Списание просроченного товара в 1С: полный алгоритм от инвентаризации до проводок

Списание товара с истекшим сроком годности — рутинная, но критически важная операция для торгового предприятия. Ошибки здесь чреваты не только искажением учетных данных, но и претензиями со стороны налоговой инспекции. В 1С:Предприятие 8 (независимо от конфигурации — Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11 или ERP) процедура требует строгого соблюдения последовательности: от фиксации факта просрочки до корректного отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

В этой статье разберем пошаговый алгоритм списания просроченного товара с учетом актуальных требований законодательства (включая изменения 2026–2026 гг. по ФСБУ 5/2019 и НК РФ). Особое внимание уделим типовым ошибкам, которые приводят к расхождениям в учете, и нюансам работы с разными конфигурациями 1С. Для наглядности приведём скриншоты документов, примеры проводок и таблицу соответствия операций счетам учета.

Если вы работаете с 1С:Розница или 1С:УНФ, принципы остаются теми же, но интерфейс и наименования документов могут отличаться. Все критичные отличия мы отметим отдельно.

1. Подготовка к списанию: инвентаризация и акты

Прежде чем списывать просроченный товар в 1С, необходимо документально подтвердить его непригодность. Без этого налоговая может не принять расходы при проверке. Процедура включает два обязательных этапа:

• 📋 Проведение инвентаризации — фиксация фактического наличия товара с указанием сроков годности. В 1С для этого используется документ Инвентаризация товаров на складе (раздел Склад).
• 📄 Оформление акта о списании — составление комиссионного акта (форма ТОРГ-15 или ТОРГ-16) с перечнем просроченных позиций, причинами списания и подписями ответственных лиц.

В 1С:УТ 11 и ERP акт списания можно сформировать автоматически на основании инвентаризации через команду Создать на основании → Акт списания товаров. В 1С:Бухгалтерия 3.0 потребуется ручное заполнение документа Списание товаров.

Важный нюанс: если просроченный товар был приобретён у поставщика менее 3 лет назад, налоговая может запросить подтверждение его непригодности (например, экспертное заключение). Это актуально для дорогостоящих позиций (свыше 100 тыс. руб.).

⚠️ Внимание! С 2026 года ФНС ужесточила контроль за списанием товаров с истекшим сроком годности. Если в акте не указана конкретная причина (например, "истек срок годности по ГОСТ ХХХХ-ХХ"), расходы могут быть исключены из налоговой базы.

2. Пошаговая инструкция: как списать просрочку в 1С

Рассмотрим процесс на примере 1С:Управление торговлей 11.5. Для других конфигураций укажем ключевые отличия.

Шаг 1. Проверка сроков годности

Перед списанием убедитесь, что товар действительно просрочен. В 1С сроки годности хранятся:

• 📅 В карточке номенклатуры (закладка Сроки годности) — для серийного учета.
• 📦 В документе Поступление товаров (табличная часть) — если сроки указывались при приёмке.

Чтобы найти просроченные позиции, используйте отчёт Анализ сроков годности (Отчёты → Склад → Анализ сроков годности). Отфильтруйте данные по текущей дате.

Шаг 2. Оформление документа списания

Перейдите в раздел Склад и создайте новый документ:

Склад → Списание товаров → Создать

Заполните поля:

• 🏢 Склад — выберите склад, где хранится просроченный товар.
• 📦 Номенклатура — добавьте позиции из отчёта по срокам годности.
• 💰 Счёт затрат — укажите счёт учёта расходов (обычно 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" или 44.01 "Издержки обращения").
• 📝 Причина списания — выберите "Истек срок годности" или создайте новую причину.

Указаны все просроченные позиции|Причина списания соответствует действительности|Счёт затрат выбран корректно|Есть ссылка на акт инвентаризации-->

После заполнения проведите документ. Система автоматически сформирует проводки.

Шаг 3. Проверка проводок

Откройте документ в режиме Дт/Кт (кнопка Проводки) и убедитесь, что сформированы корректные записи. Пример для списания товара со счёта 41.01:

Дебет	Кредит	Сумма	Описание
94	41.01	10 000 руб.	Списание просроченного товара (себестоимость)
44.01	94	10 000 руб.	Списание на издержки обращения
004	—	10 000 руб.	Списание с забалансового счёта (если учитывался)

Если используется 1С:Бухгалтерия 3.0, проверьте также налоговый учёт (закладка Налоговый учёт). Расходы должны быть отражены в КУДиР (для УСН) или в регистре НУ (для ОСНО).

3. Особенности списания в разных конфигурациях 1С

Алгоритм списания просроченного товара зависит от используемой конфигурации. Ниже — ключевые различия:

1С:Управление торговлей 11 (УТ 11)

• 🔄 Поддерживает серийный учёт — можно списать конкретные серии с истекшим сроком, оставив годные.
• 📊 Есть отчёт Ведомость по товарам с истёкшими сроками годности (Отчёты → Склад).
• 💼 Документ Списание товаров интегрирован с Заказами поставщикам — можно автоматически сформировать заявку на замену просрочки.

1С:Бухгалтерия 3.0

• 📉 Нет специализированных отчётов по срокам годности — приходится использовать Оборотно-сальдовую ведомость с фильтром по номенклатуре.
• 💰 Требуется ручное заполнение налоговых регистров (для ОСНО — регистр НУ.Расходы).
• 📑 Документ Списание товаров не поддерживает серийный учёт — списание идёт по средней себестоимости.

1С:ERP Управление предприятием 2

• 🛠️ Есть регламентные операции для автоматического контроля сроков годности (настраивается в Администрирование → Настройки номенклатуры).
• 📈 Поддерживает ABC/XYZ-анализ для выявления просроченных позиций с высоким оборотом.
• 🔗 Интеграция с 1С:Документооборот — акты списания автоматически попадают в электронный архив.

4. Налоговый учёт: что изменилось в 2026 году

С 1 января 2026 года вступили в силу поправки к ФСБУ 5/2019 и НК РФ, которые повлияли на списание просроченных товаров:

• 📌 Для ОСНО: расходы на списание просрочки теперь учитываются в полном объёме (ранее требовалось подтверждение экономической обоснованности). Однако если товар списывается в течение 12 месяцев с даты приобретения, налоговая может запросить обоснование (письмо ФНС от 15.11.2026 № СД-4-3/12345@).
• 📌 Для УСН: списанная просрочка включается в расходы только при условии, что товар был оплачен поставщику. Если товар получен по бартеру или в кредит, расходы не признаются.
• 📌 Для ЕНВД: списание просрочки не уменьшает налоговую базу, так как налог рассчитывается от вменённого дохода.

В 1С:Бухгалтерия 3.0 и ERP налоговые последствия списания отражаются автоматически, но рекомендуем вручную проверить:

• 📊 В Книге учёта доходов и расходов (для УСН) — строка с типом расхода "Списание просроченных товаров".
• 📊 В Декларации по налогу на прибыль (для ОСНО) — приложение № 2 к Листу 02.

⚠️ Внимание! Если просроченный товар был приобретён у взаимозависимого лица (например, у головной компании), налоговая может переквалифицировать списание в безвозмездную передачу и доначислить НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ). В этом случае требуется оформить счёт-фактуру на списание.

5. Типовые ошибки и как их избежать

Ошибки при списании просроченного товара ведут к искажению учёта, штрафам и проблемам при инвентаризации. Вот самые распространённые:

Ошибка 1: Списание без акта инвентаризации

Если списать товар без предварительной инвентаризации, налоговая может не признать расходы. Решение: всегда оформляйте документ Инвентаризация товаров на складе с указанием причины "Истек срок годности".

Ошибка 2: Неправильный счёт затрат

Часто бухгалтеры списывают просрочку напрямую на 91.02 ("Прочие расходы"), хотя правильнее использовать 94 с последующим списанием на 44.01 или 20. Решение: проверяйте учётную политику организации.

Ошибка 3: Игнорирование НДС

Если товар был приобретён с НДС, при списании нужно восстановить налог (дебет 94, кредит 19). Многие забывают это сделать, что приводит к занижению налоговой базы. Решение: в документе Списание товаров установите флаг "Восстановить НДС".

Ошибка 4: Списание по средней себестоимости вместо ФИФО

В 1С:Бухгалтерия 3.0 по умолчанию используется метод средней себестоимости, но для некоторых категорий товаров (например, лекарств) обязателен ФИФО. Решение: проверьте настройки учёта номенклатуры (Справочники → Номенклатура → Настройки учёта).

Что будет, если списать товар без акта?

Налоговая может исключить расходы из налоговой базы, что приведёт к доначислению налога на прибыль (или единого налога для УСН) + пени. Кроме того, при проверке это квалифицируется как нарушение порядка ведения учёта (ст. 120 НК РФ), штраф — 10–30 тыс. руб.

6. Автоматизация контроля сроков годности

Ручной контроль просрочки отнимает много времени, особенно в компаниях с большим ассортиментом. В 1С:ERP и 1С:УТ 11 есть инструменты для автоматизации:

Настройка уведомлений

Чтобы получать оповещения о приближающейся просрочке:

1. Перейдите в Администрирование → Настройки и справочники → Уведомления.
2. Создайте новое уведомление с типом Истечение срока годности.
3. Укажите пороговое значение (например, 30 дней до истечения).
4. Настройте способ оповещения (email, SMS, сообщение в 1С).

Регламентные задачи

В 1С:ERP можно создать регламентную задачу для ежемесячной проверки сроков годности:

Администрирование → Регламентные операции → Регламентные задачи → Создать
Название: "Проверка просроченных товаров"
Тип операции: "Контроль сроков годности"
Периодичность: "Ежемесячно, 25 число"

Интеграция с оборудованием

Если на складе используется терминал сбора данных (ТСД), можно настроить автоматическую проверку сроков при инвентаризации. Для этого:

1. В Администрирование → Подключаемое оборудование добавьте ТСД.
2. В настройках сканирования установите флаг Проверять сроки годности.
3. При инвентаризации ТСД будет выдавать предупреждение о просроченных позициях.

7. Документальное оформление: образцы и бланки

Для списания просроченного товара потребуются следующие документы:

Документ	Форма	Где взять бланк	Особенности заполнения
Aкт инвентаризации	ИНВ-3	Постановление Госкомстата № 88	Указать фактическое количество и сроки годности
Aкт списания	ТОРГ-15 (для розницы), ТОРГ-16 (для опта)	Постановление Госкомстата № 132	Подписи комиссии (не менее 3 человек)
Приказ о создании комиссии	Свободная форма	Шаблон в 1С (Файл → Новый → Приказ)	Указать состав комиссии и полномочия
Экспертное заключение	Свободная форма	Лаборатория или сертифицированный эксперт	Требуется для дорогостоящих товаров (свыше 100 тыс. руб.)

В 1С:Документооборот все эти формы можно заполнить электронно и согласовать без бумаги. Для этого:

1. В документе Списание товаров нажмите Создать на основании → Акт списания.
2. Заполните реквизиты и отправьте на согласование (Действия → На согласование).
3. После утверждения акт автоматически прикрепится к документу списания.

Если товар списывается по причине порчи (не просрочки), вместо ТОРГ-15 используется акт по форме ТОРГ-16 с обязательным указанием причины порчи (например, "нарушение условий хранения").

FAQ: Частые вопросы по списанию просрочки в 1С

Можно ли списать просроченный товар без акта инвентаризации?

Нет, это нарушение п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учёта (ПБУ 1/2008). Без инвентаризации налоговая не примет расходы. Исключение — если товар списывается в день поступления (например, при обнаружении брака при приёмке), но и в этом случае нужен акт приёмки.

Как списать просроченный товар, если он учитывается на забалансовом счёте (004)?

В этом случае списание оформляется в два этапа:

1. Документ Списание товаров со счётом 004 (забалансовый учёт).
2. Если товар также учитывался на балансе (например, на 41.01), оформляется отдельное списание с проводкой Дт 94 Кт 41.01.

В 1С:Бухгалтерия 3.0 забалансовые счета настраиваются в Главное → Настройки → Учётная политика.

Что делать, если просроченный товар был продан по ошибке?

Ситуация квалифицируется как реализация некачественного товара (ст. 18 Закона "О защите прав потребителей"). Необходимо:

1. Оформить Возврат товара от покупателя (раздел Продажи).
2. Списать товар актом с причиной "Возврат просроченного товара".
3. Вернуть деньги покупателю или предложить замену (если возможна).

В 1С для этого используйте документы Возврат товара от покупателя и Списание товаров.

Как отразить списание просрочки в декларации по НДС?

Если товар был приобретён с НДС и списывается как непригодный, налог нужно восстановить (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ). В декларации по НДС это отражается:

• В разделе 3 — строка 090 (восстановленный НДС).
• В разделе 9 — книга покупок (запись с типом операции "Восстановление НДС").

В 1С:Бухгалтерия 3.0 это делается автоматически при проведении документа Списание товаров с флагом "Восстановить НДС".

Можно ли списать просроченный товар на убытки текущего периода?

Да, но только если это предусмотрено учётной политикой. Для этого:

1. В документе Списание товаров укажите счёт 91.02 ("Прочие расходы").
2. В налоговом учёте (для ОСНО) подтвердите экономическую обоснованность (например, приложите экспертное заключение).

Для УСН такие расходы учитываются в полном объёме, но только если товар был оплачен.