В процессе управления персоналом администраторам баз данных и HR-специалистам часто требуется оперативно получить информацию о кадрах, покинувших компанию за конкретный временной отрезок. Такие данные необходимы для сверки с налоговой службой, закрытия квартальной отчетности или проведения внутреннего аудита кадрового документооборота. В экосистеме 1С:Предприятие существует несколько способов получения подобной информации, в зависимости от конфигурации и прав доступа пользователя.
Формирование отчета не всегда является тривиальной задачей, особенно если в базе накоплен большой объем исторических данных или если увольнение было оформлено с ошибками. Неправильная настройка отбора может привести к тому, что в выборку попадут сотрудники, которые числятся в штате, или, наоборот, будут пропущены лица, уволенные месяц назад. Важно понимать разницу между стандартными отчетами и инструментами анализа движения кадров.
В данной статье мы детально разберем алгоритмы действий для получения списка уволенных в наиболее популярных конфигурациях, таких как 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия. Мы рассмотрим нюансы работы с датами, статусами документов и методами экспорта полученных данных во внешние файлы для дальнейшей обработки.
Использование стандартного отчета «Кадровые изменения»
Самым быстрым и универсальным способом получения информации о движении персонала является использование встроенного отчета «Кадровые изменения». Этот инструмент доступен в большинстве конфигураций платформы 1С:Предприятие и не требует глубоких знаний программирования. Отчет позволяет отфильтровать события по типу, дате и конкретному подразделению.
Для запуска инструмента необходимо перейти в раздел меню Кадры, затем выбрать пункт Отчеты по кадрам. В открывшемся списке следует найти и открыть форму с названием Кадровые изменения. Интерфейс отчета интуитивно понятен, однако требует внимательной настройки параметров отбора перед генерацией выборки.
В верхней части формы отчета расположены поля для настройки периода. Пользователю необходимо указать дату начала и дату окончания интересующего интервала. Критически важно правильно установить параметр «Вид события» или «Кадровое событие». По умолчанию система может показывать все перемещения, поэтому нужно явно выбрать значение Увольнение.
После настройки параметров следует нажать кнопку Сформировать. Система выполнит запрос к базе данных и выведет таблицу со списком сотрудников. В колонках обычно отображаются ФИО, должность, подразделение и дата увольнения. Если список пуст, проверьте, не установлен ли отбор по конкретному подразделению, который исключает уволенных из других отделов.
⚠️ Внимание: Если в документе увольнения была изменена дата приказа задним числом, стандартный отчет может не подхватить сотрудника, если период формирования отчета не захватывает дату фактического проведения документа. Всегда расширяйте период на 1-2 дня для подстраховки.
Анализ движения кадров в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3 функционал работы с кадрами значительно расширен по сравнению с предыдущими версиями. Здесь для глубокого анализа используется специализированный отчет «Анализ движения кадров». Он предоставляет более гибкие настройки и позволяет группировать данные различными способами.
Найти этот отчет можно в разделе Кадры в группе ссылок Отчеты по кадрам. В отличие от простого списка изменений, данный отчет позволяет строить аналитику не только по уволенным, но и по причинам увольнения. Это удобно для HR-аналитики, когда нужно понять, из каких отделов чаще всего уходят специалисты.
В настройках отчета необходимо перейти на вкладку Группировка и убедиться, что данные сгруппированы по сотрудникам. Затем на вкладке Отборы следует добавить условие: Событие равно Увольнение. Также можно отфильтровать список по причине увольнения, например, «по собственному желанию» или «в связи с сокращением штата».
Особенностью отчета в ЗУП 3.1 является возможность детализации до конкретных документов-оснований. Двойной клик по строке с фамилией сотрудника часто позволяет сразу перейти к печатной форме приказа или карточке документа, что экономит время при проверке корректности оформления.
Используйте группировку по «Подразделениям» в отчете «Анализ движения кадров», чтобы быстро выявить отделы с высокой текучестью персонала за выбранный период.
Формирование списка в 1С:Бухгалтерия 3.0
В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия кадровый учет ведется в упрощенном виде, и специализированные HR-отчеты могут отсутствовать или быть скрыты. Однако получить список уволенных можно через универсальный механизм работы с документами или через отчет «Списки сотрудников».
Первый способ заключается в поиске самих документов увольнения. Перейдите в раздел Кадры и выберите журнал документов Увольнение. В открывшемся списке установите отбор по периоду. Этот метод хорош тем, что вы видите первичные документы, но он неудобен, если нужно выгрузить именно список фамилий для печати.
Второй способ более корректен для получения итогового списка. Следует воспользоваться отчетом Списки сотрудников. В настройках этого отчета необходимо установить отбор по состоянию на дату. Логика здесь следующая: нужно сформировать список тех, кто числился в организации на начало периода, и исключить тех, кто числится на конец периода.
Однако в последних обновлениях платформы появился более простой вариант в составе отчета «Кадровые изменения», аналогичный ЗУП. Если у вас установлена актуальная версия платформы, воспользуйтесь им, так как ручная фильтрация через «Списки сотрудников» может привести к ошибкам при повторных приемах на работу в одном периоде.
Алгоритм проверки в Бухгалтерии:
1. Раздел Кадры -> Сотрудники -> Список сотрудников.
2. Нажать кнопку «Настройки».
3. Вкладка «Отборы» -> Добавить «Дата увольнения».
4. Условие: «В интервале» -> Указать даты.
Настройка отборов и работа с датами
Корректность формирования списка уволенных сотрудников напрямую зависит от правильности установки временных границ. В системах 1С:Предприятие даты имеют критическое значение, так как многие расчеты и отчеты строятся по состоянию на конкретный момент времени («на дату»).
При выборе периода помните, что дата увольнения в документе может отличаться от даты увольнения в личном деле или от даты расчета компенсации. Для формирования юридического списка уволенных за период следует ориентироваться на дату документа Увольнение или дату, указанную в приказе.
Частая ошибка пользователей заключается в указании периода, который не включает последний день месяца или квартала. Например, при запросе данных за январь, период должен быть строго с 01.01 по 31.01. Если сотрудник уволен 31 числа, а вы укажете период до 30 января, он не попадет в выборку.
- 📅 Всегда проверяйте, включена ли конечная дата в интервал отбора в настройках отчета.
- 📂 Обращайте внимание на поле «Организация», если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам.
- 👥 Используйте отбор по «Подразделению», чтобы исключить сотрудников филиалов, не входящих в зону вашего интереса.
⚠️ Внимание: Интерфейс и доступные поля отборов могут отличаться в зависимости от версии платформы 1С (8.2, 8.3) и конкретного релиза конфигурации. Если вы не находите нужного поля, проверьте наличие обновлений или обратитесь к администратору базы.
☑️ Проверка перед выгрузкой отчета
Экспорт данных в Excel и печать
После того как список уволенных сотрудников сформирован на экране, его часто необходимо передать руководству или в сторонние организации. Наиболее универсальным форматом для этого является табличный процессор Microsoft Excel. В 1С встроен мощный механизм выгрузки данных.
Для экспорта нажмите кнопку Сохранить как или иконку Excel в верхней панели отчета. Система предложит выбрать формат файла. Рекомендуется использовать формат XLSX, так как он поддерживает современное форматирование и не имеет ограничений по количеству строк, характерных для старого формата XLS.
При выгрузке система может запросить подтверждение на открытие внешнего приложения. После сохранения файла откройте его и проверьте корректность переноса данных. Часто бывает полезно добавить в Excel дополнительные столбцы, такие как табельный номер или основание увольнения, если они не вывелись в 1С автоматически.
| Параметр выгрузки | Рекомендуемое значение | Комментарий |
|---|---|---|
| Формат файла | XLSX (Книга данных) | Поддерживает макросы и большое кол-во строк |
| Кодировка | UTF-8 / Windows-1251 | Важно для корректного отображения кириллицы |
| Разделитель | Точка с запятой | Для CSV файлов в русской локали |
| Периодичность | По факту запроса | Автоматическая выгрузка требует настройки |
Что делать, если Excel не открывается?
Если при попытке выгрузки возникает ошибка, попробуйте сохранить файл в формате «Текстовый документ» (CSV) или «Табличный документ». Также проверьте, установлен ли на компьютере пакет Microsoft Office или совместимый аналог (LibreOffice).
Частые ошибки и способы их решения
При работе с отчетами пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда данные в выгрузке расходятся с реальностью. Одной из распространенных проблем является наличие в списке сотрудников, которые были уволены, а затем снова приняты на работу в том же периоде.
В таких случаях система может показывать сотрудника как действующего, если отчет строится по состоянию на конец периода, или дублировать запись, если используется анализ движения. Для решения этой проблемы необходимо использовать отчеты с детализацией по документам, а не по состоянию регистра.
Еще одна проблема связана с правами доступа. Пользователь может не видеть уволенных сотрудников из других подразделений или организаций, если в его правах доступа (ролевой модели) не установлен флаг на просмотр кадровых данных по всей структуре предприятия.
- 🔍 Проверяйте настройку «Показывать уволенных» в общих настройках списка сотрудников.
- 🔐 Убедитесь, что ваша учетная запись имеет право чтения документов кадрового учета.
- 🔄 При расхождении данных проведите перепроведение документов увольнения за спорный период.
⚠️ Внимание: Если сотрудник был уволен ошибочным документом, а затем документ был помечен на удаление, но не проведен заново корректно, он может «висеть» в статусах системы. Требуется помощь администратора для исправления регистров накопления.
Точность отчета зависит не только от настроек фильтра, но и от корректности проведения первичных кадровых документов в базе данных.
Дополнительные возможности анализа в 1С
Для пользователей, которым стандартных отчетов недостаточно, платформа 1С:Предприятие предлагает инструмент «Универсальный отчет». Этот механизм позволяет конструировать выборки данных практически из любых таблиц базы, включая регистры сведений о кадрах.
Использование универсального отчета требует понимания структуры базы данных. Вам потребуется выбрать объект метаданных, например, регистр сведений Кадровая история или документ Увольнение. Затем настраиваются поля вывода и условия отбора аналогично обычным отчетам.
Этот метод особенно полезен, если нужно получить нестандартную выборку, например, список уволенных сотрудников, у которых на момент увольнения оставались неиспользованные дни отпуска, или сотрудников, уволенных в выходные дни. Гибкость настроек позволяет решать практически любые аналитические задачи.
Где найти Универсальный отчет?
Обычно он находится в разделе «Администрирование» -> «Печатные формы, отчеты и обработки» -> «Универсальные отчеты». Если пункта нет, его может включить администратор в настройках функциональных опций.
Как посмотреть историю изменений по конкретному уволенному сотруднику?
Для этого откройте карточку сотрудника в разделе «Кадры». В верхней панели или в меню «Еще» выберите пункт «История изменений» или «Аудит». Там будет отображено, кто и когда вносил изменения в данные сотрудника, включая дату и время увольнения.
Можно ли автоматически рассылать список уволенных руководителям?
Да, в конфигурациях с подключенным модулем «1С:Документооборот» или при наличии настроенных бизнес-процессов можно автоматизировать рассылку. Также можно использовать внешние скрипты или обработку «Выгрузка данных в файл» с последующей отправкой по почте через почтовый клиент.
Что делать, если в отчете не отображаются сотрудники, уволенные в прошлом году?
Проверьте настройки периода отбора. Убедитесь, что в фильтре не стоит ограничение «Только текущий год». Также проверьте архивацию данных: если база данных архивируется, старые документы могут быть перемещены в архив и требовать специальной процедуры восстановления для отображения в отчетах.
Как исправить ошибку «Нет прав на формирование отчета»?
Необходимо обратиться к администратору базы данных 1С. Он должен зайти в режим «Конфигуратор» или использовать интерфейс управления пользователями в режиме «Предприятие», найти вашу учетную запись и добавить роль, позволяющую читать кадровые документы (обычно это роль «Полные права» или специализированная роль «Специалист по кадрам»).
Влияет ли способ увольнения на попадание в отчет?
Нет, при правильном отборе по событию «Увольнение» в отчет попадут все сотрудники, независимо от основания (по собственному желанию, по соглашению сторон, за прогул и т.д.). Однако вы можете добавить дополнительный отбор по конкретному виду основания, если нужна узкая выборка.