Работа с кадрами в 1С:Предприятие требует регулярного формирования списков сотрудников — для отчетности, анализа штата или внутренних нужд компании. Однако многие пользователи сталкиваются с трудностями: где найти нужный отчет, как настроить фильтры по подразделениям или должностям, и почему в списке отсутствуют новые сотрудники. Эта статья поможет разобраться во всех нюансах создания списков в 1С 8.3 (включая 1С:Зарплата и Управление Персоналом), от простых выгрузок до сложных выборок с пользовательскими полями.

Мы рассмотрим не только стандартные инструменты программы, но и малоизвестные приемы: как экспортировать списки в Excel, автоматизировать формирование через обработки, и даже создавать динамические отчеты с актуальными данными на любую дату. Особое внимание уделим типичным ошибкам — например, когда в списке появляются уволенные сотрудники или дублируются записи. Все инструкции сопровождаются скриншотами (описаниями интерфейса) и примерами кода для разработчиков.

Важно: если вы используете облачную версию 1С:ЗУП или корпоративную конфигурацию с доработками, некоторые пункты меню могут отличаться. В этом случае проверьте наличие нужных отчетов через Все функции (кнопка в правом верхнем углу основного окна).

1. Базовые способы формирования списков сотрудников

Начнем с самых простых методов, которые доступны даже новичкам. В 1С:ЗУП есть несколько встроенных отчетов, которые позволяют быстро получить список сотрудников без сложных настроек.

Основные пути:

  • 📋 Отчет "Список сотрудников" — находится в разделе Кадры → Отчеты по кадрам. Показывает актуальный состав с основными данными: ФИО, табельный номер, должность и подразделение.
  • 🔍 Журнал "Сотрудники" — открывается через Кадры → Сотрудники. Здесь можно выгрузить список в Excel прямо из таблицы (кнопка Еще → Выгрузить в Excel).
  • 📊 Универсальный отчет — гибкий инструмент в Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет. Позволяет настроить вывод любых полей из справочника Сотрудники.

Для быстрого доступа к этим отчетам добавьте их в избранное: кликните правой кнопкой на название отчета и выберите Добавить в избранное. Это сэкономит время при регулярном использовании.

📊 Какой отчет вы используете чаще всего?
Список сотрудников
Журнал сотрудников
Универсальный отчет
Другой вариант

2. Настройка фильтров: как отобрать нужных сотрудников

Часто требуется не полный список, а выборка по определенным критериям: например, сотрудники конкретного подразделения или те, кто работает на определенной должности. Для этого в отчетах 1С:ЗУП предусмотрены фильтры.

Рассмотрим настройку на примере отчета Список сотрудников:

  1. Откройте отчет через Кадры → Отчеты по кадрам → Список сотрудников.
  2. Нажмите кнопку Настройки (шестеренка в правом верхнем углу).
  3. Перейдите на вкладку Отбор.
  4. Добавьте условия:
    • 🏢 Подразделение — выберите из справочника нужное подразделение (например, "Отдел продаж").
    • 👔 Должность — укажите должность (например, "Менеджер по продажам").
    • 📅 Дата приема — установите диапазон дат для фильтрации по стажу.
  • Сохраните настройки как пользовательский вариант (кнопка Сохранить вариант), чтобы не настраивать фильтры заново.

    • Если нужны более сложные условия (например, сотрудники, принятые в текущем году ИЛИ имеющие определенную категорию), используйте группировку фильтров с операторами И/ИЛИ. Для этого в окне отбора нажмите Добавить группу.

    ☑️ Проверка фильтров перед формированием отчета

    Выполнено: 0 / 4

    3. Экспорт списков в Excel и другие форматы

    Списки сотрудников часто требуются в электронном виде — для анализа в Excel, отправки в другие отделы или интеграции с внешними системами. В 1С:ЗУП есть несколько способов выгрузки:

    Способ выгрузки Где доступен Формат Особенности
    Выгрузка из журнала Кадры → Сотрудники (кнопка Еще → Выгрузить в Excel) XLSX, CSV Сохраняет текущую сортировку и видимые колонки
    Экспорт из отчета Любой отчет (кнопка Еще → Выгрузить) XLSX, PDF, HTML Поддерживает пользовательские настройки колонок
    Через Универсальный отчет Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет XLSX, XML, JSON Позволяет настроить структуру выгружаемых данных
    Обработка Выгрузка данных Файл → Открыть → Дополнительные отчеты и обработки Любой Требует прав администратора, гибкие настройки

    Для автоматизации регулярной выгрузки (например, ежемесячной отправки списка в бухгалтерию) настройте регламентное задание:

    1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
    2. Создайте новое задание типа Выгрузка данных.
    3. Укажите источник данных (отчет или справочник Сотрудники).
    4. Настройте расписание (ежедневно, еженедельно и т.д.).
    5. Укажите путь для сохранения файла и формат.
    💡

    Если при выгрузке в Excel русские буквы отображаются как "кракозябры", измените кодировку файла на UTF-8. Для этого при экспорте выберите опцию "Сохранить с кодировкой UTF-8" (доступно в новых версиях 1С 8.3.20+).

    4. Проблемы со списками: почему не показываются сотрудники

    Иногда в сформированном списке отсутствуют сотрудники, хотя они есть в базе. Рассмотрим типичные причины и способы их устранения:

    • 🔄 Неактуальная дата отчета: По умолчанию многие отчеты показывают данные на текущую дату. Если сотрудник уволен или принят в будущем (например, при оформлении заранее), он не попадет в список. Решение: в настройках отчета установите нужную дату в поле на дату.
    • 👥 Фильтр по статусу: В отчетах по умолчанию могут быть скрыты уволенные или совместители. Проверьте настройки отбора на вкладке Отбор — снимите галочку с условия Статус = Работает, если нужны все сотрудники.
    • 🏢 Ограничения по подразделениям: Если у вас настроены права доступа, вы можете видеть только свое подразделение. Решение: запросите у администратора роль с полными правами на просмотр кадровых данных.
    • 🔧 Ошибки в данных: Если у сотрудника не заполнено обязательное поле (например, Подразделение или Должность), он может не попасть в отчет. Проверьте заполненность карточки сотрудника.

      • Критическая ошибка: если в списке дублируются сотрудники, скорее всего, в базе есть повторяющиеся записи в справочнике Физические лица. Это требует срочной чистки базы, иначе возможны проблемы с расчетом зарплаты! Для проверки дублей используйте отчет Анализ данных → Дубли физических лиц.

      Как найти "невидимых" сотрудников?

      Иногда сотрудники не отображаются в стандартных отчетах из-за ошибок в связке с физическими лицами. Чтобы их найти, выполните запрос через Все функции → Открыть форму → Запрос: 

      ВЫБРАТЬ

      Сотрудники.Ссылка КАК Ссылка,
      

      Сотрудники.Наименование КАК ФИО
      

      ИЗ
      

      Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
      

      ГДЕ
      

      НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления
      

      И НЕ Сотрудники.ЭтоГруппа

      Этот запрос покажет всех активных сотрудников, даже если они не видны в стандартных отчетах.

      5. Сложные выборки: групповые отчеты и пользовательские поля

      Если стандартных отчетов недостаточно, можно создать собственные выборки с дополнительными полями. Например, вывести список сотрудников с указанием их окладов, стажа или данных о последнем повышении.

      Для этого:

      1. Откройте Универсальный отчет (Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет).
      2. В качестве источника данных выберите справочник Сотрудники.
      3. На вкладке Поля добавьте нужные колонки:
        • 🆔 ТабельныйНомер, ФИО — стандартные поля.
        • 💰 Оклад — доступен, если в карточке сотрудника заполнено поле Вид расчета оклада.
        • 📅 ДатаПриема, Стаж — для анализа стажа (поле Стаж рассчитывается автоматически).
        • 📌 КатегорияПерсонала — если нужно разделить сотрудников по категориям (например, "Рабочие", "Служащие").
    • Настройте группировки (например, по подразделениям) и сортировку.

    Для добавления пользовательских полей (например, "Номер пропуска" или "Размер одежды"):

    1. Откройте справочник Сотрудники в режиме Конфигуратор (Файл → Конфигуратор).
    2. Найдите объект Справочник.Сотрудники и добавьте новый реквизит.
    3. Сохраните конфигурацию и обновите базу.

    После этого новое поле станет доступно в отчетах. Внимание: изменения конфигурации требуют прав администратора и могут повлиять на обновления программы. Всегда делайте резервную копию перед редактированием!

    6. Автоматизация: как создавать списки по расписанию

    Если списки сотрудников нужны регулярно (например, для ежемесячной отчетности), их формирование можно автоматизировать. В 1С:ЗУП для этого есть два основных инструмента: регламентные задания и внешние обработки.

    Способ 1: Регламентное задание

    • 📅 Настройка расписания: перейдите в Администрирование → Регламентные задания и создайте новое задание типа Формирование отчета.
    • 📂 Выбор отчета: укажите нужный отчет (например, Список сотрудников) и настройте параметры (фильтры, сортировку).
    • 📧 Отправка результата: на вкладке Дополнительно укажите email для отправки отчета или путь сохранения файла.

      • Способ 2: Внешняя обработка (для опытных пользователей)

      Если нужна сложная логика (например, отправка разных списков в разные отделы), создайте внешнюю обработку:

      1. В Конфигураторе создайте новую обработку (Файл → Новый → Обработка).
      2. Напишите код для формирования отчета и экспорта (пример для выгрузки в Excel): 
        Процедура ВыгрузитьВExcel()

        ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
        

        Запрос = Новый Запрос;
        

        Запрос.Текст =
        

        "ВЫБРАТЬ
        

        |   Сотрудники.Ссылка КАК Ссылка,
        

        |   Сотрудники.Наименование КАК ФИО
        

        |ИЗ
        

        |   Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
        

        |ГДЕ
        

        |   НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления";
        

        Результат = Запрос.Выполнить();
        

        ТабДок.Вывести(Результат);
        

        ТабДок.Записать("C:\СписокСотрудников.xlsx", ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);
        

        КонецПроцедуры

      3. Сохраните обработку и запускайте ее по расписанию через Регламентные задания.

      Для интеграции с внешними системами (например, отправки списков в Bitrix24 или Google Sheets) используйте HTTP-сервисы или REST API. В новых версиях 1С:ЗУП (8.3.22+) есть встроенный функционал для работы с API.

      💡

      Автоматизация формирования списков экономит до 80% времени на рутинных операциях, особенно в крупных компаниях с числом сотрудников 500+.

      7. Продвинутые приемы: динамические отчеты и аналитика

      Для глубокого анализа кадрового состава можно создавать динамические отчеты, которые обновляются в реальном времени и позволяют "копать" данные на несколько уровней вглубь. Например, проанализировать текучесть кадров или распределение сотрудников по возрасту.

      Пример 1: Отчет по текучести кадров

      1. Создайте новый отчет через Отчеты → Новый отчет.
      2. Добавьте источник данных — справочник Сотрудники.
      3. Настройте группировки:
        • 📅 По Месяцу приема (чтобы увидеть динамику найма).
        • 🚪 По Причине увольнения (для анализа текучести).
    • Добавьте вычисляемые поля:
      • Количество принятых — счетчик по дате приема.
      • Количество уволенных — счетчик по дате увольнения.
      • Коэффициент текучести — формула Уволенные / (Принятые + Уволенные) * 100%.

        • Пример 2: Анализ по возрасту и стажу

        Чтобы построить распределение сотрудников по возрастным группам:

        1. В Универсальном отчете добавьте поле ДатаРождения.
        2. Создайте вычисляемое поле Возраст с формулой: 
          Год(ТекущаяДата()) - Год(ДатаРождения)
        3. Настройте группировку по диапазонам возраста (например, "18-25", "26-35" и т.д.).

        Для визуализации данных используйте диаграммы (доступны в отчетах на вкладке Диаграмма) или экспортируйте данные в Power BI для создания дашбордов.

        8. Ошибки и решения: что делать, если список не формируется

        Даже при правильных настройках иногда возникают ошибки. Рассмотрим самые распространенные и способы их решения:

        Ошибка Возможная причина Решение
        Отчет висит на этапе формирования Слишком большой объем данных или зависший сеанс Ограничьте период отчета или перезапустите 1С. Для больших баз используйте Фоновое формирование (галочка в настройках отчета).
        В списке отсутствуют новые сотрудники Не обновлен кэш или не сохранены данные Обновите данные (Действия → Обновить) или переоткройте базу. Проверьте, сохранена ли карточка сотрудника.
        Ошибка "Недостаточно прав" У пользователя нет прав на просмотр кадровых данных Обратитесь к администратору за настройкой ролей (требуется роль Кадровый учет или Полные права).
        Неправильная сортировка (например, по алфавиту вместо табельного номера) Сбились настройки отчета В настройках отчета на вкладке Порядок установите нужное поле для сортировки (например, ТабельныйНомер).
        При экспорте в Excel пустой файл Ошибка формата или блокировка файла Попробуйте другой формат (например, CSV вместо XLSX) или закройте файл Excel, если он открыт.

        Если ошибка повторяется, проверьте журнал регистрации (Администрирование → Журнал регистрации) — там могут быть подробности о сбое. Для сложных случаев (например, повреждения базы) обратитесь к специалисту 1С.

        💡

        Если отчет формируется слишком долго, попробуйте разделить его на части: например, сначала выгрузите сотрудников по подразделениям, а потом объедините файлы в Excel. Это снизит нагрузку на сервер.

        ⚠️ Внимание: Если вы работаете с облачной версией 1С:ЗУП, некоторые функции (например, прямая работа с файловой системой при экспорте) могут быть ограничены. В этом случае используйте встроенные инструменты выгрузки или обратитесь в поддержку за настройкой интеграции.

        FAQ: Ответы на частые вопросы

        Как сделать список сотрудников с фотографиями?

        В стандартных отчетах фотографии не выводятся. Чтобы экспортировать списки с фотографиями:

        1. Создайте внешнюю обработку с выводом таблицы и картинок.
        2. Используйте поле Фотография из справочника ФизическиеЛица.
        3. Для выгрузки в Word настройте шаблон с полем {Фотография}.

        Готовые обработки для выгрузки с фотографиями можно найти на портале Инфостарт.

        Можно ли сделать список сотрудников с указанием их зарплат?

        Да, но для этого нужны права на просмотр данных по зарплате. Используйте отчет Сведения о доходах сотрудников (Зарплата → Отчеты по зарплате) или добавьте поле Оклад в Универсальный отчет.

        ⚠️ Внимание: Выгрузка данных о зарплатах регулируется ФЗ-152 "О персональных данных". Убедитесь, что у вас есть согласия сотрудников на обработку этих сведений!

        Как обновить список сотрудников после массового приема?

        Если вы добавили новых сотрудников через Загрузку данных или Перенос данных, обновите кэш отчетов:

        1. Закройте все открытые отчеты.
        2. Выполните команду Сервис → Обновить данные.
        3. Переоткройте базу (иногда требуется полный перезапуск 1С).

        Если сотрудники все равно не появляются, проверьте, что у них заполнено поле Подразделение — без него они могут не попадать в стандартные отчеты.

        Как сделать список сотрудников с указанием их контактных данных (телефон, email)?

        Контактные данные хранятся в справочнике ФизическиеЛица. Чтобы их вывести:

        1. В Универсальном отчете добавьте таблицу ФизическиеЛица как дополнительный источник.
        2. Свяжите ее с таблицей Сотрудники по полю ФизическоеЛицо.
        3. Добавьте нужные поля: Телефон, АдресЭлектроннойПочты и т.д.

        Если контактные данные не заполнены, их можно массово добавить через обработку Групповое изменение реквизитов.

        Как в 1С 7.7 сделать список сотрудников? Эта инструкция подходит?

        Нет, данная инструкция предназначена для 1С:Предприятие 8.3 (включая 1С:ЗУП 3.1). Для 1С 7.7 процесс отличается:

        1. Список сотрудников формируется через Кадры → Отчеты → Список сотрудников.
        2. Экспорт в Excel осуществляется через Файл → Сохранить как (формат DBF или TXT).
        3. Фильтры настраиваются в окне отчета через Условие.

        Для 1С 7.7 актуальны другие ограничения (например, нет Универсального отчета). Рекомендуем обновиться до 1С 8.3, так как поддержка 7.7 официально прекращена.