Как правильно ввести график работы в 1С: инструкция с примерами

Кадры → Справочники → Графики работы

Если вы не находите справочник по указанному пути, проверьте:

• 🔍 Версию вашей конфигурации (путь может отличаться в старых релизах).
• 🛠️ Наличие прав доступа (возможно, ваша роль в системе не предусматривает работу с кадровыми настройками).
• 📌 Используемый интерфейс (Такси или Управляемый — в последнем пути могут немного отличаться).

1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП)|

1С:Бухгалтерия предприятия|

1С:Комплексная автоматизация|

1С:ERP Управление предприятием|

Другая конфигурация-->

3. Пошаговая инструкция: как создать новый график работы

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при работе с графиками. Вот самые распространённые из них и способы их предотвращения:

Ошибка 1: Несовпадение нормы часов с производственным календарём

Если норма часов в графике не совпадает с календарём, это приведёт к неправильному расчёту зарплаты и отпусков.

• 🔹 Как избежать: всегда сверяйте годовую норму с актуальным производственным календарём (например, для 2026 года норма при 40-часовой неделе — 1970 часов).
• 🔹 Как исправить: откройте график, перейдите на вкладку Норма времени и скорректируйте значение.

Ошибка 2: Дублирование графиков

Создание нескольких одинаковых графиков (например, двух "пятидневок" с одинаковыми параметрами) затрудняет поддержку системы и может привести к путанице.

• 🔹 Как избежать: перед созданием нового графика проверьте, нет ли аналогичного в справочнике.
• 🔹 Как исправить: объедините дублирующиеся графики с помощью обработки Поиск и замена значений.

Ошибка 3: Неучёт праздничных дней

Если график не учитывает праздники, сотрудники могут быть неправильно оплачены за работу в эти дни.

• 🔹 Как избежать: всегда привязывайте график к актуальному производственному календарю.
• 🔹 Как исправить: обновите календарь в настройках графика и пересчитайте табель.

Ошибка 4: Неправильное чередование смен

В сменных графиках часто ошибаются в настройке последовательности смен, что приводит к нарушению режима труда и отдыха.

• 🔹 Как избежать: используйте визуальную схему чередования (можно нарисовать на бумаге) перед настройкой в 1С.
• 🔹 Как исправить: скорректируйте настройки в разделе Чередование смен и проверьте табель на ошибки.

⚠️ Внимание: если вы обнаружили ошибку в графике после того, как он был использован для расчёта зарплаты, не редактируйте его напрямую. Вместо этого создайте новый график с правильными настройками и переназначьте его сотрудникам с даты, когда ошибка была исправлена. Это поможет избежать проблем с пересчётом прошлых периодов.

7. Как проверить корректность графика перед использованием

Перед тем как назначать график сотрудникам, рекомендуется выполнить несколько проверок, чтобы избежать ошибок в расчётах.

Проверка 1: Сверка нормы рабочего времени

Откройте график и сравните указанную годовую норму с данными производственного календаря. Например, для 2026 года при 40-часовой неделе норма должна быть 1970 часов.

Проверка 2: Тестовый расчёт табеля

Создайте тестового сотрудника, назначьте ему график и сформируйте табель за месяц. Проверьте:

• 📅 Корректность отметок о рабочих и выходных днях.
• ⏰ Совпадение количества отработанных часов с нормой.
• 🎉 Правильное отражение праздничных дней (они должны быть отмечены как выходные или оплачиваться в двойном размере).

Проверка 3: Контроль чередования смен

Для сменных графиков сформируйте отчёт График сменности (путь: Зарплата → Отчёты по кадровому учёту → График сменности) и проверьте, что:

• 🔄 Смены чередуются согласно установленным правилам.
• 🛑 Нет подряд более двух ночных смен (нарушение ТК РФ).
• 📆 Сотрудники получают достаточный отдых между сменами (не менее 42 часов еженедельно).

Проверка 4: Интеграция с расчётом зарплаты

Убедитесь, что график корректно учитывается при расчёте зарплаты:

1. Сформируйте расчётный листок для тестового сотрудника.
2. Проверьте, что оплата произведена за фактически отработанное время согласно графику.
3. Убедитесь, что ночные часы, праздники и выходные оплачиваются по повышенным тарифам (если это предусмотрено внутренними документами).

⚠️ Внимание: если в вашей организации действуют локальные нормативные акты, предусматривающие особенные условия оплаты (например, повышенные коэффициенты за ночные смены или работу в выходные), эти правила должны быть закреплены не только в графике, но и в настройках Видов расчёта в модуле зарплаты. В противном случае 1С не будет корректно начислять доплаты.

8. Автоматизация и оптимизация работы с графиками

Если в вашей организации много сотрудников с разными графиками, ручное управление может занимать слишком много времени. Рассмотрим способы автоматизации:

Способ 1: Использование обработок для массового назначения

В 1С есть стандартные обработки для группового изменения графиков:

• 📋 Групповое изменение реквизитов сотрудников — для массового назначения графиков.
• 🔄 Перенос данных — для копирования графиков между базами или подразделениями.

Способ 2: Настройка шаблонов графиков

Если у вас есть типовые графики (например, для разных отделов), создайте шаблоны и используйте их при приёме новых сотрудников. Это сэкономит время и уменьшит риск ошибок.

Способ 3: Интеграция с системами контроля доступа (СКУД)

Некоторые организации интегрируют 1С с системами контроля доступа (например, ZKTeco, Болид). Это позволяет:

• 🕐 Автоматически фиксировать время прихода/ухода сотрудников.
• 📊 Сверять фактическое время с графиком и выявлять отклонения.
• ⚠️ Получать уведомления о опозданиях или переработках.

Способ 4: Использование отчётов для контроля

Регулярно формируйте отчёты для мониторинга графиков:

• 📈 Анализ графиков работы — показывает распределение сотрудников по графикам.
• 🔍 Отклонения от графика — выявляет случаи, когда фактическое время не совпадает с плановым.
• 📅 Календарь сотрудников — визуализирует графики работы по дням.

Для крупных предприятий рекомендуется разработать регламент обновления графиков, который будет включать:

• 📅 Ежемесячную проверку актуальности графиков (например, перед формированием табеля).
• 🔄 Процедуру внесения изменений (кто отвечает, как согласовывается).
• 📊 Контроль нормы рабочего времени после любых изменений.