Как вывести список с датами рождения в 1С

Управлять корпоративной культурой и соблюдать законодательные нормы без актуальных данных о персонале практически невозможно. Администраторы и кадровики часто сталкиваются с необходимостью оперативно получить перечень именинников для подготовки поздравлений, выдачи премий или просто ведения статистики. В стандартном интерфейсе программы 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Кадры эта информация разбросана по карточкам сотрудников, что делает ручной сбор данных неэффективным и трудоемким процессом.

Существует несколько способов решения этой задачи: от использования встроенных отчетов до написания собственных обработок. Выбор конкретного метода зависит от версии конфигурации, прав доступа пользователя и требуемой детализации данных. Например, для разового поздравления достаточно стандартного отчета, а для интеграции с CRM или рассылки писем может потребоваться выгрузка в Excel или формирование специфической печатной формы.

В этой статье мы разберем все доступные методы получения списка дат рождения. Мы рассмотрим настройку стандартных отчетов, работу с консолью запросов для опытных пользователей и нюансы доработки печатных форм. Вы научитесь фильтровать данные по месяцам и кварталам, исключая уволенных сотрудников, и поймете, как автоматизировать этот процесс в вашей учетной системе.

Стандартные отчеты и списки сотрудников

Самый простой способ получить нужные данные — воспользоваться встроенными механизмами отчетов, которые не требуют знаний программирования. В большинстве современных конфигураций 1С, таких как ЗУП 3.1, существует универсальный отчет или специализированные списки, где можно настроить необходимые поля вывода. Вам необходимо перейти в раздел Кадры и выбрать пункт Сотрудники.

В открывшемся списке по умолчанию могут отображаться только ФИО и подразделение. Чтобы увидеть даты рождения, нужно изменить настройки списка. Нажмите на кнопку настроек (обычно это шестеренка или ссылка Еще → Изменить форму). В появившемся окне найдите поле Дата рождения и установите флажок напротив него. После подтверждения изменений колонка с датами появится в общем списке.

Однако просто вывести колонку недостаточно, если сотрудников сотни. Для получения именно списка именинников необходимо применить отбор. В верхней части списка найдите панель фильтров. Добавьте условие отбора по полю Дата рождения. Здесь важно правильно выбрать период, чтобы не выгрузить базу данных целиком.

• 📅 Выберите тип сравнения "В интервале" для получения именинников за конкретный месяц.
• 👥 Используйте отбор по признаку "Принят" и "Уволен", чтобы исключить бывших работников.
• 📂 Сгруппируйте данные по подразделениям для удобства рассылки поздравлений по отделам.

⚠️ Внимание: Стандартный список сотрудников может не сохранять сложные настройки отбора по динамическим датам (например, "день рождения в текущем месяце") при перезапуске программы. Для регулярного использования лучше сохранить вариант отчета.

После настройки полей и отборов вы можете выгрузить полученный список в табличный документ или Excel. Для этого используйте кнопку Вывести список или значок экспорта. Это позволит передать данные руководителю или в отдел маркетинга для дальнейшей работы без необходимости предоставлять доступ к самой базе 1С.

Использование отчета "Список сотрудников"

В конфигурациях на базе платформы 8.3 часто используется специализированный отчет, который называется просто Список сотрудников. Он обладает более гибкими настройками по сравнению с обычным журналом документов. Отчет находится в разделе Отчеты или в подменю раздела Кадры.

При открытии отчета перед вами появится форма с широкими возможностями настройки. Вкладка Настройки позволяет выбрать, какие именно поля попадут в итоговую таблицу. Обязательно включите отображение Физического лица и Даты рождения. Также полезно добавить поля "Должность" и "Подразделение", чтобы контекст поздравления был полным.

Особое внимание стоит уделить настройке периодов. В отличие от простого списка, отчет позволяет использовать динамические периоды. Вы можете установить период "Этот месяц" или "Следующий месяц", и система автоматически подставит актуальные даты. Это избавляет от необходимости каждый раз менять цифры в календаре.

Если вам нужно поздравить сотрудников с юбилеем, стандартными средствами это сделать сложнее. Потребуется отбирать сотрудников по году рождения. В настройках отчета добавьте отбор по полю Год рождения и укажите нужные значения через запятую или диапазоны. Это поможет выделить тех, кому исполняется 50, 60 или более лет.

Отбор именинников по месяцам и кварталам

Часто кадровая служба планирует мероприятия поквартально. В 1С реализована возможность отбора не только по конкретным дням, но и по временным интервалам, привязанным к календарю. Для этого в форме отчета или списка используется группа отборов "Периодические данные".

Чтобы вывести список на квартал, установите период отчета с 1 января по 31 марта (или любой другой квартал). Однако здесь есть нюанс: если просто задать период, система может показать тех, кто родился в эти даты в любом году, но отработал в компании только в выбранном периоде отчетности. Чтобы избежать путаницы, используйте отбор именно по атрибуту Дата рождения.

Алгоритм действий для квартального отчета выглядит так: выберите поле Дата рождения, установите вид сравнения В интервале. В качестве начальной даты укажите, например, 01.04.1900, а в качестве конечной — 30.06.1900. Год здесь не важен, так как 1С при сравнении дат часто игнорирует год, если явно не указано иное, либо можно использовать специальные функции в расширенном отборе.

Более продвинутый способ — использование предопределенных вариантов отчета. Администратор системы может создать вариант с названием "Именинники квартала" и настроить в нем отбор: Мец(Дата рождения) = ТекущийМесяц или аналогичные конструкции, если интерфейс позволяет вводить формулы. В стандартном пользовательском режиме чаще всего приходится вручную менять месяц в интервале.

⚠️ Внимание: При отборе по месяцам учитывайте сотрудников, у которых день рождения выпадает на 29 февраля. В невисокосные годы система может некорректно обрабатывать эту дату в некоторых отчетах, если не настроена специальная логика.

Формирование через консоль запросов

Для пользователей с расширенными правами доступа и администраторов баз данных наиболее гибким инструментом является Консоль запросов. Этот инструмент позволяет получить данные именно в том виде, в котором они нужны, минуя ограничения пользовательского интерфейса. Для запуска введите в строку поиска (глобальный поиск) фразу Консоль запросов.

В окне консоли необходимо написать текст запроса на языке 1С. Базовая структура запроса для получения дат рождения выглядит следующим образом. Мы обращаемся к регистру сведений или справочнику сотрудников и выбираем нужные поля.

ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Ссылка КАК Ссылка,
Сотрудники.ФизическоеЛицо.Фамилия КАК Фамилия,
Сотрудники.ФизическоеЛицо.Имя КАК Имя,
Сотрудники.ФизическоеЛицо.Отчество КАК Отчество,
Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
Сотрудники.Удаление = ЛОЖЬ
И Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения ЕСТЬ НЕ NULL

Этот запрос выведет всех действующих сотрудников, у которых заполнена дата рождения. Чтобы отфильтровать только именинников текущего месяца, необходимо добавить условие в блок ГДЕ. Используйте функцию МЕСЯЦ() для сравнения месяца даты рождения с текущим месяцем.

Доработанный запрос с отбором по текущему месяцу будет выглядеть так:

ГДЕ
Сотрудники.Удаление = ЛОЖЬ
И МЕСЯЦ(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) = МЕСЯЦ(&ТекущаяДата)
И ДЕНЬ(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) >= ДЕНЬ(&ТекущаяДата)

Здесь параметр &ТекущаяДата позволяет динамически подставлять дату запуска отчета. Такой подход гарантирует, что вы получите список тех, чей день рождения еще не прошел в текущем месяце, что удобно для планирования поздравлений в реальном времени.

Настройка печатных форм и поздравительных открыток

Получить список — это полдела. Часто требуется сразу сформировать красивые поздравительные открытки или приказы о премировании. Для этого в 1С используются Печатные формы. В карточке сотрудника или в списке можно выделить нескольких человек и нажать кнопку Печать.

В списке доступных макетов часто присутствует вариант "Поздравление с днем рождения". Если такого макета нет в вашей конфигурации, его можно добавить через режим предприятия (если позволяет роль) или в конфигураторе. Макет представляет собой табличный документ, в который программно подставляются данные из полей сотрудника.

Тип документа	Необходимые данные	Частота использования
Приказ о премии	ФИО, Должность, Сумма, Основание	Ежемесячно
Поздравительная открытка	ФИО, Дата рождения, Стаж работы	Ежедневно/Еженедельно
Список для рассылки	Email, ФИО, Подразделение	Ежемесячно
Отчет для бухгалтерии	Табельный номер, Дата рождения	Ежегодно

При настройке печатной формы важно учесть форматирование даты. В макете часто используется конструкция вида Формат(ДатаРождения, "ДФ='dd MMMM yyyy'"), чтобы дата выводилась прописью (например, "15 мая 1985 года"). Это делает поздравление более торжественным и официальным.

Как добавить свой макет поздравления?

Для добавления своего макета необходимо в режиме Конфигуратор найти объект "Обработка.Поздравления" (или аналогичный по названию в вашей конфигурации). В модуле объекта в процедуре формирования откройте табличный документ и отредактируйте текст поздравления, добавив необходимые поля из структуры данных сотрудника.

Автоматизация и внешние обработки

Если стандартного функционала недостаточно, например, требуется отправлять письма автоматически или выгружать данные в стороннюю систему лояльности, прибегают к созданию внешних обработок. Это отдельные файлы с расширением .epf, которые подключаются к базе 1С.

Внешняя обработка может быть запрограммирована так, чтобы при запуске она сама определяла текущую дату, формировала список именинников на сегодня и даже генерировала файлы для рассылки. Это экономит время кадровика, которому не нужно каждый день заходить в отчеты и настраивать фильтры.

⚠️ Внимание: При использовании внешних обработок убедитесь, что они подписаны цифровой подписью и получены из доверенного источника. Запуск непроверенного кода в базе 1С может привести к порче данных или утечке конфиденциальной информации о персонале.

Также для автоматизации можно использовать механизм Бизнес-процессов или Регламентных заданий. Можно настроить задачу, которая будет создаваться автоматически каждое утро для ответственного сотрудника с вложением в виде списка именинников на текущий день. Это переводит процесс из режима "поиска" в режим "контроля исполнения".

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Почему в списке сотрудников не отображается дата рождения?

Скорее всего, поле Дата рождения не добавлено в форму списка. Нажмите кнопку настроек (шестеренку) или выберите Еще → Изменить форму и поставьте галочку напротив нужного поля. Также проверьте, заполнена ли дата в карточке физического лица.

Как найти сотрудников, у которых день рождения сегодня?

Используйте стандартный отчет "Список сотрудников". В настройках отбора выберите поле Дата рождения, вид сравнения Равно и укажите текущую дату. Либо используйте вариант отчета "Именинники", если он предусмотрен вашей конфигурацией.

Можно ли вывести список дней рождения уволенных сотрудников?

Да, это возможно. В настройках отчета или списка снимите отбор по признаку "Принят" или добавьте отбор Уволен = Истина. По умолчанию большинство отчетов показывают только действующих сотрудников.

Как экспортировать список дней рождения в Excel?

После формирования отчета или вывода списка нажмите кнопку Вывести список (значок таблицы со стрелкой) и выберите формат Табличный документ или Лист Excel. Система сформирует файл, который можно сохранить на диск.

Что делать, если у сотрудника не указана дата рождения?

В таком случае в отчетах в соответствующей ячейке будет пусто. Чтобы данные отображались корректно, необходимо зайти в карточку сотрудника, перейти к связанному физическому лицу и заполнить поле Дата рождения в блоке личной информации.