Акт сверки взаимных расчётов — один из самых востребованных документов в работе бухгалтеров и менеджеров по продажам. Он позволяет подтвердить суммы задолженности между компанией и контрагентом на определённую дату, избежать споров и ускорить закрытие долгов. В 1С:Торговля и Склад 8.3 формирование акта сверки автоматизировано, но у пользователей часто возникают вопросы: где найти этот документ, как его правильно заполнить и почему данные не совпадают с ожидаемыми?
В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию с иллюстрациями ключевых моментов, разбор типичных ошибок (например, когда акт показывает нулевой остаток при реальной задолженности) и советы по настройке отчёта под специфику вашего бизнеса. Мы также сравним два способа формирования акта — через меню и через отчёт «Ведомость по контрагентам» — и объясним, в каких случаях удобнее каждый из них.
Если вы работаете с релизами 1С старше 8.3.20, обратите внимание: интерфейс формирования акта сверки мог измениться. В статье приведены актуальные скриншоты для последних версий платформы, но логика остаётся прежней. При возникновении расхождений сверьтесь с документацией вашей конфигурации или обратитесь к администратору 1С.
1. Подготовка данных перед формированием акта сверки
Перед тем как формировать акт сверки, убедитесь, что в базе 1С:Торговля и Склад корректно отражены все хозяйственные операции с контрагентом. Даже одна не проведённая реализация или оплата может исказить итоговые суммы в акте. Вот что нужно проверить:
🔹 Полнота документов:
- 📄 Все счета на оплату и реализации товаров/услуг должны быть проведены.
- 💰 Платежные документы (приходные/расходные кассовые ордера, банковские выписки) — сопоставлены с контрагентом.
- 🔄 Возвраты от покупателей или поставщиков — оформлены корректно (через документы «Возврат товаров» или «Корректировка долга»).
🔹 Актуальность остатков:
Если вы ведёте учёт в нескольких валютах, убедитесь, что курсы валют на дату формирования акта сверки обновлены. В противном случае суммы в иностранной валюте могут отображаться неверно. Для проверки перейдите в Справочники → Валюты и обновите курсы ЦБ РФ.
Если контрагент ведёт учёт в другой программе (например, в 1С:Бухгалтерия или Excel), запросите у него выписку по счёту на ту же дату. Это поможет оперативно выявить расхождения ещё до формирования акта.
🔹 Правильность аналитики:
В 1С:Торговля и Склад задолженность может учитываться по договорам, счетам или проектам. Перед формированием акта сверки уточните у контрагента, по какому признаку он ведёт разделённый учёт (например, по каждому договору отдельно или сводно). Это избавит от необходимости переделывать документ.
2. Способ 1: Формирование акта сверки через меню «Документы»
Это самый прямой способ, который подходит для разового создания акта. Инструкция актуальна для 1С:Торговля и Склад 8.3 (редакции 11.4 и выше):
📌 Шаг 1. Создание нового документа:
Перейдите в раздел Продажи → Документы продаж (или Покупки → Документы покупок, если формируете акт для поставщика). В списке документов нажмите кнопку «Создать» и выберите «Акт сверки взаимных расчётов».
📌 Шаг 2. Заполнение шапки документа:
- 🏢 Контрагент — выберите организацию из справочника. Если контрагента нет, добавьте его через кнопку «+».
- 📅 Дата — укажите дату, на которую формируется акт (обычно текущая или конец отчётного периода).
- 📝 Договор — если учёт ведётся по договорам, укажите нужный. Оставьте поле пустым для сводного акта.
- 💎 Валюта — по умолчанию подтягивается валюта расчётов с контрагентом. При необходимости измените её.
📌 Шаг 3. Автоматическое заполнение табличной части:
Нажмите кнопку «Заполнить» → «По данным расчётов с контрагентом». Система автоматически подтянет все операции (реализации, оплаты, возвраты) и рассчитает дебетовое/кредитовое сальдо на указанную дату.
Дата акта совпадает с датой запроса контрагента|
Суммы дебетового и кредитового оборотов сходятся с вашими записями|
Остаток (сальдо) отображается в нужной валюте|
Все документы в таблице проведены и не имеют пометок на удаление-->
🔹 Что делать, если данные не подтянулись?
Если после нажатия «Заполнить» таблица пустая, проверьте:
- Есть ли у контрагента хоть одна хозяйственная операция в базе.
- Не установлен ли фильтр по организации (в шапке документа).
- Не заблокированы ли документы для редактирования (проверьте в журнале документов).
3. Способ 2: Формирование акта через отчёт «Ведомость по контрагентам»
Этот метод удобен, если вам нужно сформировать акты сверки для нескольких контрагентов одновременно или проанализировать задолженность перед созданием документа.
📊 Шаг 1. Открытие отчёта:
Перейдите в Отчёты → Ведомость по контрагентам. В настройках отчёта укажите:
- 📅 Период — диапазон дат, за который нужно сформировать акт.
- 🏢 Контрагент — выберите одного или нескольких (для группового акта).
- 📌 Дополнительно → отметьте галочкой «Показывать сальдо на начало/конец периода».
📊 Шаг 2. Экспорт в акт сверки:
После формирования отчёта нажмите кнопку «Ещё» (или «Действия») → «Сформировать акт сверки». Система создаст новый документ с автоматически заполненной табличной частью на основе данных отчёта.
⚠️ Внимание:
Если в отчёте «Ведомость по контрагентам» отображаются суммы с копейками, а в акте сверки они округляются, проверьте настройки округления в Администрирование → Настройки программы → Валюты. Для рублёвых расчётов рекомендуется установить округление до 2 знаков после запятой.
Через меню"Документы"|
Через отчёт"Ведомость по контрагентам"|
Использую внешнюю обработку|
Не формирую акты в 1С-->
4. Настройка печатной формы акта сверки
По умолчанию 1С:Торговля и Склад предлагает стандартную печатную форму акта сверки, но её можно адаптировать под корпоративный стиль или специфические требования контрагента.
🖨️ Базовая настройка:
В открытом документе «Акт сверки» нажмите «Печать» → «Акт сверки (стандартный)». Здесь можно:
- 📄 Изменить ориентацию страницы (книжная/альбомная).
- 🔍 Добавить/убрать колонки (например, скрыть номера документов или даты).
- 📌 Включить печать печати и подписей (если нужна «мокрая» печать).
🛠️ Расширенные возможности:
Если стандартная форма не подходит, воспользуйтесь внешней печатной формой:
- Скачайте готовый шаблон (например, с сайта its.1c.ru или форума infostart.ru).
- Подключите его через
Файл → Открыть → Выбрать файл обработки (.epf или.erf). - В документе «Акт сверки» выберите новую форму в меню «Печать».
🔹 Пример кастомизации:
Многие компании добавляют в акт сверки:
- 🏦 Реквизиты банка (БИК, корр. счёт).
- 📞 Контактные данные ответственного менеджера.
- 📋 Раздел «Примечания» для комментариев по спорным суммам.
Как добавить логотип компании в печатную форму?
Для этого потребуется редактировать макет печатной формы в конфигураторе или использовать внешнюю обработку. Если у вас нет доступа к конфигуратору, попросите администратора 1С добавить логотип в шапку документа через параметр «Картинка» в макете. Альтернативный вариант — экспортировать акт в Excel и вставить логотип вручную.
5. Типичные ошибки и их решение
Даже опытные пользователи 1С сталкиваются с проблемами при формировании акта сверки. Рассмотрим самые распространённые случаи и способы их устранения.
🚨 Ошибка 1: Акт показывает нулевой остаток при реальной задолженности
Причины:
- 🔄 Документы не проведены (стоят на пометке удаления или в статусе «Не проведён»).
- 📅 Дата акта установлена раньше даты последней операции с контрагентом.
- 🏢 В шапке документа указан не тот контрагент или договор.
Решение:
Проверьте журналы документов по контрагенту (Продажи → Журналы документов) и убедитесь, что все операции проведены. Если проблема сохраняется, воспользуйтесь отчётом «Анализ счёта» (Отчёты → Анализ счёта) для детальной проверки оборотов.
🚨 Ошибка 2: Расхождения с данными контрагента
Причины:
| Проблема в 1С | Проблема у контрагента |
|---|---|
| Не все документы проведены | Контрагент не учёл вашу последнюю оплату |
| Ошибка в валюте расчётов | Используется другой курс валюты |
| Документы оформлены на другого контрагента | Ошибка в реквизитах (ИНН, название) |
Решение:
Сверьте данные по каждому документу вручную. Для удобства экспортируйте акт в Excel (Печать → Сохранить как...) и сравните с выпиской контрагента. Обратите внимание на:
Даты операций (иногда расхождения возникают из-за разницы во временных зонах при банковских платежах).
🚨 Ошибка 3: Акт формируется слишком долго или зависает
Причины:
- 🗃️ Большой объём данных (тысячи документов по контрагенту).
- 🖥️ Недостаточно ресурсов сервера 1С.
- 🔄 Фрагментированная база данных (требуется тестирование и исправление).
Решение:
Разбейте период формирования акта на более мелкие интервалы (например, поквартально). Если проблема сохраняется, обратитесь к администратору для оптимизации базы или настройки фоновых заданий.
Перед отправкой акта контрагенту всегда сохраняйте его в PDF с защитой от редактирования. Это предотвратит случайные изменения сумм и упростит подтверждение подлинности документа.
6. Экспорт и обмен актами сверки с контрагентами
После формирования акта его нужно передать контрагенту для согласования. В 1С:Торговля и Склад есть несколько способов экспорта:
📤 Способы отправки:
- 📧 По email — из 1С через
Печать → Отправить по email(требуется настройка почтового клиента). - 🖥️ Через файлообменник — сохраните акт в PDF или Excel и загрузите в Google Диск, Яндекс.Диск или корпоративный портал.
- 🤖 Автоматический обмен — если контрагент тоже работает в 1С, настройте обмен через Универсальный формат обмена данными (EnterpriseData).
🔄 Согласование и исправления:
Если контрагент нашёл расхождения, не редактируйте уже сформированный акт. Вместо этого:
- Создайте новый акт сверки с корректировками.
- В поле «Комментарий» укажите причину изменений (например, «Добавлена оплата от 15.05.2026»).
- Приложите к письму сравнительную таблицу с выделенными исправлениями.
⚠️ Внимание:
Если вы ведёте обмен данными с контрагентом через 1С:Диадок или СБИС, акт сверки можно отправить непосредственно из этих систем. Для этого в 1С настройте интеграцию через Администрирование → Обмен электронными документами.
7. Автоматизация формирования актов сверки
Если вам регулярно приходится формировать акты для десятков контрагентов, ручной ввод данных станет тормозить работу. В 1С:Торговля и Склад есть инструменты для автоматизации:
⚙️ Регламентные задания:
Настройте автоматическое формирование актов по расписанию:
- Перейдите в
Администрирование → Регламентные задания. - Создайте новое задание типа «Формирование актов сверки».
- Укажите периодичность (например, ежемесячно в последний рабочий день).
- В настройках выберите контрагентов или группы контрагентов.
🤖 Внешние обработки:
На сайтах Infostart и 1С:ИТС можно найти готовые обработки для:
- 📊 Группового формирования актов (например, для всех должников).
- 📈 Сравнения данных с предыдущим актом (выделяет изменения цветом).
- 📧 Автоматической рассылки по email с шаблоном письма.
🔹 Пример настройки регламентного задания:
Чтобы акты формировались за прошлый месяц, в параметрах задания укажите:
Начало периода: Первое число текущего месяца
Конец периода: Последний день предыдущего месяца
Фильтр по контрагентам: Только с ненулевым сальдо
Если вы часто работаете с одними и теми же контрагентами, создайте для них шаблоны актов сверки. Для этого после заполнения документа нажмите «Сохранить как шаблон» (кнопка в панели инструментов).
8. Юридические нюансы акта сверки
Акт сверки — это не просто внутренний документ, а полноценный юридический акт, который может использоваться в суде при спорах о задолженности. Чтобы он имел силу, соблюдайте следующие правила:
⚖️ Обязательные реквизиты:
- 📅 Дата составления (должна совпадать у обеих сторон).
- 🏢 Полные реквизиты обеих организаций (наименование, ИНН, КПП, адрес).
- 💰 Суммы задолженности с разбивкой по договорам (если применимо).
- 🖋️ Подписи уполномоченных лиц (с расшифровкой и должностью).
📜 Сроки хранения:
Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ, акты сверки относятся к бухгалтерским документам и должны храниться не менее 5 лет. В электронном виде — с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
⚠️ Внимание:
Если контрактом предусмотрен особый порядок подтверждения задолженности (например, обмен актами через ЭДО), соблюдайте его. В противном случае акт сверки может быть оспорен в суде.
🔹 Что делать, если контрагент не подписывает акт?
Если контрагент игнорирует ваши запросы или отказывается подписывать акт:
- Отправьте акт заказным письмом с уведомлением (почтовое уведомление будет доказательством вручения).
- Если сумма спорная — направьте претензию с требованием подтвердить или опровергнуть задолженность в письменном виде.
- При отсутствии реакции обратитесь в суд с иском о взыскании долга (акт сверки станет одним из доказательств).
FAQ: Частые вопросы по актам сверки в 1С
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый год, если база уже закрыта?
Да, в 1С:Торговля и Склад можно формировать акты за любой период, даже если он относится к закрытому отчётному году. Главное — чтобы документы за этот период не были удалены или архивированы. Если данные за прошлый год перенесены в архив, восстановите их через Администрирование → Архивы.
Как в акте сверки отобразить задолженность по каждому договору отдельно?
В шапке документа «Акт сверки» укажите конкретный договор в поле «Договор». Если нужно показать данные по нескольким договорам в одном акте, сформируйте отдельные акты для каждого договора и объедините их в один файл PDF перед отправкой контрагенту.
Почему в акте сверки суммы отображаются в долларах, а не в рублях?
Это происходит, если в карточке контрагента или договоре указана иностранная валюта как основная. Чтобы исправить:
- Откройте справочник «Контрагенты» и найдите нужную организацию.
- Перейдите на вкладку «Расчёты» и проверьте поле «Валюта взаиморасчётов».
- Если валюта указана неверно, измените её на рубли и переформируйте акт.
Можно ли в 1С распечатать акт сверки с печатью и подписью автоматически?
Да, но для этого требуется предварительная настройка:
- Загрузите в 1С скан печати организации через
Администрирование → Организации → Печать. - В печатной форме акта сверки включите опцию «Печать с подписями» (если она поддерживается вашей конфигурацией).
- Для автоматизации подписей используйте электронную подпись (настройка через
Администрирование → Электронная подпись).
Как проверить, что контрагент получил и согласовал акт сверки?
Есть несколько способов:
- 📧 Попросите контрагента ответить на письмо с актом с пометкой «Согласовано» или «Подтверждаем».
- 📱 Используйте системы ЭДО (например, Диадок или СБИС), где фиксируется факт прочтения документа.
- 📄 Отправьте акт заказным письмом с уведомлением о вручении (почтовое уведомление будет доказательством).