Работа с кадровым учетом в системах 1С:Предприятие 8 требует постоянного мониторинга изменений в штате. Одной из самых востребованных задач для бухгалтера или кадровика является получение актуального перечня сотрудников, прекративших трудовые отношения с организацией за определенный период. Эта информация необходима для закрытия табеля, сверки с военкоматом, формирования статистической отчетности или просто для внутреннего аудита базы данных.
В зависимости от конфигурации, будь то 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Бухгалтерия предприятия, механика получения данных может незначительно отличаться, но общий принцип остается единым. Пользователю необходимо обратиться к специализированным отчетам или спискам сотрудников, применив корректные фильтры по датам и статусам. Неправильная настройка отбора может привести к тому, что в выборку попадут действующие работники или, наоборот, часть уволенных будет скрыта.
В данном материале мы подробно разберем алгоритмы действий для различных подсистем программы. Вы узнаете, как использовать встроенные отчеты, как работать со списком физических лиц и как выгрузить полученные данные во внешние файлы для дальнейшей обработки. Особое внимание уделим нюансам работы с историей изменений кадровых событий.
Использование стандартного отчета «Список сотрудников»
Самый быстрый способ получить список уволенных — воспользоваться универсальным отчетом, который присутствует в большинстве кадровых конфигураций. Он позволяет гибко настраивать отбор по любым реквизитам карточки сотрудника. Для начала работы перейдите в раздел Кадры и выберите пункт Отчеты по кадрам. В открывшемся списке найдите отчет с названием «Список сотрудников» или аналогичным.
После открытия формы отчета крайне важно правильно установить параметры отбора. По умолчанию программа часто показывает всех действующих работников на текущую дату. Вам необходимо изменить настройку «Период» или «Дата составления», указав диапазон, за который нужно увидеть увольнения. Например, если требуется список за прошлый месяц, установите даты с первого по последнее число этого месяца.
Далее следует настроить фильтр по статусу работника. В настройках отчета найдите поле, отвечающее за состояние сотрудника. Здесь нужно выбрать значение «Уволен». В некоторых версиях интерфейса этот фильтр может называться «Состояние в организации» или «Статус». После применения всех фильтров нажмите кнопку Сформировать. Система мгновенно обработает запрос и выдаст таблицу с ФИО, должностями и датами увольнения.
- 📅 Всегда проверяйте установленный период, чтобы не пропустить сотрудников, уволенных в предыдущие месяцы, но не отраженных в текущем отчете.
- 👤 Убедитесь, что в настройках отчета снят флажок «Только принятые», иначе список будет пустым.
- 🖨️ Используйте кнопку «Настройки» для добавления дополнительных колонок, например, номера приказа об увольнении.
Если в списке отображаются сотрудники с датой увольнения в будущем, проверьте документ «Увольнение» — возможно, он был проведен задним числом или с ошибкой в дате.
Анализ кадровых событий через журнал документов
Альтернативный метод получения данных — работа непосредственно с первичными документами. Этот подход более надежен, если вам нужно увидеть именно факт регистрации увольнения в системе, а не просто статус в карточке. Перейдите в раздел Кадры и откройте журнал Приемы, переводы, увольнения. Здесь хранится история всех кадровых перемещений.
В журнале документов необходимо воспользоваться механизмом отбора. Нажмите на значок воронки или выберите пункт меню Еще → Изменить форму, чтобы добавить нужные поля для фильтрации. Основным критерием здесь будет вид операции. Установите отбор по полю «Вид операции» равно «Увольнение». Это позволит отсечь все приемы на работу и внутренние переводы.
Не забудьте ограничить выборку по дате документа. Установите интервал, соответствующий отчетному периоду. После применения фильтра таблица покажет только документы об увольнении. Этот способ удобен тем, что сразу виден номер приказа и дата его подписания, что часто требуется для сверки с бумажным архивом.
⚠️ Внимание: Если документ об увольнении был проведен, но затем удален или помечен на удаление, сотрудник может числиться в базе как действующий, хотя фактически он покинул компанию. Всегда проверяйте флаги проведения документов.
Настройка расширенных вариантов отчета
Стандартные настройки отчета не всегда покрывают все потребности аналитики. Часто руководству требуется видеть не просто список фамилий, но и причины увольнения, подразделения или основания для прекращения договора. Для этого в форме отчета предусмотрена кнопка Настройки, открывающая конструктор макета.
В режиме настроек вы можете добавлять новые поля в группировки и измерения. Перейдите на вкладку «Поля и сортировки». Здесь из доступного списка полей перетащите в макет такие реквизиты, как «Подразделение», «Должность», «Статья затрат» или «Причина увольнения». Это позволит сгруппировать данные, например, по отделам, чтобы понять текучесть кадров в разрезе структуры компании.
Также полезно настроить сортировку данных. По умолчанию список может быть отсортирован по алфавиту, но для анализа увольнений логичнее сортировать по дате. Добавьте поле «Дата увольнения» в настройки сортировки и выберите порядок «По убыванию». Так самые свежие увольнения будут отображаться вверху списка.
| Поле отчета | Описание данных | Где используется |
|---|---|---|
| ФИО | Полное имя сотрудника | Все кадровые отчеты |
| Дата увольнения | Фактический последний день работы | Табель, расчет зарплаты |
| Приказ (основание) | Номер и дата распорядительного документа | Архив, военкомат |
| Подразделение | Отдел, в котором числился работник | Аналитика текучести |
Как добавить пользовательское поле?
Если стандартного поля недостаточно, можно добавить его через расширение конфигурации или в режиме «Предприятие» через кнопку «Еще» → «Изменить форму», добавив нужный реквизит из справочника.
Выгрузка списка уволенных в Excel и внешние файлы
Получив список на экране, пользователи часто нуждаются в передаче этих данных другим специалистам или в сохранении для истории. В системе 1С предусмотрена удобная функция выгрузки. После формирования отчета нажмите кнопку Еще в нижней или верхней части формы (в зависимости от версии интерфейса Taxi или обычного).
В выпадающем меню выберите пункт «Сохранить как» или «Выгрузить в файл». Система предложит выбрать формат. Наиболее универсальным и удобным для дальнейшей работы является формат MXL (внутренний формат табличного документа 1С) или XLSX (формат Microsoft Excel). Выбор формата XLSX позволит открыть файл в любой версии офисного пакета без дополнительных конвертеров.
При выгрузке в Excel сохраняется не только текст, но и форматирование, что делает отчет презентабельным для руководства. Если требуется передать данные в другую информационную систему, можно использовать формат CSV, однако в этом случае могут потеряться специальные символы или кодировка, если не настроена корректно.
- 📂 При сохранении файла давайте ему понятное имя, включающее период, например:
Uvolnenie_2023_Oktyabr.xlsx. - 💾 Если файл не открывается в Excel, попробуйте сохранить его в формате «Лист Excel» вместо «Табличный документ».
- 📧 Для отправки по почте можно воспользоваться прямой интеграцией, нажав кнопку «Отправить по почте» в меню «Еще».
☑️ Контроль выгрузки данных
Работа со справочником «Сотрудники» и фильтрация
Иногда стандартные отчеты не подходят, и требуется работать напрямую со списком физических лиц. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники. Откроется общий журнал всех людей, когда-либо введенных в базу. Здесь важно понимать разницу между физическим лицом и сотрудником организации.
В списке сотрудников по умолчанию может стоять отбор «Только действующие». Чтобы увидеть уволенных, нужно снять этот флажок или изменить настройку отбора на «Все». После этого в списке появятся все записи. Для удобства можно добавить колонку «Состояние» через команду Еще → Изменить форму, чтобы визуально видеть статус каждого человека.
Используя группировку в списке, можно свернуть всех действующих сотрудников и раскрыть только группу «Уволенные». Это делается через панель группировок в верхней части списка. Такой подход удобен для массового просмотра карточек или быстрого поиска конкретного человека в архиве.
⚠️ Внимание: В справочнике «Сотрудники» могут присутствовать дубли записей. Перед формированием итоговых списков убедитесь, что один и тот же человек не числится дважды с разными датами увольнения из-за технических ошибок ввода.
Прямая работа со справочником дает больше возможностей для редактирования карточек, но требует внимательности при фильтрации, чтобы не смешать данные разных организаций в одной базе.
Частые ошибки и способы их устранения
При формировании списков уволенных пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда данные не соответствуют ожиданиям. Самая распространенная проблема — отсутствие сотрудников в отчете при наличии документов об увольнении. Это обычно связано с неверно установленной датой окончания периода в настройках отчета.
Другая ситуация: сотрудник отображается как уволенный, но дата увольнения не проставлена или стоит в далеком будущем. Это свидетельствует о том, что документ увольнения был создан, но не проведен, либо в нем указана некорректная дата. Необходимо открыть карточку сотрудника и проверить наличие активного документа-основания.
Также возможна ошибка, когда в список попадают сотрудники, которые были уволены, а затем снова приняты на работу. В этом случае система может показывать их как действующих, если период отчета захватывает дату текущего приема. Для чистоты выборки следует использовать отбор по конкретной дате увольнения, а не по текущему статусу.
⚠️ Внимание: Интерфейс программы и названия пунктов меню могут отличаться в зависимости от версии конфигурации (3.0, 3.1, 4.0) и уровня прав доступа пользователя. Если вы не видите нужных кнопок, обратитесь к администратору для расширения прав.
Что делать, если отчет формируется слишком долго?
Если база данных очень большая, формирование общего списка за несколько лет может занять время. Всегда ограничивайте период отчета одним месяцем или кварталом для ускорения работы.
Почему в списке уволенных отображаются сотрудники с будущими датами?
Это происходит, если в документе увольнения указана дата, наступление которой еще не произошло. Программа считает сотрудника уволенным с момента проведения документа, даже если дата стоит в будущем. Проверьте дату в документе и при необходимости исправьте её на актуальную.
Как найти уволенного сотрудника, если я не помню его фамилию?
Используйте поиск по другим реквизитам в журнале документов «Приемы, переводы, увольнения». Можно отфильтровать список по подразделению, дате увольнения или должности. Также возможен поиск по ИНН или СНИЛС в карточке физического лица.
Можно ли восстановить удаленного уволенного сотрудника в списке?
Если запись помечена на удаление, её можно снять с удаления через режим «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов» (с осторожностью) или открыв карточку в режиме редактирования, если права доступа позволяют. Однако лучше не удалять исторические данные, а просто корректировать их.
Влияет ли увольнение сотрудника на расчет зарплаты за прошлые периоды?
Нет, наличие статуса «Уволен» не блокирует возможность перепроведения документов начисления зарплаты за прошлые месяцы работы этого сотрудника. Вы можете корректировать данные до момента окончательного закрытия периода.