В повседневной работе кадровика или бухгалтера часто возникает задача быстро получить актуальный перечень персонала, который числится в штате организации на текущую дату. Это необходимо для формирования отчетности, подготовки приказов или просто для анализа численности. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и конфигурации по учету кадров предлагают несколько инструментов для решения этой задачи, каждый из которых имеет свои особенности и сферы применения.
В отличие от простых списков, сформированных «на глазок», корректный отчет должен учитывать все тонкости кадрового делопроизводства: сотрудников, находящихся в отпусках, на больничных, в командировках или работающих удаленно. Неправильная настройка отбора может привести к тому, что из списка выпадут важные работники или, наоборот, попадут те, кто уже уволен. Понимание логики работы регистров сведений о состоянии сотрудников является ключом к получению достоверных данных.
В этой статье мы подробно разберем, как сформировать список работающих сотрудников, используя встроенные отчеты, обработки и специальные возможности интерфейса. Мы рассмотрим нюансы работы с условными обозначениями, которые позволяют мгновенно оценить статус работника, и обсудим, как избежать типичных ошибок при выборке данных.
Использование отчета «Список сотрудников»
Самым универсальным и часто используемым инструментом является стандартный отчет «Список сотрудников». Он доступен в большинстве конфигураций семейства 1С, предназначенных для кадрового учета. Чтобы получить список только работающих специалистов, необходимо правильно настроить период и отборы. По умолчанию отчет может показывать всех сотрудников, когда-либо принятых в организацию, включая уволенных.
Для фильтрации данных перейдите в раздел Отчеты → Списки сотрудников → Список сотрудников. В открывшейся форме установите дату окончания периода равной «Сегодня» или конкретной дате, на которую вам нужен срез данных. Однако просто выбора даты недостаточно, так как система должна понять, кого именно считать «работающим». Здесь на помощь приходят настройки отборов по полям.
Добавьте отбор по полю «Состояние» или «Вид занятости», в зависимости от версии вашей конфигурации. В современных редакциях ЗУП 3.1 используется понятие «Состояние», которое автоматически рассчитывается программой на основании кадровых документов. Вы можете выбрать значения, соответствующие активной трудовой деятельности, исключив уволенных.
⚠️ Внимание: Если в вашей базе данных ведутся сотрудники, которые приняты, но еще не приступили к работе (будущие сотрудники), они могут попасть в общий список. Обязательно проверяйте поле «Дата приема» и используйте отбор по дате начала периода, чтобы исключить тех, чей трудовой договор еще не вступил в силу.
Также стоит обратить внимание на галочку «Показывать уволенных». В некоторых версиях интерфейса она установлена по умолчанию. Снятие этой галочки автоматически скроет всех сотрудников, у которых дата увольнения меньше или равна дате конца периода отчета. Это самый быстрый способ получить «чистый» список действующего штата без глубокой настройки фильтров.
Используйте вариант отчета «Расширенный», чтобы сохранить настроенные фильтры как отдельный вариант. Это позволит вам в будущем открывать список работающих сотрудников одним кликом, не настраивая отборы заново.
Анализ через отчет «Кадровый состав»
Для более глубокого анализа структуры персонала и получения списка работающих сотрудников с детализацией по подразделениям лучше всего подходит отчет «Кадровый состав организации». Этот инструмент не просто перечисляет фамилии, но и группирует их согласно штатному расписанию, что критически важно для крупных предприятий со сложной иерархией.
Отчет строится на основании данных о приеме, переводах и увольнениях. Он позволяет увидеть не только тех, кто физически присутствует на рабочем месте, но и сотрудников, сохраняющих за собой рабочее место во время отсутствия (декрет, отпуск, болезнь). В настройках отчета можно выбрать отображение данных в разрезе Подразделений или Должностей.
Особое внимание следует уделить колонке со статусом сотрудника. Программа использует специальную систему условных обозначений, которая наглядно показывает текущее состояние работника. Например, обычный работающий сотрудник может не иметь никаких значков, тогда как человек в отпуске будет помечен специальным символом.
- 👤 Работает — сотрудник находится на рабочем месте, отсутствуют документы об отсутствии.
- ✈️ В отпуске — зарегистрирован приказ на ежегодный или учебный отпуск.
- 🤒 Болезнь — зафиксирован период временной нетрудоспособности.
- 💼 Командировка — сотрудник направлен в служебную поездку.
Используя эти обозначения, вы можете быстро отфильтровать список, оставив только тех, кто помечен как «Работает». В настройках отчета «Кадровый состав» часто доступна опция «Группировка по состоянию», которая автоматически разделит список на работающих и отсутствующих, что значительно упрощает восприятие информации.
Работа с условными обозначениями в списках
Интерфейс программ 1С Предприятие богат на визуальные подсказки, которые часто игнорируются пользователями. При просмотре любого списка сотрудников в журнале документов или в справочнике «Физические лица» программа подсвечивает статус работника цветом или иконкой. Понимание этих сигналов позволяет формировать список работающих сотрудников «на лету», без запуска сложных отчетов.
В списке сотрудников организации (меню Кадры → Сотрудники) колонка «Состояние» может отображаться текстом или графическим значком. Если вы видите серый значок или надпись «Уволен», такой сотрудник автоматически исключается из категории работающих. Зеленые индикаторы обычно сигнализируют об активном статусе.
Для массовой работы с такими данными удобно использовать группировку. Нажмите правой кнопкой мыши на заголовок списка и выберите Группировка → Состояние. Список мгновенно перестроится, и все работающие сотрудники окажутся в одной группе, а уволенные или находящиеся в длительных отпусках — в других. Это особенно удобно при подготовке списков на награждение или рассылке внутренних уведомлений.
Если вы только что ввели приказ об увольнении задним числом, список обновится сразу же. Однако, если вы формируете печатную форму, убедитесь, что данные успеют обновиться в базе.
⚠️ Внимание: Условные обозначения могут не сработать корректно, если кадровые документы не проведены. Всегда проверяйте, чтобы приказы о приеме и увольнении имели статус «Проведен», иначе система будет считать сотрудника работающим, даже если он фактически уволен.
Группировка списка по полю «Состояние» — самый быстрый способ визуально отделить работающих сотрудников от уволенных или отсутствующих без использования сложных отчетов.
Универсальный отчет для гибкой выборки
Когда стандартных отчетов недостаточно или требуется специфический набор полей, на помощь приходит Универсальный отчет. Этот мощный инструмент позволяет строить выборки по любым регистрам сведений и документам, давая полный контроль над тем, кого именно мы считаем работающим.
Для формирования списка работающих сотрудников через Универсальный отчет выберите объект отчета Регистр сведений «Состояние сотрудников организаций». Именно этот регистр хранит актуальную информацию о том, работает человек или нет. В настройках полей отбора задайте условие: Состояние равно «Принят» или «Работает» (в зависимости от терминологии вашей конфигурации).
Главное преимущество этого метода — возможность добавить любые дополнительные поля: табельный номер, дату рождения, контактный телефон или адрес электронной почты. Вы можете сформировать список, который идеально подойдет для рассылки или импорта в другую систему.
Настройки отбора Универсального отчета:
Поле: Состояние
Вид сравнения: Равно
Значение: Принят (или Работает)
Период: По текущую дату
Не забудьте установить правильный период. Регистр сведений «Состояние сотрудников организаций» является периодическим, поэтому выборка должна производиться на конкретную дату. Если оставить период пустым, вы можете получить исторические данные о смене статусов, а не срез на текущий момент.
Как добавить телефон в универсальный отчет?
Чтобы вывести телефон, в настройках полей добавьте поле из связанного справочника «Физические лица». Выберите поле «Контактная информация» и укажите тип «Телефон». Система подтянет актуальный номер из карточки сотрудника.
Фильтрация по видам занятости и договорам
Понятие «работающий сотрудник» может трактоваться по-разному в зависимости от целей учета. Кого-то интересует только основной штат, а кого-то — все, у кого есть действующий трудовой договор, включая совместителей и работников по ГПХ. В 1С эти категории четко разделены и фильтруются по виду занятости.
В отчетах и списках всегда обращайте внимание на поле «Вид занятости». Основные сотрудники, совместители (внутренние и внешние) и работники по гражданско-правовым договорам имеют разные маркеры. Если вам нужен полный список всех людей, выполняющих работу для компании, необходимо снять ограничения по этому полю или выбрать все доступные значения.
Однако, если задача стоит сформировать список именно штатных единиц для расчета среднесписочной численности, то внешние совместители должны быть исключены. Они формально работают в компании, но в штатном расписании основной организации не числятся. Ошибка в этом фильтре может исказить статистическую отчетность.
| Вид занятости | Входит в штат | Учитывается в списочной численности | Особенности отображения |
|---|---|---|---|
| Основное место работы | Да | Да | Полный набор прав и гарантий |
| Внутреннее совместительство | Да (в той же базе) | Да (как один человек) | Одно физлицо, несколько записей |
| Внешнее совместительство | Нет | Да | Трудовая книжка не хранится |
| Гражданско-правовой договор | Нет | Нет | Не является сотрудником по ТК РФ |
При формировании списка через отбор по договорам, убедитесь, что дата окончания договора не наступила. Для работников по ГПХ статус «работающий» привязан строго к сроку действия договора, а не к кадровым приказам о приеме.
☑️ Проверка корректности списка
Типичные ошибки и способы их устранения
Даже опытные пользователи 1С occasionally сталкиваются с ситуацией, когда список работающих сотрудников формируется некорректно. Чаще всего проблема кроется не в самой программе, а в некорректном вводе первичных документов или непонимании механизма расчета состояний.
Одна из частых ошибок — наличие «висящих» состояний. Это происходит, когда сотруднику оформили отпуск или больничный, но не сделали документ «Возвращение из отпуска» или закрытие больничного. Формально сотрудник продолжает числиться отсутствующим, хотя фактически вышел на работу. В списки работающих он может не попасть, если установлен жесткий фильтр по состоянию «Работает».
Другая распространенная проблема связана с датами. Если приказ об увольнении введен датой, которая больше текущей (будущее увольнение), сотрудник все еще будет отображаться в списке работающих. И наоборот, если прием введен с ошибкой в годе, человек может вообще не попасть в выборку за текущий период.
⚠️ Внимание: Интерфейс и названия отчетов могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации (ЗУП 3.0, ЗУП 3.1, Бухгалтерия предприятия). Если вы не находите указанную форму, воспользуйтесь глобальным поиском (Ctrl+Shift+F) по названию отчета.
Для устранения расхождений рекомендуется регулярно проводить сверку данных с помощью отчета «Проверка контроля состояния сотрудников». Он автоматически находит логические нестыковки в кадровом учете и подсказывает, какие документы нужно дооформить, чтобы список работающих формировался автоматически и без ошибок.
Перед выгрузкой списка работающих сотрудников в Excel или отправкой руководству, всегда делайте контрольный пересчет итогов. Сверьте количество строк в отчете с данными в «Анализе штата» за тот же период.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Почему уволенный сотрудник отображается в списке работающих?
Скорее всего, приказ об увольнении не проведен или дата увольнения в документе установлена в будущем. Также проверьте, не был ли сотрудник повторно принят на работу другой записью после даты увольнения.
Как получить список только тех, кто сейчас физически на работе (не в отпуске)?
Используйте отчет «Кадровый состав» или «Список сотрудников» с отбором по полю «Состояние». Выберите только значение «Работает», исключив значения «Ежегодный отпуск», «Болезнь» и другие виды отсутствий.
Можно ли выгрузить список работающих сотрудников с фотографиями?
Да, если в карточках сотрудников загружены изображения. В отчете «Список сотрудников» перейдите в настройки и добавьте поле «Фотография» из справочника «Физические лица». В табличной части отчета появятся миниатюры.
Влияет ли декретный отпуск на статус «работающий сотрудник»?
Юридически за сотрудницей сохраняется место работы, поэтому в списках штатной численности она учитывается. Однако в отчетах по явкам она будет помечена как находящаяся в отпуске по уходу за ребенком. Для фильтрации используйте вид отпуска.
Как скрыть внешних совместителей из общего списка?
Добавьте в настройки отчета отбор по полю «Вид занятости». Исключите значение «Внешнее совместительство», оставив только «Основное место работы» и «Внутреннее совместительство».