Транспортная накладная (ТН) — обязательный документ при перевозке грузов, подтверждающий заключение договора перевозки между грузоотправителем и перевозчиком. В 1С:Предприятие её оформление автоматизировано, но у начинающих пользователей часто возникают вопросы: где найти шаблон, как правильно заполнить реквизиты и избежать ошибок при печати. Эта инструкция подойдёт для 1С 8.3 (включая Бухгалтерию 3.0, Управление Торговлей 11 и ERP 2.5), а также поможет разобраться с нюансами заполнения в зависимости от типа перевозки (авто, ЖД, авиа).

Мы не будем пересказывать закон "О транспортно-экспедиционной деятельности" (№87-ФЗ) — сфокусируемся на практике: от создания документа в 1С до проверки корректности заполненных полей. В конце статьи вы найдёте FAQ с ответами на типичные ошибки (например, почему не печатается форма ТН или как исправить расхождения в весе груза).

1. Где в 1С находится транспортная накладная?

Путь к документу зависит от конфигурации 1С. В большинстве случаев ТН создаётся на основе уже оформленного Заказа покупателя или Реализации товаров и услуг. Вот как найти шаблон:

  • 📌 1С:Бухгалтерия 3.0: перейдите в раздел Покупки и продажи → Продажи → Транспортные накладные. Если раздела нет — обновите конфигурацию (требуется версия не ниже 3.0.80).
  • 🚛 1С:Управление Торговлей 11: Документы → Логистика → Транспортные накладные. Здесь также доступна печать товарно-транспортной накладной (ТТН) по форме 1-Т.
  • 📦 1С:ERP 2.5: Логистика → Перевозки → Транспортные накладные. В ERP есть дополнительные поля для указания маршрута и условий доставки.

Если в вашей конфигурации нет отдельного документа "Транспортная накладная", его можно создать через Реализацию товаров — в печатных формах этого документа обычно есть вариант "Транспортная накладная (ТН)".

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете?
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:Управление Торговлей 11
1С:ERP 2.5
Другую конфигурацию
Не знаю

2. Пошаговая инструкция: как создать транспортную накладную в 1С

Рассмотрим процесс на примере 1С:Бухгалтерия 3.0. Для других конфигураций шаги аналогичны, могут отличаться только названия полей.

  1. Создайте документ-основание. Обычно это Реализация товаров и услуг (раздел Продажи). Заполните его: контрагент, номенклатура, количество, цена.
  2. Перейдите к транспортной накладной. В документе реализации нажмите кнопку Печать → Транспортная накладная (или Создать на основании → Транспортная накладная).
  3. Заполните реквизиты ТН:
    • 📝 Грузоотправитель — ваша организация (заполняется автоматически).
    • 📍 Грузополучатель — контрагент из документа реализации.
    • 🚚 Перевозчик — если доставку осуществляет третья сторона (например, транспортная компания), укажите её реквизиты. Если сами — выберите свою организацию.
    • 📦 Груз — номенклатура, количество, вес (вручную или автоматически из документа реализации).
  • Проверьте данные. Особое внимание уделите: 
    Пункт погрузки/разгрузки

    Дата и время отгрузки
    

    Условия доставки (FRANCO, DAP и т.д.)
    

    Способ упаковки (если требуется)

  • Сохраните и распечатайте. Нажмите Печать → Транспортная накладная (ТН). В некоторых конфигурациях доступны формы ТН (универсальная) или ТН по форме №1-Т.

    • Указаны правильные реквизиты грузоотправителя и грузополучателя

    Совпадает номенклатура и количество с документом реализации

    Указан вес груза (нет расхождений с фактическим)

    Прописаны пункты погрузки/разгрузки

    Выбрана корректная форма ТН (универсальная или 1-Т)-->

    Если при печати возникает ошибка "Не заполнено обязательное поле 'Вес брутто'", проверьте, указан ли вес в карточках номенклатуры (раздел Справочники → Номенклатура). В 1С:УТ 11 вес можно прописать прямо в документе ТН.

    3. Особенности заполнения транспортной накладной в разных конфигурациях 1С

    Хотя принцип оформления ТН схож, в разных конфигурациях есть нюансы. Рассмотрим ключевые отличия:

    Конфигурация Особенности заполнения ТН Дополнительные возможности
    1С:Бухгалтерия 3.0 ТН создаётся на основании реализации. Вес груза подтягивается из карточек номенклатуры. Печать универсальной формы ТН. Интеграция с 1С:Документооборот для электронного обмена.
    1С:Управление Торговлей 11 Есть отдельный документ "Транспортная накладная" в разделе Логистика. Поддерживает ТТН (форма 1-Т). Указание маршрута доставки, времени в пути, условий погрузки. Автоматическое формирование сопроводительных документов (например, путевого листа).
    1С:ERP 2.5 ТН связана с заказами на перевозку. Есть поля для указания транспортного средства (номер, модель). Контроль исполнения перевозок, расчёт логистических затрат, аналитика по транспортным компаниям.
    1С:Розница 2.3 ТН оформляется при передаче товара между складами или в розничные точки. Печать товарно-сопроводительного документа вместо полноценной ТН.

    В 1С:УТ 11 и ERP 2.5 при оформлении ТН можно указать тип транспортного средства (фургон, рефрижератор, контейнер) и условия перевозки (например, "Опасный груз" или "Скоропортящийся"). Эти данные автоматически подставляются в печатную форму и помогают избежать проблем при транспортировке.

    💡

    Если в вашей 1С нет шаблона транспортной накладной, его можно добавить через Администрирование → Печатные формы → Дополнительные отчёты и обработки. Скачайте бесплатную обработку с портала 1С-ИТС или закажите доработку у партнёров 1С.

    4. Типичные ошибки при оформлении ТН и как их избежать

    Ошибки в транспортной накладной могут привести к штрафам от транспортной инспекции или проблемам при приёмке груза. Вот самые распространённые:

    • ❌ Несовпадение данных с документом реализации. Например, в ТН указано 10 коробок, а в счёте-фактуре — 12. Как исправить: всегда создавайте ТН на основании реализации, а не вручную.
    • ❌ Отсутствует вес груза. Без этого поля ТН считается недействительной. Решение: проверьте, заполнен ли вес в справочнике номенклатуры или укажите его вручную.
    • ❌ Неверно указан перевозчик. Если доставку осуществляет транспортная компания, а в ТН прописана ваша организация, это нарушение договора перевозки. Что делать: в поле "Перевозчик" выберите контрагента с ролью "Транспортная компания".
    • ❌ Нет подписи ответственного лица. ТН должна быть подписана грузоотправителем и перевозчиком. Нюанс: в электронной форме достаточно цифровой подписи (при обмене через 1С:Документооборот).
    Что будет, если в ТН ошибка в весе груза?

    Если вес в транспортной накладной не совпадает с фактическим, перевозчик имеет право:

    1. Отказаться от перевозки (если вес превышен и это нарушает условия договора).

    2. Взыскать штраф за неверные данные (по ст. 794 ГК РФ).

    3. Потребовать переоформить ТН с корректными данными, что задержит отгрузку.

    В спорных случаях вес фиксируется по данным весового контроля на пункте погрузки/разгрузки.

    В 2026 году Ространснадзор ужесточил проверки транспортных накладных: если в документе не указаны сведения о грузе (наименование, вес, габариты), штраф для юридических лиц составляет до 50 000 рублей (ст. 11.14.2 КоАП РФ).

    5. Как распечатать транспортную накладную в 1С?

    После заполнения ТН её нужно распечатать в требуемом количестве экземпляров (обычно 3: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя). Инструкция:

    1. Откройте созданную транспортную накладную (двойной клик по документу в списке).
    2. Нажмите кнопку Печать в верхнем меню.
    3. Выберите нужную форму:
      • 📄 Транспортная накладная (универсальная) — подходит для большинства случаев.
      • 🚛 Товарно-транспортная накладная (1-Т) — если требуется форма для автоперевозок.
      • 📦 Транспортная накладная (с грузовыми местами) — если нужно детализировать упаковку.
  • Укажите количество копий и нажмите Печать.

    • Если при печати возникает ошибка "Не найден шаблон печатной формы", значит, в вашей конфигурации отсутствует обработка для ТН. Решения:

    • Обновите 1С до последней версии (в 1С:Бухгалтерии 3.0.120+ шаблоны ТН включены по умолчанию).
    • Скачайте внешнюю печатную форму с портала 1С-ИТС и подключите её через Администрирование → Печатные формы.
    • Обратитесь к партнёру 1С для доработки конфигурации.
    💡

    Перед печатью ТН обязательно проверьте, что в настройках принтера выбран формат бумаги А4 и ориентация "Книжная". В противном случае документ может печататься с обрезкой полей.

    6. Электронная транспортная накладная (ЭТН) в 1С

    С 2022 года в России действует система электронных транспортных накладных (ЭТН), которая позволяет обмениваться документами в цифровом виде через операторов ЭДО (например, Контур.Диадок, СБИС, 1С-Отчётность). Преимущества ЭТН:

    • ⚡ Экономия времени — не нужно распечатывать и передавать бумажные документы.
    • 🔒 Юридическая значимость — ЭТН с электронной подписью равнозначна бумажной.
    • 📊 Автоматический контроль — система проверяет корректность заполнения полей.

    Чтобы оформить ЭТН в 1С:

    1. Подключите сервис ЭДО (например, через Администрирование → Обмен электронными документами).
    2. Создайте транспортную накладную как обычно (см. шаг 2).
    3. В форме документа нажмите Отправить → Электронная транспортная накладная.
    4. Выберите оператора ЭДО и подпишите документ электронной подписью.

    Важно: для работы с ЭТН у вашей организации должна быть квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром (например, Тензор, КриптоПро).

    💡

    Если ваш контрагент не работает с ЭДО, вы можете отправить ему ЭТН по email прямо из 1С. Для этого в форме документа выберите Файл → Отправить по email и прикрепите PDF-версию накладной.

    7. Как исправить ошибки в уже созданной транспортной накладной?

    Если после проведения ТН вы обнаружили ошибку, действия зависят от статуса документа:

    Ситуация Как исправить
    ТН ещё не распечатана и не передана перевозчику Откройте документ, внесите правки и сохраните. После этого повторно распечатайте.
    ТН уже передана перевозчику, но груз ещё не отправлен Создайте новый документ ТН с правильными данными и аннулируйте старый (кнопка Действия → Пометить на удаление).
    Груз уже в пути, но в ТН ошибка Оформите корректировочную транспортную накладную (в 1С:УТ 11 и ERP 2.5 есть такой документ). Сообщите об изменениях перевозчику.
    Ошибка в электронной ТН (ЭТН) Отзовите документ через ЭДО, внесите правки и отправьте заново. В некоторых системах (например, Диадок) можно отправить уточнение к ЭТН.

    Если ошибка критическая (например, неверный грузополучатель), а груз уже отправлен, придётся оформлять новый комплект документов:

    1. Создайте исправленную ТН.
    2. Оформите Акт расхождений (если груз уже принят получателем).
    3. Согласуйте изменения с перевозчиком и грузополучателем.
    💡

    В 1С:ERP 2.5 при аннулировании ТН автоматически создаётся документ "Корректировка транспортной накладной", который фиксирует историю изменений. Это упрощает аудит и разрешение споров с перевозчиками.

    FAQ: Частые вопросы по транспортным накладным в 1С

    Можно ли создать транспортную накладную без документа реализации?

    Да, но это не рекомендуется. В 1С:УТ 11 и ERP 2.5 можно создать ТН напрямую через раздел Логистика, но тогда придётся вручную заполнять номенклатуру, количество и вес. Это увеличивает риск ошибок. Лучше всегда формировать ТН на основании реализации или заказа покупателя.

    Почему в печатной форме ТН не отображается вес груза?

    Причин может быть несколько:

    1. В карточках номенклатуры не указан вес. Проверьте справочник Номенклатура и заполните поле "Вес".
    2. В настройках печатной формы отключено отображение веса. Зайдите в Администрирование → Печатные формы и настройте шаблон.
    3. Используется устаревшая версия 1С. Обновите конфигурацию — в последних релизах ошибка исправлена.

    Как в 1С указать несколько грузополучателей в одной ТН?

    Стандартная транспортная накладная в 1С предусматривает одного грузополучателя. Если нужно указать несколько адресатов (например, при развозной торговле), есть два варианта:

    • Создать отдельную ТН на каждого получателя.
    • В 1С:ERP 2.5 использовать документ Маршрутный лист, который позволяет указать несколько точек доставки.

    В 1С:УТ 11 можно доработать печатную форму ТН через конфигуратор, добавив таблицу с несколькими грузополучателями.

    Нужно ли в 1С регистрировать транспортную накладную в книге продаж?

    Нет, транспортная накладная — это первичный документ для логистики, а не для налогового учёта. В книге продаж регистрируются счета-фактуры и документы реализации. Однако ТН должна храниться вместе с другими документами по сделке (договор, счёт-фактура, акт выполненных работ) для подтверждения расходов на перевозку.

    Можно ли в 1С автоматически заполнять ТН данными из путевого листа?

    Да, но только в конфигурациях 1С:УТ 11 и ERP 2.5, где есть модуль логистики. Для этого:

    1. Создайте Путевой лист (раздел Логистика → Перевозки).
    2. Укажите в нём транспортное средство, водителя и маршрут.
    3. При создании ТН выберите Создать на основании → Путевой лист. Данные о перевозчике и маршруте подтянутся автоматически.

    В 1С:Бухгалтерия 3.0 такой функции нет — придётся заполнять вручную.

    Если ваш вопрос не освещён в FAQ, проверьте актуальные разъяснения на портале 1С-ИТС или обратитесь в службу поддержки вашего партнёра 1С. Правила оформления транспортных накладных могут меняться в зависимости от обновлений законодательства и версий программ.