Как правильно списать расходы на общехозяйственные нужды в 1С: инструкция с примерами

Общехозяйственные расходы (ОХР) — это неизбежная часть деятельности любой компании, но их корректное списание в 1С:Предприятие часто вызывает вопросы даже у опытных бухгалтеров. Ошибки здесь чреваты искажением себестоимости, неправильным расчетом налогов и претензиями проверяющих органов. В этой статье разберем пошаговый алгоритм списания ОХР с учетом последних изменений в конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ERP 2.5, а также типичные «подводные камни», о которых умалчивают в стандартных инструкциях.

Особое внимание уделим трем ключевым аспектам: выбору правильного счета учета (26 vs 44), механизму закрытия месяца и нюансам распределения расходов между подразделениями. Если вы работаете с упрощенной системой налогообложения или применяете ПБУ 18/02 — найдете здесь отдельные рекомендации. Все примеры приведены с учетом актуальных налоговых требований и проверены на реальных базах данных.

⚠️ Важно: Перед списанием ОХР убедитесь, что в вашей учетной политике закреплен метод распределения расходов (прямой или косвенный). От этого зависит корректность формирования налоговой базы по налогу на прибыль.

1. Какие расходы относятся к общехозяйственным в 1С

В 1С:Предприятие к ОХР традиционно относят затраты, которые нельзя напрямую отнести на производство конкретного продукта или оказание услуги. Это расходы на:

• 🏢 Административно-управленческий персонал (зарплаты директоров, бухгалтеров, юристов)
• 📡 Коммунальные платежи (электроэнергия, отопление, водоснабжение офисов)
• 📱 Связь и интернет (мобильная связь, корпоративные тарифы, хостинг)
• 🚗 Служебный транспорт (ГСМ, ремонт авто, аренда машин для управленческих нужд)
• 📝 Канцелярские и офисные принадлежности (бумага, картриджи, мебель)
• 🛡️ Страхование имущества (не связанного с производством)
• 💼 Амортизация основных средств общего назначения (оргтехника, мебель)

Критерий отнесения расхода к ОХР в 1С — отсутствие прямой связи с производственным процессом. Например, зарплата кладовщика на складе готовой продукции может учитываться на счете 44 «Расходы на продажу», а зарплата главного бухгалтера — на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

⚠️ Внимание: С 2023 года в налоговом учете действуют уточненные правила признавания ОХР для целей налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). В 1С это отражается через настройку регистра Налоговый учет расходов.

2. Настройка счетов учета ОХР в 1С

Перед списанием расходов необходимо убедиться, что в программе корректно настроены счета учета. По умолчанию в 1С:Бухгалтерия 8.3 используется счет 26 «Общехозяйственные расходы», но в некоторых случаях может применяться счет 44 «Расходы на продажу» (например, для торговых организаций).

Чтобы проверить или изменить настройки:

1. Перейдите в Главное → Настройки → Учетная политика.
2. Выберите вкладку Бухгалтерский учет.
3. Проверьте раздел Учет затрат — здесь указывается метод распределения ОХР (по выручке, прямым затратам или иному критерию).
4. Для налогового учета настройте регистр Налоговый учет расходов в разделе Налог на прибыль.

Если ваша организация использует упрощенную систему налогообложения (УСН), в настройках учетной политики должен быть активирован флаг Ведется учет расходов для целей налогообложения по УСН. В этом случае ОХР списываются единовременно при их возникновении.

Учетная политика соответствует текущему году|

Метод распределения ОХР закреплен в настройках|

Счета 26 и 44 активны и не заблокированы|

Налоговый учет расходов настроен согласно системе налогообложения|

Права пользователя позволяют формировать проводки по ОХР-->

Счет учета	Когда используется	Типичные проводки (Дт-Кт)
26	Общехозяйственные расходы производственных и сервисных предприятий	26 — 70 (зарплата), 26 — 60 (услуги), 26 — 02 (амортизация)
44	Расходы на продажу торговых организаций (если ОХР не выделяются отдельно)	44 — 70, 44 — 60, 44 — 10 (материалы для торговли)
91.02	Прочие расходы (если ОХР не включаются в себестоимость)	91.02 — 76 (штрафы), 91.02 — 60 (непроизводственные услуги)
20 (23, 29)	Распределение ОХР на производственные счета (при закрытии месяца)	20 — 26, 23 — 26 (если ОХР распределяются)

3. Пошаговая инструкция: как списать ОХР в 1С

Рассмотрим процесс списания на примере 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0). Предположим, что нам нужно списать расходы на интернет и аренду офиса за текущий месяц.

Шаг 1. Ввод первичных документов

Для каждой операции формируется отдельный документ:

• 📄 Поступление (акты, накладные) — для услуг (интернет, аренда).
• 💰 Списание с расчетного счета или Выдача наличных — для оплаты.
• 👥 Начисление зарплаты — для управленческого персонала.

Шаг 2. Формирование проводок

Пример проводок для аренды офиса на сумму 50 000 руб. (включая НДС 20%):

Дт 26.01 "Аренда" — Кт 60.01 "Поставщики" на 41 666,67 руб. (аренда без НДС)
Дт 19.04 "НДС по услугам" — Кт 60.01 на 8 333,33 руб. (НДС)
Дт 60.01 — Кт 51 "Расчетный счет" на 50 000 руб. (оплата)

Шаг 3. Закрытие месяца

В конце месяца необходимо выполнить регламентную операцию Закрытие месяца (Операции → Закрытие месяца). В ней автоматически сформируются проводки по распределению ОХР:

• Если ОХР списываются на финансовый результат (вариант для УСН или если это предусмотрено учетной политикой):

Дт 90.08 "Управленческие расходы" — Кт 26

• Если ОХР распределяются на производство:

Дт 20 (23, 29) — Кт 26

4. Распространенные ошибки при списании ОХР

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при работе с ОХР. Вот самые критичные из них:

• 🔴 Несоответствие бухгалтерского и налогового учета: ОХР признаются в бухучете, но не включаются в налоговые расходы (или наоборот). Это приводит к ошибкам в декларации по налогу на прибыль.
• 🔴 Неправильное распределение между подразделениями: Если ОХР распределяются по выручке, но в настройках указан другой критерий (например, по прямым затратам), себестоимость искажается.
• 🔴 Отсутствие первичных документов: Списание ОХР без актов, накладных или договоров не пройдет проверку налоговой.
• 🔴 Игнорирование ПБУ 18/02: Если в организации есть постоянные или временные разницы, их нужно отразить в регистре Расчеты по налогу на прибыль.

Критическая ошибка: Списание ОХР на счет 91.02 («Прочие расходы») вместо 26 или 44 без обоснования. Налоговые органы могут расценить это как занижение налоговой базы, если расходы фактически относятся к основной деятельности.

⚠️ Внимание: Если вы используете 1С:ERP 2.5, проверьте настройку Методы распределения косвенных расходов в разделе Финансовый учет → Настройки и справочники. Здесь можно гибко настроить алгоритмы распределения ОХР по сегментам бизнеса.

Что будет, если не закрыть месяц в 1С?

Если не выполнить регламентную операцию Закрытие месяца, ОХР останутся «висеть» на счете 26 и не попадут:

- в себестоимость продукции (если распределяются),

- на финансовый результат (если списываются напрямую).

Это исказит отчетность (баланс, ОПиУ) и может привести к штрафам при проверке.

5. Особенности списания ОХР для УСН и ЕНВД

Организации на упрощенной системе налогообложения (УСН) списывают ОХР по упрощенной схеме:

• 📌 Расходы признаются кассовым методом — только после оплаты.
• 📌 Нет необходимости распределять ОХР на производство — они списываются единовременно на финансовый результат.
• 📌 В настройках 1С должен быть активирован флаг УСН (доходы минус расходы).

Пример проводки для УСН (оплата аренды офиса):

Дт 26 — Кт 60 на 50 000 руб. (аренда)
Дт 60 — Кт 51 на 50 000 руб. (оплата)
Дт 90.08 — Кт 26 на 50 000 руб. (списание при закрытии месяца)

Для ЕНВД ОХР учитываются отдельно, так как налог рассчитывается по вмененному доходу. В 1С такие расходы обычно списываются на счет 91.02 («Прочие расходы») и не уменьшают налоговую базу по ЕНВД, но могут учитываться при расчете налога на прибыль (если организация совмещает режимы).

6. Как распределить ОХР между подразделениями

Если в вашей организации несколько подразделений (например, головной офис и филиалы), ОХР можно распределять пропорционально:

• 📊 Выручке (наиболее распространенный вариант).
• 📊 Прямым затратам (например, по фонду оплаты труда).
• 📊 Площади помещений (для коммунальных расходов).
• 📊 Количеству сотрудников.

Чтобы настроить распределение в 1С:Бухгалтерия 8.3:

1. Откройте Главное → Настройки → Учетная политика.
2. Перейдите на вкладку Бухгалтерский учет → Учет затрат.
3. В разделе Распределение общехозяйственных расходов выберите базу распределения (например, По выручке).
4. Укажите аналитику (подразделения, статьи затрат).

Пример распределения ОХР по выручке:

Подразделение	Выручка за месяц, руб.	Доля в общей выручке	Сумма ОХР к распределению, руб.
Головной офис	1 000 000	50%	25 000
Филиал №1	600 000	30%	15 000
Филиал №2	400 000	20%	10 000
Итого	2 000 000	100%	50 000

⚠️ Внимание: Если в вашей организации применяется ПБУ 18/02, после распределения ОХР необходимо сформировать постоянные или временные разницы в регистре Расчеты по налогу на прибыль (Операции → Регламентные операции).

7. Отчетность и контроль списания ОХР

После списания ОХР необходимо проверить корректность отражения в отчетности. Основные документы для контроля:

• 📄 Оборотно-сальдовая ведомость по счету 26 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость) — показывает остатки и обороты по ОХР.
• 📄 Анализ счета 26 (Отчеты → Анализ счета) — детализация по статьям затрат и контрагентам.
• 📄 Отчет о финансовых результатах (ОПиУ) — проверка списания ОХР на финансовый результат (строка «Управленческие расходы»).
• 📄 Декларация по налогу на прибыль — сверка расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Если обнаружены расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом, необходимо:

1. Проверить настройки регистра Налоговый учет расходов.
2. Сверить данные с регистром Расчеты по налогу на прибыль.
3. При необходимости внести корректировки через документ Корректировка записей регистров.

FAQ: Частые вопросы по списанию ОХР в 1С

Можно ли списать ОХР напрямую на 90 счет, минуя счет 26?

Да, но только если это предусмотрено учетной политикой организации. Например, при УСН или если ОХР не распределяются на производство. В этом случае проводка будет Дт 90.08 — Кт 60 (70, 10 и др.) без использования счета 26.

⚠️ Убедитесь, что такой подход не противоречит налоговому учету — некоторые расходы (например, представительские) требуют обязательного отражения на счете 26.

Как списать ОХР, если нет первичных документов?

Списание расходов без первички недопустимо — это нарушение ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В крайнем случае можно:

1. Оформить Акт об оказании услуг задним числом (если контрагент согласен).
2. Использовать Бухгалтерскую справку (Операции → Бухгалтерская справка) с обоснованием расхода.
3. Восстановить утраченные документы через судебный порядок (если речь идет о старых периодах).

Без документов расходы не будут приняты для налога на прибыль!

Что делать, если ОХР не закрылись при регламентной операции?

Причины и решения:

• 🔹 Не выполнено закрытие месяца → Запустите операцию Закрытие месяца вручную.
• 🔹 Ошибки в настройках учетной политики → Проверьте метод распределения ОХР.
• 🔹 Блокировка счетов → Убедитесь, что счета 26 и 90 не заблокированы в плане счетов.
• 🔹 Отрицательные остатки → Проверьте обороты по счету 26 на корректность.

Если проблема сохраняется, воспользуйтесь Помощником закрытия месяца (Операции → Закрытие месяца → Помощник) — он покажет этапы с ошибками.

Как в 1С:ERP распределить ОХР по сегментам бизнеса?

В 1С:ERP 2.5 для этого:

1. Откройте Финансовый учет → Настройки и справочники → Методы распределения косвенных расходов.
2. Создайте новый метод распределения (например, По сегментам).
3. Укажите базу распределения (выручка, прямые затраты или пользовательский критерий).
4. Привяжите метод к счету 26 в настройках учетной политики.

После этого ОХР будут автоматически распределяться по сегментам (подразделениям, проектам, направлениям деятельности) при закрытии месяца.

Нужно ли распределять ОХР, если организация на УСН?

Нет, если в учетной политике закреплено, что ОХР списываются единовременно на финансовый результат. Распределение требуется только в двух случаях:

1. Организация совмещает УСН и другой режим (например, ЕНВД), и нужно разделить расходы.
2. Внутренние требования управления предполагают распределение ОХР по подразделениям (например, для анализа рентабельности).

Во всех остальных случаях ОХР списываются проводкой Дт 90.08 — Кт 26 без распределения.