Управление персоналом в 1С:Предприятие требует точных данных о численности сотрудников — будь то для отчетности в ФНС, планирования зарплаты или анализа текучести кадров. Однако даже опытные пользователи иногда теряются: где в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии или 1С:ERP найти актуальные цифры? Проблема усложняется, если нужно учесть только работающих «по факту», исключить уволенных или посчитать совместителей.

В этой статье мы разберем все возможные способы получения численности в 1С — от стандартных отчетов до ручных SQL-запросов для администрирования. Вы узнаете, как избежать ошибок при подсчете (например, двойного учета совместителей), где скрыты «неочевидные» настройки фильтров, и как автоматизировать процесс для регулярной отчетности. Материал актуален для последних версий платформы 1С:Предприятие 8.3 (включая облачные решения).

1. Стандартный отчет «Список сотрудников»: быстрый способ

Самый простой метод — использовать встроенный отчет Список сотрудников, который есть во всех конфигурациях 1С, связанных с кадровым учетом (1С:ЗУП, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация). Он позволяет получить данные за любой период с гибкими фильтрами.

Чтобы открыть отчет:

  • 📌 В 1С:ЗУП 3.1: перейдите в раздел Кадры → Отчеты по кадровому учету → Список сотрудников.
  • 📌 В 1С:Бухгалтерии 3.0: Зарплата и кадры → Кадры → Список сотрудников.
  • 📌 В 1С:ERP 2.5: Кадры → Отчеты → Список сотрудников организаций.

В отчете обязательно настройте:

  1. Период: выберите дату, на которую нужно посчитать сотрудников (например, «на 31.12.2026»).
  2. Фильтры: откройте «Настройки» и в разделе «Отбор» добавьте условия:
    • 🔹 Дата увольнения = Пусто (чтобы исключить уволенных).
    • 🔹 Вид занятости = Полная (если не нужны совместители).
  3. Группировки: добавьте поля Подразделение или Должность, если нужна детализация.

    4. Указать актуальную дату отчета|

    Исключить уволенных через фильтр «Дата увольнения»|

    Проверить вид занятости (полная/совместительство)|

    Добавить группировку по подразделениям (при необходимости)|

    Экспортировать в Excel для дальнейшего анализа-->

    После формирования отчета численность будет указана внизу таблицы (строка «Итого»). Обратите внимание: если в организации несколько юридических лиц, данные могут дублироваться — используйте фильтр по Организации.

    💡

    В отчете «Список сотрудников» можно сохранять пользовательские настройки. Для этого после настройки фильтров нажмите «Сохранить настройки» и присвойте имя (например, «Численность на конец месяца»). В следующий раз вы сможете загрузить их за 2 клика.

    2. Отчет «Численность сотрудников»: скрытые возможности

    Многие пользователи не знают, что в 1С:ЗУП и 1С:ERP есть специализированный отчет Численность сотрудников, который дает более детализированную информацию, чем стандартный список. Он учитывает:

    • 📊 Среднесписочную численность (для отчетности в ФНС).
    • 📊 Численность по видам занятости (основное место работы, совместительство, ГПХ).
    • 📊 Динамику по месяцам (пригодится для анализа текучести).

Чтобы открыть отчет:

  1. В 1С:ЗУП 3.1: Кадры → Отчеты по кадровому учету → Численность сотрудников.
  2. В 1С:ERP 2.5: Кадры → Отчеты → Численность сотрудников организаций.

Ключевые настройки отчета:

Параметр Рекомендуемое значение Зачем нужно
Период Месяц или квартал Для среднесписочной численности требуется минимум месяц
Включать внешних совместителей Нет (если не требуется) Исключает двойной учет сотрудников, работающих в нескольких организациях
Учитывать сотрудников на испытательном сроке Да По умолчанию они включаются в численность
Группировка по подразделениям Да Позволяет анализировать распределение персонала

Особенность этого отчета — он автоматически рассчитывает среднесписочную численность по методике Росстата (с учетом отработанных дней). Это критично для сдачи формы П-4 или РСВ. Если цифры в отчете не сходятся с вашими ожиданиями, проверьте:

  • 🔍 Правильно ли указаны Дата приема и Дата увольнения в карточках сотрудников.
  • 🔍 Нет ли дублирующихся записей (например, если сотрудник переведен из одного подразделения в другое без закрытия старой записи).

Список сотрудников|

Численность сотрудников|

Ручной SQL-запрос|

Другой вариант-->

3. SQL-запрос для администрирования: точные данные

Если стандартные отчеты не дают нужной детализации (например, требуется посчитать сотрудников с определенным окладом или стажем), можно использовать SQL-запрос прямо в конфигураторе. Этот метод подходит для администраторов 1С или пользователей с правами на изменение конфигурации.

Пример запроса для получения численности по организациям и подразделениям (для 1С:ЗУП 3.1):

ВЫБРАТЬ

Организация.Наименование КАК Организация,


Подразделение.Наименование КАК Подразделение,


КОЛИЧЕСТВО(RAZNOST_DAT) КАК Численность


ИЗ


Документ.ПриемНаРаботу КАК Прием


ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Документ.Уволнение КАК Уволнение


ПО Прием.Сотрудник = Уволнение.Сотрудник


И (Уволнение.Дата < ТЕКУЩАЯДАТА() ИЛИ Уволнение.Сотрудник ЕСТЬ NULL)


ГДЕ


Прием.Дата <= ТЕКУЩАЯДАТА()


И (Уволнение.Дата > ТЕКУЩАЯДАТА() ИЛИ Уволнение.Дата ЕСТЬ NULL)


СГРУППИРОВАТЬ ПО


Организация.Наименование,


Подразделение.Наименование

Как выполнить запрос:

  1. Откройте конфигуратор (Файл → Конфигуратор в режиме предприятия).
  2. Перейдите в Администрирование → Запросы → Конструктор запросов.
  3. Вставьте код, нажмите Выполнить.
  4. Экспортируйте результаты в Excel через кнопку Сохранить результаты.
Что делать, если запрос возвращает ошибку?

Если при выполнении SQL-запроса появляется ошибка вида «Неопределенный идентификатор», проверьте:

1. Правильность имен таблиц (в разных версиях 1С они могут отличаться, например, Документ.ПриемНаРаботу вместо Документ.Прием).

2. Наличие прав на чтение таблиц (требуется роль «Администратор» или «Полные права»).

3. Синтаксис дат: в 1С используется формат ДД.ММ.ГГГГ, а не ГГГГ-ММ-ДД как в стандартном SQL.

Если проблема остается, попробуйте упростить запрос, оставив только выборку из одной таблицы (например, только Документ.ПриемНаРаботу).

Преимущество SQL-запросов — гибкость. Например, можно:

  • 🔧 Посчитать сотрудников с окладом выше среднего: добавьте условие ГДЕ Прием.Оклад > 50000.
  • 🔧 Найти «забытых» сотрудников (с датой увольнения в прошлом, но без документа увольнения).
  • 🔧 Сравнить численность на две даты (например, на начало и конец года).
💡

SQL-запросы позволяют получить данные, недоступные в стандартных отчетах, но требуют знаний синтаксиса 1С и прав администратора. Всегда тестируйте запросы на копии базы!

4. Кадровые отчеты для ФНС: среднесписочная численность

Для сдачи отчетности в налоговую (например, формы РСВ или 4-ФСС) требуется среднесписочная численность, которая рассчитывается по специальной методике. В 1С есть два способа ее получить:

Способ 1. Отчет «Среднесписочная численность» (доступен в 1С:ЗУП и 1С:ERP):

  • 📍 Путь: Кадры → Отчеты по кадровому учету → Среднесписочная численность.
  • 📅 Укажите период (обычно квартал или год).
  • 🔍 В настройках включите флажок Учитывать внешних совместителей, если они работают по основному месту в вашей организации.

Способ 2. Регламентированный отчет «П-4»:

  • 📍 Путь: Кадры → Регламентированные отчеты → П-4 (сведения о численности и заработной плате).
  • 📅 Заполните период и организацию.
  • 🔄 Нажмите Заполнить — 1С автоматически рассчитает численность по правилам Росстата.

Важно: среднесписочная численность учитывает отработанное время. Например, если сотрудник болел или был в отпуске, он учитывается не как 1, а как дробное значение (например, 0.5 за месяц). Формула:

Среднесписочная численность = (Сумма явок + Сумма неявок с сохранением зарплаты) / Количество рабочих дней в периоде

1. Правильность указания рабочих дней в производственном календаре (Настройки → Производственные календари).

2. Корректность заполнения табелей учета рабочего времени (отсутствие пропусков).

3. Наличие документов Отпуск, Больничный и других неявок с сохранением зарплаты.-->

5. Анализ текучести кадров: численность в динамике

Для HR-аналитики часто требуется не просто численность «на дату», а динамика по месяцам: сколько человек принято, уволено, как изменилась структура персонала. В 1С есть инструменты для такого анализа:

Отчет «Движение сотрудников» (1С:ЗУП):

  • 📍 Путь: Кадры → Отчеты по кадровому учету → Движение сотрудников.
  • 📊 Показывает приемы, увольнения, переводы в разрезе месяцев.
  • 🔍 Можно фильтровать по причинам увольнения (например, «по собственному желанию» или «сокращение»).

Отчет «Анализ текучести кадров» (1С:ERP):

  • 📍 Путь: Кадры → Отчеты → Анализ текучести кадров.
  • 📈 Строит графики коэффициента текучести и среднего стажа.
  • 🔧 Позволяет сравнить показатели по подразделениям.

Пример анализа:

Показатель Январь 2026 Февраль 2026 Изменение
Численность на начало месяца 120 125 +5
Принято 10 8 -2
Уволено 5 3 -2
Коэффициент текучести (%) 4.2 2.4 -1.8

Для глубокого анализа экспортируйте данные в Excel и стройте сводные таблицы. Обратите внимание на:

  • 🔴 Пиковые месяцы увольнений (например, после выплаты премий).
  • 🔴 Подразделения с высокой текучестью (может указывать на проблемы с руководством).
  • 🔴 Средний стаж сотрудников (если он меньше года, это сигнал о нестабильности коллектива).

6. Ошибки при подсчете численности и как их избежать

Даже в стандартных отчетах 1С численность может считаться некорректно. Рассмотрим типичные ошибки и способы их исправления:

Ошибка 1: Двойной учет совместителей

⚠️ Внимание: Если сотрудник работает в вашей организации по основному месту и по совместительству, он может учитываться дважды. В отчете «Численность сотрудников» включите фильтр Вид занятости = Полная, чтобы исключить совместителей.

Ошибка 2: Уволенные сотрудники в отчете

Если в отчете появляются уволенные сотрудники, проверьте:

  • 🔹 Дату в фильтре: она должна быть после даты увольнения.
  • 🔹 Наличие документа Уволение: иногда сотрудники увольняются «на словах», но документ не проводится.
  • 🔹 Статус сотрудника в карточке: он должен быть Уволен, а не В отпуске или На больничном.

Ошибка 3: Несовпадение с данными ФНС

Если численность в 1С не сходится с требованиями налоговой, причины могут быть в:

  • 🔹 Неучтенных внешних совместителях: их нужно включать в среднесписочную численность, если они работают в вашей организации по основному месту.
  • 🔹 Ошибках в производственном календаре: проверьте количество рабочих дней в периоде (Настройки → Производственные календари).
  • 🔹 Незакрытых больничных или отпусках: если документ не проведен, сотрудник может учитываться как «работающий».
💡

Перед сдачей отчетности всегда сверяйте численность в 1С с данными табелей учета рабочего времени. Расхождения более чем на 5% — повод для проверки.

7. Автоматизация: как получать численность регулярно

Если вам нужно ежемесячно или еженедельно получать данные о численности (например, для внутренней аналитики), настройте автоматическое формирование отчетов. В 1С есть несколько способов:

Способ 1. Регламентные задания

Настройте автоматическое формирование отчета и отправку на email:

  1. В режиме конфигуратора перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
  2. Создайте новое задание типа Формирование отчета.
  3. Укажите отчет Численность сотрудников и настройки фильтров.
  4. Настройте расписание (например, 1-е число каждого месяца в 9:00).
  5. Добавьте действие Отправить по email и укажите адреса получателей.

Способ 2. Внешние обработки

Если стандартных отчетов недостаточно, можно использовать внешние обработки (например, «Отчет по численности с детализацией» из каталога Infostart). Они позволяют:

  • 📊 Строить графики динамики численности.
  • 📊 Экспортировать данные в Power BI или Google Sheets.
  • 📊 Настраивать уведомления при превышении пороговых значений (например, если численность упала на 10%).

Способ 3. Интеграция с BI-системами

Для крупных компаний актуальна интеграция 1С с системами бизнес-аналитики (Power BI, Tableau). Для этого:

  1. Настройте OData-сервис в 1С (Администрирование → Публикация на веб-сервере).
  2. Подключите BI-систему к endpoint’у (например, http://ваш_сервер/odata/standard.odata/).
  3. Создайте дашборд с визуализацией численности по подразделениям, должностям и периодам.
💡

Для автоматизации отчетности можно использовать сервис 1С:Отчетность, который сам забирает данные о численности из 1С и формирует отчеты для ФНС, ПФР и ФСС. Это избавляет от ручного контроля.

FAQ: Частые вопросы о численности в 1С

Как посчитать численность сотрудников на определенную дату в прошлом?

Используйте отчет Список сотрудников и в настройках укажите нужную дату в фильтре по состоянию на. Если требуется историческая численность (например, на 01.01.2023), убедитесь, что в базе есть архивные данные за этот период. В некоторых конфигурациях (например, 1С:ЗУП) историю можно восстановить через отчет История кадровых данных.

Почему в отчете «Численность сотрудников» показываются уволенные?

Это происходит, если:

  1. В фильтре не указана дата по состоянию на (по умолчанию может стоять текущая дата, но отчет берет все записи).
  2. Документ Уволение не проведен или проведен с ошибкой (проверьте статус документа).
  3. В карточке сотрудника не проставлена дата увольнения (откройте карточку через Кадры → Сотрудники и исправьте).

Решение: добавьте в отбор условие Дата увольнения = Пусто ИЛИ Дата увольнения > [ваша дата].

Как посчитать численность по нескольким организациям одновременно?

В отчетах Список сотрудников или Численность сотрудников:

  1. В настройках фильтра Организация выберите нужные юридические лица (можно отметить несколько, удерживая Ctrl).
  2. Добавьте группировку по полю Организация, чтобы увидеть распределение.

Если организаций много, используйте SQL-запрос с условием ГДЕ Организация В (<СписокИД>).

Можно ли в 1С посчитать численность по ставке (например, 0.5 или 1.0)?

Да, для этого:

  1. В отчете Список сотрудников добавьте поле Размер ставки через настройки колонок.
  2. Настройте группировку по этому полю.
  3. Для подсчета суммарной ставки (например, «сколько полных единиц») экспортируйте данные в Excel и используйте функцию СУММПРОИЗВ.

В 1С:ERP есть отдельный отчет Штатное расписание (Кадры → Отчеты → Штатное расписание), где ставки учитываются автоматически.

Как узнать численность сотрудников с определенным окладом?

Используйте отчет Список сотрудников с фильтром:

  1. В настройках отбора добавьте условие Оклад >= [значение] или Оклад <= [значение].
  2. Если нужно посчитать сотрудников с окладом в диапазоне (например, от 30 000 до 50 000), добавьте два условия с логикой И.

Для сложных условий (например, «оклад + премия») используйте SQL-запрос с.join’ом таблиц Документ.ПриемНаРаботу и РегистрСведений.ПлановыеНачисления.