Списание товара в 1С: документы, проводки и пошаговые инструкции для разных конфигураций

Списание товара в 1С — одна из самых частых операций в учете, но даже опытные пользователи иногда допускают ошибки, которые приводят к расхождениям в остатках, искажению себестоимости или проблемам с налоговой отчетностью. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей 11, ERP 2, Бухгалтерия 3.0) и причины списания (порча, недостача, передача в производство) процесс может кардинально отличаться — от простого документа до сложной цепочки проводок с корректировкой запасов.

В этой статье разберем все способы списания с пошаговыми инструкциями, примерами проводок и типичными ошибками. Особое внимание уделим нюансам, которые не описаны в стандартной документации: как списать товар с серийными номерами, что делать при отрицательных остатках, как отразить списание в рознице с учетом ЕГАИС. Если вы работаете с 1С:Розница или 1С:Комплексная автоматизация, здесь тоже найдете актуальные решения.

Предупредим сразу: списание товара без документального обоснования (акт, приказ, инвентаризация) может привести к претензиям со стороны налоговой при проверке. Все операции должны быть подтверждены первичными документами — это требование как бухгалтерского, так и налогового учета.

1. Основные причины списания товара в 1С

В 1С товар списывается не только при порче или краже. Есть как минимум 7 распространенных причин, каждая из которых требует своего подхода к оформлению:

🔥 Порча или истечение срока годности — списание по акту с указанием виновных лиц (если есть) или без них.
🕵️ Недостача при инвентаризации — требует предварительного документа Инвентаризация товаров и сравнения фактических остатков с учетными.
🏭 Передача в производство — списание со склада в подразделение (цех) с дальнейшим учетом как материалов.
🎁 Безвозмездная передача — оформляется как реализация по нулевой цене с НДС (если применимо).
🔄 Списание остатков при смене номенклатуры — актуально при ребрендинге или изменении артикулов.
📦 Утилизация или уничтожение — требует акта с подписью комиссии.
💰 Корректировка стоимости — списание разницы при изменении себестоимости (например, после импортной поставки).

Важно: в 1С:ERP и 1С:КА 2 некоторые операции (например, передача в производство) могут автоматически формировать затратные документы в бухгалтерском учете. В 1С:Бухгалтерии 3.0 придется делать это вручную через Операции, введенные вручную.

⚠️ Внимание: Если списание связано с ЕГАИС (алкогольная продукция), обязательно проверьте остатки в системе перед оформлением. Несвоевременное списание марок может привести к блокировке.

2. Документы для списания товара в 1С

В зависимости от конфигурации и причины списания используются разные документы. Ниже — таблица с основными вариантами:

Конфигурация	Документ	Когда применяется	Особенности
1С:УТ 11, ERP 2	`Списание товаров`	Порча, недостача, утилизация	Автоматически формирует проводки Дт 94 (недостачи) или Дт 20/26 (производство)
1С:Бухгалтерия 3.0	`Требование-накладная`	Передача в производство или внутреннее перемещение	Требует указания счета затрат (20, 23, 25, 26)
1С:Розница	`Акт списания`	Порча или истечение срока годности в магазине	Может требовать подписи материально ответственного лица
1С:КА 2	`Корректировка записей регистров`	Исправление ошибок в остатках	Опасно! Может нарушить последовательность партий
Все конфигурации	`Операция (ручная)`	Нет подходящего документа или нужны нестандартные проводки	Требует знаний бухгалтерского учета

В 1С:Управление торговлей 11 документ Списание товаров можно найти в разделе Склад → Списание товаров. При создании документа система предложит выбрать склад, номенклатуру и количество. Обратите внимание на поле "Счет затрат" — здесь указывается, куда будет списан товар:

94 — недостачи и потери от порчи ценностей;
20/23/26 — передача в производство;
44 — списание в торговле (например, уценка).

💡

Если в документе Списание товаров не отображается нужная номенклатура, проверьте настройки прав доступа пользователя и остатки на складе по регистру Товары на складах.

3. Пошаговая инструкция: как списать товар в 1С:УТ 11

Рассмотрим самый распространенный случай — списание испорченного товара в 1С:Управление торговлей 11 (редакция 11.5).

Откройте раздел Склад → Списание товаров и нажмите "Создать".
В шапке документа укажите:
- 📅 Дата — дата списания (важно для закрытия периода);
- 🏠 Склад — место хранения списываемого товара;
- 📄 Основание — номер и дата акта списания (например, "Акт №5 от 15.05.2026").

В табличной части добавьте номенклатуру:

Нажмите "Добавить";
Выберите товар из справочника или введите артикул;
Укажите количество и серийные номера (если применимо);
В поле "Счет затрат" выберите 94.02 (потери от порчи).

Нажмите "Провести и закрыть". Система сформирует проводки:

Дт 94.02 — Кт 41.01 (списание себестоимости товара)

Дт 20/26 — Кт 94.02 (списание потерь на затраты, если виновник не установлен)

Если товар учитывается по серийным номерам, в табличной части появится дополнительная колонка Серии. Здесь нужно указать конкретные номера или диапазоны. Например, для списания 3 из 10 единиц товара с сериями SN001-SN010 можно ввести SN001, SN003, SN005.

Убедиться, что товар не зарезервирован под заказы|Сверить остатки по регистру Товары на складах|Проверить наличие акта списания (скан/бумага)|Указать правильный счет затрат (94, 20, 26 и т.д.)|При списании серийных товаров — выбрать конкретные номера-->

⚠️ Внимание: Если списываемый товар был приобретен с НДС, в документе Списание товаров должна стоять галочка "НДС включается в стоимость" или "НДС принимается к вычету" (в зависимости от учетной политики). Иначе сумма НДС останется "висеть" на счете 19.

4. Списание товара в 1С:Бухгалтерия 3.0

В 1С:Бухгалтерии 3.0 процесс списания более "бухгалтерский" — здесь нет специализированного документа Списание товаров, поэтому используются:

📝 Требование-накладная — для передачи в производство или внутреннего перемещения;
💰 Операция (ручная) — для нестандартных проводок;
🔄 Корректировка записей регистров — для исправления ошибок (осторожно!).

Разберем пример списания испорченного товара через Требование-накладную:

Перейдите в Покупки → Требования-накладные и создайте новый документ.
В шапке укажите:
- Ответственное лицо — кто подписывает документ;
- Склад-отправитель — откуда списывается товар;
- Подразделение — если списание связано с конкретным отделом.

В табличной части добавьте номенклатуру и укажите:

Количество;
Счет затрат — например, 94.02;
Ставку НДС — если товар облагался НДС при покупке.

На закладке "Счета учета" проверьте, что счета дебет/кредит заполнены корректно:
- Дт 94.02 — Кт 41.01 (списание себестоимости);
- Дт 94.02 — Кт 19.03 (списание НДС, если он не был принят к вычету).
Если товар списывается в производство, вместо счета 94.02 используйте 20.01 (основное производство) или 23 (вспомогательное). В этом случае в шапке документа нужно указать заказ на производство или номенклатурную группу для правильного распределения затрат.
Что делать, если в 1С
Бухгалтерия 3.0 нет нужного счета затрат?:
Если в справочнике Счета учета номенклатуры не хватает подходящего счета (например, 94.02), его можно добавить вручную:
1. Откройте Справочники → План счетов.
2. Найдите счет 94 и добавьте субсчет 94.02.
3. Укажите название, например, "Потери от порчи товаров".
4. Сохраните и обновите документ списания.

5. Списание товара с серийными номерами и характеристиками

Если товар учитывается по серийным номерам или характеристикам (цвет, размер), процесс списания усложняется. В 1С:УТ 11 и ERP 2 для таких случаев предусмотрены дополнительные настройки:

🔢 Серийные номера:
- В документе Списание товаров появится колонка Серии;
- Можно ввести номера вручную или выбрать из доступных;
- Система не позволит списать серии, которых нет в остатках.

🎨 Характеристики:

Если товар имеет характеристики (например, обувь 42-го размера), их нужно указать в колонке Характеристика;
Без указания характеристики документ не проведется.

Пример списания телефонов с серийными номерами:

Создайте документ Списание товаров.
Добавьте номенклатуру (например, "Смартфон Model X").
В колонке Серии нажмите на кнопку "..." и выберите нужные номера из списка остатков.
Если списываете не все серии, укажите только те, которые подлежат списанию.

⚠️ Внимание: При списании серийных товаров в 1С:Розница обязательно проверьте, что серии не привязаны к продажам или резервам. Иначе документ не проведется с ошибкой "Серия зарезервирована под заказ №...".

Для товаров с характеристиками (например, одежда) в документе появится дополнительная колонка. Если характеристика не указана, система выдаст ошибку:

Не заполнено обязательное поле "Характеристика" для номенклатуры "Кроссовки Sport"!

💡

При списании серийных товаров всегда проверяйте остатки по регистру Серии номенклатуры (отчет Ведомость по сериям). Это поможет избежать ошибок с двойным списанием или списанием зарезервированных серий.

6. Типичные ошибки при списании товара и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки, которые приводят к:

📉 Отрицательным остаткам на складе;
💸 Искажению себестоимости в отчетности;
📑 Проблемам с налоговой при проверке;
🔄 Нарушению последовательности партий (ФИФО, ЛИФО).

Разберем TOP-5 ошибок и способы их исправления:

Ошибка	Причина	Как исправить
Отрицательные остатки после списания	Списание больше, чем есть на складе, или резерв не снят	Проверьте остатки по отчету `Ведомость по товарам на складах`. Если ошибка уже сделана — оформите `Оприходование товаров` на недостающую сумму
Неверный счет затрат	Указан счет `20` вместо `94` или наоборот	Сделайте `Корректировку записей регистров` или сторнируйте документ и перепроводите
Не списан НДС	В документе не проставлена галочка "НДС включается в стоимость"	Дополнительно оформите документ `Списание НДС` или исправьте текущий
Списание по неправильной партии	В настройках учета указан метод ФИФО, а списали по ЛИФО	Используйте отчет `Анализ партий товара` для проверки. При ошибке — перепроводите документ с правильной партией
Отсутствует первичный документ	Нет акта списания или приказа	Оформите акт задним числом и прикрепите его к документу в 1С (через ссылку или скан)

Одна из самых коварных ошибок — списание по неправильной партии. Например, если в настройках учета задан метод ФИФО (первая партия на приход — первая в расход), а пользователь вручную выбрал более позднюю партию, это исказит себестоимость в отчетах. Чтобы избежать этого:

Проверьте метод списания партий в настройках учета (НСИ → Настройка учета → Запасы).
Используйте отчет Анализ партий товара перед списанием.
Если нужно списать конкретную партию, укажите ее вручную в документе.

7. Списание товара в рознице с учетом ЕГАИС

Если вы работаете с алкогольной продукцией, списание должно учитывать требования ЕГАИС. В 1С:Розница и 1С:УТ 11 для этого предусмотрены специальные механизмы:

🍷 Списание марок:
- Перед списанием проверьте остатки марок в ЕГАИС → Остатки марок;
- Если марок нет в остатках, документ не проведется;
- Списание марок происходит автоматически при проведении документа.
📋 Акт списания:
- В документе Акт списания должна быть галочка "Списывать марки ЕГАИС";
- Укажите причину списания (порча, бой, истечение срока годности);
- После проведения проверьте, что марки списались в ЕГАИС (отчет Движение марок).

Пошаговая инструкция для 1С:Розница 2.3:

Откройте Склад → Акты списания и создайте новый документ.
В шапке укажите:
- Тип операции — "Списание товара";
- Склад — магазин или склад, где хранится алкоголь;
- Основание — номер акта (например, "Акт №3 от 20.05.2026").

Добавьте алкогольную продукцию в табличную часть. Система автоматически подтянет марки ЕГАИС.
Нажмите "Провести и закрыть". После проведения проверьте:
- В отчете Движение марок ЕГАИС должны появиться записи о списании;
- В ЕГАИС → Журнал документов должен появиться документ типа "Акт списания марок".

⚠️ Внимание: Если при списании алкоголя в ЕГАИС возникает ошибка "Недостаточно марок на остатке", это означает, что либо марки были ранее списаны, либо не были оприходованы. Проверьте остатки по отчету Сверка марок ЕГАИС.

Если списание происходит из-за боя или порчи, в акте обязательно укажите:

📌 Причину (например, "разбита бутылка при транспортировке");
👥 Виновное лицо (если есть);
📅 Дату инцидента.

8. Как отразить списание товара в отчетности

После списания товара изменения должны отразиться в отчетности. Основные отчеты для проверки:

📊 Ведомость по товарам на складах — проверка остатков;
💰 Анализ счета 41.01 — движение товара;
📉 Оборотно-сальдовая ведомость по счету 94 — если списание было на потери;
📈 Карточка счета 20/26 — если товар списан в производство.

Пример проверки в 1С:УТ 11:

Откройте отчет Ведомость по товарам на складах (Отчеты → Склад → Ведомость по товарам).
Установите фильтр по:
- Складу — где было списание;
- Номенклатуре — списанный товар;
- Периоду — дата списания.
Проверьте, что количество товара уменьшилось на списанную сумму.

Откройте Анализ счета 41.01 и найдите документ списания. Должны быть проводки:

Дт 94.02 — Кт 41.01 (на сумму себестоимости)
Дт 20/26 — Кт 94.02 (если потери списаны на затраты)

Если списание связано с производством, проверьте отчет Калькуляция себестоимости (Отчеты → Производство → Калькуляция). Здесь должна отразиться себестоимость списанных материалов.

Для налогового учета важно, чтобы списание было обоснованно. Если налоговая заподозрит нецелевое использование товаров (например, списание на затраты без документов), это может привести к доначислению налогов. Поэтому всегда сохраняйте:

📄 Акты списания;
📸 Фото/видео испорченного товара;
📋 Приказы о создании комиссии (при крупных списаниях).

💡

Если списание товара превышает 5% от общей стоимости товаров на складе, налоговая может запросить дополнительные обоснования. В таких случаях лучше заранее подготовить пакет документов: акт, объяснительную, фотографии.

FAQ: Частые вопросы по списанию товара в 1С

🔹 Можно ли списать товар без акта?

Технически в 1С можно создать документ списания без прикрепленного акта, но это нарушение бухгалтерского и налогового законодательства. Согласно Федеральному закону №402-ФЗ, каждая хозяйственная операция должна подтверждаться первичным документом. При проверке налоговая может не принять такие списания, что приведет к доначислению налогов.

Рекомендация: даже если списание небольшое, оформите хотя бы внутренний акт с подписью материально ответственного лица.

🔹 Как списать товар, если его нет в остатках (отрицательный остаток)?

Отрицательные остатки — это ошибка учета. Сначала нужно найти причину:

Проверьте, не зарезервирован ли товар под заказы (Отчеты → Резервы товаров);
Сверьте остатки по регистру Товары на складах;
Если товар действительно отсутствует, но нужен для списания (например, был украден), оформите Оприходование товаров на недостающую сумму со счета 94 (недостачи), а затем спишите.

Важно: списание с отрицательных остатков искажает отчетность и может привести к ошибкам в дальнейших расчетах себестоимости.

🔹 Что делать, если списанный товар нужно восстановить?

Для восстановления списанного товара:

В 1С:УТ 11 или ERP 2 используйте документ Оприходование товаров;
В 1С:Бухгалтерия 3.0 — документ Поступление товаров и услуг с типом операции "Оприходование";

Укажите тот же склад и номенклатуру, что и в списании;

В поле "Счет учета" укажите 41.01;

Если товар восстанавливается после списания на затраты (например, с 94), сделайте обратные проводки:

Дт 41.01 — Кт 94.02 (восстановление товара на склад)