Формирование корректной отчетности по кадровому составу является одной из базовых задач, с которыми сталкиваются специалисты по учету персонала и бухгалтеры. В системах 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) существует множество способов получения данных о движении сотрудников, однако не все они очевидны для пользователя, ищущего простой список с конкретными датами.
Для корректного анализа текучести кадров или подготовки архивных данных необходимо использовать специализированные отчеты, скрытые в недрах меню, или настраивать гибкие выборки через универсальные механизмы системы. Простой вывод списка из справочника «Сотрудники» часто не дает полной картины, так как в нем отображаются только текущие записи без истории изменений.
В данной статье мы детально разберем алгоритмы действий для получения полного перечня работников, включая тех, кто уже уволен, с указанием точных дат начала и окончания трудовых отношений. Мы рассмотрим как стандартные печатные формы, так и продвинутые настройки отчетов, которые позволяют выгрузить данные в удобном табличном виде.
Использование стандартного отчета «Кадровые перемещения»
Наиболее надежным и функциональным инструментом для получения требуемых данных является встроенный отчет «Кадровые перемещения». Он доступен в интерфейсе Зарплата и кадры и предназначен именно для анализа истории движения персонала. Найти его можно в разделе Отчеты по персоналу, выбрав соответствующий пункт в списке доступных печатных форм.
При открытии формы отчета система по умолчанию предлагает выбрать период, за который необходимо сформировать данные. Это критически важный параметр, так как он определяет, какие именно приказы о приеме и увольнении попадут в выборку. Если вам нужен список всех когда-либо работавших людей, период следует установить максимально широкий, например, с начала ведения базы до текущей даты.
В настройках отчета существует возможность детализации вывода. Вы можете сгруппировать данные по подразделениям или оставить плоский список. Для задачи получения общего реестра лучше всего подходит вариант без группировки, где каждая строка соответствует конкретному событию в трудовой биографии сотрудника.
- 📅 Установите период отчета с 01.01.2000 по текущую дату для захвата всей истории.
- 👥 В поле «Сотрудник» оставьте значение «Все», чтобы не фильтровать список заранее.
- 🏢 При необходимости выберите конкретное подразделение для локального анализа штата.
- 🖨️ Используйте кнопку «Вывести список» для экспорта данных в Excel или печатную форму.
⚠️ Внимание! Отчет «Кадровые перемещения» показывает события (приказы). Если сотрудник переводился внутри компании несколько раз, он может появиться в списке несколькократно. Для получения уникального списка пар «Прием-Увольнение» потребуется дополнительная фильтрация или использование отчета «Личная карточка» в массовом режиме.
Настройка универсального отчета для кадровых данных
Если стандартные формы не удовлетворяют вашим требованиям по составу колонок, на помощь приходит механизм «Универсальный отчет». Этот мощный инструмент позволяет конструировать выборки практически из любых регистров системы, включая регистры сведений о приеме на работу и кадровых перемещениях.
Для начала работы перейдите в раздел НСИ и администрирование или Отчеты и найдите пункт Универсальный отчет. В открывшемся окне в поле «Тип отчета» необходимо выбрать значение Регистр сведений. Далее в поле «Вид регистра» следует указать Приемы, переводы, увольнения или аналогичный по смыслу регистр, зависящий от версии вашей конфигурации.
После выбора типа данных система сформирует предварительную таблицу. На этом этапе важно настроить отбор. Вам необходимо добавить условие, которое будет фильтровать только документы приема и увольнения, исключая внутренние переводы, если они не нужны для анализа. Это делается через кнопку Настройки -> Отборы.
Отбор: Вид записи = Прием ИЛИ Вид записи = УвольнениеТакой подход дает максимальную гибкость. Вы можете добавить в вывод любые дополнительные поля, например, табельный номер, должность на момент приема или причину увольнения. Это особенно полезно при подготовке аналитических справок для руководства, где требуется нестандартный набор показателей.
Используйте группировку в настройках универсального отчета по полю «Сотрудник», чтобы сжать список событий в одну строку на человека, если это поддерживается версией платформы.
Формирование списка через справочник «Сотрудники»
Самый быстрый, но менее информативный способ получить список — это работа непосредственно со справочником физических лиц или сотрудников. Однако, по умолчанию в списке отображаются только действующие работники. Чтобы увидеть уволенных, необходимо изменить настройки представления списка.
В верхней части формы списка сотрудников найдите кнопку с изображением шестеренки или надпись Настройки. В открывшемся меню переключите режим отображения на Все сотрудники или С уволенными. После этого в таблице появятся строки с сотрудниками, чьи трудовые отношения прекращены.
К сожалению, в самом списке справочника колонки с датами приема и увольнения часто скрыты. Их необходимо добавить вручную через ту же панель настроек. Перейдите в раздел Выбранные поля и перенесите из доступного списка поля Дата приема и Дата увольнения в правую часть окна.
| Поле списка | Описание данных | Источник в базе |
|---|---|---|
| ФИО | Полное имя сотрудника | Справочник Физические лица |
| Дата приема | Дата начала трудового договора | Регистр «Приемы, переводы, увольнения» |
| Дата увольнения | Дата последнего приказа об увольнении | Документ «Увольнение» |
| Подразделение | Текущее или последнее место работы | Регистр «Кадровая история» |
После настройки полей сохраните вариант отображения, чтобы в будущем не повторять эти действия. Это позволит вам мгновенно получать актуальный срез данных по всему кадровому составу организации в один клик.
☑️ Проверка полноты данных
Анализ причин увольнения и детализация записей
Получив сырой список дат, часто возникает необходимость понять причины прекращения трудовых отношений. В системах 1С эта информация хранится в документах увольнения и связана с конкретными статьями Трудового кодекса. Для вывода этой информации в отчет потребуется углубленная настройка полей.
В универсальном отчете или расширенных настройках списка сотрудников добавьте поле Основание увольнения. Это поле содержит текстовое описание причины, которое автоматически подставляется из справочника статей затрат или классификатора причин увольнения. Анализ этих данных помогает HR-отделу выявлять системные проблемы в коллективе.
Обратите внимание, что для сотрудников, которые работают в компании по сей день, поле даты увольнения будет пустым. При сортировке списка такие строки могут «улетать» в конец или начало таблицы в зависимости от настроек сортировки. Рекомендуется сортировать данные по дате увольнения по убыванию, чтобы сначала видеть недавно уволенных, а затем действующих.
⚠️ Внимание! Если сотрудник был принят, уволен и принят снова, в регистрах сведений может храниться несколько записей о приеме. При формировании общего списка убедитесь, что вы анализируете именно последний период работы или суммируете общий стаж, если это требуется задачей.
Экспорт данных в внешние файлы и печать
После того как список сформирован и настроен, следующим логическим шагом является его выгрузка для передачи руководству или архивирования. Система 1С предоставляет несколько форматов экспорта, наиболее популярным из которых является табличный документ или файл формата XLSX.
Для экспорта нажмите кнопку Еще в нижней панели отчета и выберите пункт Сохранить как или Вывести список. В диалоговом окне выберите формат Табличный документ для последующей печати или Лист Excel для дальнейшей обработки данных в сторонних программах. При экспорте в Excel сохраняются все настройки форматирования и ширины колонок.
Если вам требуется регулярное получение такого отчета, имеет смысл сохранить настройки варианта отчета. Присвойте ему понятное имя, например, «Реестр приема-увольнения», и сохраните в списке доступных вариантов. В следующий раз вам не придется заново настраивать поля и отборы — достаточно будет выбрать сохраненный вариант из выпадающего списка.
Что делать, если даты не выгружаются в Excel?
Если при экспорте в Excel даты отображаются как текст или числа, проверьте формат ячеек в Excel. Часто требуется вручную применить формат «Дата» к соответствующим колонкам после открытия файла.
Решение типичных проблем при формировании отчетов
Пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда в отчете отсутствуют данные по сотрудникам, уволенным несколько лет назад. Это может быть связано с механизмом архивации данных или неправильным выбором периода. Убедитесь, что в настройках отчета не стоит ограничение «Только актуальные на конец периода».
Еще одной распространенной проблемой является дублирование строк. Это происходит, когда в базе заведены дубли карточек физических лиц. Один и тот же человек может числиться как два разных сотрудника с разными табельными номерами. Для решения этой проблемы необходимо провести процедуру объединения дублей в справочнике Физические лица.
Также стоит помнить, что права доступа пользователя могут ограничивать видимость определенных записей. Если вы видите не всех сотрудников, проверьте свои права доступа в режиме Администрирование -> Настройка пользователей и прав. Возможно, у вас нет прав на просмотр кадровых данных определенных подразделений.
Для получения максимально полного и чистого списка всегда используйте Универсальный отчет по регистру сведений, так как он обращается напрямую к первичным данным, минуя кэшированные представления справочников.
Как вывести список только уволенных сотрудников за текущий год?
В настройках отчета установите период с 01.01.текущего года по 31.12.текущего года. Добавьте отбор по полю «Дата увольнения» — условие «В пределах периода». Также добавьте отбор «Вид записи» равен «Увольнение». Это отсечет всех действующих сотрудников и покажет только тех, кто покинул компанию в заданном промежутке.
Почему в отчете не видно сотрудников, принятых по договорам ГПХ?
Стандартные кадровые отчеты часто ориентированы на трудовые договоры. Сотрудники, работающие по договорам гражданско-правового характера, могут учитываться в других регистрах. Используйте универсальный отчет с выбором регистра «Договоры с физическими лицами» или проверьте настройки фильтрации по виду договора.
Можно ли автоматически рассылать этот список руководителям?
Да, в 1С существует механизм рассылки отчетов по расписанию. Настройте вариант отчета, затем используйте обработку «Рассылка отчетов по расписанию» (доступна в некоторых версиях или как внешняя обработка). Укажите периодичность и список получателей электронной почты.
Как исправить ошибку «Нет прав на просмотр кадровых данных»?
Обратитесь к администратору базы данных. Ему необходимо зайти в настройки прав доступа, найти вашу учетную запись и в роли «Кадровик» или «Бухгалтер» установить флаг на чтение регистра сведений «Приемы, переводы, увольнения» и справочника «Сотрудники».