Выплата аванса — обязательная процедура для большинства российских работодателей, закреплённая в ст. 136 ТК РФ. Однако в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (и других конфигурациях для расчёта зарплаты) этот процесс часто вызывает вопросы: какой документ использовать, как правильно указать сумму, нужно ли удерживать НДФЛ и как отразить операцию в бухгалтерском учёте. Ошибки на этом этапе ведут к расхождениям с налоговой отчётностью, претензиям сотрудников и штрафам от ФНС.

В этой статье — пошаговый алгоритм с учётом актуальных требований 2026 года, включая нюансы для разных систем налогообложения, примеры проводок и типичные «подводные камни». Инструкция подходит для 1С:ЗУП 3.1, 1С:Корпорация и 1С:Бухгалтерия 8 (с модулем «Зарплата»). Если вы используете облачную версию или 1С:ЗУП 2.5, ключевые принципы остаются теми же, но путь к документам может отличаться.

1. Нормативная база: почему аванс обязателен и какие суммы допустимы

Согласно Трудовому кодексу РФ, зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136). Это означает, что аванс — не право, а обязанность работодателя. При этом:

  • 📅 Сроки выплаты устанавливаются внутренними документами компании (коллективным договором, Правилами трудового распорядка). Типичные даты — 20-25 число для аванса и 5-10 число следующего месяца для окончательного расчёта.
  • 💰 Размер аванса не регламентирован законом, но должен покрывать фактически отработанное время. Рекомендуемый минимум — 40-50% от оклада (с учётом отработанных дней).
  • 📝 Документальное оформление: приказ о сроках выплаты зарплаты (образец можно сформировать в 1С через Кадры → Приказы → Создать → Приказ о выплате зарплаты).

Важно: с 2023 года ФНС ужесточила контроль за соблюдением сроков выплаты аванса. За просрочку более чем на 15 дней предусмотрены штрафы до 50 000 ₽ для компании и 20 000 ₽ для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).

⚠️ Внимание: Если в вашей компании аванс выплачивается в фиксированной сумме (например, 10 000 ₽ всем сотрудникам), это может привести к переплате или недоплате при неполном отработанном месяце. В таком случае рекомендуем использовать документ Расчет аванса с учётом фактических дней.

2. Подготовка 1С к выплате аванса: настройки и проверки

Перед созданием документа на аванс убедитесь, что в программе корректно настроены:

Установлены даты выплаты зарплаты в Настройки → Зарплата → Настройки зарплаты → График выплаты

Сотрудники имеют действующие трудовой договор и табель учёта рабочего времени

В справочнике Виды расчета есть элемент для аванса (обычно называется Аванс или Зарплата за первую половину месяца)

Подключены банковские реквизиты для перечисления (если аванс идёт на карты)

-->

Если выплаты осуществляются через банк, проверьте актуальность реквизитов в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники → выберите сотрудника → вкладка «Банковские счета»). Для новых сотрудников реквизиты можно загрузить пакетом через Зарплата → Ввод сведений о сотрудниках → Банковские счета.

Особое внимание уделите настройке вида расчёта для аванса:

  1. Перейдите в Настройки → Виды расчета зарплаты.
  2. Найдите элемент Аванс (или создайте новый, если его нет).
  3. Убедитесь, что в настройках вида расчёта указаны:
    • 📌 Тип расчёта — Начисление.
    • 📌 Вид дохода для НДФЛ — Зарплата (2000).
    • 📌 Вид начисления для страховых взносов — включите галочки для ПФР, ФОМС, ФСС (если аванс облагается взносами).
⚠️ Внимание: Если в вашей компании аванс выплачивается без удержания НДФЛ (что допустимо при правильном оформлении), в настройках вида расчёта должен быть указан особенный код дохода (например, 2012 — Аванс в счёт зарплаты). Уточните этот момент в своей бухгалтерии или налоговом консультанте.

3. Пошаговая инструкция: как начислить аванс в 1С

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1. Для других конфигураций (например, 1С:Бухгалтерия 8) шаги аналогичны, но путь к документам может отличаться.

Шаг 1. Создание документа «Начисление зарплаты и взносов»

Аванс в 1С оформляется через стандартный документ начисления, но с особенностями:

  1. Перейдите в раздел Зарплата → Начисление зарплаты и взносов.
  2. Нажмите Создать и выберите Начисление зарплаты работникам организаций.
  3. В поле Месяц начисления укажите текущий месяц.
  4. В табличной части отметьте сотрудников, которым начисляется аванс (можно выделить всех через Заполнить → По списку сотрудников).

Шаг 2. Заполнение данных по авансу

Ключевой момент — правильный выбор периода расчёта и вида начисления:

  • 📅 В поле Период действия укажите даты с 1-го числа месяца по 15-е число (или другую дату, установленную в вашей компании для аванса).
  • 💼 В колонке Вид расчёта выберите Аванс (или аналогичный элемент из вашего справочника).
  • 📊 В колонке Результат программа автоматически рассчитает сумму исходя из оклада и отработанных дней. При необходимости сумму можно скорректировать вручную.

    • Если аванс выплачивается в фиксированной сумме (например, 50% от оклада), используйте кнопку Заполнить → По фиксированным суммам и укажите процент или сумму.

    💡

    Если в вашей компании аванс рассчитывается по формуле «оклад × 50%», создайте в справочнике Виды расчета отдельный элемент с формулой Оклад * 0.5. Это ускорит заполнение документа.

    Шаг 3. Проверка и проводка документа

    Перед проведением документа:

    1. Проверьте суммы в колонке Начислено — они должны соответствовать внутренним правилам компании.
    2. Убедитесь, что в колонке НДФЛ стоит 0 (если аванс не облагается налогом) или рассчитанная сумма (если облагается).
    3. Нажмите Провести и закрыть.

    После проведения документа сформируются бухгалтерские проводки. Их можно посмотреть через кнопку ДтКт в нижней части формы документа.

    4. Выплата аванса: ведомость и банковские документы

    Начисленный аванс нужно выплатить сотрудникам. Для этого в 1С предусмотрены два основных способа:

    Способ 1. Выплата через кассу (наличными)

    Если аванс выдаётся наличными:

    1. Перейдите в Зарплата → Ведомости в кассу.
    2. Создайте новую ведомость (Создать → Ведомость в кассу).
    3. В поле Вид выплаты выберите Аванс.
    4. Заполните список сотрудников (можно автоматически через Заполнить → По документам начисления).
    5. Проверьте суммы и нажмите Провести.

    Способ 2. Перечисление на банковские карты

    Для безналичной выплаты:

    1. Перейдите в Зарплата → Ведомости в банк.
    2. Создайте новую ведомость (Создать → Ведомость в банк).
    3. Укажите Вид выплаты — Аванс и заполните список сотрудников.
    4. Экспортируйте платежное поручение через Выгрузить → Платежное поручение (формат зависит от вашего банка).

После выплаты не забудьте отметить факт выдачи в ведомости (кнопка Отметить выплаченным). Это важно для корректного формирования отчётности.

Наличными через кассу

На банковские карты сотрудников

Частично наличными, частично на карты

Используем зарплатный проект банка

-->

5. Бухгалтерские проводки и налоговый учёт аванса

Аванс по зарплате отражается в бухгалтерском и налоговом учёте особенным образом. Ниже — типичные проводки для наиболее распространённых случаев:

Операция Дебет Кредит Сумма Комментарий
Начислен аванс сотрудникам 20 (26, 44) 70 Сумма аванса Счёт затрат зависит от подразделения сотрудника
Удержан НДФЛ с аванса (если применимо) 70 68.01 13% от аванса Актуально, если аванс облагается НДФЛ
Выплачен аванс из кассы 70 50 Сумма аванса Для наличной выплаты
Перечислен аванс на банковские карты 70 51 Сумма аванса Для безналичной выплаты

Особенности налогового учёта:

  • 📋 НДФЛ: Если аванс выплачивается в счёт будущей зарплаты, НДФЛ удерживается при окончательном расчёте (письмо ФНС от 26.05.2014 № БС-4-11/10126). Если аванс считается самостоятельным доходом — НДФЛ удерживается сразу.
  • 📋 Страховые взносы: Аванс включается в базу для начисления взносов в полном объёме (письмо Минфина от 03.04.2017 № 03-15-06/19325).
  • 📋 УСН и ЕНВД: Аванс учитывается в расходах на дату выплаты (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
⚠️ Внимание: Если в вашей компании используется зарплатный проект банка, проводки по счёту 51 могут формироваться автоматически при загрузке выписки. Проверьте, чтобы суммы совпадали с ведомостью на выплату аванса.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки при выплате аванса в 1С ведут к проблемам с отчётностью и недовольству сотрудников. Вот наиболее распространённые:

  • ❌ Несовпадение сумм в ведомости и документе начисления
    Причина: Ручное редактирование сумм без перерасчёта.
    Решение: Используйте кнопку Пересчитать в документе начисления.
  • ❌ НДФЛ удержан с аванса, хотя не должен
    Причина: Неправильная настройка вида расчёта.
    Решение: Проверьте код дохода в настройках аванса (должен быть 2012, а не 2000).
  • ❌ Аванс не отражён в расчёте 6-НДФЛ
    Причина: Документ не проведён или проведён с ошибкой.
    Решение: Проверьте статус документа и формирование проводок.
  • ❌ Сотрудник получил аванс дважды
    Причина: Дублирование ведомостей.
    Решение: Перед созданием ведомости проверяйте список уже выплаченных авансов через отчёт Зарплата → Отчёты → Анализ зарплаты по сотрудникам.

Чтобы избежать ошибок, используйте контрольные отчёты:

  • 📊 Зарплата → Отчёты → Свод по зарплате — проверка начисленных сумм.
  • 📊 Зарплата → Отчёты → Ведомость по сотрудникам — детализация по каждому работнику.
  • 📊 Бухгалтерия → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 — контроль остатков по зарплате.
Что делать, если аванс выплачен, но не проведён в 1С?

Если аванс уже выдан сотрудникам, но документ в 1С не сформирован, необходимо:

1. Создать документ Начисление зарплаты с датой, предшествующей выплате.

2. Сформировать ведомость на выплату с той же датой.

3. Вручную добавить проводку по дебету счёта 70 и кредиту 50 (51) на сумму аванса (через Операции → Операции, введённые вручную).

4. Сверить остатки по счёту 70 с фактическими выплатами.

7. Особенности для разных систем налогообложения

Порядок учёта аванса по зарплате зависит от системы налогообложения, которую применяет ваша компания. Рассмотрим ключевые нюансы:

ОСНО (общая система налогообложения)

На ОСНО аванс по зарплате:

  • 📌 Учитывается в расходах на дату начисления (пп. 7 ст. 272 НК РФ).
  • 📌 НДФЛ удерживается при окончательном расчёте (если аванс не является самостоятельным доходом).
  • 📌 Страховые взносы начисляются на полную сумму аванса.

УСН (упрощённая система налогообложения)

Для компаний на УСН («доходы» или «доходы минус расходы»):

  • 📌 Аванс включается в расходы на дату выплаты (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
  • 📌 Если аванс не выплачен в текущем периоде, он не учитывается в расходах.
  • 📌 НДФЛ и страховые взносы уплачиваются в общеустановленном порядке.

ЕНВД (единый налог на вменённый доход)

На ЕНВД:

  • 📌 Аванс не уменьшает налоговую базу, так как налог рассчитывается исходя из вменённого дохода.
  • 📌 Однако аванс всё равно должен быть начислен и выплачен в соответствии с ТК РФ.
  • 📌 Страховые взносы уплачиваются в обычном порядке.

Для компаний на патенте (ПСН) правила аналогичны ЕНВД.

💡

Если ваша компания совмещает несколько систем налогообложения (например, ОСНО + ЕНВД), аванс сотрудникам, занятым в разных видах деятельности, должен учитываться отдельно. В 1С для этого используйте разные подразделения или виды расчёта с привязкой к системе налогообложения.

8. Отчётность: как аванс отражается в 6-НДФЛ, РСВ и бухгалтерском балансе

Аванс по зарплате влияет на несколько видов отчётности. Разберёмся, как его правильно отразить.

6-НДФЛ

В форме 6-НДФЛ аванс отражается следующим образом:

  • 📌 Раздел 1: Сумма аванса включается в строку 020 («Общая сумма дохода») в том периоде, когда он начислен.
  • 📌 Раздел 2:
    • Если НДФЛ не удерживается с аванса — сумма указывается в строке 100 («Дата фактического получения дохода») на дату окончательного расчёта.
    • Если НДФЛ удерживается с аванса — сумма указывается в строке 100 на дату выплаты аванса.

РСВ (расчёт по страховым взносам)

В РСВ аванс включается в базу для начисления взносов в том периоде, когда он начислен (независимо от даты выплаты). Сумма отражается в:

  • 📌 Приложении 1 (по взносам на ОПС).
  • 📌 Приложении 2 (по взносам на ОМС).
  • 📌 Приложении 3 (по взносам на ВНиМ).

Бухгалтерский баланс

В бухгалтерском учёте аванс по зарплате отражается:

  • 📌 По кредиту счёта 70 («Расчёты с персоналом по оплате труда»).
  • 📌 По дебету счётов затрат (20, 26, 44 и др.) или счёта 96 (если используется резерв на оплату отпусков).
  • 📌 В балансе (форма 1) аванс может формировать кредиторскую задолженность по строке 1520 («Кредиторская задолженность»), если не выплачен в полном объёме.

Для проверки корректности отражения аванса в отчётности используйте стандартные отчёты 1С:

  • 📊 Зарплата → Отчёты → 6-НДФЛ (проверка).
  • 📊 Зарплата → Отчёты → РСВ (сверка).
  • 📊 Бухгалтерия → Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70.
    • ⚠️ Внимание: Если в вашей компании аванс выплачивается позже 15-го числа, это может привести к задержке отчётности. Например, аванс за январь, выплаченный 20-го числа, должен быть отражён в 6-НДФЛ за I квартал, а не за январь.

    FAQ: Частые вопросы по авансу в 1С

    Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса по зарплате?

    Согласно письму ФНС России от 26.05.2014 № БС-4-11/10126, если аванс выплачивается в счёт будущей зарплаты, НДФЛ удерживается при окончательном расчёте. Если аванс считается самостоятельным доходом (например, фиксированная сумма), НДФЛ удерживается при выплате аванса.

    В 1С это настраивается в виде расчёта: для аванса без НДФЛ используйте код дохода 2012, для аванса с НДФЛ — 2000.

    Как в 1С сделать так, чтобы аванс автоматически рассчитывался как 50% от оклада?

    Для этого:

    1. Перейдите в Настройки → Виды расчета зарплаты.
    2. Создайте новый вид расчёта (например, Аванс 50%).
    3. В поле Формула укажите: Оклад * 0.5.
    4. Сохраните и используйте этот вид расчёта при начислении аванса.

    Теперь при заполнении документа Начисление зарплаты сумма аванса будет рассчитываться автоматически.

    Что делать, если аванс выплачен, но в 1С не проведён?

    Ситуация требует ручной корректировки:

    1. Создайте документ Начисление зарплаты задним числом (дату поставьте равной дате выплаты аванса).
    2. Сформируйте ведомость на выплату с той же датой.
    3. Если проводки не сформировались автоматически, добавьте их вручную через Операции → Операции, введённые вручную:
    Дт 20 (26, 44) — Кт 70 — на сумму аванса

    Дт 70 — Кт 50 (51) — на сумму выплаты

    После этого сверьте остатки по счёту 70 с фактическими выплатами.

    Можно ли в 1С выплатить аванс только части сотрудников?

    Да, в документе Начисление зарплаты и взносов вы можете:

    1. Вручную отметить только тех сотрудников, которым нужно начислить аванс.
    2. Использовать отбор по подразделению, должности или другим критериям (кнопка Отбор в табличной части документа).

    Аналогично в ведомости на выплату можно указать только тех сотрудников, которым аванс начислялся.

    Как в 1С отразить возвращённый аванс (если сотрудник уволился до конца месяца)?

    Если сотрудник возвращает аванс (например, при увольнении до окончательного расчёта), оформите:

    1. Документ Возврат зарплаты в кассу (Зарплата → Возвраты зарплаты) — если возвращаются наличные.
    2. Или документ Поступление на расчётный счёт (Банк → Поступления) — если возвращаются безналичные средства.

    Проводки будут:

    Дт 50 (51) — Кт 70 — на сумму возвращённого аванса

    После этого скорректируйте окончательный расчёт за месяц, чтобы избежать двойного начисления.