Отчет СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) — обязательная ежемесячная отчетность для всех работодателей, которую необходимо сдавать в ПФР не позднее 15 числа следующего месяца. Его заполнение в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия требует внимания к деталям: ошибки в сведениях о приеме, переводе или увольнении сотрудников могут привести к штрафам до 500 рублей за каждого работника. Эта инструкция поможет разобраться, как правильно сформировать отчет, избежать типовых ошибок и сдать его с первого раза.

В отличие от других кадровых отчетов, СЗВ-ТД содержит не только данные о текущем статусе сотрудника, но и историю всех кадровых изменений за месяц. Например, если работник был переведен на другую должность или ушел в отпуск по уходу за ребенком, эти сведения должны быть отражены. Программы 1С автоматизируют часть процесса, но некоторые нюансы (например, корректировка неполных данных или ручное добавление записей) требуют ручного контроля. Далее мы разберем весь процесс — от подготовки программы до проверки отчета перед отправкой.

1. Подготовка программы 1С к формированию СЗВ-ТД

Перед тем как приступить к заполнению отчета, убедитесь, что ваша конфигурация 1С обновлена до актуальной версии. Для СЗВ-ТД критично, чтобы в программе были:

  • 🔹 Последние обновления законодательной базы (особенно если речь идет о изменениях в формате отчета или правилах заполнения).
  • 🔹 Корректно заведенные кадровые документы за отчетный период: приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках.
  • 🔹 Актуализированные личные данные сотрудников (СНИЛС, паспортные данные, ИНН).

Если в программе есть несохраненные документы или незакрытые периоды, отчет может сформироваться с ошибками. Например, если приказом о приеме сотрудника не проставлена дата начала работы, система не сможет корректно отразить эту запись в СЗВ-ТД.

💡

Перед формированием отчета запустите обработку "Проверка данных для СЗВ-ТД" (доступна в меню Отчеты → Кадровые отчеты). Она выявит потенциальные проблемы: отсутствие СНИЛС, некорректные даты кадровых приказов или дублирующиеся записи.

Особое внимание уделите настройке параметров учета:

  1. Перейдите в Настройки → Кадровый учет → Настройки кадрового учета.
  2. Проверьте, что флаг "Вести историю кадровых данных" включен — без этого программа не сможет сформировать полную картину изменений за месяц.
  3. Убедитесь, что в настройках организации указан правильный код подчиненности ПФР (он потребуется для отправки отчета).

2. Пошаговое формирование отчета СЗВ-ТД

Когда программа готова, можно приступать к созданию отчета. Алгоритм действий:

  1. Создание нового отчета

    Перейдите в раздел Отчеты → Регламентированные отчеты → ПФР → СЗВ-ТД. Нажмите "Создать" и выберите организацию, за которую формируете отчет. Укажите отчетный период (месяц, за который сдаете сведения).

  2. Автоматическое заполнение

    Нажмите кнопку "Заполнить". Программа просканирует все кадровые документы за выбранный период и сформирует записи о приеме, переводе, увольнении и других изменениях. Этот процесс может занять несколько минут, если в организации много сотрудников.

  3. Проверка автоматических записей

    После заполнения откройте вкладку "Сведения о трудовой деятельности". Здесь отобразятся все события за месяц. Обратите внимание: если сотрудник был принят и уволен в одном месяце, программа может некорректно отразить запись об увольнении — это требует ручной правки.

Если в отчете отсутствуют какие-то записи (например, не отобразился перевод сотрудника), проверьте:

  • 📄 Корректность дат в приказе о переводе (они должны попадать в отчетный период).
  • 📄 Наличие документа в журнале кадровых приказов (Кадры → Приказы по сотрудникам).
  • 📄 Статус документа — он должен быть проведен (не "черновик").

Обновлена ли конфигурация 1С до последней версии|

Все ли кадровые приказы за месяц проведены|

Корректны ли СНИЛС и паспортные данные сотрудников|

Указан ли код подчиненности ПФР в настройках организации-->

3. Ручная корректировка записей в СЗВ-ТД

Автоматическое заполнение не всегда учитывает все нюансы. Например, если сотрудник был в отпуске без сохранения заработной платы, эта информация может не попасть в отчет. В таких случаях требуется ручное добавление записей:

  1. Нажмите "Добавить" в разделе "Сведения о трудовой деятельности".
  2. Выберите тип записи (например, "Отпуск без сохранения заработной платы").
  3. Укажите дату начала и окончания события, а также реквизиты документа-основания (номер и дату приказа).

Типичные ситуации, требующие ручного вмешательства:

Ситуация Действие в 1С
Сотрудник уволен, но запись об увольнении не отобразилась Добавить запись вручную с типом "Прекращение трудового договора". Указать дату и основание увольнения (ст. 77 ТК РФ).
Ошибка в дате приема (например, указано 01.06 вместо 01.07) Открыть кадровый приказ, исправить дату, перепровести документ и заново сформировать отчет.
Сотрудник переведен на 0,5 ставки, но в отчете не отражено изменение условий труда Добавить запись типа "Изменение условий трудового договора" с указанием новой ставки и даты изменения.

Если в отчете появились дублирующиеся записи (например, дважды отобразился прием одного сотрудника), удалите лишнюю строку. Дубликаты часто возникают, если кадровый приказ был отменен и создан заново, но старая запись осталась в базе.

Никогда — все формируется корректно|

Редеко, но приходится править 1-2 записи|

Часто, почти каждый месяц|

Не формирую отчет в 1С, делаю вручную-->

4. Проверка отчета перед отправкой

Перед отправкой СЗВ-ТД в ПФР обязательно выполните проверку на ошибки. В 1С для этого предусмотрены встроенные инструменты:

  1. Контроль заполнения

    Нажмите кнопку "Проверка" в форме отчета. Система проверит:

    • 🔍 Наличие обязательных реквизитов (СНИЛС, ИНН, даты событий).
    • 🔍 Логическую связность данных (например, дата увольнения не может быть раньше даты приема).
    • 🔍 Соответствие формату XML (если планируете выгружать отчет в электронном виде).
  • Визуальный контроль

    Просмотрите отчет в режиме предварительного просмотра (Файл → Предварительный просмотр). Обратите внимание на:

    • 📌 Полноту сведений: все ли кадровые изменения за месяц отражены.
    • 📌 Корректность дат: нет ли записей с датами из будущего или прошлых лет.
    • 📌 Соответствие данных прикарам: например, если в приказе о переводе указана одна должность, а в отчете — другая.

    Если программа выдает ошибки вида "Не заполнен СНИЛС" или "Некорректный формат даты", исправьте их непосредственно в карточке сотрудника или кадровом приказе. Например, СНИЛС должен состоять из 11 цифр без пробелов, а даты должны быть в формате ДД.ММ.ГГГГ.

    Что делать, если 1С не дает сформировать отчет?

    Если при нажатии "Заполнить" появляется ошибка "Нет данных для формирования отчета", проверьте:

    1. Корректность периода (возможно, выбран не тот месяц).

    2. Наличие проведенных кадровых документов за этот период.

    3. Права пользователя в 1С (возможно, у вас нет доступа к кадровым отчетам).

    Если проблема сохраняется, попробуйте обновить конфигурацию или обратитесь в поддержку 1С с логом ошибки.

    5. Экспорт и отправка отчета в ПФР

    Когда отчет проверен и исправлен, его нужно выгрузить в формате XML для отправки в Пенсионный фонд. Алгоритм:

    1. Нажмите "Выгрузить" и выберите формат XML (для ПФР).
    2. Сохраните файл на компьютер. Имя файла должно содержать наименование организации и период (например, СЗВ-ТД_ОООРомашка_июнь2026.xml).
    3. Загрузите файл в личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через оператора ЭДО (если используете электронный документооборот).

      4. При отправке через личный кабинет ПФР следите за статусом обработки:

      • ✅ "Принят" — отчет успешно загружен и прошел форматно-логический контроль.
      • ⚠️ "На доработку" — есть ошибки, которые нужно исправить (например, неверный СНИЛС или отсутствует подпись).
      • ❌ "Отклонен" — критические ошибки, требующие переформирования отчета.

      Если вы используете электронную подпись, убедитесь, что:

      • 🔐 Сертификат подписи действителен (проверьте срок на сайте удостоверяющего центра).
      • 🔐 Подпись прикреплена к файлу отчета перед отправкой.
      • 🔐 В настройках 1С указан правильный сертификат (Сервис → Настройки → Электронная подпись).
      💡

      Отчет СЗВ-ТД должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП). Обычная простая подпись (логин/пароль) для этого отчета не подходит!

      6. Типичные ошибки и как их избежать

      Даже опытные бухгалтеры сталкиваются с ошибками при сдаче СЗВ-ТД. Вот наиболее распространенные из них и способы их предотвращения:

      Ошибка Причина Как исправить
      Отсутствует запись об увольнении сотрудника Приказ об увольнении не проведен или дата увольнения выходит за пределы отчетного периода. Провести приказ, проверить дату. Если увольнение было в прошлом месяце, добавить запись вручную.
      Некорректный СНИЛС (например, 12345678900) Опечатка при вводе данных сотрудника или устаревшая информация. Открыть карточку сотрудника, исправить СНИЛС, переформировать отчет.
      Дублирующиеся записи о приеме Приказ о приеме был отменен и создан заново, но старая запись осталась. Удалить дубликат вручную или воспользоваться обработкой "Очистка дублей".
      Ошибка "Несоответствие контрольных соотношений" Например, дата увольнения раньше даты приема или отсутствует основание для увольнения. Проверить логику кадровых документов, исправить даты или основания.

      Чтобы минимизировать ошибки, следуйте простым правилам:

      • 📅 Формируйте отчет заранее (за 2-3 дня до дедлайна), чтобы оставалось время на исправления.
      • 📋 Проверяйте кадровые приказы на корректность сразу после их создания, а не перед сдачей отчета.
      • 🔄 Регулярно обновляйте 1С, чтобы избежать проблем с актуальностью форм отчетности.
      💡

      Если в отчете много ошибок, воспользуйтесь обработкой "Анализ СЗВ-ТД" (доступна в Отчеты → Аналитические → Кадровые). Она выявит несоответствия между данными в 1С и требованиями ПФР.

      7. Особенности заполнения СЗВ-ТД для разных категорий сотрудников

      Не все сотрудники отражаются в СЗВ-ТД одинаково. Рассмотрим нюансы для различных категорий:

      1. Совместители

      Для внешних совместителей указывайте:

      • 📌 В поле "Вид трудового договора" — "Внешнее совместительство".
      • 📌 В сведениях о трудовой деятельности — дату приема и условия работы (ставка, должность).

      2. Уволенные сотрудники

      Если сотрудник уволен в отчетном месяце, в отчете должны быть:

      • 📌 Запись о прекращении трудового договора с датой и основанием (ст. 77, 81 ТК РФ).
      • 📌 Если увольнение по соглашению сторон, укажите реквизиты соглашения.

    3. Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком

    Для таких сотрудников добавляйте запись типа "Отпуск по уходу за ребенком" с указанием:

    • 📌 Даты начала отпуска.
    • 📌 Плана выхода на работу (если известен).
    • 📌 Номера приказа об отпуске.

      • Если сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени во время отпуска по уходу, это также нужно отразить в отчете как изменение условий трудового договора.

      8. Ответы на частые вопросы по СЗВ-ТД в 1С

      Можно ли сдать СЗВ-ТД на бумаге?

      С 2022 года отчет СЗВ-ТД принимается только в электронном виде через операторов ЭДО или личный кабинет ПФР. Бумажная форма не предусмотрена, за исключением случаев, когда в организации менее 10 сотрудников — но и тогда рекомендуется использовать электронный формат.

      Что делать, если в отчете не хватает записи о переводе сотрудника?

      Скорее всего, приказ о переводе не проведен или дата перевода выходит за пределы отчетного периода. Проверьте:

      1. Статус документа в журнале кадровых приказов.
      2. Дату перевода — она должна попадать в месяц, за который формируете отчет.
      3. Если все верно, но запись не появилась, добавьте ее вручную в разделе "Сведения о трудовой деятельности".
    Как исправить ошибку "Неверный формат СНИЛС"?

    Ошибка возникает, если:

    • СНИЛС введен с пробелами или дефисами (например, 123-456-789 00 вместо 12345678900).
    • СНИЛС состоит не из 11 цифр.
    • В карточке сотрудника указан неактуальный СНИЛС (например, после замены документа).

    Исправьте СНИЛС в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники), затем переформируйте отчет.

    Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если в месяце не было кадровых изменений?

    Да, отчет сдается ежемесячно, даже если в организации не было приемов, переводов или увольнений. В таком случае формируется "нулевой" отчет, где указывается, что изменений не было. В 1С он формируется автоматически при нажатии "Заполнить", если нет кадровых документов за период.

    Можно ли отправить СЗВ-ТД позже 15 числа?

    Формально дедлайн — 15 число месяца, следующего за отчетным. Однако если вы опоздали, отчет все равно нужно сдать как можно скорее. Штрафы за просрочку:

    • 500 рублей за каждого сотрудника (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).
    • Если ошибка повторяется, штраф может быть увеличен.

      • Чтобы избежать штрафов, отправляйте отчет даже с опозданием — это лучше, чем не сдавать его вообще.

    Если у вас остались вопросы по заполнению СЗВ-ТД в 1С, рекомендуем обратиться в службу поддержки вашего франчайзи или изучить официальную документацию на сайте 1С. Помните, что правила заполнения отчета могут меняться — следите за обновлениями законодательства и программного обеспечения.