Управление персоналом в современных условиях требует оперативного доступа к достоверным данным о штате компании. Одним из базовых запросов, с которым сталкиваются кадровики и бухгалтеры, является необходимость сформировать перечень работников, указав их даты рождения. Этот список может потребоваться для планирования юбилеев, проверки паспортных данных, расчета возраста для начисления районных коэффициентов или просто для поздравлений.
В системах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия реализовано несколько механизмов получения такой информации. Пользователь может воспользоваться стандартными отчетами, специализированными обработками или даже создать собственный запрос, если стандартный функционал не покрывает специфические нужды бизнеса. Выбор конкретного метода зависит от версии конфигурации и прав доступа пользователя к системе.
Рассмотрим подробно различные алгоритмы действий, которые позволят вам быстро получить актуальный список сотрудников. Мы разберем как стандартные инструменты интерфейса, так и более продвинутые методы работы с данными, включая использование режима «Предприятие» и «Конфигуратор». Понимание этих процессов сэкономит вам значительное время при ежемесячной отчетности.
Использование стандартного отчета «Список сотрудников»
Самым простым и доступным способом получения данных является использование встроенного отчета, который присутствует в большинстве типовых конфигураций 1С. Для доступа к нему необходимо перейти в раздел Кадры или Зарплата и кадры, в зависимости от вашей версии интерфейса. Там вы найдете пункт меню, отвечающий за формирование печатных форм и списочных данных.
В открывшемся окне настройки отчета следует обратить внимание на период формирования. По умолчанию система часто предлагает текущий месяц, однако для списка сотрудников с датами рождения лучше установить диапазон «С начала года» или выбрать конкретную дату, актуальную на момент формирования документа. Это гарантирует, что в выборку попадут все работники, числящиеся в штате на указанную дату.
Обязательно проверьте настройки полей вывода. В стандартном варианте отчета колонка с датой рождения может быть скрыта. Чтобы добавить её, нажмите на кнопку настройки (обычно это иконка шестеренки или ссылка «Ещё» → «Изменить форму»). В списке доступных полей найдите элемент Дата рождения и переместите его в область видимых колонок. После применения настроек таблица обновится, и вы увидите необходимую информацию.
Если ваша организация использует сложные кадровые структуры, такие как обособленные подразделения или проектные группы, не забудьте воспользоваться фильтром по организации или подразделению. Это позволит избежать дублирования данных или включения в отчет сотрудников, которые фактически не относятся к интересующему вас блоку компании.
Используйте группировку по подразделениям в настройках отчета, чтобы список сотрудников выглядел структурированным и удобным для чтения руководителем отдела.
Формирование списка через обработку «Списки и отчеты по кадрам»
Для более глубокого анализа кадрового состава в конфигурациях 1С:ЗУП существует специализированная обработка. Она предоставляет расширенные возможности фильтрации и группировки данных, которые недоступны в стандартном быстром отчете. Найти её можно в разделе Кадры → Отчеты по кадрам или через меню Печатные формы.
В данной обработке вы можете настроить отбор не только по дате приема на работу, но и по другим критическим параметрам. Например, часто требуется вывести список только тех сотрудников, чей возраст превышает определенный порог, или, наоборот, молодых специалистов. Для этого в настройках отбора используется условие по полю Дата рождения с операторами «Меньше» или «Больше».
Особое внимание следует уделить статусу сотрудников. В системе могут храниться данные как о действующих работниках, так и об уволенных. Чтобы список был релевантным, установите фильтр по признаку Состояние в организации со значением «Принят» или «Работает». Это исключит из выборки архивные записи, которые могут исказить статистику по дням рождения в текущем периоде.
⚠️ Внимание: При формировании списков для рассылки поздравлений убедитесь, что в карточках сотрудников корректно заполнены поля с датами рождения. Отсутствие данных в первичных документах приведет к тому, что человек не попадет в итоговый отчет, даже если он числится в штате.
Результат работы обработки можно сразу отправить на печать или сохранить в файл. Система поддерживает множество форматов экспорта, что делает этот инструмент универсальным решением для интеграции с другими корпоративными порталами или системами лояльности.
Создание пользовательского отчета с помощью СКД
Если стандартные возможности программы не удовлетворяют вашим требованиям к визуализации или составу данных, вы можете воспользоваться конструктором отчетов на основе Системы Компоновки Данных (СКД). Этот инструмент позволяет создавать гибкие выборки без знания языка программирования 1С, используя графический интерфейс.
Для начала создайте новый отчет в разделе НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки. В качестве источника данных выберите регистр сведений СотрудникиОрганизаций или документ ПриемНаРаботу, в зависимости от того, какие именно сведения вам нужны. В макете отчета добавьте необходимое поле с датой рождения и настройте его форматирование.
Важным преимуществом СКД является возможность создания вычисляемых полей. Вы можете добавить колонку, которая будет автоматически рассчитывать возраст сотрудника на текущую дату или определять количество дней до ближайшего юбилея. Это делается через добавление нового поля в настройках отчета с использованием функции РАЗНОСТЬДАТ.
РАЗНОСТЬДАТ(ДатаРождения, ТЕКУЩАЯДАТА(), "ГОД")Такая формула позволит мгновенно оценить возрастную структуру коллектива. Полученный отчет можно сохранить в общую базу, сделав его доступным для всех пользователей с соответствующими правами доступа, или оставить в личном пользовании.
☑️ Настройка отчета СКД
Выгрузка данных в табличный документ Excel
Часто полученный в 1С список требуется передать коллегам, которые не имеют доступа к базе, или использовать для дальнейшей обработки в сторонних программах. Наиболее удобным форматом для этих целей является табличный документ Microsoft Excel. Вывод данных в этот формат выполняется в несколько кликов.
После формирования отчета любым из описанных выше способов, найдите в верхней панели инструментов кнопку Сохранить как или иконку дискеты. В выпадающем списке форматов выберите Табличный документ или напрямую Лист Excel. Система предложит указать путь для сохранения файла и его имя.
При выгрузке важно проверить кодировку и форматирование ячеек. Иногда даты могут выгружаться в текстовом формате, что затрудняет их сортировку в Excel. Чтобы избежать этого, перед сохранением убедитесь, что в настройках отчета 1С для поля даты установлен тип «Дата», а не «Строка».
| Параметр выгрузки | Рекомендуемое значение | Примечание |
|---|---|---|
| Формат файла | .xlsx | Совместим со всеми версиями Excel |
| Кодировка | UTF-8 / Windows-1251 | Для корректного отображения кириллицы |
| Разделитель полей | Таб или точка с запятой | Зависит от региональных настроек |
| Включать заголовки | Да | Для удобства чтения данных |
Если вы планируете регулярную выгрузку таких списков, имеет смысл настроить автоматическую рассылку отчетов по расписанию. Это избавит от рутинной операции ежедневного формирования файлов вручную.
Получение списка через прямой запрос в режиме Предприятия
Для пользователей с расширенными правами доступа, таких как администраторы баз данных или ведущие разработчики, доступен режим выполнения произвольных запросов. Этот метод является наиболее гибким и позволяет получить данные в том виде, в котором они хранятся в таблицах информационной базы.
Чтобы выполнить запрос, перейдите в меню Администрирование → Консоль запросов (в некоторых версиях доступ через меню Сервис). В окне консоли необходимо ввести текст запроса на языке 1С. Ниже приведен пример кода, который выбирает ФИО и дату рождения всех принятых сотрудников.
ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Фамилия КАК Фамилия,
Сотрудники.Имя КАК Имя,
Сотрудники.Отчество КАК Отчество,
Сотрудники.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
Сотрудники.ЭтоГруппа = ЛОЖЬ
И Сотрудники.Удален = ЛОЖЬ
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
ДатаРождения
После ввода кода нажмите кнопку Выполнить. Результат отобразится в нижней части окна в виде таблицы. Отсюда данные также можно скопировать в буфер обмена или выгрузить в файл. Использование запросов особенно эффективно, когда нужно соединить данные из разных регистров, например, сопоставить дату рождения с текущей должностью сотрудника.
Особенности работы с удаленными объектами
В запросе обязательно используйте условие "Удален = ЛОЖЬ", иначе в выборку могут попасть сотрудники, которые были помечены на удаление, но еще не удалены из базы физически.
Анализ частых ошибок и проверка целостности данных
При работе со списками сотрудников пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда данные в отчете выглядят некорректно или отсутствуют вовсе. Наиболее распространенной причиной является некорректное заполнение карточки сотрудника на этапе приема на работу. Оператор мог пропустить поле даты рождения или ввести его в неверном формате.
Для выявления таких проблем рекомендуется провести сверку данных. Используйте отчет «Анализ состояния учета» или специальную обработку поиска ошибок. Она просканирует базу данных и выведет список сотрудников, у которых не заполнены обязательные реквизиты, включая дату рождения.
Еще одной ошибкой является путаница между датой рождения физического лица и датой рождения сотрудника как записи в базе. В 1С эти сущности разделены: одно физическое лицо может иметь несколько записей о приеме на работу в разные периоды. При формировании списка важно выбирать именно дату рождения из карточки Физического лица, а не из документа приема.
⚠️ Внимание: Интерфейс и названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии платформы 1С:Предприятие (8.2, 8.3) и конкретной конфигурации (Бухгалтерия, ЗУП, УТ). Всегда сверяйтесь с актуальной документацией к вашему релизу программы, если не можете найти указанную кнопку.
Регулярный аудит базы данных поможет поддерживать информацию в актуальном состоянии и избегать неприятных ситуаций, когда поздравление не доходит до юбиляра из-за технической ошибки в учете.
Качество любого отчета напрямую зависит от качества введенных первичных данных. Регулярная проверка карточек сотрудников экономит время на исправление ошибок в будущем.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как отсортировать список сотрудников по возрасту в отчете?
В настройках большинства отчетов есть вкладка «Сортировка». Выберите поле «Дата рождения» и установите порядок «По возрастанию» (от старших к младшим) или «По убыванию». В режиме запроса используется оператор УПОРЯДОЧИТЬ ПО.
Можно ли автоматически рассылать список именинников по электронной почте?
Да, в 1С есть функционал рассылки отчетов. Необходимо настроить сценарий в разделе «Администрирование» → «Настройка почты» и создать задание для отчета «Список сотрудников» с фильтром по дате рождения, равной текущей дате.
Почему в списке не отображаются сотрудники, принятые сегодня?
Проверьте дату формирования отчета. Если отчет формируется по состоянию на вчерашний день, сегодняшние приемы не попадут в выборку. Установите дату конца периода равной текущему дню.
Как скрыть отчество в списке для защиты персональных данных?
В настройках отчета (изменение формы) просто уберите галочку напротив поля «Отчество». При выгрузке в Excel это поле также можно удалить или скрыть столбец.
Возможно ли вывести список только сотрудников определенного пола?
Да, в настройках отбора добавьте условие по полю «Пол». Выберите значение «Мужской» или «Женский». Это поле доступно в справочнике «Физические лица» и подставляется в документы кадрового учета.