Оформление отгрузки товаров собственным транспортом — это критически важный процесс в учете любой торговой компании. В системе 1С:Предприятие для этих целей используется специализированный документ Товарно-транспортная накладная (ТТН). Он объединяет в себе функции товарного раздела (для списания товаров со склада) и транспортного раздела (для учета работы автомобиля и начисления зарплаты водителю).
Многие пользователи ошибочно полагают, что для доставки достаточно обычной реализации, но это приводит к проблемам с учетом ГСМ и маршрутов. Правильное использование ТТН позволяет сформировать путевой лист и корректно отразить расходы на логистику в бухгалтерском учете. Давайте разберем алгоритм действий детально.
Где найти документ и как его создать
Для начала работы необходимо перейти в соответствующий раздел интерфейса. В зависимости от вашей конфигурации (УТ, КА, ERP или Бухгалтерия), путь может незначительно отличаться, но логика остается единой. Обычно этот функционал находится в блоке продаж или склада.
В меню выберите раздел Продажи или Склад и доставка. Далее найдите пункт Товарно-транспортные накладные. Если такого пункта нет в видимой части меню, возможно, он скрыт в группе «Все функции» или требует включения опции в настройках параметров учета.
Нажмите кнопку Создать. Откроется форма нового документа, состоящая из нескольких вкладок. Первая вкладка — это «Товарный раздел», где указывается, что именно мы везем. Вторая вкладка — «Транспортный раздел», где описывается автомобиль и маршрут.
⚠️ Внимание: Если вы не видите вкладки «Транспортный раздел», проверьте настройки вида операции. Возможно, выбран режим «Только товары», что отключает функционал учета транспорта.
Заполнение товарного раздела накладной
Первый этап оформления — это фиксация номенклатуры. Здесь система работает аналогично документу «Реализация товаров и услуг». Вам необходимо указать контрагента, с которым заключен договор, и склад, с которого происходит отгрузка.
В табличной части добавьте строки с товарами. Для каждого товара укажите количество, цену и ставку НДС. Система автоматически рассчитает суммы, но их можно скорректировать вручную, если это предусмотрено правами доступа пользователя.
1С:Предприятие позволяет заполнить табличную часть несколькими способами: ручным вводом, подбором из списка или загрузкой из файла. Использование кнопкиПодбор значительно ускоряет процесс, позволяя визуально выбирать товары на виртуальной полке склада.
- 📦 Убедитесь, что склад указан верно, иначе товар спишется не с того места хранения.
- 💰 Проверьте цены: они могут подтягиваться из типа цен, указанного в договоре с клиентом.
- 📄 Сверьте ставку НДС, чтобы избежать ошибок в счетах-фактурах.
01 Кт 90.01.1 и Дт 90.02.1 Кт 41.01). Без корректного заполнения этой части дальнейшее оформление транспорта не имеет смысла, так как нечего везти.
Используйте шаблон заполнения для типовых отгрузок. Это сэкономит время при создании однотипных накладных для постоянных клиентов.
Оформление транспортного раздела и выбор автомобиля
После того как товары добавлены, переходим на вкладку Транспортный раздел. Именно здесь происходит магия учета логистики. В верхней части формы необходимо выбрать автомобиль из справочника Автомобили.
Если нужного автомобиля нет в списке, его необходимо предварительно создать в разделе «НСИ и Администрирование» -> «Транспорт». Для корректной работы также должен быть заведен водитель, который будет числиться в штате или работать по договору.
Заполните поля с адресами погрузки и разгрузки. Укажите дату и время начала работы, а также планируемое время окончания. Эти данные понадобятся для расчета нормы рабочего времени и начисления заработной платы водителю.
| Поле документа | Описание значения | Влияние на учет |
|---|---|---|
| Автомобиль | Выбор из справочника ОС | Амортизация и учет ГСМ |
| Водитель | Сотрудник организации | Начисление зарплаты |
| Маршрут | Пункт А в Пункт Б | Расчет километража |
| Грузоотправитель | Юридическое лицо | Реквизиты для печати |
Особое внимание уделите полю «Подразделение». Оно определяет, на какие затраты будет отнесена стоимость перевозки. Обычно это подразделение, занимающееся логистикой или основным видом деятельности.
Работа с путевым листом и ГСМ
Одной из ключевых функций ТТН является возможность сформировать на ее основании Путевой лист. Это первичный документ, обязательный для подтверждения расходов на топливо и обоснования нахождения автомобиля в пути.
В форме ТТН предусмотрена кнопка Создать на основании -> Путевой лист. Система перенесет данные о маршруте, водителе и автомобиле. Вам останется лишь указать показания спидометра на начало и конец рейса.
Разница показаний одометра умножается на норму расхода топлива, установленную в карточке автомобиля. Результатом будет количество литров ГСМ, которые спишутся с подотчетного лица или бака автомобиля на затраты производства.
⚠️ Внимание: Нормы расхода топлива могут меняться в зависимости от сезона и региона. Всегда проверяйте актуальность коэффициентов в справочнике «Автомобили» перед проведением документа.
Если вы используете систему мониторинга транспорта (ГЛОНАСС/GPS), данные о пробеге можно загрузить автоматически, минимизируя человеческий фактор и риск приписок километража.
Что делать, если водитель использовал личное авто?
В таком случае в 1С необходимо оформить договор аренды транспортного средства без экипажа. Тогда расходы на ГСМ будут компенсироваться водителю, а не списываться с баланса компании.
Проводки и движение документов по системе
После заполнения всех разделов документ необходимо провести. Кнопка Провести и закрыть зафиксирует хозяйственную операцию в базе данных. В этот момент формируются регистры накопления и бухгалтерские проводки.
Основные движения, которые делает Товарно-транспортная накладная:
1. Списание товаров со склада (уменьшение остатков по счету 41).
2. Формирование задолженности клиента (увеличение счета 62).
3. Начисление выручки (счет 90.01).
4. Отражение транспортных расходов (счет 44 или 20, в зависимости от настроек).
Проверить корректность отражения можно через отчет «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость». Если проводки не сформировались, проверьте, заполнены ли все обязательные реквизиты, такие как статья затрат и счет учета номенклатуры.
- 📉 Проверьте остатки на складе до проведения, чтобы избежать отрицательных остатков.
- 🧾 Убедитесь, что счет учета доходов соответствует плану счетов вашей организации.
- 🚚 Контролируйте заполнение аналитики по статьям затрат для правильного управленческого учета.
Документ ТТН является комплексным: он одновременно закрывает сделку по продаже товара и фиксирует расходы на его доставку, заменяя собой два отдельных документа.
Печать форм и выгрузка данных
Финальный этап работы — получение бумажной или электронной версии документа. Для печати нажмите кнопку Печать в верхней панели формы. В списке доступных форм выберите Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).
Классическая форма 1-Т состоит из двух разделов, которые печатаются на одном или нескольких листах в зависимости от количества товарных позиций. Также доступна печать приложения к путевому листу, если это требуется внутренними регламентами.
Если ваша компания работает с системами электронного документооборота (ЭДО), ТТН можно отправить контрагенту напрямую из 1С. Для этого используйте кнопку Отправить и выберите оператора ЭДО. Статус документа изменится на «Отправлен», а затем на «Подписан» после получения ответа от получателя.
⚠️ Внимание: При печати формы 1-Т проверьте, чтобы все подписи и печати (визуализированные) попадали в отведенные поля. Иногда при изменении шрифтов в системе верстка может «плыть».
Современные версии 1С:Предприятие позволяют выгружать данные в Excel или PDF для дальнейшего редактирования или архивирования. Это удобно для отправки скан-копий через мессенджеры или электронную почту, когда подписание через ЭДО невозможно.
Частые ошибки при создании ТТН
Несмотря на кажущуюся простоту, пользователи часто сталкиваются с типовыми проблемами. Одна из самых распространенных — ошибка «Не заполнен счет учета номенклатуры». Она возникает, если в карточке товара не указан счет 41.01 или аналогичный.
Другая частая ситуация — отсутствие водителя в списке выбора. Это лечится проверкой кадрового учета: водитель должен быть принят в штат именно в то подразделение, которое указано в транспортном разделе накладной, или иметь соответствующие права доступа.
Также встречаются проблемы с печатью, когда в форме не отображаются некоторые товары. Обычно это связано с тем, что колонки скрыты в настройках макета печати. Зайдите в настройки печатной формы и восстановите видимость всех необходимых полей.
☑️ Проверка перед отправкой ТТН
Можно ли создать ТТН без транспортного раздела?
Технически можно, если в настройках вида операции отключить использование транспортного раздела. Однако в этом случае документ превратится в обычную реализацию, и вы не сможете сформировать путевой лист или учесть расходы на ГСМ в разрезе конкретного рейса.
Как исправить ошибку «Отрицательные остатки» при проведении?
Система запрещает списывать товар, которого нет на складе. Вам необходимо сначала провести документы поступления (приходные накладные), чтобы создать остаток, либо провести инвентаризацию для оприходования излишков перед проведением ТТН.
Нужно ли печатать ТТН в трех экземплярах?
Да, классическая форма 1-Т печатается в трех экземплярах: первый остается у грузоотправителя, второй и третий передаются грузополучателю (один из них возвращается отправителю с подписью получателя как подтверждение доставки).
Можно ли добавить несколько автомобилей в одну накладную?
Нет, один документ ТТН в 1С предназначен для учета работы одного автомобиля и одного водителя. Если отгрузка осуществляется несколькими машинами, необходимо создать отдельную накладную для каждого транспортного средства.
Где хранится история созданных ТТН?
Все созданные документы хранятся в журнале «Товарно-транспортные накладные» в разделе Продажи. Там можно открыть любой прошлый документ, посмотреть его проведение, печатную форму или создать копию на основании старой.