именно поля вам нужны и в каком виде вы планируете использовать информацию. Можно использовать стандартные печатные формы, гибкие настройки отчетов или даже прямые запросы через консоль. Ниже мы подробно разберем основные инструменты, доступные пользователю для получения полного реестра работников.
⚠️ Внимание: Интерфейс программы может незначительно отличаться в зависимости от используемой конфигурации (ред. 2.5 или ред. 3.0/3.1) и установленных обновлений платформы. Если вы не находите указанную кнопку, проверьте права доступа к разделу «Кадры».
Использование стандартного отчета «Штатное расписание»
Самый быстрый способ увидеть текущую структуру организации и занятые должности — это сформировать отчет по штатному расписанию. Он показывает не просто список фамилий, а привязку сотрудников к конкретным структурным подразделениям и тарифным ставкам. Для запуска перейдите в меню Кадры → Отчеты по кадрам → Штатное расписание.
В открывшемся окне вы сможете увидеть детализацию по каждому подразделению. Если вам нужен просто список фамилий без ставок, используйте кнопку настройки отчета. Вкладка Поля и сортировки позволяет убрать лишние колонки, оставив только ФИО и должность. Это удобно для быстрой сверки наличия людей в штате.
Отчет автоматически группирует данные по отделам, что упрощает навигацию по большой базе. Вы можете свернуть или развернуть группы, используя значки «плюс» и «минус» в древовидной структуре. Такой подход идеален для руководителей, которым важно видеть структуру подчинения, а не просто плоский список.
Если в отчете не отображаются уволенные сотрудники, проверьте настройки периода. По умолчанию система показывает только действующих работников на текущую дату.
Данные в этом отчете формируются на основе регистров сведений о плановых начислениях и кадровых перемещениях. Если сотрудник был принят, но по нему еще не оформлено назначение, он может не попасть в выборку. Всегда проверяйте период формирования, чтобы исключить ошибки учета.
Формирование реестра через список «Сотрудники»
Наиболее гибкий инструмент для работы со списком — это непосредственно справочник сотрудников. Перейдите по пути Кадры → Сотрудники. Здесь отображаются все карточки, заведенные в системе, независимо от их текущего статуса (работает, уволен, в отпуске). Это «сырой» список, который можно трансформировать под любые нужды.
Для вывода данных в удобном виде нажмите кнопку Еще в правом верхнем углу списка и выберите пункт Изменить форму. В открывшемся окне вы можете добавить или удалить колонки. Например, часто требуется увидеть табельный номер, дату приема или основной документ (паспорт), которых нет в стандартном виде.
- 📋 Добавьте колонку «Подразделение», чтобы сразу видеть принадлежность к отделу.
- 📅 Выведите поле «Дата увольнения», чтобы отфильтровать бывших работников.
- 🆔 Обязательно включите «Табельный номер» для уникальной идентификации.
- 📂 Добавьте «Основное место работы», если ведется учет совместителей.
После настройки формы список сохранится для вашего пользователя. Вы можете сортировать данные по любой колонке, кликая по заголовку. Это позволяет быстро найти сотрудников, принятых в определенном месяце, или отсортировать их по алфавиту для проверки личных дел.
Настройка отборов и группировок в списке
Часто требуется вывести не всех сотрудников подряд, а конкретную выборку. В форме списка сотрудников доступна мощная система отборов. Нажмите на значок воронки или выберите пункт Настройки → Отбор. Здесь можно задать условия фильтрации по любому реквизиту справочника.
Например, чтобы получить список только работающих людей, установите отбор по полю Дата увольнения с условием «Не заполнено». Если нужно выбрать сотрудников конкретного отдела, добавьте отбор по полю «Подразделение» и укажите нужную ветку организационной структуры.
| Тип отбора | Поле | Условие | Значение |
|---|---|---|---|
| Статус | Дата увольнения | Не заполнено | - |
| Отдел | Подразделение | Равно | Бухгалтерия |
| Период | Дата приема | В интервале | 01.01.2026 - 31.12.2026 |
| Вид занятости | Основное место | Равно | Да |
Группировки позволяют свернуть список в более компактный вид. Вы можете сгруппировать сотрудников по подразделениям, должностям или даже по физическим лицам (если в базе есть дубли или технические записи). Настройка группировок находится в том же окне настроек списка, на вкладке Группировка.
⚠️ Внимание: При использовании сложных отборов убедитесь, что вы не скрыли случайно нужных сотрудников из-за неверно заданного периода действия документа-основания.
☑️ Проверка корректности списка
Выгрузка списка в Excel для дальнейшей работы
Полученный в 1С список часто требуется передать коллегам, не имеющим доступа к базе, или обработать в табличном редакторе. Система предоставляет встроенную функцию выгрузки. После того как вы настроили список и отфильтровали нужных сотрудников, нажмите кнопку Еще → Сохранить список.
В диалоговом окне выберите формат Табличный документ или Лист Excel. Первый вариант создаст файл формата .mxl, который открывается средствами 1С или специальными вьюерами. Второй вариант сразу сформирует файл .xlsx, готовый к открытию в Microsoft Excel или LibreOffice Calc.
При выгрузке важно проверить, чтобы все настроенные ранее колонки попали в файл. Иногда при экспорте скрываются служебные поля или поля с длинными текстовыми значениями обрезаются. После открытия файла в Excel проверьте целостность данных, особенно даты и числовые значения ставок.
Что делать, если выгрузка «битая»?
Если при открытии в Excel нарушено кодирование или форматирование, попробуйте сохранить список сначала в формат Табличный документ 1С, а затем уже из него экспортировать в Excel через меню Файл → Сохранить как.
Для регулярной выгрузки одних и тех же списков можно сохранить вариант отчета. Нажмите Еще → Сохранить вариант отчета, дайте ему имя, например «Ежемесячный список для пропуска». В будущем вы сможете открывать этот вариант одним кликом, не настраивая поля заново.
Печать списков и использование печатных форм
Если ваша цель — получить бумажный список сотрудников, например, для приказа или списка на премирование, используйте механизм печатных форм. В списке сотрудников выделите нужные строки (можно использовать Ctrl+A для выделения всех или Ctrl+Click для выборочного выделения).
Нажмите кнопку Печать и выберите подходящий шаблон. В конфигурации ЗУП 3.1 доступны формы вроде «Список сотрудников (произвольный)» или «Список для пропуска». Эти формы часто содержат место для подписи и дату формирования, что делает их юридически значимыми документами внутри компании.
В окне предварительного просмотра вы можете отредактировать макет, если у вас есть права на изменение печатных форм. Можно добавить логотип компании, изменить шрифт или убрать лишние колонки непосредственно перед печатью на принтере или сохранением в PDF.
⚠️ Внимание: При печати списков, содержащих персональные данные, соблюдайте требования Федерального закона № 152-ФЗ. Не оставляйте распечатанные списки с паспортными данными в общедоступных местах.
Использование стандартных печатных форм экономит время на верстку документов в Word, так как данные подтягиваются из базы автоматически и без опечаток.
Поиск дублей и контроль целостности данных
При выводе общего списка сотрудников важно убедиться в отсутствии дубликатов карточек. Частая ошибка кадровиков — создание новой карточки на сотрудника, который уже есть в базе, но числился ранее под другой фамилией или в другом подразделении. Это искажает статистику и затрудняет расчет зарплаты.
Для поиска дублей используйте группировку по физическим лицам. Если у одного человека заведено две карточки сотрудника, при группировке вы увидите его фамилию дважды с разными табельными номерами. В этом случае необходимо провести процедуру объединения элементов справочника.
Также стоит проверить сотрудников с пустыми обязательными реквизитами. Настройте отбор по полю ИНН или СНИЛС с условием «Не заполнено». Такие записи могут вызвать ошибки при сдаче регламентированной отчетности в государственные органы.
- 🔍 Проверьте сотрудников с статусом «Уволен», у которых не указана дата увольнения.
- 📝 Найдите карточки без привязки к основному подразделению.
- 🚫 Выявите записи, созданные «задним числом» без соответствующих приказов.
Регулярная чистка списка сотрудников повышает качество учета. Рекомендуется проводить такую проверку не реже одного раза в квартал, особенно перед закрытием отчетных периодов.
Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» для автоматического поиска повторяющихся записей по ФИО и дате рождения.
Как вывести список уволенных сотрудников за прошлый год?
В списке сотрудников установите отбор по полю «Дата увольнения». Выберите условие «В интервале» и укажите даты с 01.01 по 31.12 прошлого года. Также можно использовать отчет «Анализ состояния кадров», где есть специальная вкладка для движения персонала.
Можно ли выгрузить список сотрудников с фотографиями?
Да, если фотографии загружены в карточки сотрудников. В списке включите отображение колонки «Фото» (если она не видна, добавьте её через «Изменить форму»). При выгрузке в Excel фотографии могут не перенестись, лучше использовать печатную форму «Личный листок» или специализированный отчет с макетом.
Почему в списке не видны сотрудники других организаций?
В многоорганизационном учете список сотрудников может быть ограничен текущей организацией. Проверьте переключатель организаций в верхней части формы списка. Если стоит конкретная организация, смените его на «Все организации» или выберите нужную из списка.
Как распечатать список с пустыми строками для вписания от руки?
Используйте печатную форму «Список сотрудников». В настройках макета перед печатью можно увеличить межстрочный интервал. Либо выгрузите данные в Excel, настройте высоту строк и распечатайте уже из табличного редактора, где проще управлять пустым пространством.
Где найти список сотрудников, у которых скоро день рождения?
В стандартной конфигурации ЗУП 3.1 есть отчет «Анализ состояния кадров» или специальный отчет «Список сотрудников с днями рождения». Также можно настроить отбор в общем списке по полю «Дата рождения» с условием «В интервале» от сегодня до конца месяца.