Формирование списка уволенных сотрудников — одна из самых востребованных задач в кадровом учете. Без этого отчета невозможно корректно закрыть месяц, сдать отчетность в ПФР или ФНС, а также проверить правильность начисления компенсаций. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом и 1С:Бухгалтерия есть несколько способов получить эти данные, но не все пользователи знают, как настроить фильтры, чтобы отчет содержал только актуальную информацию.

В этой статье мы разберем все возможные методы: от стандартных отчетов до ручного формирования выборки через запросы и обработки. Вы узнаете, как выгрузить данные в Excel, настроить группировку по подразделениям и избежать типичных ошибок при фильтрации по датам. А для опытных пользователей приведены примеры кода на языке 1С:Предприятие.

Зачем нужен список уволенных сотрудников и где он используется

Отчет об уволенных сотрудниках — это не просто формальность, а критически важный документ для:

  • 📊 Отчетности в ПФР (форма СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) — без точных данных о датах увольнения невозможно корректно заполнить эти формы.
  • 💰 Расчета компенсаций — проверка выплаченных сумм при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие).
  • 📂 Архивации кадровых документов — передача дел в архив требует подтверждения, что все сотрудники, включенные в пакет, действительно уволены.
  • 🔍 Аудита — внутренние и внешние проверки часто начинаются с анализа текучести кадров.

Без этого списка бухгалтерия рискует:

  • ❌ Пропустить увольнение в отчетности (штраф до 500 рублей за каждого сотрудника по ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).
  • ❌ Недоплатить или переплатить компенсации (риск претензий от сотрудников или налоговой).
  • ❌ Нарушить сроки хранения кадровых документов (по ТК РФ — не менее 75 лет для личных дел).
📊 Как часто вы формируете список уволенных в 1С?
Ежемесячно
Ежеквартально
Только перед отчетностью
По запросу руководства

Способ 1: Стандартный отчет «Сведения о сотрудниках»

Самый простой метод — использовать встроенный отчет Сведения о сотрудниках, который есть в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0. Он позволяет гибко настроить фильтры по статусу сотрудника и датам.

Чтобы сформировать список:

  1. Перейдите в раздел Кадры → Отчеты по кадрам → Сведения о сотрудниках.
  2. В настройках отчета установите фильтр:
    • 🔹 Статус сотрудника → «Уволен»
    • 🔹 Период увольнения → укажите нужный диапазон дат (например, с 01.01.2026 по 31.03.2026).
  3. Добавьте в отчет необходимые поля: ФИО, табельный номер, дата увольнения, основание, подразделение.
  4. Нажмите Сформировать.

    5. Готовый отчет можно экспортировать в Excel или PDF. Преимущество этого метода — простота и скорость. Однако у него есть ограничения:

    • ⚠️ Нет возможности группировки по причинам увольнения (например, «по собственному желанию» vs «сокращение»).
    • ⚠️ Не отображаются суммы выплат при увольнении (требуется отдельный отчет по зарплате).

    Установить фильтр "Статус = Уволен"|

    Проверить диапазон дат увольнения|

    Добавить поля: ФИО, табельный номер, дата увольнения|

    Экспортировать в Excel для дальнейшей обработки-->

    Способ 2: Отчет «Кадровые данные сотрудников» с расширенными настройками

    Если стандартного отчета недостаточно, используйте Кадровые данные сотрудников (доступен в 1С:ЗУП 3.1). Он позволяет:

    • 📌 Группировать сотрудников по подразделениям или должностям.
    • 📌 Добавлять данные о стаже, среднем заработке, компенсациях.
    • 📌 Настраивать вывод только уволенных за период.

Инструкция:

  1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты → Кадровые данные сотрудников.
  2. В настройках перейдите на вкладку Отбор и добавьте условия: 
    Дата увольнения >= НачалоПериода И Дата увольнения <= КонецПериода

    Статус сотрудника = Уволен

  3. На вкладке Группировка выберите Подразделение или Должность.
  4. Добавьте в отчет поля:
    • 🔹 Дата приема и Дата увольнения
    • 🔹 Основание увольнения (из справочника Основания увольнения)
    • 🔹 Сумма компенсации за неиспользованный отпуск

Этот отчет удобен для анализа текучести кадров по подразделениям. Например, если в одном отделе уволилось 5 человек за месяц, это сигнал для HR о возможных проблемах.

Как добавить поле "Сумма выходного пособия" в отчет?

Чтобы в отчете отображалась сумма выходного пособия, необходимо:

1. В настройках отчета перейти на вкладку "Поля".

2. Нажать "Добавить" и выбрать поле "Выходное пособие" из раздела "Увольнение".

3. Если поля нет в списке, проверьте, что в настройках зарплаты включен флаг "Учитывать выходные пособия при увольнении" (Настройки → Расчет зарплаты).

Способ 3: Запрос на языке 1С для опытных пользователей

Если вам нужна максимальная гибкость (например, выборка по нескольким компаниям или с дополнительными условиями), используйте запрос на языке 1С. Этот метод требует знаний 1С:Предприятие, но позволяет получить данные в любом виде.

Пример запроса для выборки уволенных сотрудников с детализацией по компенсациям:

ВЫБРАТЬ

Сотрудник.ФизическоеЛицо КАК ФИО,


Сотрудник.ТабельныйНомер КАК ТабельныйНомер,


Сотрудник.Подразделение КАК Подразделение,


Увольнение.Дата КАК ДатаУвольнения,


Увольнение.ОснованиеУвольнения КАК Основание,


Увольнение.СуммаКомпенсацииОтпуска КАК КомпенсацияОтпуска,


Увольнение.ВыходноеПособие КАК ВыходноеПособие


ИЗ


Документ.Увольнение КАК Увольнение


ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.Сотрудники КАК Сотрудник


ПО Увольнение.Сотрудник = Сотрудник.Ссылка


ГДЕ


Увольнение.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода


УПОРЯДОЧИТЬ ПО


ДатаУвольнения

Чтобы выполнить этот запрос:

  1. Откройте Файл → Новый → Запрос (или Все функции → Запросы).
  2. Вставьте код и нажмите Выполнить.
  3. Укажите параметры &НачалоПериода и &КонецПериода.
  4. Результат можно сохранить в табличный документ или экспортировать в Excel.

Важно: Если в вашей базе используется несколько организаций, добавьте в запрос условие по организации: И Увольнение.Организация = &Организация.

💡

Чтобы не писать запрос с нуля, откройте стандартный отчет "Сведения о сотрудниках", нажмите "Еще → Показать запрос". Скопируйте его и модифицируйте под свои нужды.

Способ 4: Обработка «Помощник кадровых отчетов» (для 1С:ЗУП)

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 есть специализированная обработка Помощник кадровых отчетов, которая упрощает формирование сложных выборок. Она позволяет:

  • 🔹 Создавать отчеты по уволенным с детализацией по статьям ТК РФ.
  • 🔹 Автоматически проверять корректность заполнения кадровых документов.
  • 🔹 Экспортировать данные в форматы для ПФР и ФНС.

    • Как пользоваться:

    1. Откройте Кадры → Сервис → Помощник кадровых отчетов.
    2. Выберите тип отчета: Список уволенных сотрудников.
    3. Укажите период и настройте дополнительные фильтры (например, по подразделениям или основаниям увольнения).
    4. Нажмите Сформировать и выберите формат выгрузки.

Преимущество этого метода — автоматическая проверка данных на ошибки. Например, обработка подсветит сотрудников, у которых:

  • ⚠️ Не указана причина увольнения.
  • ⚠️ Дата увольнения совпадает с датой приема (ошибка в документе).
  • ⚠️ Нет приказа об увольнении.

Типичные ошибки и как их избежать

При формировании списка уволенных пользователи часто сталкиваются с проблемами. Вот самые распространенные:

Ошибка Причина Решение
В отчете нет уволенных сотрудников, хотя они есть Неверно указан статус («Уволен» вместо «Уволен в периоде») или даты Проверьте фильтр: статус должен быть «Уволен», а даты — охватывать период увольнения, а не приема
Дублируются записи по одному сотруднику Сотрудник уволен и принят повторно в тот же период Добавьте в отчет поле «Дата приема» и отфильтруйте по последнему увольнению
Не отображаются суммы компенсаций В настройках зарплаты отключен учет компенсаций при увольнении Проверьте Настройки → Расчет зарплаты → Увольнение
Отчет формируется слишком долго Большой период или слишком много полей Сужьте период или используйте запрос вместо стандартного отчета

Еще одна частая проблема — несовпадение данных с отчетностью в ПФР. Это происходит, если:

  • 🔹 В документе увольнения не указана правильная статья ТК РФ.
  • 🔹 Дата увольнения в 1С не совпадает с датой в приказе.
  • 🔹 Сотрудник уволен в одной организации, но числится принятым в другой (в холдинговых структурах).
💡

Всегда сверяйте данные отчета с документами «Приказ об увольнении» (Кадры → Приказы → Увольнения). Если даты или основания не совпадают, отчет будет некорректным.

Экспорт данных и дальнейшая обработка

После формирования отчета его нужно экспортировать для дальнейшего использования. В 1С есть несколько форматов выгрузки:

  • 📄 Excel (XLSX) — удобно для ручной доработки (добавление формул, сводных таблиц).
  • 📄 PDF — для архивации или печати.
  • 📄 XML — если данные нужно загрузить в другую систему (например, для интеграции с кадровым ПО).
  • 📄 DBF — для обмена с устаревшими программами (например, 1С:Зарплата 7.7).

    • Чтобы экспортировать:

    1. Сформируйте отчет и нажмите Еще → Выгрузить.
    2. Выберите формат и укажите путь для сохранения.
    3. Если нужен Excel, рекомендуется выбрать XLSX (а не XLS), чтобы избежать проблем с кодировкой.

    После экспорта в Excel можно:

    • 🔹 Отсортировать сотрудников по дате увольнения.
    • 🔹 Добавить столбец с расчетом стажа (разница между датой приема и увольнения).
    • 🔹 Создать сводную таблицу по подразделениям.
    💡

    Если при экспорте в Excel русские буквы отображаются как "????", измените кодировку файла на UTF-8. Для этого откройте выгруженный файл в блокноте и сохраните с кодировкой UTF-8.

    Автоматизация: как настроить регулярное формирование отчета

    Если список уволенных нужен ежемесячно, настройте регламентное задание в 1С. Это сэкономит время и исключит ошибки из-за человеческого фактора.

    Инструкция для 1С:ЗУП 3.1:

    1. Откройте Администрирование → Регламентные задания.
    2. Создайте новое задание с типом Формирование отчета.
    3. Укажите параметры:
      • 🔹 Отчет: «Сведения о сотрудниках» или «Кадровые данные сотрудников».
      • 🔹 Периодичность: ежемесячно, в последний день месяца.
      • 🔹 Параметры: установите фильтр по статусу «Уволен» и динамический период (например, «Текущий месяц»).
      • 🔹 Действие после формирования: отправить на email или сохранить в файл.
  • Сохраните и запустите задание в тестовом режиме.

Для автоматизации экспорта в Excel добавьте в регламентное задание обработку ВыгрузкаДанныхВExcel (доступна в стандартных поставках 1С).

Если в вашей компании используется 1С:Документооборот, можно настроить автоматическую отправку отчета на согласование в кадровую службу.

💡

Автоматизация актуальна для компаний с высокой текучестью кадров (более 10 увольнений в месяц). В небольших организациях проще формировать отчет вручную.

FAQ: Частые вопросы по формированию списка уволенных

Как выгрузить список уволенных с фотографиями сотрудников?

В стандартных отчетах 1С нет возможности выгружать фотографии. Однако можно:

  1. Сформировать отчет в Excel.
  2. Добавить столбец для фотографий.
  3. Вручную вставить фото из карточки сотрудника (Кадры → Сотрудники → [Выбрать сотрудника] → Фотография).

Для автоматизации потребуется доработка конфигурации или использование внешней обработки.

Можно ли получить список уволенных по конкретной статье ТК РФ?

Да. В отчете Кадровые данные сотрудников или в запросе добавьте условие по полю ОснованиеУвольнения. Например:

ГДЕ Увольнение.ОснованиеУвольнения = &Основание

Где &Основание — ссылка на элемент справочника Основания увольнения (например, «По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)»).

Почему в отчете появляются сотрудники, которые не уволены?

Это происходит из-за:

  • ⚠️ Неправильного фильтра по статусу (выбран «Все сотрудники» вместо «Уволен»).
  • ⚠️ Ошибки в документах (например, приказ об увольнении не проведен).
  • ⚠️ Наличия нескольких записей о приеме/увольнении у одного сотрудника.

    • Проверьте:

    1. Фильтр по статусу: должен быть строго «Уволен».
    2. Документы увольнения: все ли они проведены (Кадры → Приказы → Увольнения).
    3. Историю кадровых перемещений сотрудника (Кадры → Сотрудники → [Выбрать сотрудника] → История).
Как получить список уволенных с указанием последней зарплаты?

Для этого:

  1. Используйте отчет Кадровые данные сотрудников.
  2. Добавьте в него поле Последняя начисленная зарплата (раздел Зарплата).
  3. Если поля нет, создайте запрос с соединением таблиц НачисленияЗарплаты и Увольнения.

    4. Пример запроса:

    ВЫБРАТЬ

    Увольнение.Сотрудник КАК Сотрудник,
    

    МАКСИМУМ(Начисление.Сумма) КАК ПоследняяЗарплата
    

    ИЗ
    

    Документ.Увольнение КАК Увольнение
    

    ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Документ.НачислениеЗарплаты КАК Начисление
    

    ПО Увольнение.Сотрудник = Начисление.Сотрудник
    

    ГДЕ
    

    Начисление.Дата <= Увольнение.Дата
    

    СГРУППИРОВАТЬ ПО
    

    Увольнение.Сотрудник

Можно ли получить список уволенных по нескольким организациям одновременно?

Да, но:

  • В 1С:ЗУП 3.1 в стандартных отчетах есть фильтр по организации. Выберите нужные организации в настройках.
  • В запросе добавьте условие: 
    ГДЕ Увольнение.Организация В (&Организации)

    где &Организации — массив ссылок на организации.

    • Если организаций много, удобнее формировать отдельные отчеты по каждой.