Настройка графика работы 2 через 2 в 1С: пошаговая инструкция

Планирование рабочего времени сотрудников сменного типа — одна из самых частых задач кадрового и бухгалтерского учета. Особенно это актуально для торговых сетей, производственных предприятий и служб охраны. В программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия реализован гибкий механизм создания производственных календарей.

Неправильно настроенный график работы может привести к ошибкам в расчете заработной платы, сверхурочных часов и ночных доплат. Система просто не поймет, когда сотрудник должен был быть на месте, а когда отдыхать. Поэтому корректная настройка сменности «два через два» является критически важным этапом перед началом кадрового делопроизводства в новом периоде.

В этой статье мы разберем не только техническую сторону создания графика, но и нюансы расчета нормы времени. Вы узнаете, как избежать распространенных ошибок при переносе выходных дней и как правильно настроить чередование смен для больших коллективов.

Подготовка к созданию нового графика

Прежде чем приступать к непосредственному созданию графика в интерфейсе программы, необходимо понять логику работы механизма сменности. В 1С график привязывается не к конкретному человеку, а к группе сотрудников или должности. Это позволяет массово применять настройки и упрощает администрирование базы данных.

Для начала работы вам потребуется доступ к разделу кадрового учета с правами на изменение справочников. Обычно это роль Кадровик-расчетчик или Администратор системы. Важно заранее определить дату начала действия нового графика, так как изменение настроек задним числом может потребовать перепроведения документов.

⚠️ Внимание: Если в вашей организации уже ведется учет сотрудников по старому графику, создание нового не отменяет автоматически старые назначения. Необходимо будет провести документ «Изменение графика работы» для перевода людей на новую схему.

Также стоит уточнить длительность смены. Стандартная смена часто составляет 12 часов, но в зависимости от специфики бизнеса это может быть 10, 11 или даже 24 часа. От этого параметра будет зависеть расчет нормы рабочего времени за месяц.

Создание графика работы в справочнике

Основная настройка производится в специальном справочнике. Путь к нему может незначительно отличаться в разных конфигурациях, но логика едина. Вам необходимо перейти в раздел Настройка и выбрать пункт Графики работы. В некоторых версиях этот пункт находится в блоке «Кадровый учет».

В открывшемся списке нажмите кнопку Создать. Перед вами появится форма нового элемента справочника. Первым делом задайте наименование, например, «Две через две (12 часов)». Это название будет видно в печатных формах приказов и в личных карточках сотрудников, поэтому оно должно быть понятным и уникальным.

Далее следует выбрать вид графика. Для сменной работы обычно выбирается вариант «Суммированный учет рабочего времени» или «Ежедневный», в зависимости от того, как ведется табель. Для классической схемы 2/2 чаще всего используется ежедневный график с фиксированной продолжительностью смены.

• 📅 Укажите дату начала действия графика — это первый день первой смены.
• ⏱️ Определите продолжительность рабочей смены в часах (например, 12.0).
• 🔄 Задайте периодичность повторения смен (в нашем случае цикл составляет 4 дня).
• 🛌 Не забудьте отметить дни еженедельного отдыха, если они фиксированы в рамках цикла.

После заполнения основных параметров форма графика готова к детальной настройке календарной сетки. Именно на этом этапе закладывается алгоритм чередования рабочих дней и выходных.

Настройка цикличности смены 2 через 2

Самый ответственный этап — заполнение календаря внутри карточки графика. В 1С это делается через кнопку Заполнить или вручную путем переключения дней. Суть графика «2 через 2» заключается в строгом цикле: два рабочих дня followed by двумя выходными.

Вам необходимо установить тип дня для каждой даты в периоде действия графика. Рабочие дни помечаются соответствующим кодом (обычно «Я» или «01»), а выходные — кодом выходного дня. Важно соблюдать последовательность: День 1 (Работа), День 2 (Работа), День 3 (Выходной), День 4 (Выходной).

Для автоматизации процесса можно использовать функцию заполнения по шаблону. Выберите начальную дату первого рабочего дня и укажите правило повторения. Система сама расставит метки на несколько лет вперед, что избавит от рутинной ручной работы.

Алгоритм заполнения:
1. Выбрать дату начала (например, 01.01.2026).
2. Установить тип "Рабочий день".
3. Установить тип "Рабочий день" для 02.01.2026.
4. Установить тип "Выходной" для 03.01.2026.
5. Установить тип "Выходной" для 04.01.2026.
6. Повторить цикл для следующих дат.

Обратите внимание на переходящие смены. Если смена начинается в один день, а заканчивается в другой (например, в 08:00 следующего дня), это требует отдельной настройки в видах времени. Для стандартного графика 2/2 смена обычно укладывается в пределы одних суток.

Что делать, если смена выпадает на праздник?

Если государственный праздник попадает на рабочий день по графику 2/2, он оплачивается в двойном размере или компенсируется отгулом. В 1С это отслеживается автоматически, если производственный календарь обновлен.

Учет государственных праздников и переносов

График работы сотрудников не существует в вакууме, он тесно связан с производственным календарем страны. В России ежегодно утверждается перечень праздничных дней и переносов выходных правительственным постановлением. Эти данные должны быть корректно отражены в системе.

В современных версиях 1С, таких как 1С:ЗУП 3.1, существует механизм автоматического обновления производственного календаря. Однако при создании собственного графика сменности необходимо проверить, как система обрабатывает праздники. Обычно праздничный день, выпадающий на смену, автоматически помечается как особый вид времени.

Оплата

Тип дня	Код в табеле	Влияние на норму
Обычный рабочий	Я / 01	Одинарная	Включается в норму
Выходной по графику	В / 26	Не оплачивается	Не включается
Праздничный рабочий	РВ / 03	Двойная	Включается в норму
Ночное время	Н / 02	Повышенная	Включается в норму

Если праздник выпадает на ваш рабочий день по графику 2/2, сотрудник имеет право на повышенную оплату. Система рассчитает это автоматически, если в настройках графика не стоит галочка «Исключать праздники из графика». Будьте внимательны при ручной правке календаря в январе и мае.

⚠️ Внимание: Законодательство и производственные календари могут меняться. Всегда сверяйте настройки праздничных дней в 1С с официальными документами Роструда перед расчетом зарплаты за новый год.

Назначение графика сотрудникам

После того как шаблон графика создан и проверен, его необходимо назначить конкретным людям. Это делается через документ Прием на работу или Изменение графика работы. В карточке сотрудника в поле «График работы» выбирается созданный ранее элемент справочника.

При массовом назначении удобнее использовать документ «Изменение графика работы». В него можно добавить сразу весь список сотрудников, работающих по новой схеме. Укажите дату, с которой вводится новый режим, и выберите нужный график из выпадающего списка.

Важно контролировать поле Дата начала в документе. Если вы ошибетесь датой, то за предыдущие периоды расчет зарплаты может пойти неверно, так как программа будет пытаться применить новый график к старым табелям. Всегда проверяйте период действия документа перед проведением.

• 👥 Откройте документ «Изменение графика работы».
• 📋 Добавьте сотрудников в табличную часть.
• 🗓️ Укажите корректную дату введения нового графика.
• ✅ Проведите документ и проверьте движения по регистрам.

После проведения документа данные обновляются в личных карточках сотрудников. Теперь при формировании табеля учета рабочего времени система будет автоматически подставлять явки и выходные согласно настроенному циклу 2 через 2.

Контроль нормы времени и переработок

Одной из главных целей настройки графика является правильный расчет нормы рабочего времени. При сменном режиме 2/2 количество рабочих часов в месяце может сильно отличаться от стандартной 40-часовой недели. Это нормально для суммированного учета.

В 1С норма времени рассчитывается исходя из графика конкретного сотрудника. Если у вас установлен суммированный учет, система будет сравнивать фактически отработанное время с нормой за учетный период (квартал, полугодие или год). Переработки в одном месяце могут компенсироваться недоработками в другом.

Для анализа используйте отчет Анализ состояния расчетов по сотрудникам или специализированные отчеты по фонду рабочего времени. Они покажут, сколько часов запланировано по графику и сколько фактически отработано. Это поможет выявить системные ошибки в настройке цикличности.

Если вы заметили, что норма времени рассчитывается некорректно (например, слишком низкая или высокая), проверьте настройки вида рабочего времени. Возможно, для ночных часов или часов в праздники установлены коэффициенты, влияющие на итоговую норму.

Часто задаваемые вопросы по настройке

Можно ли настроить чередование 2 через 2 для разных бригад со сдвигом?

Да, это возможно. Вам нужно создать два отдельных графика работы с одинаковой структурой (2 рабочих, 2 выходных), но с разной датой начала. Например, для первой бригады цикл начинается 1-го числа, а для второй — 3-го числа. Затем назначьте соответствующий график каждой бригаде.

Как быть, если сотрудник заболел в свой рабочий день по графику 2/2?

В табеле учета рабочего времени дни болезни маркируются кодом «Б». Эти дни исключаются из нормы рабочего времени сотрудника. Оплата больничного производится исходя из среднего заработка, а пропущенные смены не считаются прогулом и не требуют отработки, если иное не предусмотрено внутренними правилами.

Влияет ли график 2/2 на расчет отпускных?

Нет, на расчет среднего дневного заработка для отпуска график работы не влияет. Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка за последние 12 календарных месяцев, независимо от того, сколько часов сотрудник отработал по сменному графику. Однако количество дней отпуска может зависеть от условий труда (вредность), но не от режима 2/2.

Что делать, если нужно временно изменить график на одну неделю?

Для разовых изменений не нужно создавать новый постоянный график. Используйте документ «Изменение графика работы» с указанием периода действия всего на одну неделю, либо вносите правки непосредственно в документ «Табель учета рабочего времени», меняя явки вручную для конкретных дат.

Как настроить перерывы на обед при 12-часовой смене?

В карточке графика работы есть возможность указать время перерывов. Вы можете задать фиксированный перерыв (например, с 13:00 до 14:00) или плавающий. Время перерыва обычно не оплачивается и не включается в рабочее время, что важно учитывать при расчете нормы часов за смену.