Выдача авансов сотрудникам через 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерию — рутинная операция, которая требует внимания к деталям. Ошибки на этом этапе приводят к искажениям в бухгалтерском учете, проблемам с налоговыми органами и недовольству сотрудников. В этой статье разберём пошаговый алгоритм выдачи аванса: от настройки программы до формирования проводок и отчётности.

Особое внимание уделим нюансам налогообложения (НДФЛ, страховые взносы), срокам выплаты согласно ТК РФ, а также типичным ошибкам, которые допускают бухгалтеры. Инструкция актуальна для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0 (редакции 3.0.130+), но основные принципы применимы и к другим конфигурациям. Если вы работаете с 1С:УНФ или 1С:ERP, учтите: интерфейс может отличаться, но логика операций остаётся аналогичной.

Прежде чем переходить к практике, проверьте:

  • 📅 Дата выплаты аванса закреплена в локальных нормативных актах компании (не позднее 30 числа текущего месяца по ст. 136 ТК РФ).
  • 💰 Размер аванса рассчитан корректно (обычно 40-50% от оклада, но может варьироваться).
  • 🔧 Настройки 1С соответствуют текущей версии программы (обновите конфигурацию при необходимости).

📊 Как часто вы выдаёте авансы сотрудникам?
Дважды в месяц
Один раз в месяц
По запросу сотрудника
Иное

1. Подготовка программы: настройки перед выдачей аванса

Перед тем как оформлять аванс, убедитесь, что в 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерии корректно настроены:

  • 📌 Способы расчёта зарплаты (в меню Настройки → Расчёт зарплаты). Для аванса обычно используется метод "По фиксированной сумме" или "Процент от оклада".
  • 📌 График выплат (раздел Зарплата → Настройки зарплаты → Графики выплат). Здесь указываются даты аванса и основной зарплаты.
  • 📌 Банковские реквизиты сотрудников (если выплата идёт на карты). Проверьте актуальность данных в справочнике Сотрудники.
  • 📌 Налоговые настройки: ставка НДФЛ (13% для резидентов), коды доходов и вычетов.

Если аванс выдаётся впервые или изменились условия (например, процент выплаты), обновите документ "Настройка плановых начислений" (Зарплата → Настройки → Плановые начисления). Здесь можно задать:

  • 🔹 Фиксированную сумму аванса (например, 15 000 руб. для всех).
  • 🔹 Процент от оклада (например, 40%).
  • 🔹 Индивидуальные правила для отдельных сотрудников или подразделений.
💡

Если в вашей компании аванс рассчитывается как "оклад минус НДФЛ", настройте в 1С отдельное начисление с типом "Аванс" и формулой Оклад * (1 - СтавкаНДФЛ/100).

Важно! Если аванс выдаётся неденежными средствами (например, продукцией компании), потребуется дополнительная настройка в разделе Зарплата → Натуральные выдачи. В этом случае учтите:

  • 📦 НДФЛ удерживается с рыночной стоимости товара.
  • 💸 Страховые взносы начисляются на полную сумму (включая НДФЛ).

2. Пошаговая инструкция: как оформить аванс в 1С

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1. Алгоритм для 1С:Бухгалтерии 3.0 аналогичен, но пути к меню могут отличаться.

Шаг 1. Создание документа "Зарплата к выплате"

Перейдите в раздел Зарплата → Зарплата к выплате и нажмите Создать. В открывшемся окне:

  1. Укажите месяц начисления (текущий).
  2. Выберите тип выплаты — "Аванс".
  3. Заполните дату выплаты (должна совпадать с графиком).
  4. Отметьте сотрудников, которым выдаётся аванс (можно выбрать всех или отдельных).

Шаг 2. Расчёт сумм аванса

Нажмите Заполнить → По плановым начислениям. Программа автоматически рассчитает суммы на основе настроек. Проверьте:

  • 🔢 Суммы аванса соответствуют окладам (или фиксированным значениям).
  • 🔢 НДФЛ не удерживается (аванс не облагается налогом на доходы!).
  • 🔢 Страховые взносы тоже не начисляются (они рассчитываются только при окончательном расчёте).

Указан правильный месяц начисления|Тип выплаты — "Аванс"|Дата выплаты соответствует графику|Суммы аванса рассчитаны корректно|НДФЛ и взносы не удержаны-->

Шаг 3. Проведение и печать документов

После проверки нажмите Провести и закрыть. Сформируйте печатные формы:

  • 📄 Расчётный листок (для сотрудников).
  • 📄 Платёжная ведомость (если выдача наличными).
  • 📄 Реквизиты для банка (если перевод на карты).

Для выдачи алиментов или других удержаний с аванса используйте документ Исполнительный лист (Зарплата → Удержания). Учтите, что с аванса можно удерживать не более 50% от суммы (ст. 138 ТК РФ).

3. Проводки по авансу: бухгалтерский и налоговый учёт

При выдаче аванса в 1С формируются следующие проводки (на примере 1С:Бухгалтерия 3.0):

Счет Дебет Счет Кредит Описание операции Сумма
70.01 50.01 Выдача аванса наличными из кассы XX XXX руб.
70.01 51 Перечисление аванса на банковские карты XX XXX руб.
70.01 76.04 Депонирование невыданного аванса XX XXX руб.
20 (26, 44) 70.02 Начисление зарплаты (в конце месяца) XX XXX руб.

Важно! Аванс не является доходом сотрудника до момента окончательного расчёта. Поэтому:

  • 📌 НДФЛ удерживается только с полной суммы зарплаты в конце месяца (ст. 226 НК РФ).
  • 📌 Страховые взносы начисляются на общую сумму вознаграждения (включая аванс) при закрытии месяца.
  • 📌 УСН и ЕНВД: аванс учитывается в расходах только после фактической выплаты зарплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Что будет если не выдать аванс в срок?

Задержка аванса более чем на 15 дней считается нарушением ст. 136 ТК РФ. Сотрудник вправе приостановить работу (ст. 142 ТК РФ), а компания рискует штрафом до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, за каждый день просрочки начисляются проценты (1/150 ключевой ставки ЦБ).

4. Типичные ошибки при выдаче аванса и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при работе с авансами. Вот самые распространённые:

⚠️ Внимание! Если аванс выдаётся раньше срока, указанного в графике, это может быть расценено как нарушение трудового законодательства. Например, выплата 20 числа вместо 25-го приведёт к несоответствию внутренним документам.
  • ❌ Удержание НДФЛ с аванса. Это грубая ошибка: налог удерживается только с полной зарплаты в конце месяца. Исправляется перерасчётом в документе "Зарплата к выплате".
  • ❌ Несвоевременное депонирование. Если сотрудник не получил аванс в день выплаты, сумму нужно перенести на счёт 76.04 ("Расчёты с депонентами") в тот же день.
  • ❌ Неправильный расчёт процента. Например, аванс в 50% от оклада для сотрудника с окладом 50 000 руб. должен составить 25 000 руб., а не 20 000 руб. (40%).
  • ❌ Отсутствие печатных форм. Расчётные листки должны выдаваться сотрудникам не позднее дня выплаты (ст. 136 ТК РФ).

Чтобы избежать ошибок, используйте отчёты 1С:

  • 📊 Анализ расчётов с персоналом (Зарплата → Отчёты) — показывает остатки по сотрудникам.
  • 📊 Свод по зарплате — сравнивает начисления и выплаты.
  • 📊 Депоненты — отслеживает невыданные суммы.

5. Аванс и налоговый учёт: нюансы для УСН, ЕНВД и ОСНО

Способ учёта авансов зависит от системы налогообложения компании:

Система налогообложения Учёт аванса в расходах НДФЛ и взносы
ОСНО Аванс учитывается в расходах на дату выплаты (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ) НДФЛ удерживается при окончательном расчёте, взносы начисляются на полную сумму зарплаты
УСН (доходы минус расходы) Аванс включается в расходы только после выплаты полной зарплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ) Аналогично ОСНО
ЕНВД Аванс не влияет на расчёт налога (налог считается с вменённого дохода) НДФЛ и взносы — как на ОСНО
УСН (доходы) Расходы не учитываются, аванс не влияет на налог НДФЛ и взносы — как на ОСНО

Для компаний на УСН важно помнить: если аванс выдан, но зарплата в конце месяца не начислялась (например, сотрудник уволился), сумма не может быть учтена в расходах. Её нужно:

  1. Вернуть сотруднику (если возможно).
  2. Либо удержать из окончательного расчёта (при удержании оформите документ Корректировка долга).
⚠️ Внимание! Если компания применяет ПБУ 18/02, разницы между бухгалтерским и налоговым учётом по авансам могут приводить к образованию отложенных налоговых активов (ОНА) или обязательств (ОНО). Проверьте настройки учёта в разделе Главное → Настройки → Учётная политика.

6. Как отразить аванс в отчётности: 6-НДФЛ, РСВ, бухгалтерский баланс

Аванс влияет на несколько видов отчётности. Разберём ключевые моменты:

6-НДФЛ

В разделе 2 формы 6-НДФЛ аванс не отражается, так как это не доход. Здесь указываются только:

  • 📅 Дата фактического получения дохода (последний день месяца).
  • 💰 Сумма начисленной зарплаты (включая аванс).
  • 📝 Сумма удержанного НДФЛ (только с полной зарплаты).

РСВ (расчёт по страховым взносам)

Аванс включается в базу для начисления взносов, но только при окончательном расчёте. В РСВ указывается:

  • 🔹 Полная сумма зарплаты (оклад + аванс).
  • 🔹 Дата начисления — последний день месяца.
  • 🔹 Код тарифа (например, "AE" для взносов на ОПС).

Бухгалтерский баланс

Аванс отражается в пассиве баланса по строке 1520 ("Кредиторская задолженность перед персоналом"). После выплаты полной зарплаты задолженность закрывается.

Пример заполнения строки 1520:

  • 📌 На дату выплаты аванса: сумма аванса увеличивает кредиторскую задолженность.
  • 📌 На конец месяца: после начисления зарплаты задолженность уменьшается на сумму аванса.
💡

Аванс не является доходом сотрудника до момента окончательного расчёта. Поэтому в 6-НДФЛ и РСВ он отражается только в составе полной зарплаты.

7. Автоматизация выдачи авансов: полезные отчёты и обработки

Чтобы упростить работу с авансами, используйте встроенные и внешние инструменты 1С:

  • 📈 Отчёт "Анализ расчётов с персоналом" (Зарплата → Отчёты) — показывает остатки по авансам и зарплате.
  • 📈 Обработка "Групповое создание документов" — позволяет быстро сформировать ведомости на выплату аванса для всех сотрудников.
  • 📈 Внешняя обработка "Зарплатный калькулятор" (доступна на Инфостарт) — рассчитывает аванс с учётом индивидуальных параметров.
  • 📈 Отчёт "Депоненты" — помогает отследить невыданные авансы и избежать просрочек.

Для компаний с большим штатом полезно настроить автоматическое формирование платёжных поручений:

  1. Создайте шаблон поручения в разделе Банк → Платежные поручения.
  2. Используйте обработку Выгрузка в клиент-банк для экспорта данных.
  3. Настройте автозаполнение реквизитов сотрудников (ФИО, ИНН, счёт).

Если в вашей компании аванс выдаётся в разных валютах (например, рублях и долларах), настройте:

  • 💱 Многовалютный учёт в разделе Главное → Настройки → Валюты.
  • 💱 Курс пересчёта на дату выплаты (автоматически или вручную).

8. Частые вопросы по авансам в 1С

❓ Можно ли выдать аванс раньше срока, указанного в графике?

Да, но это должно быть закреплено в локальном нормативном акте (например, в Положении об оплате труда). Если такого документа нет, ранняя выплата может быть расценена как нарушение трудового законодательства. В 1С дату выплаты можно изменить вручную в документе "Зарплата к выплате", но лучше согласовать изменения с юристом компании.

❓ Как вернуть ошибочно выданный аванс?

Оформите документ Корректировка долга (Зарплата → Корректировка долга) с типом операции "Возврат излишне выплаченной суммы". В бухгалтерском учёте сформируются обратные проводки: 

Дт 70.01 Кт 50.01 (или 51) — СТОРНО на сумму ошибочного аванса

Если сотрудник уже потратил деньги, удержать сумму можно только с его согласия (ст. 137 ТК РФ).

❓ Нужно ли платить страховые взносы с аванса?

Нет, взносы начисляются только на полную сумму зарплаты в конце месяца. Однако аванс включается в базу для расчёта взносов. Например, если оклад 50 000 руб., а аванс 20 000 руб., взносы считаются с 50 000 руб., но удерживаются при окончательном расчёте.

❓ Как отразить аванс в 1С, если сотрудник уволился?

Если аванс был выдан, но сотрудник уволился до конца месяца, сумму нужно:

  1. Удержать из окончательного расчёта (документ Удержание по исполнительным листам).
  2. Либо вернуть добровольно (оформить Поступление наличных или Платёжное поручение).

В бухгалтерском учёте используйте проводку:

Дт 70.01 Кт 73.02 — Удержание излишне выплаченного аванса

❓ Можно ли выдавать аванс в неденежной форме?

Да, но это считается натуральной формой оплаты труда и имеет нюансы:

  • 📦 НДФЛ удерживается с рыночной стоимости товара/услуги.
  • 💸 Страховые взносы начисляются на полную сумму (включая НДФЛ).
  • 📝 Требуется письменное согласие сотрудника (ст. 131 ТК РФ).

В 1С оформите документ Натуральная выплата (Зарплата → Натуральные выдачи).